Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Altena houdende regels omtrent financiën Financiële verordening Altena 2019

De raad van de gemeente Altena,

gelezen het voorstel van de Altenacolleges;

besluit

• 1. Vervallen te verklaren:

  • Financiële verordening gemeente Aalburg 2012, vastgesteld door de raad van de voormalige gemeente Aalburg op 27 maart 2012;

  • Financiële verordening gemeente Werkendam 2015, vastgesteld door de raad van de voormalige gemeente Werkendam op 10 februari 2015;

  • Financiële verordening gemeente Woudrichem 2012, vastgesteld door de raad van de voormalige gemeente Woudrichem op 16 februari 2012.

• 2. Vast te stellen: Financiële verordening gemeente Altena 2019.

Financiële verordening gemeente Altena 2019

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• team: een organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie waar vanuit de uitvoering van de gemeentelijke taken het werken in netwerken en projecten gebeurt;

• administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• taakvelden: eenheden waarin de programma's conform het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) zijn onderverdeeld;

• inkomsten: totaal van de baten voor onttrekkingen van reserves;

• uitgaven: totaal van de lasten voor toevoegingen aan reserves;

• rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen en raadsbesluiten;

• doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

• doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

Hoofdstuk 2. Begroting en Verantwoording

Artikel 2. Programma-indeling

• 1. De raad stelt een programma-indeling vast.

• 2. De raad stelt op voorstel van het college per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het college bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren van artikel 25 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• 3. De raad kan indien gewenst naast de verplicht voorgeschreven paragrafen extra paragrafen vaststellen over onderwerpen waarover hij geïnformeerd wil worden.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. In de begroting en de jaarstukken worden per programma de baten en laten weergegeven. Ook bij de overzichten van algemene dekkingsmiddelen, overhead en vennootschapsbelasting worden de baten en lasten weergegeven.

• 2. Daarnaast wordt een overzicht opgenomen van de taakvelden.

• 3. In de begroting en de jaarstukken wordt inzicht gegeven in het investeringsprogramma en de budgetten die daarbij horen.

Artikel 4. Kaders begroting

• 1. Het college biedt de raad eenmaal per jaar een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders voor de programmabegroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.

• 2. In de begroting wordt een post onvoorzien opgenomen.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringsbudgetten

• 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en baten per programma.

• 2. Bij de begrotingsvaststelling geeft de raad op voorstel van het college aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringsbudget wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3. Indien het college voorziet dat een geautoriseerd investeringsbudget dreigt te worden overschreden, wordt vooraf aan de raad een voorstel inclusief dekking aangeboden om de extra lasten te autoriseren. De raad hoeft niet vooraf geïnformeerd te worden als: (i) de voorbereidingskosten van het in de begroting opgenomen investeringsbudget < 10% van het oorspronkelijke investeringsbedrag is; (ii) de te verwachten overschrijding van gevoteerde investeringsbudget <10% van het oorspronkelijke investeringsbudget is of < € 100.000 bedraagt.

• 4. Indien het college voorziet dat een geautoriseerd budget dreigt te worden overschreden, wordt vooraf aan de raad een voorstel inclusief dekking aangeboden om de extra lasten te autoriseren. De raad hoeft niet vooraf geïnformeerd te worden als: (i) de te verwachten incidentele overschrijding van geautoriseerde budgetten < € 100.000 bedraagt; (ii) de te verwachten structurele overschrijding van geautoriseerde budgetten < € 50.000 per jaar bedraagt.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

• 1. Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de relevante ontwikkelingen ten opzichte van de begroting.

• 2. De tussentijdse rapportage bevat een uiteenzetting van de uitvoering en de bijstelling van het beleid in aansluiting op de presentatie in de begroting alsmede een overzicht van de relevante afwijkingen van de financiële ramingen.

• 3. In de tussentijdse rapportages worden significante afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten en van investeringsbudgetten in de begroting toegelicht.

Artikel 7. EMU-saldo

Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Hoofdstuk 3 Financieel beleid

Artikel 8. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. De waardering en afschrijving van vaste activa heeft plaats overeenkomstig de door de raad vast te stellen nota Waarderen en afschrijven.

• 2. Het college biedt indien het daartoe aanleiding ziet en/of de gemeenteraad dit verzoekt een (bijgestelde) nota Waarderen en afschrijven aan. De raad stelt de nota vast.

Artikel 9. Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor openstaande vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 10. Reserves en voorzieningen

• 1. In de nota Reserves en voorzieningen worden in ieder geval spelregels opgenomen inzake (a) de vorming en besteding van reserves en (b) de vorming en besteding voor voorzieningen.

• 2. Het college biedt indien het daartoe aanleiding ziet en/of de gemeenteraad dit verzoekt een (bijgestelde) nota Reserves en voorzieningen aan. De raad stelt de nota vast.

Artikel 11. Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

• 2. Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

• 3. Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten welke geheel of deels worden bekostigd met een specifieke uitkering of subsidie, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten.

• 4. Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.

• 5. Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken, diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, voor zover dat niet activiteiten als bedoeld in het derde en vierde lid betreffen, wordt uitgegaan van een aandeel in de totale overheadkosten.

• 6. Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijn de activa, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld. Het percentage van deze omslagrente wordt bepaald uit het gewogen gemiddelde van het bij de begroting geraamde rentepercentage van de rentekosten op de opgenomen langlopende leningen, kortlopende leningen en kredieten en het rentepercentage van de rentevergoeding over de reserves en de voorzieningen zoals bepaald overeenkomstig het achtste en negende lid. De uitkomst van dit percentage van de omslagrente wordt op een half procent afgerond.

• 7. Het rentepercentage voor de rentevergoeding over de reserves en voorzieningen in de omslagrente voor de kostprijsberekening als bedoeld in het zesde lid, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld.

De hoogte van het rentepercentage voor de rentevergoeding over de reserves en voorzieningen wordt bepaald aan de hand van de bij de begroting geraamde rentekosten als percentage van de opgenomen langlopende leningen, kortlopende leningen en kredieten. De uitkomst van dit rentepercentage voor de rentevergoeding over de reserves en voorzieningen wordt op een half procent afgerond.

Artikel 12. Prijzen economische activiteiten

• 1. Voor de levering van goederen, diensten of werken door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.

• 2. Bij het verstrekken van leningen of garanties door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de lening of de garantie wordt gemotiveerd.

• 3. Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.

• 4. Raadsbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en sprake is van:

  • a. leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

  • b. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

  • c. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

  • d. een bevoordeling van sociale werkplaatsen;

  • e. een bevoordeling van onderwijsinstellingen;

  • f. een bevoordeling van publieke media-instellingen; en

  • g. een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 13. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

• 1. Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen en heffingen.

• 2. Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de grondprijzen.

Artikel 14. Financieringsfunctie

• 1. Het college legt de richtlijnen voor de uitoefening van de financieringsfunctie vast in een Treasurystatuut.

• 2. Het college biedt indien het daartoe aanleiding ziet en/of de gemeenteraad dit verzoekt een (bijgesteld) Treasurystatuut aan.

Hoofdstuk 4. Paragrafen

Artikel 15. Lokale heffingen

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf Lokale heffingen in ieder geval de verplichte onderdelen op van grond van artikel 10 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

Artikel 16. Financiering

In de paragraaf Financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in ieder geval de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

Artikel 17. Weerstandsvermogen en risicobeheersing

• 1. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in ieder geval de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

• 2. Het college biedt indien het daartoe aanleiding ziet en/of de gemeenteraad dit verzoekt een (bijgestelde) nota Risicomanagement aan. De raad stelt de nota vast.

Artikel 18. Onderhoud kapitaalgoederen

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen in ieder geval de verplichte onderdelen op grond van artikel 12 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

Artikel 19. Bedrijfsvoering

In de paragraaf Bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in ieder geval de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

Artikel 20. Verbonden partijen

In de paragraaf Verbonden partijen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in ieder geval verplichte onderdelen op grond van artikel 16 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

Artikel 21. Grondbeleid

• 1. In de paragraaf Grondbeleid bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in ieder geval de verplichte onderdelen op grond van artikel 16 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

• 2. Het college biedt indien het daartoe aanleiding ziet en/of de gemeenteraad dit verzoekt een (bijgestelde) nota Grondbeleid aan. De raad stelt de nota vast.

Hoofdstuk 5. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 22. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de teams;

• b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen en schulden;

• c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringsbudgetten en voor het maken van kostencalculaties;

• d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

• f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 23. Financiële organisatie

Het college zorgt voor:

• a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringsbudgetten;

• d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden;

• g. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• h. het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen; en

• i. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 24. Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Hiervoor wordt een interne controleplan opgesteld, afgestemd op de externe controle. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Hoofdstuk 6. Slotbepalingen

Artikel 25. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2019.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als Financiële verordening Altena 2019.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Altena van 8 januari 2019

De voorzitter,

M.A. Fränzel MSc

de raadsgriffier,

Drs. S.J. Peet