Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad (8.21a)

Samenvatting

Dit reglement regelt de gang van zaken rond de raadsvergaderingen en andere werkzaamheden van de raad.

De gemeenteraad van Haaksbergen;

Voorstel van de werkgroep ‘werkwijze raad en commissies’ van: 15 maart 2019

Wettelijke basis:

Bepaling van de Gemeentewet (artikel 16) en de Algemene wet bestuursrecht.

Besluit:

Vast te stellen het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad.

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepaling

Deze verordening verstaat onder:

• a. voorzitter: voorzitter van de raad of diens plaatsvervanger;

• b. griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

• c. amendement: voorstel van een raadslid tot wijziging van een ontwerpverordening of ontwerpbeslissing;

• d. subamendement: voorstel van een raadslid tot wijziging van een aanhangig amendement;

• e. motie: verklaring waarmee een oordeel, wens of verzoek wordt uitgesproken;

• f. initiatiefvoorstel: voorstel van een raadslid voor een verordening of ander voorstel;

• g. wet: Gemeentewet.

Artikel 2 Presidium

• 1. Er is een presidium dat bestaat uit de voorzitter en de fractievoorzitters.

• 2. Fractievoorzitters kunnen een lid van de raad uit hun fractie aanwijzen, dat hen bij afwezigheid in het presidium vervangt.

• 3. Het presidium kan anderen uitnodigen deel te nemen aan zijn vergaderingen.

• 4. Het presidium doet aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad voor zover het niet betreft de taken van de agendacommissie. Daarnaast overlegt het presidium over bijzondere aangelegenheden van vertrouwelijke aard.

• 5. De vergaderingen van het presidium zijn besloten.

Artikel 3 De agendacommissie

• 1. Er is een agendacommissie die bestaat uit de voorzitter en de fractievoorzitters.

• 2. Fractievoorzitters kunnen een lid van de raad uit hun fractie aanwijzen, dat hen bij afwezigheid in de agendacommissie vervangt.

• 3. De agendacommissie heeft de volgende taak:

  • a. het voorbereiden en vaststellen van voorlopige agenda’s voor raadsvergaderingen en raadscommissievergaderingen;

  • b. het vaststellen van de vergadercyclus van de raad en de raadscommissies, en

  • c. het vaststellen van de vergaderingen als bedoeld in artikel 17, tweede lid van de wet en in het vierde lid van dit artikel;

• 4. In aanvulling op de raadscommissievergaderingen bedoeld in het derde lid, onder b, vergadert een raadscommissie voorts als haar voorzitter het nodig acht of als ten minste twee fracties met opgaaf van redenen, daarom verzoeken.

Artikel 4 De griffier

• 1. De griffier is aanwezig in raadsvergaderingen en vergaderingen van het presidium en de agendacommissie.

• 2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een plaatsvervanger die door de raad is aangewezen.

• 3. De griffier kan op uitnodiging van de voorzitter aan beraadslagingen in raadsvergaderingen en vergaderingen van het presidium en de agendacommissie deelnemen.

Artikel 5 Onderzoek geloofsbrieven en beëdiging raadsleden

• 1. Bij de benoeming van nieuwe raadsleden stelt de raad een commissie in bestaande uit drie raadsleden.

• 2. Deze commissie onderzoekt de geloofsbrieven en de daarop betrekking hebbende stukken van de nieuw benoemde raadsleden en brengt vervolgens advies uit aan de raad over de toelating van de nieuw benoemde raadsleden tot de raad. Indien van toepassing, wordt van een minderheidsstandpunt melding gemaakt in dit advies.

• 3. Het onderzoek van het proces-verbaal van het centraal stembureau gebeurt in de laatste raadsvergadering in oude samenstelling na de raadsverkiezingen.

• 4. Na een raadsverkiezing roept de voorzitter de toegelaten raadsleden op om in de eerste raadsvergadering in nieuwe samenstelling de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.

• 5. In geval van een tussentijdse vacaturevervulling roept de voorzitter een nieuw benoemd raadslid op voor de raadsvergadering waarin over diens toelating wordt beslist om de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.

Artikel 6 Benoeming wethouders

• 1. Bij de benoeming van een wethouder stelt de raad een commissie in bestaande uit drie raadsleden.

• 2. Deze commissie onderzoekt of de benoeming van een kandidaat-wethouder voldoet aan de vereisten van de artikelen 36a, 36b, 41b, eerste, derde en vierde lid, en 41c, eerste lid van de wet en vraagt van de kandidaat-wethouder een verklaring omtrent het gedrag als bedoeld in artikel 28 van de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens.

• 3. De commissie brengt vervolgens advies uit aan de raad over de benoeming van de wethouder. Indien van toepassing, wordt van een minderheidsstandpunt melding gemaakt in dit advies.

Artikel 7 Fracties

• 1. Raadsleden die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, worden bij de aanvang van de zittingsperiode als één fractie beschouwd.

• 2. Als boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de fractie in de raad deze aanduiding als naam. Als daar geen aanduiding was geplaatst, deelt de fractie in de eerste raadsvergadering aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in de raad zal voeren.

• 3. De namen van de fractievoorzitter en diens plaatsvervanger worden zo spoedig mogelijk doorgegeven aan de voorzitter.

• 4. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling gedaan aan de voorzitter.

• 5. Een nieuwe naam van een fractie voldoet aan de eisen uit artikel G 3, vierde lid, van de Kieswet en wordt gebruikt met ingang van de eerstvolgende raadsvergadering na naamswijziging.

Hoofdstuk 2 Raadsvergaderingen

Artikel 8 Oproep en agenda

• 1. De voorzitter stelt ten minste zeven dagen voor een raadsvergadering de oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken digitaal beschikbaar.

• 2. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het beschikbaar stellen van de oproep tot uiterlijk 48 uur voor aanvang van de raadsvergadering een aanvullende agenda opstellen.

• 3. Op de stukken, bedoeld in het eerste en tweede lid, is artikel 9, derde lid, van dit reglement van toepassing.

• 4. De agenda wordt bij aanvang van een raadsvergadering door de raad vastgesteld.

Artikel 9 Ter inzage leggen van stukken

• 1. Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen, worden gelijktijdig met het digitaal beschikbaar stellen op het gemeentehuis ter inzage gelegd.

• 2. Elektronisch beschikbare stukken worden op de website van de gemeente geplaatst.

• 3. Stukken waaromtrent op grond van artikel 25, eerste en tweede lid, van de wet geheimhouding is opgelegd, blijven in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent de griffier de raadsleden op verzoek inzage.

Artikel 10 Openbare kennisgeving

• 1. Raadsvergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging in een huis-aan-huis blad en door plaatsing op de website van de gemeente.

• 2. In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend langs elektronische weg plaatsvinden.

Artikel 11 Presentielijst

• 1. De griffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van raadsvergaderingen.

• 2. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen raadsleden de presentielijst, die aan het einde van elke raadsvergadering door de voorzitter en de griffier door ondertekening wordt vastgesteld.

Artikel 12 Aantal spreektermijnen

• 1. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raad anders beslist.

• 2. De voorzitter sluit de spreektermijnen af.

• 3. Raadsleden voeren in een termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 4. Het derde lid is niet van toepassing op een raadslid dat een amendement, een subamendement, een motie of een initiatiefvoorstel heeft ingediend, ten aanzien van de beraadslaging daarover.

• 5. Bij de bepaling hoeveel keer een raadslid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

• 6. In de eerste termijn wordt de spreker niet in zijn betoog gestoord.

Artikel 13 Deelname aan de beraadslaging door anderen

Onverminderd artikel 21, eerste en tweede lid, van de wet kan de raad besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 14 Voorstellen van orde

Raadsleden kunnen tijdens een raadsvergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raad beslist hier terstond over.

Artikel 15 Stemverklaring

Na het sluiten van de beraadslaging en voordat de raad tot stemming overgaat, kunnen de raadsleden hun voorgenomen stemgedrag toelichten.

Artikel 16 Beslissing

• 1. De voorzitter sluit de beraadslaging als hij vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, tenzij de raad anders beslist.

• 2. Voordat de stemming over het voorstel in zijn geheel plaatsvindt, formuleert de voorzitter het voorstel voor de te nemen beslissing.

Artikel 17 Stemming; procedure hoofdelijke stemming

• 1. De voorzitter vraagt de raadsleden of zij stemming verlangen. Is dit niet het geval dan stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder stemming is aangenomen.

• 2. Als een voorstel zonder stemming wordt aangenomen, kunnen de in de raadsvergadering aanwezige raadsleden aantekening in het verslag vragen, dat zij geacht willen worden te hebben tegengestemd of zich overeenkomstig artikel 28 van de wet van deelneming aan de stemming te hebben onthouden.

• 3. Als een raadslid om stemming of hoofdelijke stemming vraagt, doet de voorzitter daarvan mededeling aan de raad.

• 4. Bij hoofdelijke stemming roept de griffier de raadsleden bij naam op hun stem uit te brengen. De stemming begint bij het daarvoor bij loting aangewezen raadslid en verloopt verder naar de volgorde van de presentielijst.

• 5. Bij hoofdelijke stemming brengen ter vergadering aanwezige raadsleden die zich niet ingevolge artikel 28 van de wet van deelneming aan de stemming moeten onthouden, hun stem uit door zich ‘voor’ of ‘tegen’ te verklaren, zonder enige toevoeging.

• 6. Een raadslid dat zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, kan deze vergissing herstellen tot het volgende raadslid heeft gestemd. Bemerkt het raadslid zijn vergissing pas later, dan kan deze nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt aantekening vragen van zijn vergissing. Dit brengt geen verandering in de uitslag van de stemming.

• 7. De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mee en doet daarbij mededeling van het genomen besluit.

Artikel 18 Volgorde stemming over amendementen en moties

• 1. Als op een aanhangig voorstel amendementen zijn ingediend, wordt eerst over die amendementen gestemd en vervolgens over het voorstel zoals het dan luidt in zijn geheel.

• 2. Als een subamendement is ingediend, wordt eerst over het subamendement gestemd en vervolgens over het amendement waarop dat betrekking heeft.

• 3. Als meerdere amendementen of subamendementen op eenzelfde gedeelte van een aanhangig voorstel zijn ingediend, wordt, onverminderd het eerste en het tweede lid, van dit artikel eerst over het meest verstrekkende amendement of subamendement gestemd.

• 4. Als aangaande een aanhangig voorstel een motie is ingediend, wordt eerst over de motie gestemd en vervolgens over het voorstel. De raad kan besluiten van de volgorde af te wijken.

Artikel 19 Stemming over personen

• 1. Bij stemming over personen voor benoemingen of het opstellen van voordrachten of aanbevelingen, benoemt de voorzitter drie raadsleden tot stembureau.

• 2. Aanwezige raadsleden die zich niet ingevolge artikel 28 van de wet van deelneming aan de stemming moeten onthouden, zijn verplicht een door het stembureau verstrekt stembriefje in te leveren.

• 3. Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. De raad kan op voorstel van het stembureau beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op één briefje.

• 4. In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist de raad op voorstel van het stembureau.

Artikel 20 Verslag

• 1. De griffier draagt zorg voor een videoverslag en besluitenlijst van raadsvergaderingen.

• 2. Uit een besluitenlijst blijken in ieder geval:

  • a. de namen van de voorzitter, de griffier, de burgemeester, de wethouders en de raadsleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

  • b. een aantekening van welke raadsleden afwezig waren;

  • c. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • d. een overzicht van de door het college gedane toezeggingen en actiepunten;

  • e. een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de raadsleden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de raadsleden die zich overeenkomstig de wet van stemming hebben onthouden of zich bij het uitbrengen van hun stem hebben vergist;

  • f. de tekst van de ter vergadering ingediende moties, amendementen en subamendementen, en

  • g. bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van artikel 13 van dit reglement door de raad is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

• 3. De griffier zendt een conceptbesluitenlijst digitaal aan de raadsleden en plaatst deze op de website van de gemeente.

• 4. De voorzitter en griffier ondertekenen de vastgestelde besluitenlijst.

Artikel 21 Ingekomen stukken

• 1. De voorzitter en griffier plaatsen bij de raad ingekomen stukken op een lijst met een bijbehorend afdoeningsvoorstel.

• 2. De raad stelt in een raadsvergadering de wijze van afdoening vast van de stukken die op de lijst bedoeld in het eerste lid van dit artikel zijn vermeld.

Artikel 22 Spreekrecht burgers

• 1. Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren over onderwerpen die niet geagendeerd zijn.

• 2. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit voor 12.00 uur op de dag van de raadsvergadering aan de griffier onder vermelding van zijn naam en het onderwerp waarover hij het woord wenst te voeren.

• 3. De voorzitter geeft na de opening van de vergadering en de vaststelling van de agenda het woord aan degenen die het woord willen voeren. De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding.

• 4. Elke inspreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

• 5. De inspreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter kan de raadsleden toestaan aan een inspreker een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en raadsleden.

• 6. De voorzitter of een raadslid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de inspreker.

Hoofdstuk 3 Besloten raadsvergaderingen

Artikel 23 Besloten vergaderingen

Op besloten raadsvergaderingen is dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 24 Verslag besloten vergadering

• 1. De griffier draagt zorg voor een audioverslag en besluitenlijst van een besloten raadsvergadering.

• 2. Het audioverslag en de conceptbesluitenlijst van een besloten raadsvergadering worden niet verspreid en zijn uitsluitend voor raadsleden te raadplegen bij de griffier.

• 3. De besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk in een besloten raadsvergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze raadsvergadering neemt de raad een besluit over het al dan niet openbaar maken van het audioverslag en de besluitenlijst.

• 4. De voorzitter en de griffier ondertekenen de vastgestelde besluitenlijst.

Artikel 25 Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, 55, tweede en derde lid, of 86, tweede en derde lid van de wet voornemens is de geheimhouding op te heffen dan wel niet te bekrachtigen, wordt, als het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten raadsvergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.

Hoofdstuk 4 Toehoorders en pers

Artikel 26 Toehoorders en pers

• 1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare raadsvergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

• 2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is toehoorders en vertegenwoordigers van de pers verboden.

• 3. De voorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de raadsvergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

• 4. De voorzitter is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de raadsvergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de raadsvergadering te ontzeggen.

Artikel 27 Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare raadsvergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Hoofdstuk 5 Bevoegdheden en instrumenten raadsleden

Artikel 28 Amendementen en subamendementen

• 1. Raadsleden dienen amendementen en subamendementen voor het sluiten van de beraadslaging van het voorstel waarop deze betrekking hebben schriftelijk in bij de voorzitter, tenzij de voorzitter oordeelt dat mondelinge indiening volstaat.

• 2. Intrekking door de indiener van een amendement of subamendement is mogelijk totdat de besluitvorming daarover door de raad is afgerond.

Artikel 29 Moties

• 1. Raadsleden dienen moties schriftelijk in bij de voorzitter, tenzij de voorzitter oordeelt dat mondelinge indiening volstaat.

• 2. De behandeling van een motie vindt gelijktijdig plaats met de beraadslaging over het onderwerp of voorstel waarop de motie betrekking heeft.

• 3. De behandeling van een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt plaats nadat alle op de agenda opgenomen bespreekstukken zijn behandeld.

• 4. Intrekking door de indiener van een motie is mogelijk totdat de besluitvorming daarover door de raad is afgerond.

Artikel 30 Initiatiefvoorstel

• 1. Raadsleden dienen initiatiefvoorstellen schriftelijk in bij de voorzitter. Deze brengt een ingediend voorstel zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en het college.

• 2. Het college kan binnen drie weken nadat het in kennis is gesteld van een voorstel schriftelijk wensen en bedenkingen met betrekking tot het voorstel ter kennis van de raad brengen.

• 3. Nadat het college schriftelijk wensen of bedenkingen ter kennis van de raad heeft gebracht of kenbaar heeft gemaakt hiertoe niet te zullen overgaan, dan wel nadat de in het tweede lid van dit artikel gestelde termijn is verlopen, wordt het voorstel op de agenda van de eerstvolgende raadsvergadering geplaatst. Als de schriftelijke oproep hiervoor reeds verzonden is, wordt het voorstel op de agenda van de daaropvolgende raadsvergadering geplaatst.

Artikel 31 Collegevoorstel

• 1. Een collegevoorstel aan de raad dat vermeld staat op de voorlopige agenda van de raadsvergadering, wordt niet ingetrokken zonder toestemming van de raad.

• 2. Als de raad van oordeel is dat het nodig is een voorstel als bedoeld in het eerste lid van dit artikel voor advies terug te zenden aan het college, bepaalt de raad binnen welke termijn het voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

Artikel 32 Interpellatie

• 1. Raadsleden dienen verzoeken tot het houden van een interpellatie schriftelijk in bij de voorzitter. Het verzoek bevat in ieder geval de te stellen vragen.

• 2. De voorzitter brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en de wethouders.

• 3. Over verzoeken die ten minste 48 uur voor aanvang van een raadsvergadering zijn ingediend of in naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen, wordt tijdens de eerstvolgende raadsvergadering gestemd. In andere gevallen tijdens de daaropvolgende raadsvergadering.

• 4. De interpellant voert niet vaker dan tweemaal het woord. De overige raadsleden, de burgemeester en de wethouders niet vaker dan eenmaal, tenzij de raad anders beslist.

Artikel 33 Schriftelijke vragen

• 1. Raadsleden dienen schriftelijke vragen aan het college of de burgemeester in bij de griffier.

• 2. De griffier brengt de vragen zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en het college of de burgemeester.

• 3. Schriftelijke beantwoording gebeurt zo spoedig mogelijk, in ieder geval binnen dertig dagen nadat de vragen zijn ingediend.

• 4. Schriftelijke antwoorden van het college of de burgemeester worden door de griffier aan de raadsleden gezonden.

Artikel 34 Inlichtingen

• 1. Raadsleden dienen verzoeken tot inlichtingen als bedoeld in de artikelen 169, derde lid, en 180, derde lid, van de wet schriftelijk in bij de griffier.

• 2. De griffier brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en het college of de burgemeester.

• 3. De verlangde inlichtingen worden zo spoedig mogelijk aan de raad gegeven, in ieder geval binnen dertig dagen nadat het verzoek is ingediend.

Artikel 35 Vragenronde

• 1. Elke raadsvergadering is er een vragenronde, tenzij er bij de voorzitter geen vragen zijn ingediend.

• 2. Het raadslid dat tijdens de vragenronde vragen wil stellen, meldt dit onder nauwkeurige aanduiding van het onderwerp uiterlijk om 13.00 uur op de dag voorafgaande aan de dag waarop de raadsvergadering wordt gehouden bij de voorzitter.

• 3. De voorzitter bepaalt de volgorde waarin aangemelde onderwerpen tijdens de vragenronde aan de orde worden gesteld.

• 4. Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan het college of de burgemeester te stellen en een toelichting daarop te geven. Na de beantwoording daarvan krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen.

• 5. De voorzitter kan aan andere raadsleden het woord verlenen om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan het college of de burgemeester vragen te stellen over hetzelfde onderwerp.

• 6. Tijdens de vragenronde worden geen moties ingediend en geen interrupties toegelaten.

Hoofdstuk 6 Slotbepalingen

Artikel 36 Inwerkingtreding

• 1. Dit reglement treedt in werking op 12 april 2019.

• 2. Op het moment dat dit reglement in werking treedt, wordt het op 14 november 2007 vastgestelde Reglement van orde voor de raad ingetrokken.

Artikel 37 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Reglement van orde voor de raad.

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 27 maart 2019

mr. G. Raaben

griffier

G.J. Kok MDR

burgemeester