Geactualiseerde nota activerings- en afschrijvingsbeleid 2018

1 Algemeen

In de financiële verordening gemeente Zevenaar 2018, artikel 9, is opgenomen dat het beleid inzake activeren en afschrijven nader zal worden beschreven in de nota activerings- en afschrijvingsbeleid. Deze nota dient voor de nadere uitwerking van het beleid ten aanzien van deze aspecten. Op 31 januari 2018 is de nota activerings- en afschrijvingsbeleid 2018 door de raad vastgesteld.

Bij het opstellen van de begroting 2019 is geconstateerd dat door de vereenvoudigde en gecomprimeerde samenstelling van de afschrijvingstabel, behorend bij de nota activerings- en afschrijvingsbeleid 2018, onvoldoende aangesloten kan worden bij de situatie van de voormalige gemeente Zevenaar. Om dit te herstellen is de afschrijvingstabel van de nota activerings- en afschrijvingsbeleid 2018 geactualiseerd. Behoudens de geactualiseerde afschrijvingstabel, te vinden in bijlage 2 van deze nota, is de nota activerings- en afschrijvingsbeleid 2018 op enkele tekstuele wijzigingen na ongewijzigd gebleven.

1.1 Besluit begroting en verantwoording (BBV)

In deze nota worden de artikelen van hoofdstuk V: BBV (artikel 59 t/m 65, bijlage 1) aangevuld met gemeente specifieke handelswijzen en uitgangspunten.

1.2 Handelswijzen en uitgangspunten

Voor de gemeente Zevenaar worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:

• 1. Alleen investeringen > € 25.000 worden geactiveerd;

• 2. Alle investeringen boven de grens opgenomen in lid 1 worden geactiveerd en lineair afgeschreven;

• 3. Waar mogelijk wordt de componentenbenadering toegepast (verschillende samengestelde delen van een actief, afzonderlijk opnemen);

• 4. Activa worden afgeschreven vanaf het jaar na gereedmelding;

• 5. Gelijksoortige activa worden in dezelfde tijdsduur (economische levensduur) afgeschreven, de termijnen zijn beschreven in bijlage 2.

• 6. Bij voorstellen voor nieuwe investeringen (kredieten) worden naast de kosten van afschrijving ook de rentekosten voor financiering meegenomen. De rentekosten zijn gebaseerd op de gemiddelde rente van een BNG 20 jarige lineaire lening, zonder rente aanpassing. Het rentetarief wordt bepaald over de periode 1 januari tot 1 juli in het jaar waarin de begroting wordt opgesteld. Dit rentepercentage wordt afgerond op 0,5% naar boven.

De handelswijzen en uitgangspunten worden nader toegelicht in hoofdstuk 2 en 3.

2 Activeren en afschrijven

2.1 Begrip Investering

Niet elke gemeentelijke uitgave is een investering. Een investering is een uitgave, waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. Investering worden afgeschreven op basis van de verwachte economische levensduur. Een investering moet aan de volgende regels (van de BBV regelgeving) voldoen om te worden geactiveerd:

• een verkrijgings- of vervaardigingsprijs die hoger is dan een bepaald minimumbedrag. Investeringen lager dan dit bedrag worden ineens ten laste van de exploitatie gebracht. Een uitzondering hierop zijn gronden en terreinen.

• de gebruiksduur van de investering bedraagt 3 jaar of langer.

In de volgende paragrafen worden de verschillende aspecten nader ingevuld.

2.2 Activeringsgrens

Het is niet praktisch om alle investeringen die in aanmerking komen om geactiveerd te worden ook daadwerkelijk te activeren. De commissie BBV doet de aanbeveling vanuit efficiency-oogpunt een minimale omvang voor het activeren van vaste activa te hanteren. Hiermee worden extra administratieve handelingen voorkomen. Investeringen welke niet worden geactiveerd, worden in één keer als last genomen in de exploitatie. Activa met een aanschafwaarde lager dan € 25.000 zullen ineens ten laste van de exploitatie worden gebracht.

2.3 Afschrijvingsmethode

Er bestaan verschillende methoden voor afschrijving. Het BBV laat de gemeenten vrij in de keuze van een methode. De meest voorkomende methoden bij gemeenten zijn:

• lineair

• annuïtair

Bij de lineaire afschrijvingsmethode wordt jaarlijks een vast percentage van de aanschafwaarde afgeschreven. Hierdoor daalt de boekwaarde van het actief jaarlijks met eenzelfde bedrag. De rentelastendalen bij toepassing van deze methode naarmate de jaren verstrijken, door de jaarlijkse afname van de boekwaarde van het actief.

Bij de annuïteitenmethode blijft de jaarlijkse kapitaallast (=afschrijving + rente) gelijk. De rentelast is gedurende een langere periode de grootste component van de kapitaallast en daalt in de loop van de gebruiksperiode steeds sneller, waardoor het gedeelte voor afschrijving omgekeerd evenredig stijgt.

De gemeente Zevenaar hanteert de lineaire methode. De belangrijkste argumenten hiervoor zijn het feit dat de afschrijving constant blijft, deze methode ten opzichte van de annuïtaire methode beter rekening houdt met de relatief sterke waardedaling in de eerste jaren van de gebruiksperiode en de stijgende onderhoudslasten bij veroudering.

Op grond van het voorzichtigheidsprincipe wordt ervan uitgegaan dat de restwaarde nihil is.

2.4 Afschrijvingstermijn

Op basis van de vastgestelde afschrijvingstermijnen per activumsoort worden de afschrijvingslasten bepaald en begroot. De gehanteerde termijnen per activumsoort zijn opgenomen in bijlage 2.

2.5 Ingangsmoment afschrijven

De commissie BBV doet de aanbeveling om vast te leggen vanaf welk moment wordt begonnen met afschrijven. In Zevenaar vindt de afschrijving op vaste activa plaats in het jaar na gereedmelding. Concreet betekent dit dat wordt gestart met afschrijven op het moment dat sprake is van een boekwaarde per 1 januari van een jaar. Redenen voor deze keuze zijn:

• a. beperkt de onder uitputting op rentelasten als gevolg van vertraging in de uitvoering van investeringen, en

• b. is administratief een eenvoudige verwerkingsmethode.

2.6 Rente investeringen (voormalig kapitaallasten)

Als gevolg van de notitie rente 2017 (Commissie BBV, juli 2016) wordt er geen rente over het eigen vermogen meer berekend. Alleen de werkelijke rentelasten worden toegerekend aan activa, vanuit het taakveld treasury.

Als gevolg hiervan is de verwerking van rente in de begroting te verdelen in twee onderwerpen:

• a) Toegerekende rente aan (via) investeringen in huidige budgetten/begroting

• b) Rentecomponent bij nieuwe investeringen

a. Toegerekende rente aan (via) investeringen in huidige budgetten/begroting

De gemeente Zevenaar werkt met totaal financiering. Jaarlijks zijn de rentelasten gebaseerd op de dan aangetrokken geldleningen. Als gevolg van de notitie rente worden de rentelasten (en baten) op het taakveld treasury geboekt. De rente wordt aan budgetten (taakvelden) toegerekend, waarbij de investeringen als verdeelsleutel worden gehanteerd. De rente die ten laste van de taakvelden worden gebracht, zijn de rentelasten gebaseerd op de financieringsstructuur in voorgaande jaren.

b. Rentecomponent nieuwe investeringen

Voor nieuwe investeringen zal moeten worden bepaald hoe deze worden gefinancierd en gedekt. Als er leningen bij de bank moeten worden aangetrokken (vreemd vermogen), dan zal dit hogere rentelasten in de begroting tot gevolg hebben. In de begroting worden de afschrijvingslasten en rentelasten van een investering als aparte onderdelen gezien. Omdat als gevolg van een investering de rentelasten zullen veranderen, moet dit bij de aanvraag van nieuwe investeringen meegenomen worden als te dekken kosten. Voorzichtigheidshalve wordt er bij investeringen altijd vanuit gegaan dat externe financiering noodzakelijk is. De rente die wordt toegepast is gebaseerd op de gemiddelde rente van een BNG 20 jarige lineaire lening, zonder rente aanpassing. Het rentetarief wordt bepaald over de periode 1 januari tot 1 juli in het jaar waarin de begroting wordt opgesteld. Dit rentepercentage wordt afgerond op 0,5% naar boven.

2.7 Onderhoud

Het is niet toegestaan kosten van onderhoud te activeren en vervolgens af te schrijven. Echter is het wel toegestaan om voor de kosten van onderhoud een voorziening te vormen en deze aan te vullen op basis van beheerplannen, waarbij de werkelijke kosten onttrokken worden aan de voorziening.

De laatste methode is minder bewerkelijk en sluit aan bij de huidige vorm van beheersing van bijvoorbeeld het onderhoud van wegen en gebouwen. Het vervangen van een toplaag, reparatie van wegen etc., wordt in Zevenaar ten laste van de voorziening gebracht.

Kosten van levensduur verlengende renovaties en/of (vervangings)investeringen in de openbare ruimte die het gebied een vernieuwende functie geven (reconstructies/herinrichtingen), worden wel geactiveerd en afgeschreven. Hierbij kun je denken aan vervangen van complete brugdekken of het gehele kunstwerk. Kosten voor achterstallig onderhoud dienen ineens ten laste van de exploitatie te worden gebracht.

3 Waardering

3.1 Waarderingsgrondslagen

Bij de waarderingsgrondslagen gaat het om de waardebepaling van activa en de regels die daarvoor gelden. Het gaat hierbij om de waardering van balansposten (bezittingen), teneinde een reëel beeld te krijgen van de vermogenspositie van de gemeente. Het BBV geeft strikte regels voor de waardering van activa. Hiermee wordt voorkomen dat financiële resultaten kunnen worden beïnvloed en anderzijds wordt bereikt dat financiële gegevens in de loop der tijd vergelijkbaar blijven.

De hoofdregel voor waardering van activa is opgenomen in artikel 63 van de BBV: activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend.

In Zevenaar worden activa gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs exclusief toegerekende uren gemeentelijk apparaat en overige indirecte kosten (overhead). Rente wordt niet geactiveerd.

3.2 Duurzame waardevermindering van vaste activa

In de loop der tijd kan de waarde van een actief zijn veranderd ten opzichte van de boekwaarde ervan op de balans. Herwaardering van activa (naar een hogere waarde) is niet toegestaan, omdat winst pas bij realisatie mag worden genomen. Afwaardering van activa wordt in de meeste gevallen eveneens niet toegestaan, waardering geschiedt immers tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

Onder bepaalde voorwaarden zijn bijzondere waardeverminderingen wel toegestaan of verplicht. Het betreft hier bijvoorbeeld waardeverminderingen als gevolg van wijzigingen in de levensduur als gevolg van schade of milieuvervuiling, wijziging van de bestemming en functie van het vastgoed. Een duurzame waardevermindering moet wel worden verwerkt in de balans middels een extra afschrijving. De afwaardering vindt plaats onafhankelijk van het resultaat. Daarnaast is bepaald dat een actief dat buiten gebruik wordt gesteld, wordt afgewaardeerd op het moment van buiten gebruikstelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde. Bij vervanging van een niet afgeschreven investering, wordt de restant boekwaarde afgeboekt op het moment van vervanging.

3.3 Desinvestering activa

Op het moment dat een desinvestering plaatsvindt (bv. verkoop bedrijfsauto of sluiting kantoor), wordt de boekwinst of het boekverlies in het resultaat van het betreffende jaar verwerkt en niet verrekend met de verkrijgingsprijs van een nieuw actief. Het verrekenen is niet toegestaan op grond van het BBV.

3.4 Componentenbenadering

Investeringen in de openbare ruimte worden vaak gelijktijdig uitgevoerd (wegenonderhoud, inrichting groen, vervanging riool, aanleg openbare verlichting, aanleg parkeerplaatsen). Zowel de aanvraag voor het investeringsbudget als de uitbesteding gebeurt veelal in één krediet. Vooraf wordt de verdeelsleutel vastgelegd inzake de kosten. De werkelijke uitgaven worden met dezelfde verdeelsleutel verantwoord. In geval van substantieel meerwerk is extra budget nodig. Bij de aanvraag voor extra budget wordt aangegeven naar welke component(en) het meerwerk wordt toegerekend. Het BBV kent geen voorschriften voor Componentenbenadering.

Bijlage 1: Besluit begroting en verantwoording (BBV)

Hoofdstuk V. Waardering, activeren en afschrijven

Artikel 59

• 1. Alle investeringen worden geactiveerd.

• 2. In afwijking van het eerste lid worden kunstvoorwerpen met een cultuur-historische waarde niet geactiveerd.

Artikel 60

Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief kunnen worden geactiveerd indien:

• a. het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen;

• b. de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat;

• c. het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en;

• d. de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.

Artikel 61

Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd, indien:

• a. er sprake is van een investering door een derde;

• b. de investering bijdraagt aan de publieke taak;

• c. de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en;

• d. de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de provincie onderscheidenlijk gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.

Artikel 62

• 1. Alle vaste activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd.

• 2. In afwijking van het eerste lid worden de bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief op de waardering daarvan in mindering gebracht.

• 3. In afwijking van het eerste lid moeten de voorzieningen, bedoeld in artikel 44, eerste lid, onder d, in mindering gebracht worden op de investeringen, bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b.

Artikel 63

• 1. Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

• 2. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten.

• 3. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend; in dat geval vermeldt de toelichting dat deze rente is geactiveerd.

• 4. Voor in erfpacht uitgegeven gronden geldt de uitgifteprijs van eerste uitgifte als verkrijgingsprijs. Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen registratiewaarde.

• 5. Van activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen.

• 6. In afwijking van het eerste lid is waardering tegen actuele waarde toegestaan voor de activa van de Nazorgfondsen bedoeld in artikel 15.47 van de Wet milieubeheer.

• 7. Passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, met uitzondering van voorzieningen die tegen contante waarde zijn gewaardeerd.

• 8. Eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid worden met de boekwaarde van leningen en vorderingen verrekend.

Bijlage 2: Afschrijvingstermijnen

I. Materiële vaste activa met economisch nut (hier vallen ook investeringen m.b.t. begraven onder)			Afschrijf-termijn (in jaren)
Gronden en terreinen			geen
Woonruimten
a)	Nieuwbouw, vervangende nieuwbouw (exclusief grond)		40
b)	Verbouw, renovatie, restauratie, verbetering		25
Bedrijfsgebouwen
a)	Scholen, openbare en bijzondere (exclusief grond)
	1. Permanent: Nieuwbouw (ook vervangende), uitbreiding, aankoop bestaand en herstel constructiefouten		40
	2. Aankoop noodlokalen e/o gebouwen of uitbreiding noodgebouwen		15
	3. Verplaatsing noodlokalen, herstel of vervanging van schade aan gebouwen		10
b)	Overige bedrijfsgebouwen. waar onder overdekte sportaccommodaties (exclusief grond)
	1. Nieuwbouw, vervangende nieuwbouw, permanente uitbreiding, aankoop bestaand permanent gebouw		40
	2. Verbouw, renovatie, restauratie, verbetering		25
	3. Dakbedekking		15
Grond- weg- en waterbouwkundige werken
* = (conform watertakenplan)
a)	Rioleringen:
	1. Revitalisering*		70
	2. Buizen druk- en persriolering*		45
	3. Pompinstallaties (M/E gemalen)*		15
	4. Pompputten bouwkundig*		45
	5. Rioleringsbuizen vrijverval*		60
	6. Randvoorzieningen (bouwkundig)*		70
b)	Parkeergarages		40
c)	Parkeerterreinen		30
d)	Parkeermeters en automaten		10
e)	Aanleg nieuwe begraafplaatsen - bouw urnenmuur		30
f)	Sportvelden etc:
	1. Aanleg buitensportaccommodaties (velden, incl parkeerplaatsen etc)		25
	2. Aanleg kunstgrasvelden		10
Vervoermiddelen
a)	Rijdend materieel buitendienst:
	1. Tractoren		10
	2. Vrachtauto's		8
	3. Dienstauto's		10
	4. Overige vervoermiddelen		8
Machines, apparaten en installaties
a)	Buitendienst
	1. Veegmachines		6
	2. Maaiers		5
	3. Hoogwerker		15
	4. Overige machines, apparaten, gereedschappen e.d.		10
b)	Overige organisatieonderdelen:
	1. Technische installaties in bedrijfsgebouwen, waar onder overdekte sportaccommodaties		15
	2. Telefooninstallaties		8
Overige materiële vaste activa
a)	Scholen (openbaar en bijzonder):
	1. 1e inrichting met meubelen en onderwijsleerpakket van permanente		10
	en tijdelijke schoolgebouwen, lokalen onderwijsruimten
b)	Automatisering (hardware):
	1. P.c.'s		4
	2. P.c.-schermen		5
	3. Printers, servers, netwerkapparatuur		5
	4. Gebouwenbekabeling		15
c)	Automatisering (software)
	1. Basisprogramma's		5
	2. Overige software		5
d)	Overige organisatieonderdelen:
	1. Inventaris (o.a. kantoorinventaris) bedrijfsgebouwen waar onder overdekte sportaccommodaties		10
	2. (digitale) Luchtfoto's		4
	3. Containers (incl mini)		15
II. Materiële vaste activa in de openbare ruimte met maatschappelijk nut
Bedrijfsgebouwen			40
Grond-, weg- en waterbouwkundige werken
** = (conform wegen- en verlichtingsplan)
a)	Wegen, straten, pleinen, trottoirs, verhardingen, waterwerken, groenvoorzieningen:
	1. Asfaltering/bestrating**		30
	2. Aanleg/herinrichting plantsoenen etc		30
	3. Voorziening ligplaatsen		15
	b) Openbare verlichting:
	1. Armaturen**		20
	2. Verlichtingsmasten**		40
Machines, apparaten en installaties
Verkeersregelinstallaties			15
Overige materiële vaste activa
a)	Bewegwijzering, verkeersborden en overige verkeersmaatregelen		10
b)	Aanleg en inrichting speelterreinen, inclusief voorzieningen/toestellen		15
III. Immateriële vaste activa
Kosten van onderzoek en ontwikkeling te koppelen aan een bepaald actief			5
IV. Overige immateriële vaste activa:
1.	Bijdrage aan activa van derden (investering dient bij te dragen aan de publieke taak/algemeen belang		*
* afschrijving maximaal gelijk aan de duur van de activa die door betreffende derden wordt gehanteerd
2.	Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen gelijk aan de looptijd van de lening