Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Deventer houdende regels omtrent controle Controleverordening gemeente Deventer

De raad van de gemeente Deventer,

Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 15 januari 2019, nummer 2019-68.

BESLUIT

• 1 In te trekken de Controleverordening gemeente Deventer, zoals vastgelegd door de gemeenteraad op 26 januari 2004;

• 2 Vast te stellen de bijgevoegde Controleverordening gemeente Deventer 2019.

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• Accountant: een door de raad benoemde of organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

• Accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:

  • het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

  • het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

  • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 GW, in acht worden genomen.

• Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheer handelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.

• Deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen externe registeraccountant.

• 2. Het college bereidt in overleg met de raad de (Europese) aanbesteding van de accountantscontrole voor. De raad stelt het programma van eisen vast.

• 3. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • de eventueel door de accountant toe te passen goedkeurings- en rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;

  • de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangbases en goedkeurings- en rapporteringstoleranties;

  • de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering.

• 4. De raad kan in het programma van eisen opnemen dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke taakvelden en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

• 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne- en externe wet- en regelgeving en draagt er zorg voor dat deze beschikbaar gesteld wordt aan de accountant voor controle.

• 2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen, e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. Het college overlegt, conform de door het presidium vastgestelde planning, de gecontroleerde jaarrekening aan de raad zodat de jaarrekening voor 15 juli van het erop volgend jaar kan worden vastgesteld door de raad.

• 4. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de omvang van en de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren werkzaamheden. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek afstemmingsoverleg plaats tussen de accountant en vertegenwoordigers van de raad, de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de concerncontroller.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1. Het college kan de door de raad benoemde accountant afzonderlijke opdrachten geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de getrouwheid, rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2. Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raadbenoemde accountant.

• 3. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant.

• 4. Voorts verricht de accountant eventueel werkzaamheden in het kader van het afgeven van accountantsverklaringen bij deelverantwoordingen ten behoeve van derden.

Artikel 7. Rapportage

• 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2. Bij de constatering van de schending van integriteit waardoor en waarbij de accountant de controlewerkzaamheden die leiden tot het afgeven van een verklaring moet opschorten, rapporteert hij deze bevindingen terstond aan de burgemeester. De burgemeester draagt zorg voor het informeren van de raad hierover. Indien de schending van integriteit de burgemeester betreft, rapporteert de accountant aan diens plaatsvervanger.

• 3. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd. Tevens wordt verslag uitgebracht aan het hoofd van de organisatie-eenheid waar de ambtenaar werkzaam is, de concerncontroller dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 4. De accountant brengt, na bespreking met de betrokkenen op grond van het principe van hoor en wederhoor, binnen 8 weken na de afronding van de controle van de gemeenterekening een rapportage uit aan de raad. Afschrift van deze rapportage wordt gezonden aan het college van burgemeester en wethouders en de algemeen directeur / gemeentesecretaris en concerncontroller.

• 5. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.

Artikel 8. Inwerkingtreding

• 1. Deze verordening treedt in werking op 1 maart 2019, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2019 en later.

• 2. Met de inwerking treden van deze verordening vervalt de werking van de ‘Controleverordening gemeente Deventer’ van 1 februari 2004.

Artikel 9. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam 'Controleverordening gemeente Deventer'.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 27 februari 2019

De raad voornoemd,

De griffier,

A Kerver

de voorzitter,

R.C. König

Bijlage 1 Wijzigingen ten opzicht van verordening uit 2004

• Artikel 2.1 de toevoeging “Het aantal jaren waarvoor de benoeming geldt wordt per opdracht bepaald en vastgesteld.” Is geschrapt. Het aanbestedingsbeleid is leidend.

• Artikel 2.2. Toegevoegd dat de raad het programma van eisen vaststelt.

• Artikel 2.3 punt 5 ingekort

• Artikel 2.4 aangepast op ingekort punt 2.3 punt 5

• Artikel 2.5 vervallen daar eea reeds in artikel 2.2 is vastgelegd

• Artikel 3.3 Daar stond 31 mei jaarrekening naar raad, maar dat is met de werkwijze in het sociaal domein geen haalbare kaart. Nu anders geformuleerd gericht op de planning die door het presidium is vastgesteld. 15 juli is de uiterste inlevertermijn bij CBS/rijk en provincie.

• Artikel 4.1 is nieuw

• Artikel 4.2 is nieuw

• Artikel 4.3 is de oorspronkelijke artikeltekst. Deze vermeldt ook periodiek overleg met de rekenkamer(functie). In de praktijk verloopt dit anders, maar is blijven staan omdat de rekenkamer wettelijk bepaald en wij deze niet willen uitsluiten.

• Artikel 5.3. Organisatieonderdelen gewijzigd in ambtenaren

• Artikel 5.4. Vervallen als gevolg van uitbesteding VIC/audit aan externe accountant naar aanleiding van COS610 (regels met betrekking tot het steunen op controles van de Gemeente door de externe accountant)

• Artikel 6.1. getrouwheid toegevoegd

• Artikel 6.3 Opsomming derden is geschrapt aangezien deze niet uitputtend was.

• Artikel 7.1 Rapportage periode is gezet op 8 weken in plaats van de oorspronkelijke 2 weken. Daarmee is dit een reële periode.

• Artikel 7.2 is nieuw ingevoegd en regelt informeren bij schending van integriteit die ihkv de jaarrekeningcontrole wordt geconstateerd. De overige sub-artikelen binnen artikel 7 schuiven hierdoor in nummering op.

• Artikel 7.3 (was 7.2) formulering aangepast.