Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Hoeksche Waard houdende regels omtrent controle Controleverordening gemeente Hoeksche Waard 2019

De raad van de gemeente Hoeksche Waard,

gelet op artikel 213 van de Gemeentewet; het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en de Financiële verordening van de gemeente Hoeksche Waard

BESLUIT:

Vast te stellen: De Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Hoeksche Waard.

Artikel 1 Definitie

In deze verordening wordt verstaan onder

• a. Accountant: een door de raad benoemde:

  • registeraccountant of;

  • accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36, lid 3, van de Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of;

  • organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

• b. Accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:

  • het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

  • het in overeenstemming zijn van de door het college van burgemeester en wethouders van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels als bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

  • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6, van de Gemeentewet, in acht worden genomen.

• c. rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.

• d. deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

• e. auditcommissie: een uit het midden van de raad benoemde commissie waaraan zij de taken mandateert die in deze Controleverordening aan de raad toekomen.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een door de raad aan te wijzen periode.

• 2. De auditcommissie bereidt in overleg met de raad en het college van burgemeester en wethouders de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3. De raad stelt het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole minimaal opgenomen:

  • a) de toe te passen goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;

  • b) de apart te controleren verantwoordingen;

  • c) de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen.

• 4. De raad kan door middel van een Controleprotocol nadere aanwijzingen vastleggen die van toepassing zijn op de controle van één of meer boekjaren.

• 5. De raad kan jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant onderwerpen aandragen waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

Artikel 3 Informatieverstrekking door het college van burgemeester en wethouders

• 1. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant ter controle.

• 2. Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, raads- en college besluiten, administraties, plannen, overeenkomsten en berekeningen voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigt het college van burgemeester en wethouders schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt; het te hanteren model wordt door de accountant verstrekt.

• 4. Het college van burgemeester en wethouders overlegt de gecontroleerde jaarrekening tijdig, samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad, zodanig dat vaststelling door de raad binnen de wettelijke termijnen kan plaatsvinden.

• 5. Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor de behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college van burgemeester en wethouders aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de Auditcommissie en de accountant waarbij tevens de griffier, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(commissie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de concerncontroller en de teammanager Financiën aanwezig kunnen zijn.

Artikel 5 Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer alsmede over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

• 1. Het college van burgemeester en wethouders en de raad kunnen de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden voor zover de onafhankelijkheid van de accountant bij de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden daarmee niet in het geding komt.

• 2. Het college van burgemeester en wethouders draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college van burgemeester en wethouders is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant indien dit in het belang van de gemeente is.

• 3. Het college van burgemeester en wethouders draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant is het college van burgemeester en wethouders bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7 Rapportering

• 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt hij een afschrift hiervan aan het college van burgemeester en wethouders.

• 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie of de beheersdaden zijn gecontroleerd, de gemeentesecretaris, de concerncontroller, de teammanager Financiën, dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college van burgemeester en wethouders voorgelegd met de mogelijkheid voor het college van burgemeester en wethouders om op deze stukken te reageren.

• 4. De accountant bespreekt vooraf aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de Auditcommissie.

Artikel 8 Intrekking oude regelingen

Op de dag van inwerkingtreding van deze verordening, worden de volgende verordeningen ingetrokken, met dien verstande dat zij nog van toepassing zijn op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2018:

• Controleverordening gemeente Binnenmaas 2007;

• Controleverordening gemeente Cromstrijen 2003;

• Controleverordening gemeente Korendijk 2008

• Controleverordening gemeente Oud-Beijerland 2011;

• Controleverordening gemeente Strijen 2007;

• Controleverordening WIHW;

• Controleverordening gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard;

• Controleverordening gemeenschappelijke regeling ICT-samenwerking Hoeksche Waard.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na haar bekendmaking, en zij werkt terug tot 1 januari 2019 met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening van het verslagjaar 2019 en later.

Artikel 10 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als:

Controleverordening gemeente Hoeksche Waard 2019.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 19 februari 2019

De griffier,

E.R.M. Hesen

De voorzitter,

P.A.C.M. van der Velden

Artikelsgewijze toelichting controleverordening 213 Gemeentewet

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college van burgemeester en wethouders verantwoording afleggen aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1, Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan de raad moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst (artikel 213, lid 2, Gemeentewet). De raad is echter niet het bestuursorgaan, dat de overeenkomst met de accountant ondertekent. Het is de burgemeester, die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant moet sluiten. De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte, luidt het eerste lid van artikel 171 Gemeentewet.

Een bevoegd accountant voor de controle van de gemeentelijke jaarrekening is een registeraccountant, een accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36 Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of een organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken. Het zevende lid van artikel 213 Gemeentewet zegt dat de bevoegde accountant in gemeentelijke dienst kan worden aangesteld. Wel dient dan de benoeming, schorsing en het ontslag van de accountant door de raad te geschieden.

Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. Het eerste lid legt de periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening vast. Het tweede lid regelt dat het college van burgemeester en wethouders verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. Om de rol van de raad te versterken is bepaald dat auditcommissie de voorbereiding van de aanbesteding doet.

De door de raad aan te wijzen periode van de verbintenis met de accountant uit het eerste lid impliceert niet dat daarna van accountant wordt gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe aanbesteding wederom kans op de opdracht. Een raad die per periode wil wisselen van controlerend accountant zal hierbij met de aanbesteding rekening moeten houden door de controlerend accountant van de afgelopen periode uit te sluiten.

Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole gemeenten dat krachtens het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet door de minister is vastgesteld. Het Besluit accountantscontrole gemeenten bevat onder andere regels voor de omvangsbases en goedkeuringstoleranties voor de controleverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen.

In het derde lid van artikel 2 wordt invulling gegeven aan het gebruik van de mogelijkheden van de raad met betrekking tot de nadere bepaling van de toleranties. Ze moeten al bij de aanbesteding van de accountantscontrole worden bepaald en zodoende worden opgenomen in het programma van eisen. Een aanscherping van de eisen door de raad zal in veel gevallen leiden tot een hogere prijsstelling door de accountant(s).

Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet de gemeenteraad nog een aantal zaken nader regelen, hetgeen in een controleprotocol plaatsvindt zoals genoemd in lid 4. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om aanvullende inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen en aanvullende extra rapportages en controles.

Mogelijk zal de raad de onderdelen van de jaarrekening, de onderdelen van deelverantwoordingen en gemeentelijke organisatieonderdelen jaar op jaar willen vaststellen waardoor de raad dan rekening kan houden met gewijzigde omstandigheden. Hierin voorziet het vijfde lid van artikel 2.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college van burgemeester en wethouders

In de gedualiseerde verhoudingen is het college van burgemeester en wethouders verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van de raad is het college van burgemeester en wethouders ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door de raad geëiste deelverantwoordingen. Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van het college van burgemeester en wethouders voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.

Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan het college van burgemeester en wethouders op deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen.

Het derde lid is een optioneel lid. Het verplicht het college van burgemeester en wethouders een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het college van burgemeester en wethouders verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een LOR (Letter Of Representation) genoemd.

In het vierde lid wordt een tijdige aanbieding van de jaarrekening aan de raad genoemd. De jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 Gemeentewet). Voor deze datum moet de jaarrekening door de raad zijn behandeld en moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 Gemeentewet) zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.

De accountant verzendt de controleverklaring en het verslag van bevindingen rechtstreeks aan de raad. Het tweede lid van artikel 197 Gemeentewet bepaalt echter dat het college van burgemeester en wethouders bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan de raad daarbij moet toevoegen de controleverklaring en het verslag van bevindingen.

Het vijfde lid van het artikel gebiedt het college van burgemeester en wethouders alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de controleverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de raad aan het college van burgemeester en wethouders bekend is geworden, terstond te melden aan de raad en de accountant. Het sluit verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit.

Artikel 4. Inrichting controle

Artikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college van burgemeester en wethouders ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het college van burgemeester en wethouders is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.

Artikel 5. Toegang tot informatie

In het vorige artikel hebben we gezien dat de accountant leidend is voor wat betreft de inrichting van de accountantscontrole. Om een goede controle uit te voeren moet hij echter ook onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 5 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de raad, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding en in het controleprotocol. Het artikel legt aan het college van burgemeester en wethouders de plicht op om er voor te zorgen dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de gemeente en de ambtenaren van de gemeente volledig meewerken aan de accountantscontrole.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. De aanwijzing van de accountant voor andere accountantscontroles is een bevoegdheid van het college van burgemeester en wethouders. Ook kan het college van burgemeester en wethouders besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door de raad benoemde accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen.

Het tweede en het derde lid regelen dat het college van burgemeester en wethouders voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad benoemde accountant inschakelt. Het college van burgemeester en wethouders mag hiervan afwijken indien dit in het belang van de gemeente is. De accountant die de jaarrekening controleert is vaak beter bekend met de gemeentelijke administraties. Daarbij kunnen controles van de jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één accountant worden uitgevoerd (single audit). Dit levert een aanzienlijke besparing op. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard. Zo kunnen de controlewerkzaamheden gemeenschappelijke activiteiten met een andere gemeente betreffen en de accountantscontrole hiervan door de accountant van de andere gemeente worden uitgevoerd). De verordening regelt dat het college van burgemeester en wethouders in deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant.

Artikel 7. Rapportering

Het derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan de raad en het college van burgemeester en wethouders. Aanvullend daarop kan de raad in zijn programma van eisen bij de aanbesteding aanvullende inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende rapporteringen van de accountant verlangen. Artikel 7 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk wel in het programma van eisen bij de aanbesteding moeten worden geregeld.

Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door de raad in het programma van eisen van de aanbesteding opgenomen tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 7 regelt dat het college van burgemeester en wethouders in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Dit opdat het college van burgemeester en wethouders (in overleg met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen. Het tweede lid van artikel 7 regelt dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan de directie meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.

Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de controleverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad door de accountant besproken met het college van burgemeester en wethouders. Het geeft het college van burgemeester en wethouders de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen.

Tot slot in het vierde lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant zijn verslag van bevindingen aan de raad mondeling toelicht.

De artikelen 8,9 en 10 spreken voor zich en behoeven geen toelichting.