Onderzoeksprotocol Rekenkamercommissie gemeente Groningen

De Rekenkamercommissie Groningen;

Overwegende dat het gelet op artikel 10 lid 1 van het Reglement van Orde noodzakelijk is om een onderzoeksprotocol op te stellen voor het uitvoeren van onderzoek;

Besluit

Het navolgende onderzoeksprotocol vast te stellen.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit protocol wordt verstaan onder:

• a. De verordening: de verordening op de Rekenkamercommissie gemeente Groningen 2019

• b. Reglement van orde: het Reglement van Orde van de Rekenkamercommissie gemeente Groningen 2019

• c. De secretaris: de secretaris van de Rekenkamercommissie

• d. De raad: de gemeenteraad van Groningen

• e. De commissie: de Rekenkamercommissie van de gemeente Groningen

• f. Het college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Groningen

Artikel 2 Onderwerpkeuze en besluitvorming over te onderzoeken onderwerp

• a. De Rekenkamercommissie kiest zoals in de Gemeentewet is opgenomen haar eigen onderzoeksonderwerpen. Daarbij wordt gekeken naar het totaal van onderwerpen die zijn aangedragen vanuit de commissie, vanuit de raad (conform artikel 9 lid 2 van het reglement van orde) en vanuit de inwoners van de gemeente.

• b. Bij de afweging spelen de volgende criteria een rol:

  • a. Het maatschappelijk en financieel belang voor de gemeente;

  • b. Het veronderstelde belang voor de doelmatigheid, doeltreffendheid en/of rechtmatigheid van het gemeentelijk bestuur;

  • c. De toegevoegde waarde naast andere onderzoeken zoals bedoeld in artikel 213a Gemeentewet, raadsonderzoeken en eventueel onderzoek door de accountant;

  • d. Een evenwichtige verdeling van onderwerpen over de gemeentelijke beleidssectoren;

• c. De Rekenkamercommissie kan kiezen voor diverse typen onderzoek: ervaringsonderzoek, ex ante onderzoek, onderzoek op basis van door de gemeente zelf vastgestelde doelstellingen, herhalingsonderzoek of navolgingsonderzoek etc.

• d. De besluitvorming over de keuze voor een onderwerp vindt plaats bij meerderheid van stemmen.

• e. De commissie kan er voor kiezen om te werken met een tweejaarlijks onderzoeksplan, waarin de op te pakken onderzoeksonderwerpen voor het lopende en het nieuwe jaar zijn opgenomen. Dit plan wordt jaarlijks aan de actualiteit aangepast.

Artikel 3 Onderzoeksopzet

• a. Wanneer de Rekenkamercommissie een onderwerp kiest, wijst zij een portefeuillehouder aan onder wiens verantwoordelijkheid een onderzoeksopzet wordt opgesteld.

• b. De portefeuillehouder en de secretaris verrichten vooronderzoek op basis van een analyse van de belangrijkste documenten. De Rekenkamercommissie kan besluiten om een aantal oriënterende gesprekken met sleutelpersonen te voeren.

• c. Onderzoeksopzetten hebben zoveel mogelijk een vaste opbouw:

  • i. Aanleiding en achtergrond van de onderzoeksvraag

  • ii. Doel van het onderzoek

  • iii. Hoofdvragen en subvragen van het onderzoek

  • iv. Afbakening van het onderzoek

  • v. Normenkader

  • vi. Globale onderzoeksaanpak

  • vii. Tijdpad en afweging inhuur externe expertise of uitvoering door commissie zelf

• d. Vervolgens maakt de Rekenkamercommissie een keuze wie het onderzoek gaat uitvoeren: of het onderzoek wordt uitbesteed aan een extern onderzoeksbureau, of de (externe) leden van de commissie gaan het onderzoek zelf uitvoeren, of er wordt gekozen voor een combinatie van de twee genoemde mogelijkheden

Artikel 4 Wijze van aanbesteden

• a. Indien ervoor wordt gekozen om het onderzoek uit te besteden, dan wordt er aan drie te selecteren onderzoeksbureaus gevraagd om op basis van de onderzoeksopzet een offerte uit te brengen. Daarbij voldoet de Rekenkamercommissie aan de aanbestedingsregels van de gemeente Groningen. In gevallen van spoed, indien een zeer specifieke deskundigheid wordt gevraagd en/of het een onderzoek van geringe omvang betreft, kan hiervan worden afgeweken.

• b. Op basis van de offertes kunnen er een, twee of drie bureaus worden uitgenodigd om een nadere toelichting te geven op de offerte. De commissie wil daarbij de onderzoekers zelf aan tafel om ook een beeld te krijgen van de onderzoekers die het onderzoek daadwerkelijk gaan uitvoeren.

• c. De keuze voor een bureau wordt gemaakt bij meerderheid van stemmen.

• d. Bij de offerteaanvraag zal nadrukkelijk aan de onderzoeksbureaus worden gevraagd of zij op het desbetreffende terrein al werkzaam zijn of waren voor de gemeente Groningen. Indien dit het geval is, en de Rekenkamercommissie inschat dat er sprake kan zijn van belangenverstrengeling, dan zal de opdracht niet aan het desbetreffende bureau worden gegund. Gedurende de opdrachtperiode mag het bureau dan ook geen andere opdrachten voor de gemeente Groningen uitvoeren.

• e. Bij het inschakelen van externe onderzoeksbureaus blijft de eindverantwoordelijkheid en de regie bij de Rekenkamercommissie liggen. Dit betekent dat belangrijke beslissingen over de inrichting en voortgang van het onderzoek door de Rekenkamercommissie genomen worden.

• f. Vanuit de Rekenkamercommissie zijn de portefeuillehouder en de secretaris belast met het toezicht op de voortgang van het onderzoek. De secretaris is het primaire aanspreekpunt voor het onderzoeksbureau. Van het onderzoeksbureau wordt verwacht dat het zijn werkzaamheden verricht met inachtneming van dit het onderzoeksprotocol.

• g. De secretaris introduceert de onderzoekers bij de contactpersonen in het onderzoek.

Artikel 5 Start van een rekenkameronderzoek

• a. Bij de start van een onderzoek informeert de Rekenkamercommissie schriftelijk de raad, het college van B&W en de gemeentesecretaris dat het onderzoek van start gaat, met vermelding van onderwerp, aanpak, portefeuillehouder en uitvoerder van het onderzoek.

• b. Aan de gemeentesecretaris wordt gevraagd om een contactpersoon uit de ambtelijke organisatie aan te wijzen gedurende de uitvoering van het onderzoek.

Artikel 6 Voortgang

Tijdens het onderzoek worden de volgende regels gehanteerd:

• a. Van alle interviews die tijdens het onderzoek gehouden worden, wordt een schriftelijk verslag gemaakt. Dit schriftelijke verslag wordt ter accordering aan de geïnterviewden voorgelegd.

• b. Gedurende het onderzoeksproces rapporteert het onderzoeksbureau c.q. het lid dat het onderzoek verricht minimaal twee keer in de vergadering van de Rekenkamercommissie over de voortgang van het onderzoek. Daarnaast wordt de Rekenkamercommissie, via de portefeuillehouder en de secretaris regelmatig telefonisch en/of per e-mail op de hoogte gehouden van de activiteiten die worden verricht in het kader van het onderzoek;

• c. Belangrijke beslissingen die gevolgen hebben voor de onderzoeksopzet en richting kunnen alleen in overleg met de Rekenkamercommissie worden genomen.

• d. De onderzoekers van het onderzoeksbureau kunnen aanwezig zijn bij de presentatie aan de raad, aan de media en bij de behandeling van het onderzoeksrapport in de gemeenteraad(scommissie).

• e. De Rekenkamercommissie krijgt de beschikking over het gehele onderzoeksdossier dat door het onderzoeksbureau wordt opgebouwd. Het is het onderzoeksbureau niet toegestaan om buiten de Rekenkamercommissie om contact op te nemen met derden over de voortgang of resultaten van het onderzoek.

Artikel 7 Dossiervorming

• a. Gedurende het onderzoek vormt de Rekenkamercommissie een onderzoeksmap, zowel digitaal als schriftelijk. In deze map zijn in elk geval de volgende stukken aanwezig:

  • Onderzoeksopzet en schriftelijke correspondentie hierover met de betrokkenen

  • Offerte van het gekozen onderzoeksbureau

  • De interviewverslagen

  • Eindrapport

  • Stukken met betrekking tot het technische wederhoor

  • Eventuele schriftelijke reactie van de Rekenkamercommissie

  • Interviewverslag met betrekking tot het bestuurlijke wederhoor

  • Aanbiedingsbrief aan de gemeenteraad

  • Persberichten die in het kader van het onderzoek zijn uitgebracht

  • Verslagen behandeling in rekenkamer en gemeenteraad

  • Acties die na het onderzoek volgen door het college van B&W en de Gemeenteraad.

  • Evaluatieverslag.

Artikel 8 Archivering

• a. De Rekenkamercommissie houdt zich bij bewaring van haar dossiers aan de termijnen uit de Archiefwet (artikel 5 van de Archiefwet 1995 en de nieuwe vernietigingslijst die in 2005 vastgesteld is). De dossiers zijn na behandeling van het onderzoek in de gemeenteraad toegankelijk voor derden voor zover zij geen vertrouwelijke gegevens bevatten. Voor inzage in vertrouwelijke stukken moet een verzoek worden ingediend bij de Rekenkamercommissie.

• b. Dergelijke verzoeken zullen door de Rekenkamercommissie worden beoordeeld op grond van de Wet Openbaarheid Bestuur.

Artikel 9 Onderzoeksrapportage

• a. De Rekenkamercommissie legt de bevindingen van het onderzoek en haar oordelen en aanbevelingen vast in rapporten en/of digitale presentaties. In de rapportage wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen normen (criteria), bevindingen, conclusies en aanbevelingen.

• b. Het concept-onderzoeksrapport wordt voor ambtelijk wederhoor voorgelegd via de in art. 4 onder g. bedoelde contactpersonen. Indien van toepassing wordt het concept-onderzoeksrapport eveneens voor ambtelijk wederhoor voorgelegd aan de instellingen als bedoeld in artikel 10 lid 3 van de verordening / art. 184 van de Gemeentewet. Daarbij gaat het om een inhoudelijke controle op de feiten, waarvoor de ambtelijke organisatie minimaal twee weken de tijd krijgt. De bestuurlijke brief met conclusies en aanbevelingen wordt daar nog niet bijgevoegd.

• c. Het college van B&W wordt in de gelegenheid gesteld om een inhoudelijke reactie op het rapport te geven, conform artikel 10 leden 10-11 van de verordening. In overleg wordt bepaald of de bestuurlijke reactie schriftelijk wordt gegeven of door middel van een gesprek met het verantwoordelijke lid van het college van B&W. Van het gesprek wordt een verslag gemaakt dat ter accordering aan het desbetreffende lid van het college wordt voorgelegd. De bestuurlijke reactie resp. het geaccordeerde verslag worden integraal in het definitieve rapport opgenomen.

• d. Indien van toepassing wordt het concept-onderzoeksrapport eveneens voor bestuurlijk wederhoor voorgelegd aan de instellingen als bedoeld in artikel 10 lid 3 van de verordening / art. 184 van de Gemeentewet. Het voorgaande lid is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 10 Rekenkamerbrief

• a. Wanneer de aard, vormgeving en/of de reikwijdte van het onderzoek daartoe aanleiding geeft (bijvoorbeeld wanneer het een Quick Scan betreft) rapporteert de Rekenkamercommissie door middel van een ‘rekenkamerbrief’.

• b. Een dergelijke brief bevat de vraagstelling en doelstelling van het onderzoek, de wijze waarop het onderzoek is uitgevoerd, een verslag van de onderzoeksbevindingen en de daarop gebaseerde conclusies en aanbevelingen.

• c. Wanneer gerapporteerd wordt door middel van een rekenkamerbrief vindt technisch wederhoor plaats zoals in artikel 9 is beschreven. Alleen wanneer naar oordeel van de Rekenkamercommissie de conclusies en aanbevelingen daartoe aanleiding geven vindt bestuurlijk wederhoor plaats zoals in artikel 9 is beschreven. In andere gevallen wordt de rekenkamerbrief zonder bestuurlijk wederhoor aangeboden aan de raad (en in afschrift aan het college van B&W).

Artikel 11 Publicatie en presentatie

• a. Met het aanbieden van het rapport aan de gemeenteraad is het rapport openbaar. De raadsleden krijgen het rapport enkele dagen voor het aanbieden onder embargo toegestuurd, om kennis te nemen van de inhoud.

• b. De commissie organiseert een bijeenkomst waarbij het rapport, eventueel met ondersteuning van de onderzoekers, aan de raad wordt aangeboden en gepresenteerd.

• c. Op voorstel van de portefeuillehouder en de secretaris stelt de Rekenkamercommissie een persbericht vast. Indien het naar het oordeel van de Rekenkamercommissie wenselijk is, wordt een persconferentie belegd.

• d. Het rapport wordt aan alle betrokkenen toegezonden en het onderzoeksrapport, de aanbiedingsbrief en het persbericht worden op de website van de Rekenkamercommissie geplaatst.

• e. De voor het onderzoek door de commissie aangewezen portefeuillehouder is de woordvoerder voor de media. Hij kan zich laten bijstaan door één van de rekenkamerleden en/of de onderzoeker(s).

Artikel 12 Bespreking door de raad

• a. De secretaris stelt een raadsvoorstel op ten behoeve van de bespreking van het rekenkamerrapport door de raad. Daarin wordt aan de raad voorgesteld om de aanbevelingen over te nemen. De bestuurlijke brief en het onderzoeksverslag worden als bijlage aan het raadsvoorstel toegevoegd.

• b. Tijdens de bespreking in de raadscommissie of raad is in ieder geval de portefeuillehouder vanuit de Rekenkamercommissie aanwezig. De portefeuillehouder wordt in de gelegenheid gesteld om vragen van raadsleden te beantwoorden.

Artikel 13 Onderzoeksevaluatie

• a. Na afloop van elk rekenkameronderzoek (na behandeling door de raad) vindt er een evaluatie plaats. In deze evaluatie wordt er door de commissie en eventueel met het externe onderzoeksbureau teruggeblikt. Een en ander wordt vastgelegd in een kort evaluatieverslag. Dit evaluatieverslag wordt opgenomen in het onderzoeksdossier.

Groningen, 27 februari 2019

Han Warmelink,

voorzitter

Peter Kommerij,

secretaris

Toelichting op het onderzoeksprotocol

Inleiding

De Rekenkamercommissie beschikte in de oude situatie over een Verordening op de Rekenkamercommissie en over een Reglement van Orde. De Rekenkamer van Haren had naast een verordening ook een onderzoeksprotocol. Het is raadzaam om als nieuwe Rekenkamercommissie gemeente Groningen ook een onderzoeksprotocol op te stellen.

In de verordening, die door de raad op 2 januari jl. is vastgesteld, zijn algemene regels over benoeming en besteding van budget opgenomen. In het reglement van orde dat door de nieuwe Rekenkamercommissie is vastgesteld, zijn nadere afspraken vastgelegd over de vergaderingen en werkwijze. Het onderzoeksprotocol gaat specifiek in op de wijze waarop de Rekenkamercommissie onderzoek doet, welke stappen daarin worden genomen en hoe ervoor wordt gezorgd dat er zorgvuldig, kwalitatief goed en onafhankelijk onderzoek wordt uitgevoerd.