Gemeenteblad van Sluis
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Sluis | Gemeenteblad 2019, 54498 | Verordeningen |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Sluis | Gemeenteblad 2019, 54498 | Verordeningen |
Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens door de gemeenteraad van Sluis
overwegende dat het gewenst is om richtlijnen te formuleren voor het publiceren van persoonsgegevens
op het raadsgedeelte van de gemeentelijke website van Sluis;
gelet op de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming;
gelet op artikel 149 Gemeentewet;
gelezen het raadsvoorstel van 29 januari 2019;
Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens door de gemeenteraad van Sluis
Artikel 1 – Definitie ‘publicatie op de website’
Onder ‘publicatie op de website’ wordt verstaan: het plaatsen van informatie door de gemeenteraad van Sluis op het openbare, algemeen toegankelijke raadsgedeelte van de website www.gemeentesluis.nl. Het gaat hierbij nadrukkelijk niet over de publicatie op een eventueel gesloten deel dat alleen toegankelijk is voor raadsleden, fractieassistenten en het college van burgemeester en wethouders. Stukken die op de website worden geplaatst, blijven na plaatsing op internet permanent vindbaar.
Artikel 2 – Mogelijkheid verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens
Personen die dit aangaat kunnen op ieder moment aangeven dat zij graag hun persoonsgegevens van de website verwijderd willen zien. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze op de website zijn gepubliceerd. Een dergelijk verzoek wordt altijd gehonoreerd.
Voor de publicatie op de website van persoonsgegevens gelden voor de hierna genoemde categorieën van personen de aangegeven gedragslijnen.
Voor wat betreft de categorieën c tot en met f geldt dat betrokkenen via de website geïnformeerd worden over de wijze waarop persoonsgegevens worden gepubliceerd.
a. Persoonsgegevens van publieke ambtsdragers, zoals raads- en collegeleden
Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol of ambt, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, bijvoorbeeld op agenda en besluitenlijsten en politieke documenten zoals moties, amendementen en schriftelijke vragen.
Voor politieke ambtsdragers geldt, behoudens hetgeen de wet aangeeft, dat emailadressen bekend worden gemaakt op de website en dat adressen en telefoonnummers alleen optioneel, en dus met toestemming van de betrokkenen, bekend worden gemaakt.
b. Persoonsgegevens van ambtenaren
Ambtenaren worden regelmatig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking relevant en niet bovenmatig.
De openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam en eventueel een vermelding van de afdeling en/of het team waar zij werkzaam zijn.
Voor ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad geldt, ongeacht of zij voor de gemeente Sluis of een andere overheidsorganisatie werkzaam zijn, dat uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) op de website worden gepubliceerd, eventueel met vermelding van de afdeling en/of het team waarvoor zij werkzaam zijn.
c. Persoonsgegevens van personen en instellingen/organisaties die brieven of andere geschriften aan de raad richten
Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt ook voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans (handgeschreven) naam- en adresgegevens en handtekening bevatten.
Openbaarmaking van deze brieven of geschriften zou betekenen dat via de website alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien. Voor wat betreft de ingekomen stukken afkomstig van burgers moet dit als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kunnen doorgaans ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van deze brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt.
Voorts vereist de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger dat op de website is te vinden dat de brief bij de raad is binnengekomen. Hiertoe is het voldoende als de naam van de afzender wordt openbaargemaakt.
Brieven/geschriften van instellingen/organisaties zijn naar hun aard doorgaans minder persoonlijk en bevatten minder persoonsgegevens. Het publiceren van deze brieven beschouwen wij niet als bovenmatig.
Ingekomen brieven van burgers die aan de raad zijn gezonden of overhandigd worden als zodanig in beginsel niet op de website van de raad openbaar gemaakt. In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken van burgers door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend de naam van de afzender, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd en is beschikbaar voor raadsleden en op het besloten gedeelte van de raadswebsite.
Indien de afzender uitdrukkelijk aangeeft te wensen dat zijn of haar brief/stuk wel dient te worden gepubliceerd, dan zal er wel publicatie plaatsvinden, waarbij ook de persoonsgegevens openbaar worden gemaakt. Er wordt geen BSN en/ of handtekening gepubliceerd.
Brieven van organisaties en instellingen worden naast de vermelding op de lijst van ingekomen stukken wel in zijn geheel gepubliceerd en zijn op de gemeentelijke website voor een ieder te raadplegen.
Voor petities geldt dat de petitie zelf, dat wil zeggen: de boodschap die men door middel van de petitie wenst uit te dragen, wel wordt gepubliceerd. De lijst met ondertekenaars wordt echter niet op de website gepubliceerd. Ook niet wanneer ondertekenaars aangegeven hebben dat hun gegevens openbaar gemaakt mogen worden (bijvoorbeeld op petities.nl). Deze toestemming moet namelijk worden gezien als toestemming aan degene die de petitie is gestart, maar het gaat te ver om deze toestemming op te vatten als een uitdrukkelijke toestemming voor publicatie op de website van de gemeente. Deze lijst met ondertekenaars is wel beschikbaar voor raadsleden en commissieleden op het besloten gedeelte van de raadswebsite.
d. Personen die tijdens openbare commissievergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of andere (rechts)personen
Personen die tijdens commissievergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Door in het openbaar van het spreekrecht gebruik te maken geven insprekers impliciet aan dat zij geen bezwaar hebben tegen publicatie van hun bijdrage op de website (zowel in de vorm van geluidsmateriaal als gepubliceerde tekst).
De bijdrage van de inspreker wordt te allen tijde op de gebruikelijke wijze uitgezonden via de gemeentelijke website en is daar ook achteraf te raadplegen.
e. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen of daaraan verwante documenten
De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen weinig besluiten voor individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Dit is soms het geval in bijlagen van raadsvoorstellen, zoals zienswijzennota’s bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn altijd afkomstig van het college van burgemeester en wethouders. Bij zienswijzen worden persoonsgegevens voor publicatie op het algemeen toegankelijke deel van de website geanonimiseerd en worden handtekeningen afgeplakt, tenzij de betrokkene aangeeft geen bezwaar te hebben tegen publicatie van de persoonsgegevens.
Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten. Het is onvermijdelijk dat hierin de naam van de appellant wordt genoemd. Voor zover het gaat om stukken die op de website gepubliceerd worden, weegt de transparantie van de procedure zwaarder dan bescherming van de privacy van degenen die bezwaar hebben aangetekend. Andere persoonsgegevens dan de naam worden niet gepubliceerd.
Een derde categorie is het indienen van een burgerinitiatief. Dat is een uitgewerkt voorstel over een onderwerp dat een buurt, een wijk of een gehele kern aangaat. Met een burgerinitiatief vragen burgers de gemeenteraad om een voorstel te bespreken en er een standpunt over in te nemen. Het verzoek en de steunbetuigingen moeten worden voorzien van de achternaam, de voornamen, het adres, de postcode, de geboortedatum en de handtekening of het BSN van degene die het verzoek indient/ondersteunt.
De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en daarbij behorende bijlagen, voor zover die op de website worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd.
Raadsstukken in het kader van bezwaarprocedures, die op de website zijn gepubliceerd, mogen de naam/namen bevatten van degene(n) die het bezwaar hebben aangetekend. De adresgegevens en overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd en handtekeningen worden afgedekt.
Een voorstel van een burgerinitiatief, dat op de website is gepubliceerd, mag de naam/namen bevatten van degene(n) die het initiatief hebben ingediend. De adresgegevens en overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd en handtekeningen worden afgedekt. De ondersteuningsverklaringen worden niet op de website gepubliceerd.
Voor alle hierboven genoemde categorieën geldt dat in het besloten gedeelte voor de gemeenteraad alle stukken wel te raadplegen zijn inclusief de persoonsgegevens.
f. Besluiten of zaken als benoemingen
Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen persoon, afgezien van diens naam, niet openbaar gemaakt.
g. Persoonsgegevens in de beantwoording door het college van burgemeester en wethouders
Brieven aan de gemeenteraad worden vaak ter afdoening doorgezonden aan het college van burgemeester en wethouders. De beantwoording van deze brieven wordt in afschrift aan de gemeenteraad gezonden. Deze brieven bevatten de adresgegevens van de briefschrijvers.
De beantwoording door het college van burgemeester en wethouders van brieven aan de gemeenteraad wordt als zodanig niet op de website openbaar gemaakt. In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke beantwoordingsbrieven door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend de naam van geadresseerde, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. De lijst met ingekomen stukken wordt op de website gepubliceerd.
Raadsleden en commissieleden kunnen op het besloten raadsgedeelte kennisnemen van de beantwoordingsbrieven waarop persoonsgegevens staan.
Artikel 4 – Anonimiseren van persoonsgegevens
In die gevallen waarin anonimiseren volgens deze gedragscode nodig is wordt aanbevolen de namen te verwijderen. Voor zover het een goed begrip van de tekst van de documenten nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, zoals bijvoorbeeld aanvrager, klager, (derde)belanghebbende etc. Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen van de Rechtspraak.
Artikel 5 – Van overeenkomstige toepassing op stukken ingediend door raadsfracties
Bepalingen in de gedragscode zijn van overeenkomstige toepassing op stukken die door de raadsfracties worden ingediend.
Artikel 6 – Inzage ingekomen stukken (e.d.) door derden
Ingekomen brieven van burgers en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd kunnen interessant zijn voor derden. In deze gedragscode is opgenomen dat in een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend de naam van de afzender, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd. Brieven of stukken van afzenders die uitdrukkelijk hebben aangegeven dat hun brief of ander stuk wel gepubliceerd dient te worden (inclusief persoonsgegevens) worden wel volledig gepubliceerd op de website. Als dat uitdrukkelijke verzoek niet is gedaan kunnen die brieven en stukken door derden dus niet worden ingezien. Een verzoek tot inzage wordt dan behandeld conform de Wet openbaarheid van Bestuur en haar uitzonderingsgronden. Uitgangspunt hierbij is, dat alles openbaar is, tenzij. Eventuele inzage van de niet geanonimiseerde stukken kan geschieden op het griffiersbureau. Reproduceren van persoonsgegevens is daarbij niet toegestaan. Indien men de stukken per mail of per post wenst te ontvangen worden deze stukken geanonimiseerd verstrekt.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2019-54498.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.