Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Zeewolde houdende regels omtrent ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Zeewolde 2019

De raad van de gemeente Zeewolde,

 

gelezen het voorstel van de Auditcommissie d.d. 17 oktober 2018;

gelet op artikel 9, lid 1, van de Verordening Auditcommissie Zeewolde 2015;

gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

 

Besluit

 

vast te stellen de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Zeewolde 2019:

 

Paragraaf 1. Ambtelijke bijstand

Artikel 1. Begripsbepalingen

In de verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    ambtelijke bijstand: bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ambtelijke bijstand niet zijnde een verzoek om informatieambtenaar;

  • b.

    ambtenaar van de gemeente niet zijnde de griffier of medewerker van de griffiedocument;

  • c.

    document als bedoeld in artikel 1, onder a, van de Wet Openbaarheid van Bestuur;

  • d.

    wet: Gemeentewet

Artikel 2 Verzoek om informatie en ambtelijke bijstand

  • 1.

    Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om:

    • a.

      feitelijke informatie van geringe omvang;

    • b.

      inzage in of afschrift van documenten waaromtrent geen geheimhouding is opgelegd krachtens de artikelen 25, 55 of 86 van de wet.

      De verzochte informatie wordt zo spoedig mogelijk verstrekt.

  • 2.

    Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris of een daartoe door de secretaris aangewezen ambtenaar daarvan in kennis. De secretaris of een aangewezen ambtenaar beslist.

  • 3.

    Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om ambtelijke bijstand.

  • 4.

    De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt zo spoedig mogelijk verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

  • 5.

    De secretaris kan het verzoek om ambtelijke bijstand afwijzen als:

    • a.

      het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

    • b.

      dit het belang van de gemeente kan schaden.

  • 6.

    Indien de bijstand wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 3. Verstrekken informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

  • 1.

    De secretaris of een aangewezen ambtenaar verstrekt de betreffende portefeuillehouder in het college desgevraagd een afschrift van het verzoek.

  • 5.

    Indien (leden van) het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van de verleende bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Artikel 4. Geschil over ambtelijke bijstand

  • 1.

    Een raadslid dat niet tevreden is over de door een ambtenaar aan hem verleende ambtelijke bijstand kan hierover in overleg treden met de secretaris.

  • 2.

    Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris op grond van artikel 2 vijfde lid wordt geweigerd of indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.

Paragraaf 2. Fractieondersteuning

Artikel 5. Financiële bijdrage; fractiebudget

  • 1.

    De raad verstrekt de fracties, zoals genoemd in artikel 7 eerste lid van het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad Zeewolde 2016, jaarlijks een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie.

  • 2.

    De bijdrage is opgebouwd uit een basisbedrag en een variabel deel.

  • 3.

    Het totale budget voor de financiele bijdrage aan de fracties wordt jaarlijks door de raad bij de programmabegroting voor het volgend jaar vastgesteld. Het totale budget voor 2019 is vastgesteld op € 28.360.

  • 4.

    Onverminderd het bepaalde in het vorige lid bedraagt, vanaf het eerste jaar volgend op de vaststelling van deze verordening, het basisbedrag € 2.300 per fractie. Het resterende deel van het door de raad vastgestelde budget wordt jaarlijks naar rato van het aantal raadszetels over de fracties verdeeld (variabele bijdrage).

Artikel 6. Besteding financiële bijdrage

  • 1.

    Fracties besteden de bijdrage uitsluitend om hun kaderstellende, volksvertegenwoordigende en controlerende rol van de fractie te versterken.

  • 2.

    De in artikel 5, eerste lid, genoemde financiële bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

    • a.

      uitgaven die in strijd zijn met enige wettelijke bepaling;

    • b.

      betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;

    • c.

      giften, leningen, beleggingen en voorschotten;

    • d.

      uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten, of

    • e.

      de kosten voor niet-partijpolitiek georiënteerde scholing in verband met de vervulling van de functie van raads- of commissielid, voor zover deze door of namens de gemeente wordt aangeboden of verzorgd.

Artikel 7. Verstrekking financiële bijdrage

De financiële bijdrage wordt vóór 31 januari van het betreffende kalenderjaar aan de fracties verstrekt.

Artikel 8. Tijdstip verstrekken financiële bijdrage in verkiezingsjaar

  • 1.

    In afwijking van het bepaalde in artikel 7 wordt in een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden de financiële bijdrage vóór 31 januari verstrekt voor de periode tot en met de maand maart. Uiterlijk vóór 30 april wordt de financiële bijdrage verstrekt voor de overige maanden van dat jaar. Hierbij wordt rekening gehouden met een eventuele verandering van het zeteltal van een fractie.

  • 2.

    De fracties die na de verkiezingen geen zitting meer hebben in de raad dienen vóór 1 juli van het verkiezingsjaar verantwoording af te leggen over de besteding van de financiële bijdrage door indiening van een afrekening bij de griffie met in achtneming van de bepalingen in artikel 9.

Artikel 9. Verantwoording fractie

  • 1.

    Elke fractie legt uiterlijk 3 maanden na afloop van het kalenderjaar aan de raad verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage onder overlegging van een verslag. Dit verslag is ondertekend door de voorzitter van de fractie in de raad.

  • 2.

    Het verslag dient te bestaan uit een exploitatieoverzicht dat inzicht geeft in de soort/aard van de bestedingen en een toelichting.

  • 3.

    De auditcommissie als bedoeld in de Verordening auditcommissie Zeewolde 2015 neemt kennis van het verslag over de besteding van de financiële bijdrage. De auditcommissie draagt er zorg voor dat de raad kennis kan nemen van de verantwoordingen van de fracties.

  • 4.

    De auditcommissie kan een fractie verzoeken van de gedane bestedingen bewijsstukken te overleggen, zoals nota’s, declaraties en bankafschriften.

  • 5.

    De raad neemt met de ontvangst van het verslag van de auditcommissie kennis van de volgende bedragen:

    • a.

      Het totaalbedrag aan uitgaven die door de fractie bekostigd zijn;

    • b.

      De hoogte van de reserve die de fractie op grond van artikel 11, tweede lid, maximaal mag vormen;

    • c.

      de wijziging (storting in of onttrekking aan) van de reserve;

    • d.

      de hoogte van de reserve;

    • e.

      het aan de gemeente terug te storten bedrag rekening houdend met de maximale hoogte van de reserve genoemd in artikel 11, tweede lid.

Artikel 10. Gevolgen splitsen fractie en einde bestaan fractie

  • 1.

    Bij afsplitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 5, vierde lid, vastgestelde financiële bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

  • 2.

    Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage met ingang van de maand waarin de fractie de kennisgeving heeft gedaan. De voormalige fractie dient binnen drie maanden na het einde van het bestaan verantwoording af te leggen over de bestedingen conform artikel 9.

Artikel 11. Reserve

  • 1.

    Onverminderd het bepaalde in het tweede lid kan een fractie het in enig kalenderjaar niet gebruikte gedeelte van de financiële bijdrage reserveren voor besteding door die fractie in de jaren van de zittingsperiode van de raad. De fracties beheren zelf de door hen opgebouwde reserve.

  • 2.

    De reserve mag in het eerste jaar van de zittingsperiode van de raad niet groter zijn dan 30% van de financiële bijdrage die de fractie in het voorafgaande kalenderjaar toekwam op grond van artikel 5, vierde lid.

    In het tweede zittingsjaar mag een fractie naast het niet verbruikte deel van de reserve uit het eerste zittingsjaar maximaal 30% van de financiële bijdrage uit het eerste zittingsjaar reserveren.

    In het derde zittingsjaar mag een fractie naast het niet verbruikte deel van de reserves uit het eerste en/of tweede zittingsjaar maximaal 30% van de financiële bijdrage uit het tweede zittingsjaar reserveren.

    In het laatste zittingsjaar mag een fractie naast het niet verbruikte deel van de reserves uit het eerste, tweede en/of derde zittingsjaar maximaal 30% van de financiële bijdrage uit het derde zittingsjaar reserveren.

  • 3.

    Op de besteding van de reserve zijn de artikelen 6 en 9 van deze verordening van overeenkomstige toepassing.

  • 4.

    Reserves blijven na gemeenteraadsverkiezingen niet beschikbaar voor de fracties.

    De niet bestede gelden uit de reserve dienen na elke gemeenteraadsverkiezing en vóór 1 juli van het betreffende jaar te worden teruggestort aan de gemeente.

  • 5.

    Bij afsplitsing van een fractie wordt de door de oorspronkelijk fractie gevormde reserve naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden verdeeld over de oorspronkelijke en nieuwe fractie(s).

Artikel 12. Toepassing Awb

Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing op de financiële bijdrage die een fractie ontvangt.

Paragraaf 3. Slotbepalingen

Artikel 13. Intrekking oude verordening

De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Zeewolde 2016 wordt met ingang van 1 januari 2019 ingetrokken.

Artikel 14. Inwerkingtreding nieuwe verordening en overgangsregeling

Deze verordening treedt met terug werkende kracht tot 1 januari 2019 in werking met dien verstande, dat de artikelen uit paragraaf 2 van deze verordening eveneens van toepassing zijn op de verantwoording, die de fracties afleggen over de financiële vergoedingen, die zij in 2018 hebben ontvangen en over de besteding waarvan zij in 2019 verantwoording dienen af te leggen.

Artikel 15. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Zeewolde 2019”.

 

 

Aldus besloten door de raad van de gemeente Zeewolde in zijn openbare vergadering van 21 februari 2019.

de griffier,

L. van Heezik

de voorzitter,

G.J. Gorter

Naar boven