Verordening op de raadscommissie gemeente Boxmeer 2018

Onderwerp:

Vaststelling van de Verordening op de raadscommissie gemeente Boxmeer 2018.

Nummer:

7e.

De raad van de gemeente Boxmeer;

gelezen het voorstel van het presidium d.d. 21 januari 2019;

gelet op artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet;

B E S L U I T :

tot vaststelling van de navolgende verordening:

Verordening op de raadscommissie gemeente Boxmeer 2018

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1. commissiegriffier: griffier van de raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• 2. commissielid: lid van de raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• 3. commissievoorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• 4. griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

• 5. burgerraadslid: een door het presidium op voordracht van een fractie als zodanig benoemd niet-raadslid dat lid kan zijn van de raadscommissie;

• 6. agendacommissie: de door de raad ingestelde commissie die de korte en lange termijnplanning en agendering van onderwerpen vaststelt die beeldvormend of oordeelsvormend ter voorbereiding aan de raadscommissie worden voorgelegd;

• 7. raadsfractie: de raadsfractie als genoemd in het Reglement van orde 2014;

• 8. fractievoorzitter: de voorzitter van de fractie in de gemeenteraad;

• 9. vergaderapp: de applicatie op een tablet die toegang geeft tot de agenda en vergaderstukken voor vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissie.

Artikel 2. Instelling raadscommissie

Er is een algemene raadscommissie die de besluitvorming van de raad voorbereidt, de raadscommissie.

Artikel 3. Taken

De raadscommissie:

• 1. is een platform waarin kennis wordt verzameld en overgedragen;

• 2. hoort en spreekt met burgers die zaken die de raad aangaan willen toelichten;

• 3. brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben;

• 4. kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder c;

• 5. voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen bedoeld onder c.

Artikel 4. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter

• 1. De raadscommissie wordt gevormd door leden van de raad of burgerraadsleden. Zij bestaat uit twee commissieleden per fractie. Een eenmansfractie die na 29 maart 2018 in de gemeenteraad wordt gevormd is in de commissie vertegenwoordigd met een commissielid.

• 2. De commissieleden worden namens de raad door het presidium op voordracht van de fracties benoemd.

• 3. Zowel raadsleden als niet-raadsleden (=burgerraadsleden) kunnen lid zijn. De artikelen 10, 11, 12, 13, 14 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn.

• 4. De fractievoorzitter bepaalt wie van de raadsleden en niet-raadsleden namens zijn fractie de fractie vertegenwoordigt in vergaderingen van de raadscommissie. Dit kan per agendapunt verschillend zijn. De fractie kan altijd vertegenwoordigd worden door twee raadsleden; per fractie wordt hooguit een niet-raadslid daarvoor aangewezen. Een eenmansfractie die op 29 maart 2018 in de gemeenteraad is gevormd kan zich in de commissie laten vertegenwoordigen door twee niet-raadsleden (burgerraads-leden).

• 5. De agendacommissie wijst uit haar midden of uit de in het presidium vertegenwoordigde raadsleden voor iedere vergadering van de raadscommissie een voorzitter aan.

Artikel 5. Zittingsduur en vacatures

• 1. De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 2. Een commissielid houdt op lid te zijn als niet meer voldaan wordt aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen.

• 3. Het presidium kan namens de raad een commissielid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen.

• 4. Een commissielid kan te allen tijde ontslag nemen. Deze doet daarvan schriftelijk of via mail aan de griffier mededeling aan het presidium. Het ontslag gaat in op de aangegeven datum tenzij het presidium anders besluit.

• 5. Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist het presidium zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

• 6. Als een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van commissieleden die op voordracht van die fractie zijn benoemd van rechtswege.

Artikel 6. De commissiegriffier

• 1. De griffier voorziet in de ondersteuning van de raadscommissie; hij kan ter ondersteuning van de raadscommissie een op de griffie werkzame ambtenaar benoemen of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar, als commissiegriffier.

• 2. De griffier of de commissiegriffier is aanwezig in de vergaderingen en kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan de beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

Hoofdstuk 2. Vergaderingen

Paragraaf 1. Soorten vergadering

Artikel 7. Vergaderingen

• 1. Vergaderingen worden door de agendacommissie ingedeeld in de volgende categorieën:

  • a. commissievergaderingen;

  • b. overige bijeenkomsten.

    De commissievergaderingen kunnen beeldvormende en/of oordeelsvormende agendapunten bevatten.

• 2. Een beeldvormend agendapunt is bedoeld om informatie te verzamelen en uit te wisselen. Dit kan geschieden ter voorbereiding op een oordeelsvormende behandeling in een vergadering van de raadscommissie of een raadsvergadering of voor een ander doel ingeval dit door de agendacommissie daarvoor het meest geschikt wordt geacht.

• 3. Een oordeelsvormend agendapunt is bedoeld om in een inhoudelijk politiek debat tussen de leden van de commissie een politiek standpunt te formuleren op grond van argumenten en de weging daarvan. Bij deze behandeling worden behoudens toestemming van de voorzitter geen technische vragen gesteld.

• 4. Overige bijeenkomsten zijn bedoeld voor de leden van de raad en de commissie om zich te oriënteren op actuele onderwerpen. De vorm waarin dat geschiedt en de openbaarheid daarvan wordt bepaald door de agendacommissie.

• 5. De agendacommissie geeft per agendapunt aan of het een beeldvormende en/of oordeelsvormende behandeling betreft.

Paragraaf 2. Voorbereidingen

Artikel 8. Voorlopige agenda en oproep

• 1. De agendacommissie maakt een voorlopige agenda op. De voorlopige agenda wordt besproken met (een vertegenwoordiging van) het college. Daarna stelt de agendacommissie de agenda vast.

• 2. Tenminste een week voor een vergadering zendt de agendacommissie de commissieleden een oproep en de agenda met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken.

• 3. Als een aangepaste agenda als bedoeld in artikel 9, eerste lid, wordt vastgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 24 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.

• 4. De uitnodiging voor de vergadering geschiedt digitaal. De griffier draagt zorg voor de digitale toezending via mail en/of via de vergaderapp.

• 5. De agenda en bijbehorende stukken voor een vergadering als bedoeld in artikel 7, eerste lid, onder a, zijn openbaar, tenzij de agendacommissie (voor delen daarvan) anders besluit.

Artikel 9. Aanvullende agenda; vaststellen definitieve agenda

• 1. In spoedeisende gevallen kan de agendacommissie of de aangewezen commissievoorzitter na het verzenden van een oproep een aangepaste agenda opstellen.

• 2. Een agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie definitief vastgesteld.

Artikel 10. Ter inzage leggen van stukken

• 1. Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de oproep op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.

• 2. Stukken die digitaal beschikbaar zijn worden op de website (raadsinformatiesysteem) van de gemeente geplaatst en zo mogelijk ook via de vergaderapp beschikbaar gemaakt.

• 3. Als omtrent stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage. Deze kunnen ter beoordeling van de griffier ook op het voor raadsleden en burgerraadsleden besloten gedeelte van het raadsinformatie-systeem beschikbaar worden gesteld.

Artikel 11. Openbare kennisgeving

Openbare commissievergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging op de gemeentelijke website en/of op de agenda in het raadsinformatiesysteem en zo mogelijk ook door plaatsing in de gemeenterubriek van een lokaal verschijnend weekblad.

Artikel 12. Stellen van technische vragen

• 1. Ter voorbereiding op een commissievergadering kunnen door leden van de raad of burgerraadsleden technische vragen schriftelijk (via mail) worden gesteld.

• 2. De vragen dienen uiterlijk binnen een week na oproep van de agendacommissie aan de griffie te worden gezonden (woensdag 12.00 uur).

• 3. De griffie geleidt deze vragen door aan het college.

• 4. Het college draagt er zorg voor dat de vragen binnen veertien dagen worden beantwoord (woensdag 12.00 uur).

Paragraaf 3. Ter vergadering

Artikel 13. Presentielijst

• 1. De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen. Hierop wordt aangetekend wie namens welke fractie bij welk agendapunt aanwezig is.

• 2. Aan het einde van elke vergadering wordt de lijst door de commissievoorzitter en de commissiegriffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 14. Opening vergadering en quorum

• 1. Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

• 2. Als ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste 24 uur na de oproeping is gelegen.

• 3. Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

Artikel 15. Afsprakenlijst

• 1. De commissiegriffier draagt zorg voor afsprakenlijsten van vergaderingen. Volstaan wordt met een afsprakenlijst en een digitale opname van het besprokene. De agendacommissie kan vooraf bepalen dat ook deze achterwege kan blijven. Een afsprakenlijst bevat in ieder geval:

  • a. de namen van de commissieleden, de commissievoorzitter, de (commissie)griffier, de burgemeester, de wethouders en allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

  • b. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • c. een samenvatting van het advies aan de raad en gemaakte afspraken en/of gedane toezeggingen;

  • d. bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 16 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

• 2. De griffier draagt zorg voor een geactualiseerd overzicht van de gemaakte afspraken en toezeggingen, welk overzicht door de agendacommissie wordt vastgesteld en aan de raad ter kennis wordt gebracht.

• 3. Vastgestelde afsprakenlijsten/verslagen worden ondertekend door de commissievoorzitter en commissiegriffier.

• 4. Als afsprakenlijsten elektronisch beschikbaar zijn, worden ze op de website van de gemeente geplaatst.

Artikel 16. Advies; geen stemmingen

• 1. Als de raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.

• 2. In het advies worden opgenomen de standpunten van alle (leden van de) fracties.

• 3. In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van over geheimhouding en met betrekking tot de orde.

Artikel 17. Beraadslaging

Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt met instemming van de commissie op de volgens de commissievoorzitter gestelde wijze.

Artikel 18. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Op uitnodiging van de raadscommissie of de voorzitter kunnen deze op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 19. Spreekrecht burgers

• 1. Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren (spreekrecht) over agendapunten die beeldvormend geagendeerd zijn.

• 2. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk 48 uren voor de aanvang van de vergadering aan de commissiegriffier onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover het woord gevoerd wenst te worden.

• 3. De commissievoorzitter bepaalt de volgorde waarin insprekers het woord kunnen voeren.

• 4. De inspreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering. De commissievoorzitter of een commissielid kan de vergadering voorstellen van deze wijze van behandeling af te wijken.

Artikel 20. Handhaving orde en schorsing

• 1. De commissievoorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering.

• 2. Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid, dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

• 3. Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

• 4. Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

Artikel 21. Voorstellen van orde

Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.

Paragraaf 4. Besloten vergaderingen

Artikel 22. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 23. Afsprakenlijst besloten vergadering

• 1. Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier. Artikel 10, derde lid, is daarbij eveneens van toepassing.

• 2. Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk aan de raad ter vaststelling aangeboden. Tijdens de raadsvergadering neemt de raad een besluit over het al dan niet openbaar maken van het verslag.

Artikel 24. Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Paragraaf 5. Toehoorders en pers

Artikel 25. Toehoorders en pers

• 1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

• 2. Het blijk geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

• 3. De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

• 4. Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 26. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de (commissie)griffier en gedragen zich naar de aanwijzingen van de voorzitter.

Hoofdstuk 3. Slotbepalingen

Artikel 27. Uitleg verordening.

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de voorzitter van de commissie.

Artikel 28. Intrekken oude verordening

De Verordening op de raadscommissie 2018, vastgesteld bij raadsbesluit d.d. 25 september 2014 en gewijzigd per 7 april 2016, wordt ingetrokken.

Artikel 29. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt, na publicatie, in werking op dag na de bekendmaking daarvan en werkt terug tot en met 29 maart 2018.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de raadscommissie 2018.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Boxmeer

in zijn openbare vergadering van 7 februari 2019.

De raad voornoemd,

de griffier,	de voorzitter,
A.W.J.M. Cornelissen MMC	K.W.T. van Soest

De raad voornoemd,