Budgethoudersregeling gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking, gemeente Montfoort en gemeente IJsselstein

Het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam UW Samenwerking en de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Montfoort en IJsselstein, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;

gelet op artikel 14 van de financiële verordening gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking 2014, de financiële verordening gemeente Montfoort 2010 en de financiële verordening gemeente IJsselstein 2011 en de Gemeentewet;

B E S L U I T E N :

vast te stellen de budgethoudersregeling gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking, gemeente Montfoort en gemeente IJsselstein, met dien verstande dat de gemeentesecretaris van Montfoort wordt aangewezen als budgetverantwoordelijke voor de budgetten van de gemeente Montfoort Enig-artikel

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepaling

• Begroting

• Begrotingswijziging: betreft de verschuiving van budgetten tussen programma`s en dekkingsmiddelen. Deze worden door het dagelijks bestuur c.q. college ter besluitvorming voorgelegd aan het algemeen bestuur c.q. de gemeenteraad;

• College: het college van burgemeester en wethouders van de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten;

• Budget: een door het dagelijks bestuur dan wel het college in de taakveldraming van een bepaald jaar beschikbaar gesteld bedrag voor het realiseren van een taak binnen een door het algemeen bestuur dan wel de gemeenteraad vastgesteld programma en het daaraan gekoppelde beleid en/ of activiteiten of prestaties. Dit omvat zowel de exploitatie als investeringen;

• Financieel mandaat: de bevoegdheid van een ambtenaar aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten en aan wie de bevoegdheid is gemandateerd om een overeenkomst tot levering van goederen en/of diensten en/of aanneming c.q. gunning van werken aan te gaan en om ten laste hiervan bestedingen te verrichten. Om budgetten te kunnen aanwenden kan het nodig zijn dat bepaalde bestuursrechtelijke, privaatrechtelijke of feitelijke handelingen worden verricht. De budgethouder mag niet automatisch op grond van zijn budgethouderschap de nodige bijbehorende rechtshandelingen verrichten, maar kan hiervoor aparte mandaten, volmachten en machtigingen nodig hebben van het ter zake bevoegd bestuursorgaan. Deze zijn te vinden in het mandaatregister UW Samenwerking;

• Hoofdbudgethouder: de algemeen directeur van UW Samenwerking. De hoofdbudgethouder wijst één of meerdere budgethouders aan;

• Programmaregisseur: de door de hoofdbudgethouder aangewezen medewerker, tevens budgethouder, die eindverantwoordelijk is voor het hem/haar toegewezen programma en het aanspreekpunt is voor dit programma;

• Budgethouder: de medewerker (programmaregisseur) die verantwoordelijk is voor de realisering van de taakstellingen verbonden aan de hem toegewezen budgetten en het aanwijzen van een of meerdere deelbudgethouders en/of budgetbeheerders;

• Deelbudgethouder: demedewerker die, onder eindverantwoordelijkheid van de budgethouder, verantwoordelijk is voor de realisering van de taakstellingen, verbonden aan de hem toegewezen budgetten;

• Budgetbeheerder: de medewerker die onder verantwoordelijkheid van de (deel)budgethouder belast is met de realisering van de taakstellingen verbonden aan de hem toegewezen budgetten;

• Prestatieverklaring: een bewijsstuk, waarmee vastgelegd wordt dat de prestatie, waarvoor een factuur ontvangen is, ook daadwerkelijk geleverd is;

• Taak:  het resultaat van samenhangend handelen, meetbaar gemaakt in tijd, geld en kwaliteit;

• Taakveld: een door het ministerie voorgeschreven eenheid van taken en daaraan gerelateerde activiteiten van gemeenten waar budgetten aan gekoppeld zijn en op welk niveau de rechtmatigheid wordt vastgesteld;

• Taakveldraming: een gedetailleerde uitwerking van de taakveldbegroting;

• Technische begrotingswijziging: de verschuiving van budgetten binnen of tussen taakvelden binnen één programma;

• Verplichting: de verplichting tot het verrichten van een financiële beheershandeling (zoals het doen van betalingen of een verrekening) aan een derde op grond van een overeenkomst, besluit of beschikkingVerplichting: de verplichting tot het verrichten van een financiële beheershandeling (zoals het doen van betalingen of een verrekening) aan een derde op grond van een overeenkomst, besluit of beschikking.

Artikel 2 Vaststelling budgetten gemeenten

• 1. Jaarlijks, voor een door het college vast te stellen datum, leveren de hoofdbudgethouder en de programmaregisseurs aan het college de gegevens ten behoeve van de voor het volgende kalenderjaar op te stellen gemeentebegroting aan.

• 2. Bij het opstellen wordt rekening gehouden met de door de raad en/of het college vastgestelde kaders.

• 3. Indien in de begroting de prestaties, zowel kwantitatief als kwalitatief, niet of onvoldoende zijn te beschrijven zullen tussen het college en de hoofdbudgethouder specifieke afspraken worden gemaakt.

Artikel 3 Vaststelling budgetten openbaar lichaam UW Samenwerking

• 1. Jaarlijks, voor een door het dagelijks bestuur vast te stellen datum, leveren de hoofdbudgethouder en de programmaregisseurs aan het dagelijks bestuur de gegevens ten behoeve van de voor het volgende kalenderjaar op te stellen begroting aan.

• 2. Bij het opstellen wordt rekening gehouden met de door het algemeen bestuur en/of dagelijks bestuur vastgestelde begrotingsrichtlijnen.

Hoofdstuk 2 Budgethouderschap

Artikel 4 Hoofdbudgethouder (algemeen directeur), budgethouder (programmaregisseur) en deelbudgethouder

• 1. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de begroting van het openbaar lichaam UW Samenwerking ligt in handen van het dagelijks bestuur.

• 2. De uitvoering wordt door het dagelijks bestuur opgedragen aan de hoofdbudgethouder. De hoofdbudgethouder draagt de uitvoering op aan een programmaregisseur. De programmaregisseur is ook de budgethouder. De budgethouder kan voor de uitvoering deelbudgethouders aanwijzen. De (deel)budgethouder kan voor de uitvoering budgetbeheerders aanwijzen. De hoofdbudgethouder is verantwoordelijk voor voortgangs- en budgetbewaking en rapporteert, conform de Planning & Control cyclus, aan het dagelijks bestuur.

• 3. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de gemeentebegroting van de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten ligt in handen van het college.

Artikel 5 Budgetbeheerder

• 1. De budgetbeheerder is de medewerker die belast is met de uitvoering en besteding van de aan de taak toegewezen opdracht en budget. Hiermee wordt hij verantwoordelijk voor de besteding van de aan deze taak toegewezen middelen (= budget).

• 2. De budgetbeheerder informeert de (deel)budgethouder tijdig over dreigende over- en onderschrijdingen.

• 3. De deelbudgethouder informeert de budgethouder tijdig over dreigende over- en onderschrij-dingen.

• 4. De budgethouder informeert de programmaregisseur tijdig over dreigende over- en onderschrijdingen.

• 5. De hoofdbudgethouder blijft altijd eindverantwoordelijk.

Artikel 6 Functiescheiding

De functie van (deel)budgethouder en budgetbeheerder is onverenigbaar met:

• de registrerende functie;

• de betalingsfiatterende functie;

• de functie van kassier.

Artikel 7 Mandateren

• 1. De financiële mandaten worden schriftelijk (c.q. electronisch) vastgelegd. Dit geldt zowel voor de aanwijzing van de programmaregisseur door de hoofdbudgethouder als voor de budgetten die door het college dan wel het dagelijks bestuur aan de hoofdbudgethouder, door de hoofdbudgethouder aan de budgethouder (programmaregisseur), door de budgethouder aan deelbudgethouders en door de (deel)budgethouders aan de budgetbeheerders zijn gemandateerd.

• 2. Doormandateren en het intrekken daarvan kan slechts geschieden met de schriftelijke instemming van de desbetreffende programmaregisseur.

• 3. Een kopie van de vastlegging van het mandaat of de intrekking ervan wordt verstrekt door de financiële administratie.

• 4. De bepalingen van deze regeling zijn van toepassing op alle gemandateerde medewerkers.

Hoofdstuk 3 Invulling van het budgethouderschap c.q. -beheer

Artikel 8 Aangaan van verplichtingen, betalingen

• 1. De hoofdbudgethouder, budgethouders, deelbudgethouders en budgetbeheerders gaan namens UW Samenwerking dan wel namens de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten verplichtingen aan. Daarbij nemen zij de procedures (aanbesteding- en inkoopbeleid) en het bepaalde in de volgende leden in acht.

• 2. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat is geconstateerd dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is en dat ze passen binnen de taakstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld.

• 3. Indien onvoldoende budget aanwezig is dient vooraf bij het college / dagelijks bestuur aanvullende budgetruimte te worden aangevraagd.

• 4. Uitsluitend in geval van calamiteiten is het toegestaan, indien mogelijk na overleg met het college / dagelijks bestuur, verplichtingen aan te gaan zonder dat daarvoor een goedgekeurd dan wel toereikend budget aanwezig is.

• 5. Als van de bepaling onder lid 4. gebruik wordt gemaakt en geen overleg mogelijk was, wordt het college / algemeen bestuur terstond geïnformeerd over de noodzaak van deze handelwijze en de gevolgen. Zo spoedig mogelijk wordt aan het college / dagelijks bestuur een voorstel voorgelegd tot het beschikbaar stellen van een budget, alsmede voor de wijze waarop de betreffende uitgaven dienen te worden gedekt.

• 6. Alleen de desbetreffende (deel)budgethouder/budgetbeheerder codeert, dateert en accordeert facturen. Bij afwezigheid van budgetbeheerder of (deel)budgethouder, als betaling van een factuur geen uitstel kan dulden, accordeert de naasthogere budgetverantwoordelijke volgens het principe van verticale vervanging.

• 7. De budgetbeheerder laat gecodeerde facturen groter dan € 5.000,- mede accorderen door de (deel)budgethouder.

• 8. Het is niet toegestaan dat de hoofdbudgethouder, (deel)budgethouder en budgetbeheerder betalingen aan zichzelf autoriseren (bv declaraties).

• 9. De hoofdbudgethouder, de (deel)budgethouders en budgetbeheerders mogen verplichtingen aangaan tot de onderstaande bedragen:

  Functie	Bevoegd tot maximaal
  College / dagelijks bestuur	Bedragen hoger dan € 400.000,-
  Hoofdbudgethouder	€ 400.000,-
  (Deel)budgethouder	€ 200.000,-
  Budgetbeheerder	€ 5.000,-

• 10. De (deel)budgethouder en/of budgetbeheerder heeft de verantwoordelijkheid om de prestatieverklaring vast te leggen bij ontvangst van een factuur.

• 11. De hoofdbudgethouder kan per geval of in het algemeen instructies geven aan de (deel)budgethouders en budgetbeheerders en nadere regels stellen voor de administratieve vastlegging, verantwoording, autorisatie van verplichtingen en lagere maximale hoogtes van bevoegdheden.

Artikel 9 Verschuiving van budgetten

• 1. Verschuiving van inkomsten en/of uitgaven tussen programma en algemene dekkingsmiddelen is in het kader van deze regeling niet relevant omdat het een bevoegdheid betreft van het algemeen bestuur respectievelijk van de betrokken gemeenteraad. Voor verschuivingen van inkomsten en / of uitgaven tussen programma’s en / of van de algemene dekkingsmiddelen van of naar een programma is een besluit van het algemeen bestuur / gemeenteraad nodig. Het vereist een door een raadsbesluit of besluit van het algemeen bestuur vastgestelde begrotingswijziging.

• 2. Verschuivingen van budgetten tussen taakvelden binnen het programma (productniveau): Het dagelijks bestuur dan wel het betrokken college stelt, op voorstel van de programmaregisseur, een technische begrotingswijziging vast, waarbij wordt geschoven met budgetten tussen taakvelden binnen een programma. Hierbij geldt de voorwaarde dat de aan de budgetten verbonden taakopdrachten wel gerealiseerd worden. De programmaregisseur (budgethouder) is bevoegd binnen de samenstellende onderdelen van een investering te schuiven indien dit uit doelmatigheidsoverwegingen gewenst is.

• 3. Verschuiving van middelen binnen een taakveld: Het is de (deel)budgethouder toegestaan om te schuiven met middelen binnen een taakveld met dezelfde kostencategorie (dus schuiven binnen kostensoort). Hierbij geldt de voorwaarde dat de aan de middelen verbonden taakopdrachten wel gerealiseerd worden.

Hoofdstuk 4 Slotbepalingen

Artikel 10 Toezicht

• 1. Onverminderd de verantwoordelijkheden van de verschillende programmaregisseurs, deelbudgethouders en budgetbeheerders is de hoofdbudgethouder verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van deze regeling. Hij heeft in deze rol een aanwijzingsbevoegdheid.

• 2. Toezicht op de naleving van deze regeling wordt vormgegeven volgens het PDCA (Plan, Do, Check, Act) principe.

Artikel 11 Informatievoorziening / registratie

• 1. Iedere programmaregisseur, (deel)budgethouder en budgetbeheerder heeft toegang tot financiële informatie over de toegewezen budgetten.

• 2. De financiële administratie houdt een register bij waarin programmaregisseurs, deelbudgethouders en budgetbeheerders per budget worden vastgelegd, alsmede tot welke bedragen zij verplichtingen mogen aangaan ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

Artikel 12 Overige bepalingen

• 1. De hoofdbudgethouder, (deel)budgethouders en budgetbeheerders zijn verplicht alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie noodzakelijk is. Zij kunnen zich niet op onvolledigheid van deze regeling of ander voorschrift beroepen bij het nalaten van wat normaal gesproken naar redelijkheid tot de taak wordt geacht te behoren.

• 2. De hoofdbudgethouder, programmaregisseurs, (deel)budgethouders en budgetbeheerders handelen bij het toewijzen en uitvoeren van het budgethouderschap publiekrechtelijk en privaatrechtelijk volgens de geldende regels, zoals onder andere vastgelegd in:

  • a. Deze budgethoudersregeling;

  • b. De mandaatbesluiten en mandatenlijsten;

  • c. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid;

  • d. De Nederlandse wet.

• 3. In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het dagelijks bestuur/college.

Artikel 13 Intrekken en inwerkingtreding

• 1. De op 14 maart 2017 door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Montfoort, op 28 februari 2017 door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente IJsselstein en op 27 februari 2017 door het dagelijks bestuur van UW Samenwerking vastgestelde “Budgethoudersregeling gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking, gemeente Montfoort en gemeente IJsselstein”, wordt ingetrokken.

• 2. Deze regeling treedt in werking op de dag na de dag van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2018.

Artikel 14 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als Budgethoudersregeling UW Samenwerking, gemeente Montfoort en gemeente IJsselstein.

Aldus besloten in de vergadering van burgemeester en wethouders van Montfoort, gehouden op 29 mei 2018

De secretaris,

N.H. van der Veer

De burgemeester,

P.J. van Hartskamp-de Jong

Aldus besloten in de vergadering van burgemeester en wethouders van IJsselstein, gehouden op 29 mei 2018

De secretaris,

E. Luchtenburg

De burgemeester,

P.J.M. van Domburg

Aldus besloten in de vergadering van het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking, gehouden op 11 april 2018.

De secretaris,

E. Lichtenburg

De voorzitter,

P.J.M. van Domburg