Protocol cameratoezicht gemeentehuis Waddinxveen

De maatschappij verandert en de escalatie van geweld is een toenemend probleem. Op de persoon gerichte dreigementen doen zich steeds vaker voor binnen de gemeente. Het dwingt tot verscherping van de veiligheidsmaatregelen ter bescherming van de bestuurders, ambtenaren, bezoekers, gebouwen en materialen.

Dit protocol heeft betrekking op het cameratoezicht, dat gedurende en buiten openingstijden plaatsvindt, in de voor publiek toegankelijke ruimte in de publiekshal en aan de buitenzijde van het gemeentehuis Waddinxveen en in de fietsenstalling, aan de Beukenhof 1 te Waddinxveen.

Het cameratoezicht wordt ingezet om personen en eigendommen te beschermen. Deze vorm van cameratoezicht wordt aangemerkt als privaat cameratoezicht en valt daarmee onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming en aanverwante wet- en regelgeving.

Het protocol geeft een beschrijving van taken, verantwoordelijkheden en procedures inzake het cameratoezicht met het oog op een integer gebruik van het camerasysteem en de bescherming van de privacy van alle bezoekers (zoals inwoners, medewerkers, bestuurders en derden) in het gemeentehuis Waddinxveen.

Er zijn aan de binnenzijde van het gebouw borden opgehangen waarop wordt gemeld dat er beeldopnamen kunnen worden gemaakt. De medewerkers zijn vooraf geïnformeerd via een mededeling op intranet en het instemmingsbesluit van de Ondernemingsraad.

Artikel 1 Begripsbepaling

In dit protocol wordt verstaan onder:

• a. camerasysteem: het geheel van camera’s dat is geplaatst in – of zijn gericht op – voor publiek toegankelijke ruimte in de publiekshal, aan de buitenzijde van het gemeentehuis Waddinxveen en in de fietsenstalling, aan de Beukenhof 1 te Waddinxveen.

• b. incident: een strafbaar feit, ongeval of andere overlastgevende gedraging of gebeurtenis die gevaar of dreigend gevaar vormt voor de gezondheid of veiligheid van personen of de bewaking van zaken in en bij het gemeentehuis Waddinxveen en vraagt om optreden door de verantwoordelijke.

• c. verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens waaronder wordt verstaan het verzamelen en vastleggen van beeldopnamen met het camerasysteem en het bewaren daarvan op een afzonderlijk opslagmedium alsmede de overige in artikel 1b van de Wet bescherming persoonsgegevens bedoelde handelingen.

• d. verantwoordelijke: degene die alleen of tezamen met anderen het doel en de middelen voor de verwerking van de persoonsgegevens vaststelt, in casu de gemeentesecretaris van de gemeente Waddinxveen.

• e. Facility manager / Functionaris voor de gegevensbescherming: degene die, onder verantwoordelijkheid van de gemeente Waddinxveen, belast is met de zorg voor het verwerken van de persoonsgegevens. Bij diens afwezigheid treedt een vervanger in diens plaats. Bevoegdheden en verantwoordelijkheden betreffende de Facility Manager / Functionaris voor de gegevensbescherming zoals verwoord in de artikelen zijn in dat geval derhalve in gelijke mate van toepassing op diens vervanger.

• f. gebouw: pand in eigendom van de gemeente Waddinxveen, Beukenhof 1 te Waddinxveen.

• g. betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.

• h. verstrekking van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.

• i. Wet/AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming en Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming.

• j. AIT: Agressie Interventie Team.

Artikel 2 Doel verwerking persoonsgegevens

• 1. De verwerking van persoonsgegevens geschiedt alleen voor:

  • a. de bescherming van de veiligheid en gezondheid van personen in het gemeentehuis Waddinxveen door het tijdig waarnemen van en adequaat ingrijpen bij (dreigende) incidenten. Waddinxveen zoekt daarbij naar een balans tussen de bescherming van het bestuur van (de verschillende onderdelen van) de gemeente, haar medewerkers en bezoekers tegen agressie en ongeoorloofde handelingen;

  • b. de beveiliging van de hoofd- en personeelsingang en fietsenstalling;

  • c. ter bewaking en beveiliging van eigendommen van medewerkers, bezoekers en organisatieonderdelen voorzover die zich in de voor publiek toegankelijke ruimten van het gemeentehuis Waddinxveen bevinden;

  • d. ter voorkoming van fraude;

  • e. binnen het kader van de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) om zo conform deze regels de privacy van medewerkers en bezoekers te kunnen waarborgen;

  • f. om een goede uitvoering te kunnen geven aan maatregelen die op grond van gemeentelijke fysieke beveiligingsnormen genomen dienen te worden.

Artikel 3 Kenbaarheid, soort gegevens

• 1. Voor het publiek dat het gemeentehuis Waddinxveen binnengaat, is het kenbaar dat er gebruik wordt gemaakt van (on)zichtbare camera’s door middel van tekens (informatieborden en/of pictogrammen) die duidelijk zichtbaar zijn aangebracht op of bij de toegangsdeuren.

• 2. Alle medewerkers die werkzaam zijn in gemeentehuis Waddinxveen worden c.f. artikel 13 voorafgaand aan de inwerkingtreding van dit cameraprotocol hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld via een mededeling op intranet en het instemmingsbesluit van de Ondernemingsraad.

• 3. Gedurende en buiten de openingstijden worden in de voor publiek toegankelijke ruimte in de publiekshal en aan de buitenzijde van het gemeentehuis Waddinxveen en in de fietsenstalling met behulp van een camerasysteem op basis van beweging beeldopnamen en gegevens digitaal vastgelegd. De plaatsing van de camera’s zijn vastgelegd in bijlage 1.

• 4. Er worden geen geluidsopnamen gemaakt.

• 5. De persoonsgegevens die worden verwerkt zijn:

  • a. beeldopnamen van de voor publiek toegankelijke ruimte in de publiekshal aan de buitenzijde bij de hoofdingang camera’s van gemeentehuis Waddinxveen, Beukenhof 1 te Waddinxveen.

  • b. gegevens met betrekking tot het tijdstip waarop, de datum waarop en de plaats waar de beeldopnamen zijn gemaakt.

Artikel 4 Taken en verantwoordelijkheden

• 1. De verantwoordelijkheid voor het cameratoezicht in gemeentehuis Waddinxveen ligt bij de gemeentesecretaris.

• 2. De interne (beveiligings)medewerkers en/of een lid van het Agressie Interventie Team (AIT) die hiertoe is aangewezen, bedient de apparatuur en kan de camerabeelden indien daartoe aanleiding is vervolgens op verzoek van de Facility Manager / Functionaris voor de gegevensbescherming ‘real time’ bekijken.

• 3. Indien zich een incident voordoet en onderzoek van de beeldopnamen noodzakelijk is, is de Facility Manager / Functionaris voor de gegevensbescherming verantwoordelijk voor onder meer het volgende:

  • a. Zo snel mogelijk analyseren en evalueren van de beeldopnamen, zodat deze niet langer dan noodzakelijk bewaard blijven.

  • b. Indien de beeldopnamen moeten worden bewaard voor onderzoek, worden de betreffende beeldopnamen gekopieerd of overgeschreven naar een afzonderlijk opslagmedium. Hiervan wordt een registratie bijgehouden. Na afhandeling van het incident wordt opdracht gegeven tot het vernietigen van de beeldopnamen.

Artikel 5 Bewaartermijn en verwijdering van persoonsgegevens

• 1. Het camerasysteem verwijdert de persoonsgegevens 7 dagen nadat de opnamen zijn gemaakt.

• 2. De verwijdering van de persoonsgegevens geschiedt doordat er na 7 dagen automatisch nieuwe opnamen worden opgenomen over de oude.

• 3. Slechts indien op de beeldopnamen een incident staat, kunnen de beeldopnamen langer dan 7 dagen worden bewaard. De beeldopnamen worden niet langer bewaard dan nodig is voor verwerkelijking van de doelen waarvoor zij worden verzameld. Na afhandeling van het incident worden de opnamen vernietigd.

Artikel 6 Verstrekking persoonsgegevens

• 1. De persoonsgegevens (beelden) worden slechts verstrekt aan derden indien dit verenigbaar is met het doel van de verwerking van de persoonsgegevens zoals bepaald in artikel 2.

• 2. De Facility Manager / Functionaris voor gegevensbescherming beoordeelt de geschiktheid van de beeldopnamen in het kader van het ter beschikking stellen aan derden. Dit wordt gedaan met inachtneming van het bepaalde in de Wet.

• 3. Beeldopnamen worden in geval van incidenten aan de politie verstrekt indien hierom uitdrukkelijk door de politie wordt verzocht onder verwijzing naar de wettelijke regeling die daaraan ten grondslag ligt dan wel indien dit noodzakelijk is voor hun publiekrechtelijke taakuitvoering.

• 4. Indien de Facility Manager / Functionaris voor gegevensbescherming heeft beoordeeld dat de beeldopnamen geschikt zijn om ter beschikking te worden gesteld aan derden, wordt een kopie van de betreffende beeldopnamen gemaakt door deze op een gegevensdrager over te brengen.

• 5. Alvorens tot het verstrekken van een kopie van de beeldopnamen wordt overgegaan, dient de ontvanger van de beeldopnamen zich te legitimeren. De ontvanger van de beeldopnamen tekent analoog of met een gekwalificeerde digitale handtekening voor ontvangst alsmede voor het zorgvuldig en integer gebruik van de beeldopnamen, onder vermelding van datum en tijd.

Artikel 7 Geheimhoudingsplicht

Eén ieder die onder gezag van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt dan wel één ieder die de beelden ‘real time’ bekijkt, is verplicht tot geheimhouding van al hetgeen hem uit dien hoofde bekend wordt, tenzij een wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

Artikel 8 Inzagerecht

• 1. Eén ieder kan de gemeente Waddinxveen verzoeken hem mede te delen of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt en welke persoonsgegevens dat betreffen. In beginsel heeft betrokkene slechts recht op inzage in beeldopnamen waarop de betrokkene te zien is.

• 2. Bij een verzoek om inzage dient de verzoeker het tijdstip en de tijdsduur van de beelden waarvan hij inzage verlangt, aan te geven.

• 3. Indien de gemeente Waddinxveen twijfelt aan de identiteit van de verzoeker kan hij verlangen dat de verzoeker hem bescheiden toont waaruit zijn identiteit blijkt of een identiteitsbewijs overlegt. Zo nodig dient verzoeker zich in persoon te vervoegen bij Facility Manager / Functionaris voor de gegevensbescherming ter deugdelijke vaststelling van zijn identiteit. De termijn zoals bedoeld in artikel 5 wordt hierdoor opgeschort tot het tijdstip dat het gevraagde bewijs is geleverd.

• 4. Op een verzoek op inzage in beeldopnamen wordt beslist na een belangenafweging door de verantwoordelijke, waarbij het belang van betrokkene bij inzage van het beeldopnamen wordt afgewogen tegen overige belangen, waaronder:

  • a. de veiligheid van de staat;

  • b. de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten;

  • c. gewichtige economische en financiële belangen van de staat en andere openbare lichamen;

  • d. het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften die zijn gesteld ten behoeve van de belangen als bedoeld onder b en c;

  • e. de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen.

Artikel 9 Verzet

Eén ieder kan bij de gemeente Waddinxveen verzet aantekenen tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens in verband met zijn bijzondere persoonlijke belangen. Er is een inzage protocol Privacyservices.

Artikel 10 Beveiliging persoonsgegevens

Er zijn passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens tegen verlies of diefstal of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking te beschermen. Dit staat beschreven in bijlage 2.

Artikel 11 Verband en koppeling aan andere verzameling persoonsgegevens

De verzameling persoonsgegevens heeft geen verbanden met een andere verzameling van persoonsgegevens en is niet aan gekoppeld aan een andere verzameling van persoonsgegevens.

Artikel 12 Evaluatie cameratoezicht

De gemeente Waddinxveen evalueert eens per jaar of de doelen welke met het cameratoezicht worden beoogd, gehaald worden. Indien geconstateerd wordt dat de doelen niet worden gehaald, gaat de gemeente Waddinxveen over tot de noodzakelijke aanpassingen. De Ondernemingsraad wordt op de hoogte gesteld van de resultaten van de evaluatie en eventuele aanpassingen.

Artikel 13 Ondernemingsraden

Een camerasysteem dat meekijkt of opnames maakt, is te beschouwen als een personeelsvolgsysteem in de zin van artikel 27 Wet op de Ondernemingsraden. Voor de vaststelling van dit protocol is instemming vereist door de betreffende Ondernemingsraden.

Artikel 14 Onvoorzien

In gevallen waarin dit protocol niet voorziet, beslist de Facility Manager/Functionaris voor de gegevensbescherming

Artikel 15 Slotbepaling

• 1. Dit protocol kan aangehaald worden als “Protocol cameratoezicht Gemeentehuis Waddinxveen”.

• 2. Dit protocol treedt in werking op de dag volgend op die van de bekendmaking.