Eerste wijzigingen Mandaatregeling gemeente Smallingerland 2019

Het college van burgemeester en wethouders van Smallingerland en de burgemeester van Smallingerland, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft;

Gelet op de artikelen 59a, 168 en 171 van de Gemeentewet;

Gelet op de artikelen 10:1 tot en met 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb);

Overwegende dat:

• Op 11 juni 2019 de Mandaatregeling gemeente Smallingerland 2019 is vastgesteld die in werking is getreden op 1 juli 2019, zaaknummer 43475;

• Met ingang van 1 januari 2020 de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) in werking treedt en daardoor de terminologie wordt aangepast;

• De mandaatregeling een aantal optimaliseringsaanpassingen nodig heeft nu er een halfjaar mee wordt gewerkt en met ingang van 1 januari 2020 de Budgethoudersregeling in werking treedt.

Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van de gemeente Smallingerland Zaaknummer 60184;

BESLUIT:

Vast te stellen de eerste wijzigingen mandaat-, volmacht- en machtiging gemeente Smallingerland 2019.

Algemene deel

Artikel 1 Begripsbepalingen

"CAR UWO: collectieve arbeidsvoorwaardenregeling;"

Wordt gewijzigd in:

"Cao Gemeenten: de Cao Gemeenten en het Personeelshandboek gemeente Smallingerland;"

Toelichting

Wijziging in verband met de terminologie van de Wnra.

Artikel 5 Voorwaarden en uitzonderingen mandaatverlening

• Lid 7 "De toedeling van producten en projecten, die in de begroting zijn toegewezen aan medewerkers en in het financiële pakket zijn vastgelegd op de economische kostencategorie goederen en diensten of vastgelegd in de toedeling via de taakveldenraming¹ en de Financiële verordening Smallingerland dienen in acht te worden genomen.

• ¹ Dit wordt vastgesteld en uitgewerkt in de nog vast te stellen Budgethoudersregeling."

Wordt gewijzigd in:

• "De Budgethoudersregeling 2020 en de Financiële verordening Smallingerland dienen in acht te worden genomen."

Toelichting

De Budgethoudersregeling 2020 treedt op 1 januari 2020 in werking. Daarin is de toedeling van producten en projecten in opgenomen. Wanneer de Budgethoudersregeling op genoemde datum nog niet in werking is getreden geldt het huidige lid 7.

• Lid 8 "In geval van strijdigheid tussen de toedeling van producten en projecten en het Mandaatregeling vervalt laatst genoemd besluit."

Wordt gewijzigd in:

• "In geval van strijdigheid tussen de Budgethoudersregeling 2020 en de Mandaatregeling vervalt laatstgenoemd besluit."

Toelichting

N.a.v. de wijziging in lid 7 wordt lid 8 ook gewijzigd.

Artikel 8 " Ondertekeningswijze bij mandaat"

Wordt gewijzigd in:

" Ondertekeningswijze bij mandaat, volmacht en machtiging"

Toelichting

In artikel 2 "Schakelbepaling volmacht en machtiging" staat dat wanneer in het besluit over mandaat wordt gesproken, daaronder ook worden begrepen volmacht en machtiging. Er is ook behoefte aan een omschrijving bij de ondertekeningswijze bij volmacht en machtiging.

• Lid 1 "Een krachtens mandaat genomen besluit vermeldt namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen, als volgt:

• “Namens het college van burgemeester en wethouders van Smallingerland” of “Namens de burgemeester van Smallingerland”,

• Handtekening

• Naam mandaathouder

• Functie mandaathouder"

Wordt nieuw toegevoegd

• "Team mandaathouder"

Toelichting

Om het besluit ook naar het betreffende team binnen de gemeente te kunnen herleiden en de vindbaarheid van medewerkers te vergroten, wordt het team van de mandaathouder ook vermeld bij de ondertekening. Als het in een enkel geval technisch niet mogelijk is om én functie én team te vermelden, dan wordt de voorkeur aan de teamvermelding gegeven.

Lid 2

Wordt nieuw ingevoegd:

• "Een krachtens volmacht of machtiging opgedragen en uitgevoerde rechtshandeling vermeldt namens welk bestuursorgaan de rechtshandeling is verricht, als volgt:

• "Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Smallingerland" of "Namens de burgemeester van de gemeente Smallingerland",

• Handtekening

• Naam volmachthouder of gemachtigde

• Functie volmachthouder of gemachtigde

• Team volmachthouder of Team gemachtigde"

Toelichting

Zie de toelichting bij lid 1 bovenstaand.

• "Lid 2 Een krachtens mandaat genomen besluit en bij vervanging genomen besluit vermeldt de naam en functie van degene die wordt vervangen met daarachter “bij afwezigheid” (b.a.) en de handtekening van de vervanger."

Wordt gewijzigd in:

• "Lid 3 Een krachtens mandaat genomen besluit en een bij vervanging genomen besluit, of een bij volmacht of machtiging opgedragen en bij vervanging uitgevoerde rechtshandeling, vermeldt de naam, de functie en het team van degene die wordt vervangen met daarachter “bij afwezigheid” (b.a.) en de handtekening van de vervanger."

Toelichting

Zie de toelichting bij lid 1 bovenstaand.

Bijlage 1 Niet gemandateerde bevoegdheden van het college en de burgemeester

• "10 Besluiten tot het aangaan van convenanten, intentieverklaringen en bestuursovereenkomsten."

Wordt gewijzigd in:

• "10 Besluiten tot het aangaan van convenanten, samenwerkingsovereenkomsten, intentieverklaringen en bestuursovereenkomsten."

Toelichting

Het woord –samenwerkingsovereenkomsten- is toegevoegd, deze term sluit aan bij de bestendige werkwijze.

Toevoeging bij het onderdeel Privaatrecht

• "14. Besluiten tot de aan- en verkoop van onroerende zaken van meer dan € 50.000,-- en het besluit niet past binnen de vastgestelde grondexploitatieopzet en het geldende besluit actualisatie grondprijzen."

Toelichting

In "bijlage 4 mandaat voorbehouden aan de Teammanager(s)" is geschrapt "de besluiten tot de aan- en verkoop van onroerende zaken tot een bedrag van € 50.000,-- " . Nieuw is de toevoeging "en het besluit niet past binnen de vastgestelde grondexploitatieopzet en het geldende besluit actualisatie grondprijzen. Deze laatste toevoeging betekent dat de aan- en verkoop die boven de € 50.000,-- is en wél past binnen de vastgestelde grondexploitatie opzet en het geldende besluit actualisatie grondprijzen gemandateerd is op medewerkers niveau. De wijziging is een voortzetting van de werkwijze onder de Mandaatregeling 2010 en sluit aan bij de uitgangspunten van de Mandaatregeling 2019.

Algemene toelichting wijziging in de Personeelsaangelegenheden

In het projectplan Wnra is opgenomen dat de mandaatregeling aangepast moet worden, omdat bij de invoering van de Wnra de rechtspositie van de medewerkers onder het privaatrecht komt te vallen. De terminologie is aangepast van het publiek- naar het privaatrecht. De Wnra geeft ook gelegenheid om de publiek- en privaatrechtelijke bevoegdheden weer even op een rijtje te zetten in het kader van de mandaatregeling.

Onder de huidige rechtspositieregelingen is het college van burgemeester en wethouders bevoegd om een medewerker eenzijdig te benoemen c.q. te aan te stellen voor de gemeente.

In de Wnra wordt een arbeidsovereenkomst gesloten door de rechtspersoon, in dit geval de gemeente Smallingerland als werkgever, waarvan het bestuursorgaan deel uitmaakt. De burgemeester ondertekent op grond van artikel 171 lid 1 van de Gemeentewet namens de gemeente de arbeidsovereenkomst.. In artikel 160 lid 1 onder e Gemeentewet is bepaald dat het college van burgemeester en wethouders bevoegd is te besluiten tot alle privaatrechtelijke rechtshandelingen van de gemeente. Daarmee blijft dus onveranderd dat het college als bestuursorgaan zeggenschap blijft houden over het personeel, betreffende het aangaan, wijzigen en beëindigen van een arbeidsovereenkomst. Met uitzondering van de functie van gemeentesecretaris/algemeen directeur zijn alle bevoegdheden op personeelsgebied gemandateerd aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de directeuren en de teammanagers. Onderstaand worden per functielaag de wijzigingen in het kader van personeelsaangelegenheden benoemd.

Bijlage 1 Niet gemandateerde bevoegdheden van het college en de burgemeester

Personeelsaangelegenheden

• "1. Het vaststellen, wijzigen of intrekken van regels omtrent de ambtelijke organisatie.

• 2. Het vaststellen van de definitieve functiebeschrijvingen/functiewaarderingen.

• 3. Het benoemen en ontslaan van de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeuren

• 4. Het verlenen van strafontslag.

• 5. De uitoefening van alle overige bevoegdheden op grond van de CAR UWO en de daarop gebaseerde regelingen ten aanzien van de gemeentesecretaris."

Wordt gewijzigd in:

• "1. Het vaststellen, wijzigen en intrekken omtrent de ambtelijke organisatie.

• 2. Het vaststellen van de definitieve functiebeschrijvingen, functiewaarderingen en de conversietabel (totstandkoming functieboek).

• 3. Het beëindigen van een arbeidsovereenkomst door ontslag op staande voet.

• 4. Het beëindigen van een arbeidsovereenkomst door ontslag met wederzijds goedvinden.

• 5. Het aangaan, wijzigen en beëindigen van de arbeidsovereenkomst met de gemeentesecretaris/algemeen directeur en alle andere bevoegdheden op basis van de Cao gemeenten."

Toelichting

De volgorde van de artikelen is aangepast.

Lid 4. Het ontslag wegens overige grond op basis van artikel 8:8 CARUWO wordt gewijzigd in ontslag met wederzijds goedvinden. Dit was onder de Mandaatregeling 2010 een bevoegdheid van het college. In de Mandaatregeling 2019 is deze bevoegdheid bij de directie opgenomen. Redenering was dat het besluit tot het treffen van een schikking toch is voorbehouden aan het college wanneer er financiële gevolgen mee gemoeid zijn. Dit is verwarrend en daardoor niet duidelijk. Deze ontslag bevoegdheid is daarom weer onder het college gebracht, ook omdat er altijd casuïstiek aanwezig is.

Lid 3 en 5 zijn samengevoegd in een nieuw lid 5.

Bijlage 3 mandaat voorbehouden aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur

"Bevoegdheden die gelden ten aanzien van alle (hiërarchisch ondergeschikte) medewerkers tenzij anders is vermeld.

• 1. Het verlenen van ontslag wegens reorganisatie of verminderde behoefte aan arbeidskrachten.

• 2. Het benoemen van de medewerkers van de functiefamilie leidinggevende B.

• 3. Het vaststellen van de voorlopige functiebeschrijvingen."

Wordt gewijzigd in:

"Bevoegdheden die gelden ten aanzien van alle (hiërarchisch ondergeschikte) werknemers tenzij anders is vermeld.

• 1. Het beëindigen van een arbeidsovereenkomst door ontslag wegens reorganisatie of verminderde behoefte aan werknemers.

• 2. Het vaststellen van de voorlopige en de definitieve functie-indeling (indelen van functies).

• 3. Het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met medewerkers behorende tot de functiefamilie leidinggevende B en alle andere daarbij behorende bevoegdheden op basis van de Cao Gemeenten.

Toelichting

De volgorde van de artikelen is aangepast.

Mandaat voorbehouden aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur of de directeur die de taak c.q. team in portefeuille heeft

"Bevoegdheden die gelden ten aanzien van alle hiërarchisch ondergeschikte medewerkers tenzij anders is vermeld.

• 1. Het verlenen van ontslag wegens onbekwaamheid of ongeschiktheid.

• 2. Het verlenen van ontslag wegens overige gronden.

• 3. Het benoemen van de medewerkers van de functiefamilie leidinggevende C t/m E

• 4. Het opleggen van een disciplinaire maatregel.

• 5. Het toepassen van de hardheidsclausule in de CAR UWO of daarop gebaseerde regelingen."

Wordt gewijzigd in:

"Bevoegdheden die gelden ten aanzien van alle hiërarchisch ondergeschikte werknemers tenzij anders is vermeld.

• 1. Het beëindigen van een arbeidsovereenkomst door ontslag op grond van artikel 7:669 lid 3 onder c t/m h van het Burgerlijk Wetboek.

• 2. Het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met werknemers behorende tot de functiefamilie leidinggevende C t/m E en alle andere daarbij behorende bevoegdheden op basis van de Cao gemeenten.

• 3. Het opleggen van een schorsing.

• 4. Het toepassen van de hardheidsclausule op basis van de Cao gemeenten."

Toelichting

De volgorde van de artikelen is aangepast.

Lid 4 legt de schorsing als ordemaatregel specifiek bij de directie neer, omdat dit een opmaat kan zijn tot ontslag. Het opleggen van alle andere disciplinaire maatregelen is de bevoegdheid van de teammanager.

Bijlage 4 mandaat voorbehouden aan de Teammanager(s)

• "1. Alle bevoegdheden op grond van de CAR UWO en de daarop gebaseerde regelingen, voor zover niet opgenomen in bijlage 1 en bijlage 3."

Wordt gewijzigd in:

• "1. Alle bevoegdheden op grond van de Cao gemeenten, voor zover niet opgenomen in bijlage 1 en bijlage 3."

• "5. Het aangaan van verplichtingen voor:

• b. leveringen en diensten met een opdrachtwaarde tussen € 100.000,- en de drempel waar de voor verplichte Europese aanbesteding."

Wordt gewijzigd in:

• "5. Het aangaan van verplichtingen voor:

• b. leveringen en diensten met een opdrachtwaarde tussen € 100.000,- en de drempel waarde voor verplichte Europese aanbesteding."

Toelichting

Het woord "waar de" is gewijzigd in "waarde",de correctie van een kennelijke schijffout.

• "6. Besluiten tot de aan- en verkoop van onroerende zaken tot een bedrag van € 50.000,--"

Wordt verwijderd.

Toelichting

In bijlage 1 Niet gemandateerde bevoegdheden van het college en de burgemeester is een artikel lid toegevoegd, zodat de aankomen beneden de € 50.000,-- bij de medewerkers komen te liggen tenzij het besluit past binnen de vastgestelde grondexploitatieopzet en het geldende besluit actualisatie grondprijzen."

• "13. Het beslissen op verzoeken op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming en de Wet openbaarheid van bestuur."

Wordt verwijderd.

Toelichting

Het beslissen op verzoeken op grond van de Avg en Wob zijn taken die door team Concern worden gecoördineerd.

Citeertitel en inwerkingtreding

De wijzigingen in dit besluit treden op 1 januari 2020 in werking.

Dit besluit kan worden aangehaald als de "Mandaatregeling Gemeente Smallingerland 2019"

Aldus vastgesteld in de vergadering van 12 december 2019.

Het college van burgemeester en wethouders,

de secretaris,

Jelmer Mulder .

de burgemeester,

Jan Rijpstra.

Respectievelijk de burgemeester,

Jan Rijpstra.