Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Alkmaar houdende regels omtrent vervanging archiefbescheiden (Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Alkmaar 2020)

• De vervanging betreft alle papieren archiefbescheiden die worden ontvangen bij de uitvoering van de taken waarvoor de gemeente Alkmaar verantwoordelijk is gesteld en waarvan de processen worden behandeld in het Zaaksysteem.nl

• Alle intern bij de uitvoering van deze taken waarvoor de gemeente Alkmaar verantwoordelijk is gesteld vervaardigde documenten die worden geprint t.b.v. het zetten van een “natte” handtekening, waarna het ondertekende exemplaar eventueel wordt verzonden en een scan van het ondertekende document als archiefexemplaar in het zaaksysteem wordt opgenomen.

Gelet op:

• de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging;

• artikel 7 van de Archiefwet.

Besluit het college van Burgemeester en wethouders

Artikel 1

• 1. over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de papieren archiefbescheiden die op grond van de “Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017” voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze papieren archiefbescheiden worden vernietigd.

  Het betreft specifiek die archiefbescheiden waarvan de processen worden vastgelegd in het Zaaksysteem.nl

• 2. reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het vastgestelde Handboek Vervanging (11-12-2019, versie 2.4)

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit in het Gemeenteblad maar niet eerder dan 1 januari 2020

Artikel 3

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Alkmaar 2020

Alkmaar, 17 december 2019,

Het college van burgemeester en wethouders van Alkmaar,

P.M. Bruinooge, burgemeester.

W. van Twuijver, secretaris.