Organisatiebesluit

Het college van de gemeente Papendrecht,

overwegende dat het gewenst is de organisatie van de gemeente Papendrecht vast te leggen in een nieuw organisatiebesluit, dat de regels voor de inrichting van de ambtelijke organisatie op hoofdlijnen bevat;

gelet op artikel 106 en 160 van de Gemeentewet en artikel 24 van de Financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet;

besluit vast te stellen:

Organisatiebesluit gemeente Papendrecht 2020

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. team: iedere organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht heeft aan het managementteam (hierna: MT);

• b. projectteam: een team dat een tijdelijke organisatie is om binnen vooraf bepaalde voorwaarden een van te voren gedefinieerd resultaat te bereiken;

• c. managementteam: de gemeentesecretaris en de leden van het MT belast met het leidinggeven aan de organisatie;

• d. college: het college van burgemeester en wethouders;

• e. budgethouder: een medewerker die door het college van burgemeester en wethouders als verantwoordelijke is aangewezen om het aan hem of haar toegewezen budget namens het college uit te voeren;

• f. budgetbeheerder: de medewerker die door de budgethouder is aangewezen voor realisering van de aan hem of haar toegewezen budgetten.

• g. bedrijfsvoering: de bedrijfsvoering omvat de voorbereiding en uitvoering van:

• het personeelsbeleid;

• het financiële beleid;

• het organisatiebeleid;

• het informatie- en automatiseringsbeleid;

• het communicatie- en PR-beleid;

• het facilitair beleid met betrekking tot de bedrijfsmiddelen.

Artikel 2. Structuur en dagelijkse leiding

• 1. Het college besluit op voorstel van de secretaris tot het instellen en opheffen van de hoofdstructuur van de organisatie, bestaande uit een managementteam (hierna: MT) en een aantal teams. Het college draagt bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het MT, de teams, de formatie, de kwaliteit en het personeel.

• 2. De dagelijkse leiding van de ambtelijke organisatie, waaronder de inrichting en beheer van mensen, middelen en methodes, is opgedragen aan het MT onder voorzitterschap en eindverantwoordelijkheid van de secretaris/algemeen directeur.

• 3. De dagelijkse aansturing van de teams is opgedragen aan de teamleiders, onder de verantwoordelijkheid van een MT-lid die belast is met de personele zorg voor de teamleiders.

• 4. De medewerkers zijn werkzaam op basis van een vastgestelde functieomschrijving en persoonlijke afspraken die schriftelijk zijn vastgelegd.

• 5. Medewerkers kunnen, al dan niet tijdelijk, worden geplaatst in een projectorganisatie en worden voor de duur van en alleen voor wat betreft de inzet voor het project aangestuurd door een daartoe aangewezen projectleider.

• 6. De secretaris/algemeen directeur kan in overleg met het MT de hoofdtaken en de toedeling daarvan aan organisatieonderdelen nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven.

Artikel 3. Kenmerken / doelstellingen organisatie

• 1. De organisatie stoelt op de strategische speerpunten zoals die beschreven zijn in het Ontwikkelprogramma gemeente Papendrecht.

• 2. De organisatie is daarbij actief lerend, wendbaar en verbindend.

• 3. De werkwijze van de ambtelijke organisatie is gebaseerd op management dat vanuit een organisatiebrede scope en verantwoordelijkheid de taken en bevoegdheden op een zo laag mogelijk niveau mandateert.

• 4. Het college is opdrachtgever voor de ambtelijke organisatie.

Artikel 4. Gemeentesecretaris/algemeen directeur

• 1. Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college berust het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie met uitzondering van de griffie bij de secretaris/algemeen directeur.

• 2. De secretaris/algemeen directeur:

• draagt zorg voor de voorbereiding en uitvoering van de besluiten van het college en van de burgemeester als zelfstandig bestuursorgaan;

• is de eerste adviseur van het college en van de burgemeester;

• is eindverantwoordelijk voor de gehele ambtelijke organisatie (algemeen directeur), waaronder begrepen de ontwikkeling van de organisatie, de cultuur en het management;

• is voorzitter van het managementteam en verantwoordelijk voor het functioneren van de leden van het MT en de personele zorg voor het MT;

• bewaakt de kaders zoals het collegeprogramma, de beleidsafspraken en de begroting, en de kwaliteit van de realisatie daarvan;

• is bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.

• 3. Bij afwezigheid van de secretaris wordt hij volledig vervangen door de loco-secretaris. Het college bepaalt op voordracht van de secretaris in welke volgorde de leden van het MT optreden als loco-secretaris.

Artikel 5. Managementteam

• 1. Het managementteam (hierna: MT) wordt gevormd door de gemeentesecretaris, de concerncontroller en ten minste twee leden. Er is een strategisch MT, gevormd door alle leden van het MT, en een bedrijfsvoering-MT, gevormd door de secretaris, de concerncontroller en het MT-lid belast met de bedrijfsvoering.

• 2. De gemeentesecretaris is voorzitter van het MT.

• 3. Bij afwezigheid van een van de leden van het MT wordt voor onderlinge (horizontale) vervanging zorggedragen.

• 4. De voorzitter neemt, gehoord de meningsvorming binnen het MT, de benodigde besluiten en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de besluitvorming.

• 5. Het MT is strategisch adviseur van het college en de portefeuillehouder ten aanzien van strategische beleidsontwikkeling.

• 6. Een MT-lid is ambtelijk opdrachtgever en programmamanager van grote opgaves, programma's en projecten met een focus op de middellange termijn. Het MT bewaakt de kaders en de kwaliteit van de realisatie daarvan.

• 7. Het MT richt zich op de samenhang tussen de opgaves en programma's en de samenwerking binnen de ambtelijke organisatie.

• 8. Het MT profileert en positioneert de gemeente Papendrecht in de regio en richt zich op en geeft sturing aan de samenwerking tussen de ambtelijke organisatie en de regio.

• 9. Het MT heeft een externe focus gericht op maatschappelijke opgaven en onderhoudt maatschappelijke relaties in het netwerk.

Artikel 6. Concerncontroller

• 1. Binnen de organisatie is een concerncontroller werkzaam.

• 2. De concerncontroller maakt deel uit van het MT.

• 3. De concerncontroller richt zich op het bevorderen van de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het functioneren van de gemeentelijke organisatie.

• 4. De concerncontroller is adviseur van de portefeuillehouders en het college als collectief.

• 5. De concerncontroller houdt toezicht op de administratieve organisatie, de advisering, ontwikkeling en kaderstelling ten aanzien van risicomanagement en de werking van de interne controle zoals uitgevoerd door de organisatie.

• 6. De concerncontroller draagt bij aan de verbetering van de bedrijfsvoering door control en het (laten) uitvoeren van audits, onder meer op basis van artikel 213a van de Gemeentewet.

• 7. In het kader van deze taken heeft de concerncontroller de bevoegdheid het college gevraagd en ongevraagd te adviseren. Hij heeft een eigen verantwoordelijkheid voor financiële, rechtmatigheids- en doelmatigheidsaspecten van de bedrijfsvoering.

Artikel 7. Teamleiders

• 1. Ieder team binnen de ambtelijke organisatie heeft een teamleider.

• 2. De teamleider geeft leiding aan de medewerkers binnen het team en legt verantwoording af aan het MT.

• 3. De teamleider kan ambtelijk opdrachtnemer zijn van strategische en vakinhoudelijke programma's en kan inhoudelijk opdrachtgever zijn van projecten.

• 4. De teamleider vertaalt strategische doelstellingen naar operationele en zorgt voor de samenhang en samenwerking binnen het team.

• 5. De teamleider is strategisch adviseur van de portefeuillehouder en het MT en draagt zorg voor de afstemming met het bestuur voor wat betreft projecten en teamaangelegenheden.

Artikel 8. Juridische rechtmatigheid

Het MT draagt de verantwoordelijkheid voor de implementatie en een juiste toepassing van gemeentelijke, nationale en Europese wet- en regelgeving, waarbij de door het college goedgekeurde richtlijnen worden nageleefd.

Artikel 9. Bevoegdheden

• 1. De bevoegdheden van de secretaris, de leden van het MT, de teamleiders en medewerkers zijn vastgelegd in het door het college en de burgemeester vastgestelde mandaatbesluit en de budgethoudersregeling.

• 2. De teams zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van die onderdelen van de programmabegroting die aan het betreffende team zijn toegewezen.

Artikel 10. Medezeggenschap

Ter uitvoering van de regelgeving inzake inspraak van de medewerkers kent de organisatie een ondernemingsraad.

Artikel 11. Onvoorziene gevallen en slotbepalingen

• 1. In alle gevallen waarin dit besluit niet voorziet beslist het college na overleg met de algemeen directeur/secretaris.

• 2. Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2020.

• 3. De Organisatieverordening, zoals vastgesteld door het college op 27 mei 2014 wordt ingetrokken met ingang van de datum, waarop dit besluit in werking treedt.

• 4. Dit besluit kan worden aangehaald als Organisatiebesluit gemeente Papendrecht 2020.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van 17 december 2019,

de secretaris,

de burgemeester,