Gemeenteblad van Ermelo

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
ErmeloGemeenteblad 2019, 316561Overige besluiten van algemene strekking



Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ermelo houdende regels omtrent mandaat, volmacht en machtiging (Mandaatbesluit Ermelo 2020)

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ermelo en de burgemeester van de gemeente Ermelo, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;

 

gelet op de Gemeentewet, afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht en Cao SGO;

 

overwegende, dat in dit mandaatbesluit de publiekrechtelijke en privaatrechtelijke bevoegdheden worden toegekend aan de gemeentesecretaris en medewerkers, teneinde hen in staat te stellen werkzaamheden aan hun opdracht, project of proces zelfstandig uit te voeren;

 

besluiten:

vast te stellen het navolgende

 

Besluit mandaat, volmacht en machtiging gemeente Ermelo 2020

Artikel 1. Definities

In dit besluit wordt verstaan onder:

  • a.

    het college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ermelo;

  • b.

    de burgemeester: de burgemeester van de gemeente Ermelo als bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de gemeente in en buiten rechte;

  • c.

    de portefeuillehouders: de afzonderlijke leden van het college;

  • d.

    de gemeente: de gemeente als publiekrechtelijke rechtspersoon alsmede de gemeente als privaatrechtelijke rechtspersoon;

  • e.

    de raad: de gemeenteraad van de gemeente Ermelo;

  • f.

    de gemeentesecretaris: de gemeentesecretaris van de gemeente Ermelo, tevens algemeen directeur;

  • g.

    de werknaam/functieaanduiding: informele indeling in werkgebieden van de gemeente Ermelo, zoals weergegeven in bijlage 1;

  • h.

    (onder)mandaat: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester besluiten te nemen, als bedoeld in afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;

  • i.

    volmacht: de bevoegdheid om namens het bevoegde bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten, als bedoeld in artikel 160 van de Gemeentewet;

  • j.

    machtiging: de bevoegdheid om namens het bevoegde bestuursorgaan handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;

  • k.

    Algemeen Commandant Bevolkingszorg: één van de gemeentesecretarissen van de gemeenten binnen de Veiligheidsregio Noord- en Oost Gelderland die, in het geval van een incident, piketdienst heeft en deel uitmaakt van het regionaal Operationeel Team;

  • l.

    Officier van Dienst Bevolkingszorg: één van de daartoe door hun eigen gemeente aangewezen en bevoegde ambtenaren van de gemeenten binnen de Veiligheidsregio Noord- en Oost Gelderland die, in het geval van een incident, piketdienst heeft.

Artikel 2. Mandaat aan gemeentesecretaris

  • 1.

    Aan de gemeentesecretaris wordt mandaat verleend ten aanzien van de tot het college en de burgemeester behorende aangelegenheden;

  • 2.

    Het voorgaande lid geldt niet voor bevoegdheden waarvoor rechtens geen mandaat kan worden verleend of waarvan de aard en strekking zich tegen het verlenen van mandaat verzet;

  • 3.

    De in bijlage 2 genoemde bevoegdheden blijven voorbehouden aan het college of de burgemeester;

  • 4.

    Bij verhindering of ontstentenis van de gemeentesecretaris geldt de “Vervangingsregeling gemeentesecretaris”, tenzij uitdrukkelijk bij of krachtens deze regeling anders is bepaald;

  • 5.

    De gemeentesecretaris kan de aan hem gemandateerde bevoegdheden in ondermaat geven aan de medewerkers of externe partijen.

Artikel 3. Ondermandaat

  • 1.

    De aan de gemeentesecretaris gemandateerde bevoegdheden worden door de gemeentesecretaris in ondermandaat gegeven aan de medewerkers van de gemeente Ermelo, met uitzondering van:

    • a.

      de bevoegdheden die bij of krachtens de wet aan zijn functie zijn toegekend;

    • b.

      de bevoegdheden, genoemd in bijlage 3;

    • c.

      de mandaten die op basis van artikel 10:4 Awb zijn verleend aan externe partijen. Deze mandaten zijn opgenomen in bijlage 4 en zijn voorbehouden aan betreffende externe partijen, tenzij bij nader te nemen besluit dit tevens in ondermandaat wordt gegeven;

  • 2.

    In afwijking van het gestelde in het eerste lid worden, in geval van een incident in de gemeente Ermelo, waarbij externe ambtenaren de piketdienst hebben, de in bijlage 5 opgenomen bevoegdheden tevens aan de daarbij genoemde (externe) personen of functies gemandateerd;

  • 3.

    De ondermandatarissen maken van het aan hen verleende mandaat slechts gebruik ten aanzien van aangelegenheden die behoren tot de werkzaamheden die horen bij hun werknaam/functieaanduiding of die volgens het project initiatiedocument (pid) tijdelijk, voor de duur van betreffend project, horen tot het project, waarvoor zij (gezamenlijk) verantwoordelijk zijn;

  • 4.

    De gemeentesecretaris is bevoegd om mandaten die bij dit besluit aan de onder hem ressorterende medewerkers zijn verleend, geheel of gedeeltelijk en al dan niet tijdelijk, te wijzigen of in te trekken. Een dergelijk besluit wordt schriftelijk vastgelegd en bekendgemaakt, tenzij het om een concrete, individuele en eenmalige aangelegenheid gaat.

Artikel 4. Algemene uitzonderingen van mandaat

  • 1.

    Geen mandaat wordt verleend indien artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing is;

  • 2.

    De regels van de Budgethoudersregeling gaan voor op de regels van dit mandaatbesluit. Dat wil zeggen dat mandaat niet geldt, wanneer er onvoldoende budget is om een verplichting aan te gaan of de geraamde inkomsten voor een product of dienst niet worden gerealiseerd.

Artikel 5. Nadere regels en instructies

  • 1.

    De ondermandataris blijft bij de uitoefening van de aan hem gemandateerde bevoegdheid te allen tijde binnen de door bestuursorganen van de gemeente Ermelo vastgestelde beleidskaders;

  • 2.

    De ondermandataris oefent de aan hem gemandateerde bevoegdheid uit met inachtneming van vigerende formele en materiële wet- en regelgeving;

  • 3.

    De ondermandataris is zelf verantwoordelijk voor de kwaliteitstoets op zijn werk.

  • 4.

    Het college, de burgemeester en/of de gemeentesecretaris kunnen instructies geven over de wijze waarop de gemandateerde bevoegdheden worden uitgeoefend;

  • 5.

    Bij het opmaken en het ondertekenen van een document, waarin van het verleende mandaat gebruik wordt gemaakt, houdt de ondermandataris zich aan de voorgeschreven huisstijl;

  • 6.

    De ondermandataris draagt er zorg voor dat er overleg met de portefeuillehouder, de burgemeester of het college plaatsvindt voordat een besluit wordt genomen, indien:

    • a.

      het een aangelegenheid betreft waarover door de raad in een eerder stadium vragen aan het college of de burgemeester zijn gesteld;

    • b.

      het bestuursorgaan of de portefeuillehouder dit kenbaar heeft gemaakt;

    • c.

      het besluit ingrijpende financiële consequenties heeft, zoals budgetoverschrijding of het aangaan van meerjarige verplichtingen met invloed op de meerjarenbegroting die nog niet voorzien waren;

    • d.

      bij een besluit meerdere organisatieonderdelen zijn betrokken, wier standpunt niet gelijkluidend is;

    • e.

      het besluit en/of de (rechts)handeling als politiek, bestuurlijk of anderszins gevoelig wordt aangemerkt of als dit te verwachten is;

    • f.

      de aangelegenheid tot kritische berichtgeving in de media heeft geleid dan wel in verband met de aard van de aangelegenheid redelijkerwijs moet worden aangenomen dat dit zal gebeuren.

  • 7.

    De ondermandataris maakt alleen gebruik van het mandaat, als er voorafgaand aan het definitieve besluit telefonisch contact is geweest met degene, aan wie het besluit is gericht.

Artikel 6. Ondertekening

  • 1.

    Een krachtens dit algemeen mandaatbesluit gemandateerde bevoegdheid om een besluit te mogen nemen omvat tevens de bevoegdheid om dat besluit en de daarbij behorende correspondentie te mogen ondertekenen;

  • 2.

    De stukken worden als volgt ondertekend:

     

    Namens het college van burgemeester en wethouders van Ermelo

    gevolgd door ondertekening, naam, werknaam/functieaanduiding

     

    c.q.

     

    Namens de burgemeester van Ermelo

    gevolgd door ondertekening, naam, werknaam/functieaanduiding

Artikel 7. Volmacht en machtiging

Voor de toepassing van deze regeling en de daarop berustende bepalingen worden met mandaat gelijkgesteld de verlening van volmacht en machtiging.

Artikel 8. Wijzigingen

  • 1.

    Wijzigingen in het mandaatbesluit worden gemeld aan het team Juridische zaken van Meerinzicht;

  • 2.

    Team Juridische zaken van Meerinzicht draagt zorg voor een actuele, geconsolideerde versie van het mandaatbesluit.

Artikel 9. Intrekken oude regeling en overgangsbepaling

  • 1.

    Het “Bevoegdhedenregister Ermelo” wordt ingetrokken met ingang van de datum dat dit mandaatbesluit in werking treedt;

  • 2.

    Deze intrekking heeft geen gevolg voor de geldigheid van voor de inwerkingtreding van dit mandaatbesluit van:

    • a.

      namens de burgemeester of het college reeds genomen besluiten;

    • b.

      namens de gemeente verrichte privaatrechtelijke rechtshandelingen;

    • c.

      door het college en burgemeester genomen besluiten inzake bevoegdheidstoekenning/mandaat aan externen partijen.

Artikel 10. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking 1 januari 2020.

Artikel 11. Citeertitel

Dit besluit met bijlagen wordt aangehaald als "Mandaatbesluit Ermelo 2020".

 

Aldus vastgesteld in de vergadering van 10 december 2019.

Het college van burgemeester en wethouders,

A.M. Weststrate,

secretaris,

A.A.J. Baars,

burgemeester,

De burgemeester

A.A.J. Baars,

Bijlage 1  

 

Werknamen/functieaanduiding als genoemd in artikel 1, aanhef en onder g, van dit mandaatbesluit

 

Functienaam

Nummer mandaathouder

Gemeentesecretaris | algemeen directeur

0233.01.001

Strategisch adviseur bestuur&organisatie

0233.01.002

Gemeentecontroller

0233.01.003

Raadsgriffier

0233.02.001

Raadsadviseur | plaatsvervangend griffier

0233.02.002

Medewerker griffie

0233.02.003

Receptiemedewerker

0233.03.001

Medewerker dienstverlening | vergunningen

0233.03.002

Medewerker dienstverlening | publiekszaken

0233.03.003

Medewerker dienstverlening | specialist BRP/burgerlijke stand

0233.03.004

Medewerker Telefonische dienstverlening

0233.03.005

Medewerker APV en bijzondere wetten | vergunningen

0233.03.006

Medewerker digitale dienstverlening

0233.03.007

Handhavingsjurist

0233.03.008

Medewerker toezicht en handhaving

0233.03.009

Medewerker toezicht en handhaving | BOA domein II

0233.03.010

Medewerker toezicht en handhaving | BOA domein I

0233.03.011

Senior handhavingsjurist

0233.03.012

Administratief medewerker toezicht en handhaving

0233.03.013

Bestuurssecretaresse

0233.03.014

Ambtenaar openbare orde en veiligheid

0233.03.015

Beleidsmedewerker ontwikkeling | veiligheid

0233.03.016

Beleidsmedewerker milieu

0233.03.017

Adviseur duurzaamheid

0233.03.018

Beleidsmedewerker ontwikkeling | mobiliteit | regisseur

0233.03.019

Contractbeheerder | openbare ruimte

0233.03.020

Contractbeheerder | vastgoed en grondzaken

0233.03.021

Medewerker vastgoed en grondzaken

0233.03.022

Beleidsmedewerker ontwikkeling | vastgoed en grondzaken

0233.03.023

Projectondersteuner

0233.03.024

Procesondersteuner

0233.03.025

Adviseur ruimtelijke ordening en stedenbouw

0233.03.026

Bouwplantoetser

0233.03.027

Beleidsmedewerker ontwikkeling | welzijn

0233.03.028

Beleidsmedewerker ontwikkeling | subsidiebeleid

0233.03.029

Beleidsmedewerker samenlevingszaken | wonen | regisseur

0233.03.030

Strategisch adviseur domein sociaal

0233.03.031

Beleidsmedewerker ontwikkeling | wonen

0233.03.032

Beleidsmedewerker ontwikkeling | WMO

0233.03.033

Beleidsmedewerker ontwikkeling | bedrijfscontactfunctionaris | sport

0233.03.034

Beleidsmedewerker ontwikkeling | wijkgericht werken

0233.03.035

Beleidsmedewerker ontwikkeling | jeugd en onderwijs

0233.03.036

Beleidsmedewerker ontwikkeling | recreatie en toerisme

0233.03.037

Medewerker onderwijs

0233.03.038

Medewerker kwaliteit en ondersteuning | klachtenfunctionaris

0233.03.039

Adviseur management en bestuur

0233.03.040

Medewerker bestuurscontrol

0233.03.041

Programmamanager | renovatie gemeentehuis

0233.03.042

Programmamanager | dienstverlening en participatie

0233.03.043

Beleidsmedewerker ontwikkeling | regisseur

0233.03.044

Beleidsmedewerker ontwikkeling | juridisch

0233.03.045

Beleidsmedewerker ontwikkeling | erfgoed

0233.03.046

Beleidsmedewerker ontwikkeling | algemeen ruimte

0233.03.047

Beleidsmedewerker ontwikkeling | economie

0233.03.048

Beleidsmedewerker ontwikkeling | recreatie en cultuur

0233.03.049

Senior projectleider | ruimtelijke ontwikkeling

0233.03.050

Senior projectleider | duurzaamheid

0233.03.051

Projectleider | ruimtelijke ontwikkeling

0233.03.052

Technisch projectleider | civiele techniek

0233.03.053

Adviseur water en riolering

0233.03.054

Adviseur energie en beheerder openbare verlichting

0233.03.055

Adviseur groen en landschap

0233.03.056

Adviseur wegen en verkeer

0233.03.057

Beheermedewerker wegen, water en riolering

0233.03.058

Beheermedewerker groen en bossen

0233.03.059

Medewerker gegevensbeheer (IM)BOR

0233.03.060

Medewerker toezicht civiele en cultuurtechniek

0233.03.061

Beheerder bossen en natuurterreinen

0233.03.062

Junior beleidsadviseur | trainee

0233.03.063

Wijkservice manager

0233.04.001

Directievoerder

0233.04.002

Regisseur wijkgericht werken

0233.04.003

Medewerker wijkservice

0233.04.004

Administratief medewerker

0233.04.005

Medewerker toezicht

0233.04.006

Uitvoerder | planner | civiel beheer

0233.04.007

 

 

Bijlage 2  

 

Aangelegenheden welke ingevolge artikel 2, derde lid van dit mandaatbesluit blijven voorbehouden aan het college respectievelijk de burgemeester:

 

Algemeen

  • 1.

    Indien het besluit een afwijking zou inhouden van het bestaande beleid, vastgestelde richtlijnen en/of voorschriften;

  • 2.

    Het voorgenomen besluit een overschrijding van een budget of krediet tot gevolg heeft dan wel een groot financieel risico met zich brengt;

  • 3.

    Als een lid van het college of de leidinggevende van de mandaathouder heeft aangegeven dat hij het voorstel aan de mandaatgever wenst voor te leggen;

  • 4.

    Als de mandaatgever heeft aangegeven zelf te willen besluiten;

  • 5.

    Aan het voorgenomen besluit mogelijkerwijs politieke consequenties zijn verbonden dan wel dat dit precedentwerking tot gevolg kan hebben; hiervan is sprake als:

    • de aangelegenheid tot negatieve berichtgeving in de media heeft geleid of redelijkerwijs moet worden aangenomen dat dit zal gebeuren;

    • de aangelegenheid ingrijpende gevolgen kan hebben voor een groot aantal inwoners, bedrijven, verenigingen, stichtingen of belangengroepen;

  • 6.

    Indien de mandaathouder een persoonlijk belang heeft bij de uitoefening van de bevoegdheden, dan vindt besluitvorming plaats door de hiërarchisch hoger geplaatste persoon op de afdeling;

 

Publiekrecht

  • Het afleggen van verantwoording, het informeren en raadplegen van de raad;

  • Het vaststellen van een formulier voor het indienen van een aanvraag;

  • Besluiten en ondertekenen van aanbestedingsprojecten waar meerdere gemeenten bij zijn betrokken;

  • Het beslissen om een besluit met de uniforme openbare voorbereidingsprocedure voor te bereiden.

  • Het weigeren, wijzigen en intrekken van subsidies voor een bedrag van meer dan € 50.000,-;

  • Voordracht voor of benoeming van personen op grond van een wettelijk voorschrift betreft anders dan het aangaan van een dienstverband;

  • Het beslissen op een verzoek in te stemmen met rechtstreeks beroep bij de bestuursrechter, als bedoeld in artikel 7:1a van de Awb;

  • Het instellen van commissies als bedoeld in artikel 83 en 84 van de Gemeentewet;

  • Het benoemen van personen in adviesorganen van het college;

  • Het benoemen van personen als vertegenwoordiger van de gemeente Ermelo in bestuurs- en toezichthoudende organen van publiekrechtelijke- en privaatrechtelijke rechtspersonen;

  • Het nemen van besluiten ten aanzien van alternatieve geschillenbeslechting, zoals mediation;

  • Het geven van een zienswijze op een voorgenomen besluit van een bestuursorgaan in de zin van de Awb of van een ander openbaar lichaam;

  • Het nemen van een aanwijzingsbesluit op grond van de APV;

  • Het vaststellen van de organisatieverordening;

  • Het vaststellen van regels omtrent de ambtelijke organisatie;

  • Het nemen van besluiten op bezwaarschriften, gericht aan het college dan wel burgemeester, als het advies leidt tot vernietiging van het bestreden besluit, als de motivering aangevuld moet worden, als het primaire besluit niet in mandaat is genomen of als er contrair gegaan wordt aan het advies van de commissie voor bezwaarschriften;

  • Het nemen van besluiten op schriftelijk ingediende klachten op basis van hoofdstuk 9 van de Awb die zijn gericht tegen de gemeentesecretaris, de strategisch adviseur bestuur & organisatie en/of de gemeentecontroller;

  • Het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften en beleidsregels, voor zover deze niet door de raad worden vastgesteld;

  • Het nemen van besluiten om bezwaar of (administratief) (hoger) beroep in te stellen of een verzoek om (wijziging of opheffing van) een verzoek om voorlopige voorziening in te dienen namens de gemeente of het gemeentebestuur in administratiefrechtelijke procedures, met uitzondering van pro forma (hoger) beroep;

  • Het nemen van besluiten waarbij wordt afgeweken van het beleid, richtlijnen en/of voorschriften. In het omgevingsrecht geldt als uitzondering het binnenplans afwijken van een bestemmingsplan of beheersverordening en de bij algemene maatregel van bestuur aangewezen gevallen (voorheen zogenaamde kruimelgevallen);

  • Het nemen van besluiten op verzoeken om informatie op grond van de Wet openbaarheid van bestuur, die betrekking hebben op een ramp als bedoeld in de Wet rampen en zware ongevallen;

  • Het nemen van besluiten over verzoeken om planschade en nadeelcompensatie, tenzij er conform het adviesrapport wordt besloten en er vooraf afstemming is geweest met de portefeuillehouder;

  • Het nemen van besluiten, indien ter voorbereiding van deze besluiten de uniforme openbare voorbereidingsprocedure (afdeling 3.4 Awb) is gevoerd en zienswijzen, bedenkingen of inspraakreacties zijn ingebracht die leiden tot en besluit dat niet in lijn is met het eerder door het college of de burgemeester genomen besluit;

  • Het voeren van correspondentie, gericht tot:

    • a.

      de raad;

    • b.

      de Koning en andere leden van het Koninklijk Huis;

    • c.

      de raad van ministers van het Koninkrijk, de ministerraad of een daaruit gevormde onderraad of commissie, ministers en staatssecretarissen;

    • d.

      de voorzitter van de Eerste of Tweede Kamer der Staten-Generaal of van een uit die Kamer gevormde commissie;

    • e.

      de vice-president van de Raad van State;

    • f.

      de president van de Algemene Rekenkamer;

    • g.

      de Ombudsvoorziening, voor zover het correspondentie betreft ter zake van formele klachten;

    • h.

      enig bestuursorgaan van een waterschap, provincie of Rijk;

  • het verlenen van mandaat op basis van artikel 10:4 van de Algemene wet bestuursrecht aan externen.

 

Privaatrecht

  • Aanbestedingen:

    • a.

      Het nemen van besluiten om af te wijken van het vastgestelde aanbestedingsbeleid;

    • b.

      Het nemen van gunningsbesluiten en het afsluiten van de daaruit voortvloeiende overeenkomsten voor zover het aanbestedingen betreft die onder de Europese richtlijn vallen;

  • Contracten:

    • a.

      Het besluit tot het aangaan van PPS-constructies, convenanten, intentieverklaringen, en bestuursovereenkomsten;

    • b.

      Het besluit tot het aangaan van overeenkomsten met een financiële waarde buiten de toegekende budgets en vastgestelde kaders;

    • c.

      Het besluit tot het aangaan van overeenkomsten indien:

    • d.

      op grond van de Gemeentewet het college de raad vooraf over de overeenkomst moet informeren, omdat de raad daarom heeft verzocht;

    • e.

      op grond van de Gemeentewet de raad in de gelegenheid moet worden gesteld zijn wensen en bedenkingen ten aanzien van de overeenkomst ter kennis van het college te brengen omdat deze ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben;

    • f.

      de raad ter zake om informatie heeft gevraagd;

  • Het afgeven van garanties, borgstellingen en dergelijke, hoe ook genaamd;

  • Het vaststellen van tarieven voor commerciële dienstverlening aan derden;

  • Het nemen van besluiten tot weigering van aanbestedingen en contracten;

  • Het besluit tot de oprichting van of de deelneming in rechtspersonen;

  • Het besluit tot aanvaarding of afwijzing van erfstellingen/legaten/schenkingen;

  • Het aanvaarden van een aanbod tot sponsoring;

  • Het aanvragen van surseance van betaling en faillissement;

  • Het nemen van besluiten over verzoeken om schadevergoeding boven een bedrag ad € 50.000,- voor zover dergelijke verzoeken op grond van de verzekeringspolis niet aan de verzekeraar moeten worden overgedragen;

  • Het ondertekenen van overeenkomsten met een ander bestuursorgaan, waarbij de wederpartij wordt vertegenwoordigd door een bestuurder, met dien verstande dat in dat geval de burgemeester een machtiging kan verlenen aan een wethouder;

  • Het besluit tot het doen van een schenking.

  • Besluiten tot het aangaan van civiele procedures voor vorderingen boven de € 25.000,-.

  • Het nemen van besluiten t.a.v. alternatieve geschillenbeslechting, zoals mediation.

  • Besluiten tot het treffen van een schikking.

  • Het beslissen inzake verzekeringsaangelegenheden, waaronder aansprakelijkheid van de gemeente, boven de € 10.000,- per geval.

  • Het oninbaar verklaren van vorderingen boven de € 5.000,-.

  • Besluiten tot het aangaan van convenanten, intentieverklaringen en bestuursovereenkomsten.

  • Besluiten om een privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten in gevallen waarvoor de raad heeft verzocht om van tevoren te worden ingelicht.

  • Het aangaan van verplichtingen voor:

    • a.

      werken met een opdrachtwaarde van meer dan € 1.000.000,- en

    • b.

      leveringen en diensten die de drempelwaarde voor verplichte Europese aanbesteding overschrijden, tenzij het aangaan van een verplichting past binnen de vastgestelde Grondexploitatie (GREX).

  • Het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen.

 

Personeelsaangelegenheden

Bevoegdheden t.a.v. individuele personeelsleden

  • Alle rechtspositionele besluiten, privaatrechtelijke rechtshandelingen en andere handelingen die geen besluit of privaatrechtelijke rechtshandeling zijn ten aanzien van de gemeentesecretaris, de strategisch adviseur bestuur & organisatie en de gemeentecontroller op voordracht van de gemeentesecretaris, uitgezonderd ontslag op eigen verzoek, ontslag bij arbeidsongeschiktheid, vervroegde uittreding en pensioen;

  • Het verlenen van ontslag wegens reorganisatie of verminderde behoefte aan arbeidskrachten;

  • Het verlenen van strafontslag;

  • Het inzetten van ambtenaren in geval van een staking bij een particulier bedrijf;

  • Het vaststellen, wijzigen of intrekken van regels omtrent de ambtelijke organisatie;

  • De uitoefening van alle overige bevoegdheden op grond van de Cao Gemeenten en de daarop gebaseerde regelingen ten aanzien van de gemeentesecretaris, de strategisch adviseur bestuur & organisatie en de gemeentecontroller;

  • Het uitvoeren van de regeling melding misstanden (klokkenluiders) indien de melding de gemeentesecretaris, de strategisch adviseur bestuur & organisatie of de gemeentecontroller betreft.

 

Specifieke bevoegdheden burgemeester

  • Het sluiten van een woning, lokaal of ander gebouw op basis van het Damocles-beleid (artikel 13b van de Opiumwet);

  • De besluiten op grond van de artikelen 151b, 151c, 154a, 154b en 172 tot en met 176a van de Gemeentewet;

  • Het nemen van een besluit op grond van de Wet tijdelijk huisverbod;

  • Het besluit inhoudende een last tot inbewaringstelling (psychiatrisch ziekenhuis) in het kader van de Wet bijzondere opneming in psychiatrische ziekenhuizen;

  • Het verlenen van een evenementenvergunning, risicocategorie C;

  • Het instellen van cameratoezicht op openbare plaatsen;

  • Het uitvaardigen van een noodverordening/noodbevel;

  • Alle bevoegdheden op grond van de APV ten aanzien van seksinrichtingen;

  • Alle bevoegdheden op grond van de APV ten aanzien van drugs en inbrekerswerktuigen;

  • Alle bevoegdheden op grond van de Wet veiligheidsregio’s;

  • Alle bevoegdheden op grond van de Wet aanpak woonoverlast en de daarop gebaseerde bepalingen in de APV;

  • Alle bevoegdheden op grond van de APV ten aanzien van het toezicht op horecabedrijven;

  • Het opleggen van een verblijfsontheffing op grond van de APV.

Bijlage 3  

 

Aangelegenheden welke ingevolge artikel 3, eerste lid, onder b, van dit mandaatbesluit blijven voorbehouden aan de gemeentesecretaris:

 

Algemeen:

  • Het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot het inhuren van tijdelijk personeel;

  • Het voeren van het georganiseerd overleg met de vakbonden;

  • De bevoegdheid tot het verlenen, wijzigen of intrekken van vergunningen, ontheffingen en vrijstellingen ten behoeve van de gemeente Ermelo zelf;

  • Het nemen van besluiten indien bij betrokkenheid van meerdere afdelingen er geen overeenstemming is over het te nemen besluit.

 

Publiekrecht

  • Het nemen van besluiten ten aanzien van het ontzeggen van de toegang tot gebouwen die in eigendom of gebruik zijn bij de gemeente, voor zover de ontzegging geldt voor een langere periode dan 24 uur en met uitzondering van schoolgebouwen.

  • Besluiten betreffende intrekking van een bestaande subsidieverhouding;

  • Het nemen van besluiten tot niet-invordering van bedragen hoger dan € 1.500 (tot invordering van belastingen is de invorderingsambtenaar bevoegd).

  • Het beslissen ten aanzien van een ingediende klacht op grond van hoofdstuk 9 van de Awb.

 

Privaatrecht

  • Contracten:

    • a.

      Het ontbinden van een overeenkomst;

  • Civiele procedures:

    • a.

      Het besluit tot het aangaan van een civiele procedure;

    • b.

      Het besluit hoger beroep of cassatie aan te tekenen namens de gemeente of het gemeentebestuur in civiele procedures;

    • c.

      Het nemen van besluiten t.a.v. alternatieve geschillenbeslechting, niet zijnde arbitrage of het voorleggen van geschillen aan scheidslieden voor zover afspraken daarover vooraf schriftelijk zijn vastgelegd.

 

Personeelsaangelegenheden

  • Alle rechtspositionele besluiten, privaatrechtelijke rechtshandelingen/aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten en andere handelingen die geen besluit of privaatrechtelijke rechtshandeling zijn ten aanzien van de medewerkers, inclusief volmacht tot het ondertekenen van genoemde arbeidsovereenkomsten, uitgezonderd ontslag op eigen verzoek, bij arbeidsongeschiktheid, vervroegde uittreding en pensioen;

  • Het toekennen van een gratificatie;

  • Het nemen van beslissingen inzake het openstellen van vacatures;

  • Het toekennen van een persoonlijke schaal

  • Het indelen van een medewerker in een andere normfunctie;

  • Het toekennen van een waarnemingsvergoeding in bijzondere situaties;

  • Het opnemen van een nieuwe normfunctie in het functieboek;

  • Het opdragen van andere werkzaamheden onder andere in tijden van oorlog;

  • Het uitvoeren van de regeling melding misstanden (klokkenluiders);

  • Het toepassen van hardheidsclausules van alle door het college vastgestelde (uitvoerings-) regelingen;

  • Het opleggen van een schorsing als ordemaatregel.

 

 

Bijlage 4  

 

Aangelegenheden welke ingevolge artikel 3, eerste lid, onder c, van dit mandaatbesluit uitsluitend zijn voorbehouden aan externen

 

Mandaatbesluiten Omgevingsdienst Noord Veluwe;

 

Mandaatbesluiten Meerinzicht;

 

Mandaatbesluit tot exclusief ondermandaat van de uitvoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming aan de Privacy-Officer, de Chief Security Information Officer en Functionaris Gegevensbescherming van Meerinzicht;

 

Mandaat aan de gemeente Harderwijk voor de uitvoering van beschermd wonen in het kader van de WMO 2015, door gemandateerd aan de GGD NOG;

 

Mandaat aan de GGD NOG voor het uitvoeren van inspecties in het kader van de Wet kinderopvang en taken op het gebied van de volksgezondheid ten behoeve van de gemeente Ermelo;

 

Mandaat aan de hoogste operationeel leidinggevende van de brandweer om, tijdens diens taakuitvoering, overeenkomsten aan te gaan die naar zijn oordeel nodig zijn om een aanwezige of dreigende onveilige situatie te doen beëindigen of te voorkomen.

 

Mandaat aan de Urgentiecommissie ten aanzien van de afhandeling van 2, vijfde lid, van de een verzoek om indeling in een urgentiecategorie en intrekking van een urgentie op basis van de Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Ermelo houdende regels omtrent huisvesting (Huisvestingsverordening);

 

Mandaat aan de woningcorporatie(s) ten aanzien van de afhandeling van een aanvraag om een huisvestingsvergunning op basis van de Huisvestingsverordening;

 

Mandaat aan de gemeente Putten voor de benoeming van de leden van de commissie bezwaarschriften woonruimteverdeling Noord Veluwe;

 

Mandaatbesluiten naar aanleiding van de dienstverleningsovereenkomsten in het kader van de Samenwerking Noord Veluwe.

Bijlage 5  

 

Aangelegenheden welke ingevolge artikel 3, tweede lid, van dit mandaatbesluit gelden in geval van een incident:

 

Aan de dienstdoende Algemeen Commandant Bevolkingszorg (ACBz) om opdrachten te verlenen tot activiteiten in het kader van de bevolkingsprocessen (art. 2.1.3, lid 2 Besluit Veiligheidsregio’s) en risicobeheersing ten tijde van ramp en crisis (het gaat hier om kosten die noodzakelijkerwijs gemaakt moeten worden voor het beperken van risico’s of gevaar of in het voorzien van acute zorg voor de bevolking). Indien mogelijk wordt akkoord gevraagd aan de burgemeester of andere bevoegde bestuurder. Wanneer dit niet mogelijk is, wordt de burgemeester/bestuurder zo spoedig mogelijk geïnformeerd. De ACBz is in zijn handelen zowel zakelijk als proportioneel. En is als deelnemer in het Regionaal Operationeel Team (ROT) bevoegd van daaruit coördinatie te voeren en bindende aanwijzingen te geven aan gemeentelijke diensten in het kader van de bevolkingszorg en crisisbeheersing;

 

Aan de dienstdoende Officier van Dienst Bevolkingszorg van de gemeenten in de Veiligheidsregio Noord- en Oost Gelderland om opdracht te verlenen tot activiteiten in het kader van de bevolkingsprocessen (art. 2.1.3, lid 2 Besluit Veiligheidsregio’s) en risicobeheersing ten tijde van ramp en crisis (het gaat hier om kosten die noodzakelijkerwijs gemaakt moeten worden voor het beperken van risico’s of gevaar of in het voorzien van acute zorg voor de bevolking). Indien mogelijk wordt akkoord gevraagd aan de burgemeester of andere bevoegde bestuurder. Wanneer dit niet mogelijk is, wordt de burgemeester/bestuurder zo spoedig mogelijk geïnformeerd. De OvDBz is in zijn handelen zowel zakelijk als proportioneel en is deelnemer in het CoPI en draagt zorg voor de opstart en leiding van de gemeentelijke processen (Bevolkingszorg) en de gemeentelijke functionarissen in het inzetgebied CoPI. Tevens is hij belast met de overdracht naar de reguliere gemeentelijke organisaties.

 

 

Toelichting op het Mandaatbesluit Ermelo 2020

 

Inleiding

Voor u ligt het mandaatbesluit van de gemeente Ermelo. In artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt mandaat omschreven als de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Het kan een ambtenaar zijn, een bestuurder zelf, of zelfs iemand van buiten de gemeentelijke organisatie (bijvoorbeeld politie). De bevoegdheid in mandaat wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van het oorspronkelijke bevoegde orgaan. De gemandateerde kan namens de mandaatgever besluiten nemen. Deze besluiten worden toegerekend aan het bestuursorgaan zelf. Het bestuursorgaan verliest de bevoegdheid om zelf het besluit te nemen niet en kan dit ook te allen tijde zelf doen. Ook betekent dit dat bezwaar en beroep tegen een in mandaat genomen besluit wordt ingesteld tegen het bestuursorgaan zelf en niet tegen de ambtenaar die het besluit feitelijk heeft genomen.

 

Het mandaat, verleend aan de personen, die niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever, zijn in bijlage 4 opgenomen. Dit houdt in dat de mandaatgevers de bevoegdheid zelf nog wel kunnen uitoefenen, maar dit niet verder kunnen mandateren de organisatie in. Dit is gedaan om te voorkomen dat er onduidelijkheid bestaat over waar het mandaat nu precies ligt of dubbel mandaat gegeven kan worden, zowel intern als extern.

 

Volmacht en machtiging

In deze mandaatregeling worden zowel publiekrechtelijke als privaatrechtelijke bevoegdheden aan medewerkers toegekend. Dat betekent dat mandaat wordt verleend om publiekrechtelijke beslissingen te nemen, volmacht om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten en machtiging om handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn (artikel 10:12 van de Awb).

 

Volmacht en machtiging zijn niet als zodanig in het mandaatbesluit te onderscheiden. Toch is het van belang even bij volmacht (3:60 e.v. van het BW) stil te staan. Volmacht speelt een rol bij het optreden van de gemeente als rechtspersoon naar burgerlijk recht. Een voorbeeld kan hierbij wellicht duidelijkheid verschaffen. Als de gemeente (als rechtspersoon) een koopovereenkomst sluit, is het college op grond van de Gemeentewet het bevoegde orgaan om tot koop te beslissen. De ondertekening van de koopovereenkomst wordt echter door de burgemeester (ingevolge art. 171 van de Gemeentewet) gedaan. Het college kan een ambtenaar een volmacht verlenen om besluiten te nemen tot het aangaan van een overeenkomst. Toch zal de burgemeester nog steeds de overeenkomst moeten ondertekenen, tenzij deze aan een ambtenaar volmacht verleent om de gemeente namens hem te vertegenwoordigen.

 

De schakelbepaling van artikel 10:12 van de Awb zorgt ervoor dat de publiekrechtelijke vereisten die gelden voor mandaatverlening overeenkomstig gelden voor het verlenen van volmachten (en machtigingen). In het vervolg van deze toelichting wordt gemakshalve verder uitsluitend over mandaat gesproken, tenzij er specifiek aanleiding is om over volmacht of machtiging te spreken.

 

Methodiek

De methodiek die in deze mandaatregeling wordt toegepast, wijkt af van de methodiek die traditioneel wordt gehanteerd en tot de laatste versie van het Bevoegdhedenregister Ermelo werd gehanteerd. Gebruikelijk was om in een mandaatregeling alle gemandateerde bevoegdheden expliciet te benoemen, vaak onder verwijzing naar het wetsartikel waarin die bevoegdheid is neergelegd. Deze methode heeft vanzelfsprekend positieve en negatieve gevolgen.

 

Positieve gevolgen zijn dat vrij nauwkeurig kan worden nagegaan aan welke medewerker welke bevoegdheid is gemandateerd. Is een bepaalde bevoegdheid niet opgenomen in de mandaatregeling (bijvoorbeeld uitvoeringsbesluiten op grond van een verordening van een latere datum dan de datum waarop de mandaatregeling is vastgesteld), dan is dus uitsluitend het college dan wel burgemeester bevoegd om die besluiten te nemen. Negatieve gevolgen van deze methodiek zijn dat dergelijke mandaatbesluiten snel "verouderen" en daardoor erg onderhoudsgevoelig zijn. Wetten worden voortdurend gewijzigd, er komen steeds nieuwe wetten bij of wetten worden juist ingetrokken. Dit alles maakt dat de mandaatregeling vrijwel voortdurend aan wijzigingen onderhevig is. Bovendien past de huidige methodiek niet goed bij de uitgangspunten van de platte organisatie die de gemeente Ermelo is. Die uitgangspunten houden onder meer in dat bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie worden gelegd om de organisatie zo slagvaardig mogelijk te maken.

 

In deze mandaatregeling wordt de omgekeerde methodiek toegepast. Alle college- dan wel burgemeestersbevoegdheden worden gemandateerd tot op medewerker-niveau, tenzij de bevoegdheid expliciet wordt voorbehouden (zie bijlagen).

 

Binnen de gemeentelijke praktijk is het gebruikelijk dat beslissingsbevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie worden uitgeoefend. De omgekeerde methodiek sluit hier goed op aan. Daarnaast wordt de mandaatregeling minder onderhoudsgevoelig doordat deze methode minder gevoelig is voor wijziging in wet- en regelgeving.

 

Ondertekening- en beslissingsmandaat

In het mandaatbesluit is degene die bevoegd is in mandaat een besluit te nemen tevens bevoegd dit besluit te ondertekenen. Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle bevoegdheden beslissingsmandaten betreffen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.

Vanzelfsprekend worden hier ook bedoeld alle werkzaamheden met betrekking tot het nemen van het besluit: vanaf het binnenkomen van een aanvraag of verzoek tot en met het afhandeling van de aanvraag of het verzoek. Tevens omvat dit besluit ook het mandaat om aanvragen in te dienen bij bestuursorganen voor bijvoorbeeld een subsidie of vergunning.

 

Met beslissingen worden hier zowel beslissingen gericht op rechtsgevolg bedoeld (besluiten in de zin van de Awb) als beslissingen die niet zijn gericht op rechtsgevolg. Een voorbeeld van een beslissing gericht op rechtsgevolg is een vergunning of een subsidiebesluit. Een voorbeeld van een beslissing die niet is gericht op rechtsgevolg is de vooraankondiging van een handhavingsbesluit.

 

In de Awb (art: 10:11) wordt ook de figuur van “ondertekeningsmandaat” genoemd. Dit betreft echter geen mandaat in de zin van het nemen van een besluit, maar ziet slechts op de administratieve handeling van het ondertekenen van een besluit, dat door het bestuursorgaan zelf is genomen. Binnen de gemeentelijke praktijk wordt zeer beperkt gebruik gemaakt van ondertekeningsmandaten.

 

De bevoegdheid om in mandaat beslissingen te nemen impliceert de bevoegdheid tot ondertekening namens het bestuursorgaan.

 

In de mandaatlijst ligt ook besloten, dat vervolgbesluiten, die in lijn zijn met een door het college genomen primair besluit, gemandateerd zijn. Een voorbeeld hiervan is een besluit van het college om een verkeersbesluit te nemen. Het concept wordt via het college ter inzage gelegd, hierop kunnen zienswijzen ingediend worden. Daarna moet een definitief besluit volgen. Het college heeft al besloten op het verkeersbesluit, een besluit om iets ter inzage te leggen of het definitieve besluit kan dan, mits in lijn, in mandaat worden afgedaan. Dit komt de efficiëntie ten goede. Vanzelfsprekend geldt ook hier, dat de bepalingen van artikel 5 van dit mandaatbesluit van toepassing blijven.

 

Uitzonderingen mandaat

Op 6 augustus 2003 heeft de Raad van State uitspraak gedaan in een zaak tegen de gemeente Maasbree. In die uitspraak heeft de Raad van State zich uitgelaten over een onderdeel van de mandaatregeling van Maasbree in die zin dat een daarin opgenomen passage door de Raad van State "voor velerlei uitleg vatbaar en onduidelijk" werd gekwalificeerd, "waardoor zij aanleiding kan geven tot misverstanden". Dit heeft ertoe geleid dat er in deze regeling naar is gestreefd zo concreet mogelijk te zijn over het niveau waarop bevoegdheden zijn neergelegd.

 

Om een bevoegdheid te mandateren is geen wettelijke grondslag vereist. Mandatering is toegestaan, tenzij een wettelijk voorschrift of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet (art. 10:3, eerste lid van de Awb). Daarom moet bij het verlenen van een mandaat telkens nagegaan worden of de wettelijke regeling waarop de bevoegdheid is gebaseerd iets zegt over eventueel mandaat. Ook zal nagegaan moeten worden of er andere redenen zijn dat een mandaatverlening is uitgesloten. Bijvoorbeeld omdat er sprake is van besluitvorming met gekwalificeerde meerderheid, beperking van grondrechten, het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, het beslissen op een bezwaarschrift en dergelijke.

 

Uitgangspunt bij mandaat behoort te zijn dat het zaken betreft waaraan praktisch geen beleidsconsequenties zijn verbonden. Hierbij kunnen we denken aan gebonden beschikkingen, routinebesluiten en besluiten op basis van bekend gemaakt beleid. In bepaalde gevallen zal het bevoegde bestuursorgaan een terugkoppeling wensen alvorens er gebruik wordt gemaakt van de gemandateerde bevoegdheid. In het mandaatbesluit zijn een aantal criteria gegeven wanneer er terugkoppeling dient plaatst te vinden aan het bestuursorgaan dan wel portefeuillehouder. De criteria zijn niet allemaal even hard. Derhalve wordt een zeker inschattingsvermogen en politiek bewustzijn verlangd van de betrokken ambtenaar. Dit is ook afgedicht in artikel 5. Ook zal team juridische zaken van Meerinzicht een rol spelen bij het bevorderen van juridisch bewustzijn in de organisatie door middel van cursussen/bijpraatsessies.

 

Relatie met de organisatiestructuur

Het is voor degenen die met de gemeente te maken hebben van belang dat zij kunnen nagaan of het besluit door een bevoegde persoon is genomen en het contract door een bevoegde persoon is ondertekend. Hierbij is het niet van belang of het nu gaat om het verkrijgen van een omgevingsvergunning of om het sluiten van een koopovereenkomst voor kantoorartikelen. Ook voor de rechter die een besluit van de gemeente moet toetsen, moet dit kenbaar zijn. Bevoegdheden hebben dus te maken met het rechtmatig uitvoeren van taken.

De gemeente Ermelo kent een platte organisatiestructuur, waarin geen afdelingen of teams ingedeeld zijn. Alle ambtenaren zijn aangesteld in algemene dienst, dus niet met een werktitel.

Hierdoor is het moeilijker om te onderscheiden, wie welke bevoegdheid heeft, zowel voor mensen van buiten de organisatie, als intern.

Aangezien het toch kenbaar moet zijn “wie wat mag”, is ervoor gekozen om in bijlage 1 een informele indeling in werknamen, zoals deze gehanteerd wordt door team HRM van Meerinzicht, vast te leggen.

 

In dit mandaatbesluit worden aan medewerkers uitsluitend de bevoegdheden toegekend die zij nodig hebben om de taken te kunnen uitvoeren die tot hun taken tot hun geografisch afgebakende terrein behoren.

Het kan voorkomen dat een medewerker, in het kader van een project, een andere rol toebedeeld krijgt, dan gebruikelijk bij die medewerker hoort. In die situaties zal dit in het Project Initiatiedocument (PID) expliciet benoemd en uitgewerkt worden en zullen de eventueel daarbij behorende bevoegdheden door het college gemandateerd worden voor het project.

 

In geval het een mandaat betreft, dat door een andere organisatie is verleend aan de gemeente Ermelo (bijvoorbeeld bij regionale samenwerking), is ondermandaat alleen mogelijk, als de mandaatgever de mogelijkheid tot ondermandaat uitdrukkelijk heeft gegeven.

 

Treasury

In de mandaatregeling wordt de uitoefening van bevoegdheden op het gebied van treasury niet geregeld. De reden daarvoor is dat die bevoegdheden zijn gesteld in het Financieringsstatuut gemeente Ermelo. Dat statuut is door het college vastgesteld en geeft daarom de kaders waarbinnen de treasurybevoegdheden worden uitgeoefend.

 

Personeelsaangelegenheden

De bevoegdheden om disciplinaire maatregelen op te leggen is bij de gemeentesecretaris neergelegd. De gemeentesecretaris is in hiërarchisch opzicht de meest logische persoon om dit uit te voeren. De aard van de bevoegdheid verzet zich tegen de mandaatverlening. Het gaat bij disciplinaire maatregelen om een zeer zware bevoegdheid die bij de gemeentesecretaris dient te blijven liggen.

Ten aanzien van de personele aangelegenheden ligt een deel bij het college, namelijk de personele aangelegenheden van de gemeentesecretaris, de strategisch adviseur bestuur & organisatie en de gemeentecontroller. Voor het overige ligt het mandaat bij de gemeentesecretaris. De uitvoering van de personele aangelegenheden is gemandateerd aan Meerinzicht.

In het kader van de aankomende Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) is in de bijlagen feitelijk een dubbeling opgenomen, waaruit blijkt wie mandaat heeft voor de huidige situatie, waarin ambtenaren nog worden aangesteld, maar die ook voorziet in de situatie na 1 januari 2020, als de Wnra in werking is getreden en de aanstelling van de ambtenaren van rechtswege is omgezet in een arbeidsovereenkomst.

 

Artikelsgewijze toelichting

 

Artikel 1

Dit artikel spreekt voor zich.

 

Artikel 2

Eerste lid:

In dit artikel worden de bevoegdheden die bij het college en de burgemeester berusten, gemandateerd aan de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris is het hoofd van de ambtelijke organisatie. Daarom worden alle bevoegdheden van het college en de burgemeester via de gemeentesecretaris aan de overige in de regeling genoemde medewerkers en externe partijen gemandateerd. De gemeentesecretaris is dus feitelijk het centrale punt van waaruit alle bevoegdheden in de organisatie en richting externen worden verspreid, dit laatste via artikel 10:4 van de Awb. Het uitgangspunt van deze regeling is dat de bevoegdheden zodanig in de organisatie zijn neergelegd, dat het slechts in uitzonderingssituaties nodig moet zijn om terug te vallen op een hoger bevoegdhedenniveau. In artikel 4 zijn de algemene uitzonderingen genoemd.

 

Op grond van artikel 10:8 Awb kan een mandaatgever (in dit geval het college of de burgemeester) het mandaat te allen tijde intrekken. Die bevoegdheid wordt in het tweede lid ook toegekend aan de gemeentesecretaris in artikel 3, eerste lid. Als het gaat om een min of meer structurele situatie, zal dit ook op de gebruikelijke wijze bekend worden gemaakt, zodat dit ook naar buiten toe bekend en toetsbaar is. Bij incidentele gevallen is dat niet nodig.

 

De mandaatgever behoudt te allen tijde het recht om gemandateerde bevoegdheden zelf uit te oefenen.

 

Tweede lid:

In hoofdstuk X en XI van de Gemeentewet wordt een aantal taken aan het college en de burgemeester opgedragen. Niet alle taken zijn bedoeld om te mandateren. Ook in de Awb (artikel 10:3, tweede, derde en vierde lid) wordt een aantal uitzonderingen van mandaat genoemd.

 

Derde lid:

De in bijlage 2 opgesomde bevoegdheden worden niet doorgemandateerd aan het niveau van gemeentesecretaris en lager.

 

Vierde lid:

Het is niet ondenkbaar dat de gemeentesecretaris voor langere tijd uitvalt of afwezig is. In dat geval moeten zaken gewoon doorlopen. Om die reden is er een vervangingsregeling vastgesteld door het college, waarin hierin is voorzien.

 

Vijfde lid:

In dit artikellid is uitdrukkelijk aangegeven dat de gemeentesecretaris de bevoegdheden, die het college en de burgemeester aan de gemeentesecretaris hebben gemandateerd, verder kan mandateren. Dit kan binnen de organisatie, maar ook aan externen.

 

Artikel 3

Eerste lid:

Dit lid brengt de hiërarchische positie van de gemeentesecretaris tot uitdrukking. Alle bevoegdheden worden namelijk niet naast de gemeentesecretaris, maar via hem aan de medewerkers gemandateerd.

In de artikelen 102 tot en met 105 van de Gemeentewet wordt een aantal taken aan de gemeentesecretaris opgedragen. Dit lid is opgenomen om er geen misverstand over te laten bestaan dat de bevoegdheden die uit die taken voortvloeien niet onder het mandaat vallen. Dit geldt bijvoorbeeld voor de bevoegdheid om stukken die van het college uitgaan mede te ondertekenen.

Ook zijn er taken, die door de gemeentesecretaris niet doorgemandateerd worden, omdat dit niet wenselijk is. dit geldt bijvoorbeeld voor bepaalde personele aangelegenheden. De bevoegdheden, die niet verder doorgemandateerd worden, staan in bijlage 3.

In bijlage 4 zijn de verleende mandaten, op basis van artikel 10:4 Awb naar externe partijen zijn gemandateerd. Dit mandaat geldt exclusief voor de externe partij en wordt dus niet verder aan de Ermelose organisatie doorgemandateerd. Hierop kan een uitzondering gemaakt worden door in een nieuw besluit (zoals een pid) alsnog ondermandaat te verlenen. Hierbij kan gedacht worden aan ondermandaat aan projectleiders om in het kader van inkoop bepaalde opdrachten te kunnen verstrekken.

Tweede lid:

In het kader van crisisbeheersing wordt er in de regio samengewerkt binnen de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland (22 gemeenten). Gezamenlijk wordt er piketdienst gedraaid door de adviseurs crisisbeheersing (genoemd Officier van Dienst Bevolkingszorg, hierna: OvDBz) en de gemeentesecretarissen (Algemeen Commandant Bevolkingszorg, ACBz). Voor de OvDBz gebeurt dit in clusterverband Noord-West Veluwe (Hattem, Heerde, Elburg, Oldebroek, Harderwijk, Putten en Ermelo).

 

Mocht het voorkomen, dat er in Ermelo een ramp plaatsvindt in de avond of in het weekend, kan het voorkomen dat de OvDBz niet de ambtenaar van de gemeente Ermelo is. Betreffende OvDBz zal toch, in het kader van de ramp, beslissingen moeten nemen die gevolgen hebben. Om deze OvDB de bevoegdheid te geven, is in de veiligheidsregio afgesproken dat de colleges van de samenwerkende gemeenten mandaat geven aan de OvDBz die tijdens een crisis dienst heeft.

De ACBz zit namens Bevolkingszorg in het Regionaal Operationeel Team (ROT). Het ROT zit tijdens een crisis bij de Veiligheidsregio in Apeldoorn en heeft de regie over het 'effectgebied'. Denk hierbij aan opvang van grote aantallen personen regelen, verspreiding van asbest over een gebied etc. De gemeentesecretaris die piket heeft (de ACBz), heeft hier de leiding over sectie Bevolkingszorg. Het ROT zoekt afstemming met de collega's ter plaatse in het Commando Plaats Incident (COPI) dat verantwoordelijk is voor het brongebied en adviseert het Gemeentelijk Beleidsteam van de getroffen gemeente(n).

Ook is afgesproken dat er steeds nauw overleg zal plaatsvinden tussen de OvDBz en de gemeentesecretaris van de betreffende gemeente. Hierdoor zal er niet snel een bevoegdheidsgebrek optreden, maar het is wel goed om dit, in het kader van efficiency, goed te regelen. Dit wordt gedaan via bijlage 4.

 

Derde lid:

In dit artikellid wordt de koppeling gelegd tussen de gemandateerde bevoegdheden en de bevoegdheden van de verschillende medewerkers. Het mandaat van een medewerker geldt voor die aangelegenheden waar hij als medewerker voor verantwoordelijk is. Dit is afgebakend in bijlage 5, waarin de functienamen duidelijk zijn gemaakt. Deze functienamen staan ook in de ondertekening van de brieven, zodat dit terug te herleiden is.

In geval van projecten, kan het voorkomen dat medewerkers een andere “rol” krijgen binnen het projectteam, in vergelijking met hun “normale” functie. Dit kan resulteren in bepaalde bevoegdheden, die betreffende medewerker normaal gesproken niet heeft. Aangezien dit kan leiden tot onduidelijkheid, is ervoor gekozen om in dit soort gevallen expliciet in het “project initiatie document” (pid) op te nemen of er sprake is van afwijkende mandaten en wat deze mandaten dan inhouden. Vanzelfsprekend zal dit gepubliceerd moeten worden.

 

Vierde lid:

Dit maakt het mogelijk dat de gemeentesecretaris beslist dat hij bepaalde aangelegenheden voor een korte of langere tijd zelf af wil doen, of dat hij in een concreet geval aangeeft dat het aan een onder hem ressorterende medewerker verleende mandaat voor dat geval niet geldt en hij het besluit zelf wil nemen. In het eerste geval gaat het om een min of meer structurele situatie en geldt de eis dat dit schriftelijk wordt vastgelegd en ter informatie aan het college wordt gezonden. Een dergelijk besluit zal ook op de gebruikelijke wijze bekend worden gemaakt, zodat dit ook naar buiten toe bekend en toetsbaar is. Bij incidentele gevallen is dat niet nodig.

 

Artikel 4

Eerste lid:

Om een bevoegdheid te mandateren is geen wettelijke grondslag vereist. Mandatering is toegestaan, tenzij een wettelijk voorschrift, of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet (art. 10:3, eerste lid, van de Awb). Daarom moet bij het verlenen van een mandaat telkens nagegaan worden of de wettelijke regeling waarop de bevoegdheid is gebaseerd iets zegt over eventueel mandaat. Ook zal nagegaan moeten worden of er andere redenen zijn dat een mandaatverlening is uitgesloten. Bijvoorbeeld omdat er sprake is van besluitvorming met gekwalificeerde meerderheid, beperking van grondrechten, het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, het beslissen op een bezwaarschrift en dergelijke.

 

Tweede lid:

Ten aanzien van bevoegdheden die zowel ten laste van de gemeente financiële gevolgen hebben geldt, dat hierin in de begroting van de gemeente moet zijn voorzien. Mocht er tussen deze mandaatlijst of de uitoefening van een bevoegdheid een conflict ontstaan met de budgethoudersregeling, dan gaat de laatste voor.

 

Artikel 5

Uitgangspunt bij mandaat behoort te zijn dat het zaken betreft, waaraan praktisch geen beleidsconsequenties zijn verbonden. Hierbij kunnen we denken aan gebonden beschikkingen, routinebesluiten en besluiten op basis van bekend gemaakt beleid. In bepaalde gevallen zal het bevoegde bestuursorgaan een terugkoppeling wensen alvorens er gebruik wordt gemaakt van de gemandateerde bevoegdheid. In het mandaatbesluit is een aantal begrenzingen opgesteld ten aanzien van het gebruik van gemandateerde bevoegdheden.

 

Eerste lid:

Het is essentieel dat een medewerker de aan hem of haar gemandateerde bevoegdheden inzet binnen de door het college gestelde kaders. Dit geldt vooral in het kader van het vertrouwensbeginsel en de gewijzigde lijn die de Afdeling Bestuursrechtspraak Raad van State (hierna: de Afdeling) sinds 29 mei 2019 hanteert, zie hiervoor ECLI:RVS:2019:1694. Er moet, in dat kader, meer gekeken worden vanuit het perspectief van de burger: kon deze redelijkerwijs, in het licht van alle feiten en omstandigheden van zijn geval, op nakoming rekenen van de aan hem of haar gedane toezegging of gedraging? De Afdeling is ook van mening dat van een bindende toezegging al sprake is als een gedraging of verklaring van de ambtenaar redelijkerwijs de indruk wekt van een welbewuste standpuntbepaling (zoals een door de bevoegde medewerker ondertekende brief).

 

Tweede lid:

Bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden dienen alle van toepassing zijnde wetten, algemene maatregelen van bestuur, voorschriften, verordeningen, raadsbesluiten, circulaires, aanwijzingen, richtlijnen, et cetera in acht te worden genomen.

 

Derde lid:

De organisatiestructuur van Ermelo gaat uit van een grote taakvolwassenheid van de medewerkers. Daar hoort ook bij dat de medewerker zelf verantwoordelijk is voor de kwaliteit van zijn werk. Dit betekent, dat besluiten, naast juridisch correct, goed gemotiveerd en leesbaar zijn.

 

Vierde lid:

In dit artikellid is opgenomen, dat college, burgemeester en/of gemeentesecretaris instructies kunnen geven. Gedacht kan worden aan algemene instructies of specifieke instructies over bijvoorbeeld kwaliteit of een eventueel “vier ogen” principe.

 

Vijfde lid:

De gemeente heeft een huisstijl, waarin de opmaak van de brieven et cetera geregeld is. medewerkers moeten zich te allen tijde houden aan deze huisstijl. Tijdens de introductie van nieuwe medewerkers wordt hier aandacht aan geschonken.

 

Zesde lid:

Op grond van een uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State van 6 augustus 2003 is het criterium “politiek gevoelige zaken” voor velerlei uitleg vatbaar en onduidelijk. Dit is in strijd met afdeling 10.1.1 van de Awb.

 

Ook zijn een aantal begrippen in dit artikel opgenomen die onbepaald zijn te noemen. Daarom zijn ze ook in dit artikel (terugkoppeling) opgenomen en niet in artikel 4 (algemene uitzonderingen).

 

Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld een portefeuillehouder beslissen dat een aangelegenheid door het college moet worden afgedaan. Dat impliceert dat gevoelige kwesties tijdig aan de portefeuillehouder moeten worden voorgelegd. Medewerkers worden verondersteld te kunnen beoordelen welke zaken als een dergelijke gevoelige kwestie moeten worden beschouwd. Hierin moet, binnen de organisatie, bewustzijn worden gecreëerd. Dit kan door instructies, bijvoorbeeld tijdens de weekstart, maar ook kan in introductiebijeenkomsten voor nieuwe medewerkers of in bijpraatsessies voor alle medewerkers aandacht aan besteed worden. Team juridische zaken van Meerinzicht heeft hier een cruciale rol in.

 

In grote lijnen betekent dit dus dat de in dit artikelgenoemde gevallen de verplichting bestaat de beslissing voor te leggen aan het bestuursorgaan. De criteria zijn niet allemaal even hard.

 

Van de betrokken ambtenaar van de gemeente mag worden verwacht dat hij dergelijke begrippen op hun juiste waarde weet te schatten en daar op zorgvuldige wijze mee kan omgaan.

 

Team juridische zaken van Meerinzicht zal hierin ook aandacht aan besteden bij nieuwe medewerkers, maar ook in het kader van het bevorderen van politiek bewustzijn door bijpraatsessies.

 

Zevende lid:

In het kader van dienstverlening is het belangrijk dat een beslissing niet rauw op het dak valt van degene, die het betreft. Het is dan ook essentieel, dat een medewerker telefonisch contact heeft, voordat een negatief besluit verzonden wordt. Op deze manier kan uitleg gegeven worden over het genomen besluit en kunnen eventuele alternatieven besproken worden. Een zienswijzengesprek kan hier ook in voorzien, mits tijdens het gesprek al besproken kan worden dat de uitkomst een negatief besluit is.

 

Artikel 6

Eerste lid:

In de Awb (art: 10:11) wordt ook de figuur van “ondertekeningsmandaat” genoemd. Dit betreft echter geen mandaat in de zin van het nemen van een besluit, maar ziet slechts op de administratieve handeling van het ondertekenen van een besluit, dat door het bestuursorgaan zelf is genomen. Binnen de gemeentelijke praktijk wordt zeer beperkt gebruik gemaakt van ondertekeningsmandaten. Degene die bevoegd is in mandaat een besluit te nemen is hiermee tevens bevoegd dit besluit te ondertekenen.

 

Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle bevoegdheden beslissingsmandaten betreffen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.

 

Tweede lid:

Er is geen verplichting te ondertekenen wanneer dit via een geautomatiseerd systeem door de geautoriseerde persoon kan worden uitgevoerd.

 

De manier van ondertekening namens het college is bijvoorbeeld:

 

Namens het college van burgemeester en wethouders van Ermelo,

 

[ondertekening]

naam

werknaam

 

Of bij een vergunning namens de burgemeester:

 

Namens de burgemeester van Ermelo,

 

[ondertekening]

naam

werknaam

 

Artikel 7

Dit artikel vormt een weerslag van artikel 10:12 van de Awb. Door dit artikel wordt duidelijk dat de mandaatregeling niet slechts betrekking heeft op het publiekrechtelijk handelen van de gemeente maar op al het handelen, dus ook privaatrechtelijk en feitelijk handelen.

 

Een voorbeeld van volmacht is de bevoegdheid tot het aangaan van overeenkomsten en een voorbeeld van een machtiging is de bevoegdheid om een betaling te verrichten of om tarieven vast te stellen voor commerciële dienstverlening door de gemeente.

 

Volmacht is de privaatrechtelijke evenknie van mandaat. Volmacht is geregeld in het Burgerlijk Wetboek, boek 3 art. 60 e.v. en wordt via de schakelbepaling in de Awb (art. 10:12) gelijkgesteld met mandaat. Volmacht is niet als zodanig in het mandaatbesluit te onderscheiden. Toch is het van belang even bij deze rechtsfiguur stil te staan.

 

Volmacht speelt een rol bij het optreden van de gemeente als rechtspersoon naar burgerlijk recht.

 

Een voorbeeld kan hierbij wellicht duidelijkheid verschaffen.

 

Als de gemeente (als rechtspersoon) een koopovereenkomst sluit, is het college op grond van de Gemeentewet het bevoegde orgaan om tot koop te beslissen. De ondertekening van de koopovereenkomst wordt echter door de burgemeester (ingevolge art. 171 van de Gemeentewet) gedaan. Het college kan een ambtenaar een volmacht verlenen om besluiten te nemen tot het aangaan van een overeenkomst. Toch zal de burgemeester nog steeds de overeenkomst moeten ondertekenen, tenzij deze aan een ambtenaar volmacht verleent om de gemeente namens hem te vertegenwoordigen.

 

Artikel 8

De mandaatlijst moet worden gepubliceerd, zodat men inzicht kan krijgen in de legitimiteit van besluiten. Om te voorkomen dat dit wordt vergeten, waardoor er een bevoegdheidsgebrek kan ontstaan, en om ervoor te zorgen dat er altijd een actueel en juiste mandaatlijst op internet te vinden is, is besloten om dit centraal bij team juridische zaken van Meerinzicht te beleggen.

Wijzigingen van het mandaatbesluit worden gecoördineerd door team juridische zaken van Meerinzicht. De kern van de procedure is dat de organisatie zelf verantwoordelijk zijn voor het wijzigen van de mandaatlijst, bijvoorbeeld door een besluit van college, burgemeester of gemeentesecretaris. Team juridische zaken van Meerinzicht is verantwoordelijk voor een goede verwerking en het up to date houden van de mandaatlijst en de publicatie. Om die reden is het belangrijk dat wijzigingen meteen doorgegeven worden aan tjz, zodat de mutaties verwerkt kunnen worden en er altijd een actuele versie van de mandaatlijst beschikbaar is. Dit is essentieel voor een goede werking en de legitimiteit van deze mandaatlijst. Mutaties worden opgeslagen in het zaaksysteem (corsa en/of liber) en op intranet.

 

Artikel 9

Besluiten en privaatrechtelijke rechtshandelingen verliezen hun geldigheid niet door het intrekken van oude mandaatbesluiten. Doordat de voorgaande regeling ingetrokken wordt per datum inwerkingtreding van het nieuwe mandaatbesluit, is dit gewaarborgd.

 

Artikel 10

Spreekt voor zich

 

Artikel 11

Spreekt voor zich

 

Bijlage 1

In deze bijlage zijn de werknamen vastgelegd. Aan de hand van deze werknamen is het eenvoudiger om vast te stellen of een medewerker, op basis van zijn werknaam, de bevoegdheid heeft om een besluit te nemen.

 

Bijlage 2

Hierin worden alle bevoegdheden genoemd, die bij het college of de burgemeester blijven en niet gemandateerd zijn. Een zaak, die op deze lijst voorkomt, moet dus altijd bij het college of de burgemeester blijven.

 

Bijlage 3

Hierin worden alle bevoegdheden genoemd, die bij de gemeentesecretaris blijven en niet gemandateerd zijn. Een zaak, die op deze lijst voorkomt, moet dus altijd bij de gemeentesecretaris blijven.

 

Bijlage 4

Hierin staan de mandaten, welke extern uitgezet zijn. Hieronder vallen alle mandaten, die bij MIZ en de Omgevingsdienst Noord Veluwe zijn neergelegd, maar ook de mandaten die zijn neergelegd bij buurgemeenten in het kader van de Samenwerking Noord Veluwe. De 6 gemeenten (Harderwijk, Oldebroek, Putten, Elburg, Hattem en Ermelo) hebben dienstverleningsovereenkomsten (dvo’s) gesloten op het gebied van woonruimteverdeling, basismobiliteit, Account jeugdhulp, Leerplicht/RMC, Sociale recherche EHZ, Afval contractbeheer en Justitieel overleg risicojeugd. In elke dvo is een gastheergemeente aangewezen die is belast met de uitvoering van de dvo. In de dvo’s zijn ook bepalingen opgenomen over het verlenen van mandaat aan de gastheergemeente en/of andere externe partijen.

Ermelo is gastheergemeente voor de dvo Account jeugdhulp. In de overwegingen bij die dvo is opgenomen dat Ermelo deze taak onderbrengt bij Meerinzicht. De verleende mandaten vanuit de 5 gemeenten zijn ook neergelegd bij Meerinzicht.

Voor de dvo’s waar een andere gemeente dan Ermelo gastheergemeente is, is er reeds mandaat verleend aan betreffende gastheergemeente of wordt per aandachtsgebied gekeken of mandaat extern verleend wordt.

  • Voor de dvo Woonruimteverdeling (gastheergemeente Putten) geldt dat de bezwaarcommissie inzake urgentie de bevoegdheid heeft om de beslistermijn voor bezwaarschriften te verlengen (artikel 14 van de Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Ermelo houdende regels omtrent huisvesting (Huisvestingsverordening gemeente Ermelo 2019)). Aan de woningcorporaties is mandaat verleend ten aanzien van artikel 4 van deze Verordening, aan de Urgentiecommissie Woonruimteverdeling ten aanzien van de artikelen 8 en 9 van de Huisvestingsverordening. Tevens wordt mandaat verleend aan het college van B&W van de gemeente Putten om leden voor de commissie bezwaarschriften woonruimteverdeling te benoemen.

  • Voor de dvo Basismobiliteit is mandaat gegeven aan de gastheergemeente Elburg.

  • Voor de dvo leerplicht (gastheergemeente Harderwijk) is het mandaat neergelegd bij Meerinzicht.

  • Voor de dvo Sociale recherche EHZ (gastheergemeente Harderwijk) geldt dat dit is belegd bij Meerinzicht.

  • Voor de dvo Afval contractbeheer is voor de aanbesteding mandaat verleend aan de gastheergemeente Oldebroek, en wordt per aandachtsgebied gekeken of verder mandaat wordt verleend.

  • Voor de dvo Justitieel overleg risicojeugd (gastheergemeente Harderwijk) geldt dat dit is neergelegd bij Meerinzicht.

 

De mandaten en volmachten, die in het kader van deze samenwerking zijn weggezet, zijn uitgezonderd van de mandaatlijst. Dit betekent, dat de betreffende bevoegdheid niet gemandateerd is aan medewerkers van de gemeente Ermelo.

 

Bijlage 5

Hierin staan de mandaten in het kader van rampenbestrijding, als een ambtenaar of gemeentesecretaris van een andere gemeente piketdienst heeft. Zie de toelichting bij artikel 3, tweede lid. •