Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Roermond houdende regels omtrent de controle op het financieel beheer (Controleverordening gemeente Roermond 2019)

De raad van de gemeente Roermond

 

Gelet het voorstel van het Auditcomité van 21 november 2019;

 

Gezien het advies van de commissie Bestuur en Middelen;

 

Besluit:

de controleverordening gemeente Roermond 2019 vast te stellen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    Accountant:

  • een door de raad benoemde registeraccountant belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

  • b.

    Accountantscontrole:

  • de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:

    • •

      het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

    • •

      het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen;

    • •

      het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten;

    • •

      de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

    • •

      de controle van specifieke uitkeringen die worden verantwoord conform de methode Single informatie/ single audit (SiSa).

    • •

      de controle van deelverantwoordingen opgesteld door het college ten behoeve van derden voor zover een controleverklaring wordt verlangd.

  • c.

    Controleverklaring:

  • de controleverklaring omvat een oordeel over:

    • -

      de getrouwheid van de baten en lasten over het boekjaar en de activa en passiva per balansdatum.

    • -

      de rechtmatige totstandkoming van enerzijds de baten en lasten en anderzijds de balansmutaties.

  • d.

    Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole:

  • het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado).

  • e.

    Single information / single audit (Sisa):

  • verantwoording van de besteding van speciale uitkeringen richting Rijk en/of andere medeoverheden als onderdeel van de jaarrekening van de gemeente..

  • f.

    Deelverantwoording:

  • Een in opdracht van de gemeenteraad opgestelde verantwoording door het college ten behoeve van derden op basis van vigerende regelgeving.

  • g.

    Goedkeuringstolerantie:

  • de goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelvorming door de gebruikers worden beïnvloed.

  • h.

    Rapporteringstolerantie:

  • de rapporteringstolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het rapport van bevindingen.

  • i.

    Normenkader:

  • Een inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en de gemeente zelf.

  • j.

    Auditcommissie:

  • Commissie ingesteld door de raad ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole enerzijds en van het overleg over verschillende controleactiviteiten anderzijds.

  • k.

    Managementletter:

  • Het rapport van bevindingen naar aanleiding van de interim controle van de externe accountant gericht aan het college van burgemeester en wethouders met daarin (onder andere) de bevindingen van de uitgevoerde controles, de interne beheersomgeving, aanbevelingen en de follow up hiervan en actuele ontwikkelingen.

  • l.

    Boardletter:

  • een bestuurlijke samenvatting van de uitgebrachte managementletter welke primair is bestemd voor de auditcommissie / gemeenteraad. Hierin zijn bevindingen en adviezen opgenomen die relevant zijn voor de auditcommissie /gemeenteraad.

  • m.

    Rapport van bevindingen bij de jaarrekeningcontrole:

  • het rapport van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole van de externe accountant gericht aan de gemeenteraad met daarin (onder andere) de wijze waarop de controle is uitgevoerd, welke materialiteit is toegepast en wat de belangrijkste bevindingen

  • en schattingselementen zijn.

  • n.

    Bado:

  • Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

Artikel 2 Doel auditcommissie

  • 1.

    De auditcommissie is een vertegenwoordiging van de raad met als doel het adviseren van de raad met betrekking tot de besluitvorming over de vaststelling van de jaarrekening en het jaarverslag en overige aspecten van en rapportages in de planning en control-cyclus.

  • 2.

    De auditcommissie bestaat uit minimaal drie en maximaal vijf raadsleden.

Artikel 3 Opdrachtverlening accountantscontrole

  • 1.

    De raad draagt de accountantscontrole op aan een door de raad te benoemen accountant en stelt de periode voor de benoeming van de accountant vast.

  • 2.

    De auditcommissie bereidt de aanbesteding van de accountant en de selectieprocedure van de accountant voor.

  • 3.

    De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijks accountantscontrole opgenomen:

    • a.

      de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening

    • b.

      de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbasis en goedkeuringstoleranties;

    • c.

      de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen

    • d.

      de eventuele aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

    • e.

      de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar;

    • f.

      de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

    • g.

      de gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

  • 4.

    In afwijking van het gestelde in lid 3 f en g kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaande aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten in de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

  • 5.

    In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging.

  • 6.

    De gemeenteraad wordt in bovenstaande werkzaamheden bijgestaan door de auditcommissie. De auditcommissie vormt voor de externe accountant het eerste aanspreekpunt.

Artikel 4 Algemene uitgangspunten voor de accountantscontrole

  • 1.

    De controle van de jaarrekening door de accountant is gericht op het afgeven van een oordeel over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de baten en lasten en van de balansmutaties zoals opgenomen in de jaarrekening.

  • 2.

    Bij de controle zijn het Bado, de richtlijnen Accountantscontrole (afkomstig van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA)) en de landelijke kadernota rechtmatigheid en andere relevante regelgeving bepalend voor de uit te voeren werkzaamheden.

  • 3.

    De accountant richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie.

  • 4.

    De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties.

Artikel 5. Informatieverstrekking door college

  • 1.

    Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

  • 2.

    Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

  • 3.

    Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem

  • bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

  • 4.

    Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring

  • en het verslag van bevindingen aan de raad conform de jaarlijks vast te stellen beleidsplanning / jaaragenda.

  • 5.

    Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 6. Inrichting accountantscontrole

  • 1.

    De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

  • 2.

    De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles.

  • 3.

    Voorafgaand aan de controle van de jaarrekening vindt lopende het betreffende jaar een interim- controle plaats.

  • 4.

    Over de uitkomsten van deze interim-controle wordt door de accountant een managementletter uitgebracht aan het college, met daarin een compacte samenvatting van de belangrijkste uitkomsten.

  • 5.

    Over de uitkomsten van de interim-controle wordt door de accountant een boardletter uitgebracht aan de auditcommissie en de raad.

  • 6.

    Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-) overleg plaats tussen de accountant en de auditcommissie.

Artikel 7 Normenkader

Het college stelt jaarlijks het normenkader vast en legt dit ter kennisname voor aan de raad.

Artikel 8. Toegang tot informatie

  • 1.

    De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

  • 2.

    De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

  • 3.

    Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 9. Overige controles en opdrachten

  • 1.

    Het college kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid. Het college kan de auditcommissie vooraf om advies vragen over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

  • 2.

    Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

  • 3.

    Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst en dergelijke) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

  • 4.

    Onderdeel van de accountantscontrole vormt de advisering bij controlewerkzaamheden en reviews door derden op deelverantwoordingen.

Artikel 10 Goedkeurings- en rapporteringstoleranties

  • 1.

    De accountant gaat uit van de in het Bado bepaalde minimale goedkeuringstoleranties en richt de controle daarop in.

  • 2.

    In de afspraken tussen het auditcommissie en de accountant kan de in het Bado gehanteerde rapporteringstolerantie nader worden gedefinieerd. Hiertoe wordt een controleprotocol opgesteld.

Artikel 11 Rapportering

  • 1.

    Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze direct schriftelijk aan de gemeenteraad /de auditcommissie een zendt een afschrift hiervan aan het college.

  • 2.

    In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen, welke niet van bestuurlijk belang zijn, aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, de manager waar de ambtenaar werkzaam is, de (concern-)controller en de manager bedrijfsvoering dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

  • 3.

    De controleverklaring(en) en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid op deze stukken te reageren. Zodra de reactie van het college is ontvangen, worden genoemde stukken geagendeerd voor de auditcommissie en de gemeenteraad

  • 4.

    De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen in de auditcommissie.

Artikel 12 Inwerkingtreding

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking daags na bekendmaking in het Gemeenteblad, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van de verslagjaren 2019 en volgende.

  • 2.

    Gelijktijdig wordt de Controleverordening gemeente Roermond 2007 ingetrokken.

Artikel 13 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als "Controleverordening gemeente Roermond 2019".

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 19 december 2019.

De griffier, J. Vervuurt

De voorzitter, M.J.D. Donders - de Leest

Naar boven