Controleverordening

De raad van de gemeente Zaanstad besluit;

gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;

besluit:

vast te stellen de

Controleverordening gemeente Zaanstad

In de gemeentewet is aangeven dat de gemeente bij verordening invulling moet geven aan regels voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Onderdeel hiervan is de opdracht tot accountantscontrole en het inregelen van de accountantscontrole. De huidige controle verordening is vastgesteld in 2003. De voorliggende verordening is een geactualiseerde versie van de bestaande verordening en is geactualiseerd naar bestaande wet- en regelgeving.

Sinds de invoering van de AVG zorgt gemeente Zaanstad voor het zo goed mogelijk naleven daarvan. Eén criterium daarvan is Dataminimalisatie (minimale gegevensverwerking). Het is niet toegestaan om gegevens te verwerken als daar geen noodzaak voor bestaat. Het is niet proportioneel om alle gegevens van personen in onze registratie te kopiëren naar de accountant. We pseudonimiseren de gegevens waar mogelijk of de gegevens kunnen hier ingezien worden.

Over de noodzaak van het leveren van gegevens zijn wij in overleg met de accountant. Overigens bepaalt de accountant wat noodzakelijk is en niet wij, hij mag dat wel uitleggen overigens. Meer dan de noodzakelijke gegevens zullen wij niet verstrekken.

De accountant is gehouden aan de Verordening gedrag- en beroepsregels accountants. In de opdrachtbevestiging wordt ook aandacht besteed aan de vertrouwelijkheid.

 

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

1) Accountant

Een door de raad benoemde registeraccountant belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

2) Accountantscontrole

De controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:

• a) het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

• b) het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen;

• c) het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 186 Gemeentewet;

• d) de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grand van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

3) Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole

Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

4) Auditcommissie Zaanstad

Commissie ingesteld door de raad. De commissie begeleidt het controleproces van de jaarrekening, bereidt de het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole voor, doet een voorstel aan de raad voor de aandachtspunten van de controle en eventueel verscherpte toleranties en voert periodiek overleg met de accountant voor een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole. De commissie beheert namens de raad de relatie met de rekenkamer.

5) Single information, Single audit

Verantwoording van de besteding van specifieke uitkeringen richting Rijk en/of andere medeoverheden als onderdeel van de jaarrekening van de gemeente

6) Goedkeuringstolerantie

De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed.

7) Rapporteringstolerantie

De rapporteringstolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen.

8) Controleverklaring

Een controleverklaring is een accountantsverklaring. De controleverklaring omvat een oordeel over:

• de getrouwheid van de baten en lasten over het boekjaar en de activa en passiva per balansdatum.

• de rechtmatige totstandkoming van enerzijds de baten en lasten en anderzijds de balansmutaties.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1) De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant op voordracht van de auditcommissie. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar.

• 2) De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen wordt voorbereid door de auditcommissie Zaanstad. In het programma van eisen worden voor de accountantscontrole opgenomen:

  • a) de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporterings-toleranties) bij de controle van de jaarrekening;

  • b) de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • c) de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • d) de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering.

• 3) De raad stelt, op voordracht van de auditcommissie Zaanstad, jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant specifieke aandachtsgebieden vast.

• 4) De auditcommissie bereidt in samenwerking met het college de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 5) In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging.

Artikel 3. Informatieverstrekking door het college van burgemeester en wethouders

• 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne- en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2. Het college draagt er zorg voor dat alle voor de controle noodzakelijke documenten en bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 1 mei aan de raad.

• 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1) De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2) De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles.

• 3) Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant en de auditcommissie van de gemeente Zaanstad.

• 4) Voorafgaand aan de controle van de jaarrekening vindt lopende het betreffende jaar een interim-controle plaats kort na het zomerreces.

• 5) Over de uitkomsten van deze interim-controle wordt door de accountant een verslag van bevindingen (Managementletter) uitgebracht aan het college, met daarin een compacte samenvatting met daarin de belangrijkste uitkomsten. Deze managementletter wordt ook aan de auditcommissie voorgelegd. De auditcommissie informeert de gemeenteraad.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1) De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2) Het college draagt er zorg voor dat alle voor de accountantscontrole benodigde informatie en overige documentatie zoveel mogelijk van tevoren wordt verzameld en vastgelegd. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3) Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle noodzakelijke informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1) Het college kan de door de raad benoemde accountant na raadpleging van de auditcommissie opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

• 2) Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. In de controleopdracht voor de jaarrekening is tevens begrepen de controle op de bijlage Single information, Single audit (SiSa).

• 3) Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7 Goedkeurings- en rapporteringstoleranties

• 1) De accountant gaat uit van de in de Bado (Besluit accountantscontole decentrale overheden) bepaalde minimale goedkeuringstoleranties en richt de controle daarop in.

• 2) In de afspraken tussen auditcommissie en accountant kan de in het Bado gehanteerde rapporteringstolerantie nader worden gedefinieerd. Hiertoe wordt een controleprotocol opgesteld.

Artikel 8 Algemene uitgangspunten voor de accountantscontrole

• 1) De controle van de jaarrekening door de accountant is gericht op het afgeven van een oordeel over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening.

• 2) Bij de controle zullen het Bado, de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (afkomstig van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA)) en de landelijke kadernota rechtmatigheid bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

• 3) De accountant richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie.

• 4) De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties.

Artikel 9. Rapportering

• 1) Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2) Voor verzending aan de raad worden de controleverklaring en het verslag van bevindingen door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 3) De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie.

Artikel 10. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking. Bij inwerkingtreding van deze verordening wordt ingetrokken de “Controleverordening gemeente Zaanstad” d.d. 20 november 2003.

Artikel 11. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als "Controleverordening gemeente Zaanstad 2019".

Aldus besloten in de openbare vergadering van 12 december 2019,

voorzitter,

raadsgriffier,