de Raad van de gemeente Heerhugowaard;
gelezen het voorstel van A. Groot-Valent d.d. 11 decemberi 2018;
gelet op het advies van de het Presidium d.d. 15 januari 2019
en de door het college ingediende zienswijzen;
gelet op de artikelen 84 en 147 van de Gemeentewet;
b e s l u i t :
de Verordening commissie Meespraak en Communicatie vast te stellen.
Artikel 1 Begripsbepalingen
raad: de gemeenteraad van Heerhugowaard
commissie: de commissie Meespraak & Communicatie
voorzitter: de voorzitter van de commissie Meespraak & Communicatie of diens plaatsvervanger
lid: een lid van de commissie Meespraak & Communicatie of diens plaatsvervanger
griffier: de griffier van de gemeente Heerhugowaard of diens plaatsvervanger
college: het college van burgemeester en wethouders van Heerhugowaard
bestuurlijk coördinator: de woordvoerder namens de commissie optreedt conform de taakomschrijving in artikel 9
jaarplan: een overzicht van voorgenomen activiteiten voor het komende jaar
termijnagenda: een overzicht van onderwerpen die in de toekomst op de agenda van de commissie staan
Artikel 2 Instelling commissie
De raad stelt een commissie Meespraak en Communicatie in op grond van artikel 84 van de Gemeentewet.
Artikel 3 Doel
- 1.
De commissie heeft als doel:
- a.
het verstevigen van een opbouwende dialoog en duurzame relatie met inwoners van de gemeente Heerhugowaard en andere betrokkenen om zodoende samen maatschappelijke vraagstukken te signaleren en zo mogelijk aan te pakken;
- b.
uitvoering geven aan de wens van de raad van Heerhugowaard om aan democratische vernieuwing vorm te geven.
Artikel 4 Taken en bevoegdheden
- 1.
Om het in artikel 3 benoemde doel te behalen heeft de commissie o. m. de volgende taken:
- a.
het voorbereiden en bedenken van zo mogelijk innovatieve en effectieve vormen van democratische vernieuwing en/of meespraak;
- b.
het adviseren van de raad over democratische vernieuwing en/of meespraak en communicatie;
- c.
het ontwikkelen van activiteiten op het gebeid van vernieuwing en/of meespraak en communicatie. De uitvoering gebeurt gezamenlijk met raads- en/of commissieleden- niet-raadslid;
- d.
het opstellen van een jaarplan. Dit jaarplan wordt vastgesteld door de raad en na afloop van het bestuurlijke jaar met de raad geëvalueerd;
- e.
het uitvoeren van door de raad aan de commissie gegeven aanwijzingen en opdrachten binnen de doelstelling;
- f.
het zijn van eerste aanspreekpunt voor inwoners richting raad voor de opzet en uitvoering van democratische vernieuwing en/of meespraak;
- g.
het zijn van een schakel tussen college, raad en maatschappij voor zover het taken en bevoegdheden van de commissie betreft;
- 2.
De commissie treedt niet in de bevoegdheden van raad en college;
- 3.
De commissie heeft geen opdrachtgevende rol naar onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.
Artikel 5 Samenstelling en benoeming
- 1.
De commissieleden worden door de raad op voordracht van de betreffende fractievoorzitter benoemd. raad benoemt de leden van de commissie. De raad wijst eveneens op voordracht van de betreffende fractievoorzitter vervangende leden aan;
- 2.
De commissie bestaat uit maximaal één lid per fractie. De fractie bepaalt zelf of dit een raads- of een commissielid-niet-raadslid is;
Artikel 6 Ondersteuning
- 1.
De griffier of een door de griffier aangewezen functionaris draagt zorg voor het secretariaat van de commissie. Hij/zij draagt zorg voor de agendaplanning, verslaglegging, informatieverzameling, dossiervorming en communicatietaken en ondersteuning van de voorzitter tijdens de vergadering;
- 2.
De griffier of een door de griffier aangewezen functionaris is iedere vergadering van de commissie aanwezig.
- 3.
De commissie kan interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.
- 4.
De commissie kan inwoners van de gemeente Heerhugowaard verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.
Artikel 7 Zittingsduur
- 1.
De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad of als commissielid-niet-raadslid;
- 2.
De raad kan een lid tussentijds ontslaan;
- 3.
Een lid kan te allen tijde ontslag nemen;
- 4.
Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.
Artikel 8 Voorzitter
- 1.
De gemeenteraad benoemt een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter van de commissie;
- 2.
De commissievoorzitter is geen lid van de commissie;
- 3.
De commissievoorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten, monitoren van het jaarplan en het bevorderen van een heldere, zorgvuldige werkwijze van de besluitvorming van commissie-aangelegenheden.
Artikel 9 Bestuurlijk coördinator
- 1.
De commissie benoemt de bestuurlijk coördinator en diens plaatsvervanger;
- 2.
De bestuurlijk coördinator neemt deel aan de vergadering en heeft stemrecht;
- 3.
De bestuurlijk coördinator heeft samen met de griffie-ondersteuning periodiek overleg met de betreffende portefeuillehouder en de verantwoordelijke directeur aangaande het thema meespraak en communicatie;
- 4.
De bestuurlijk coördinator draagt zorg voor afstemming en coördinatie tussen het college en de commissie, het bewaken van de uitgangspunten en het monitoren van het jaarplan.
Artikel 10 Agenda
- 1.
De commissie stelt een termijnagenda op.
- 2.
De voorzitter stuurt de agenda, de uitnodiging en de bijbehorende documenten uiterlijk zeven dagen voor de vergadering aan de leden en de overige genodigden;
- 3.
De data van de vergaderingen van de commissie worden opgenomen in het vergaderschema dat ieder jaar door het raadsconvent wordt vastgesteld. Extra vergaderingen kunnen op verzoek van een lid of de voorzitter worden belegd.
Artikel 11 Vergaderingen en verslaglegging
- 1.
De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie.
- 2.
Vergaderingen vinden alleen plaats als in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
- 3.
De adviseurs, genoemd in artikel 6 lid 3 en 4 van deze verordening, worden op afroep voor een vergadering van de commissie uitgenodigd.
- 4.
De vergaderingen van de commissie zijn openbaar.
- 5.
De standpunten, beslissingen en adviezen van de commissie zijn openbaar.
- 6.
Vergaderingen vinden plaats in de raadzaal. Verslaglegging gebeurt digitaal. De besluitenlijst wordt vastgesteld door de commissie.
Artikel 12 Stemrecht
- 1.
De leden van de commissie hebben ieder één stem. De overige aanwezigen in de vergadering hebben geen stemrecht.
- 2.
Besluiten van de commissie worden genomen bij meerderheid van stemmen;
- 3.
Als één der leden dit wenst wordt een minderheidsstandpunt bij een advies ter kennisname gebracht van de raad.
- 4.
Tenzij de vergadering voltallig is, wordt bij staking van stemmen het nemen van een beslissing uitgesteld tot een volgende vergadering, waarin de beraadslagingen kunnen worden heropend.
- 5.
Als de stemmen staken in een voltallige vergadering of in een ingevolge het vierde lid opnieuw belegde vergadering, is het voorstel niet aangenomen.
Artikel 13 Informeren raad
- 1.
De bestuurlijk coördinator informeert de raad en het college in de eerstvolgende commissie en/ of raadsvergadering over gemaakte afspraken.
- 2.
Op verzoek van de raad geeft de bestuurlijk coördinator van de commissie een toelichting in de vergadering van de raad.
- 3.
Eens per kalenderjaar stelt de commissie een evaluatie op.
Artikel 14 Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald als de ‘Verordening commissie Meespraak & Communicatie’
Artikel 15 Slotbepalingen
- 1.
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter;
- 2.
Deze verordening treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking.
MEMORIE VAN TOELICHTING
Artikel 3
Doel
De afgelopen jaren zijn door de gemeenteraad meerdere initiatieven op het vlak van Democratische Vernieuwing ontwikkeld. In de raadsagenda 2018-2022 benoemt de raad zijn wens om krachtig vorm te geven aan Democratische Vernieuwing. Om de overleggen over dit thema een meer structureel karakter te geven, is besloten tot het vormen van een commissie Meespraak en Communicatie.
Artikel 4
Taken en Bevoegdheden
In de Raadsagenda 2018-2022 staat vermeld dat de raad zelfstandig activiteiten wil blijven ontwikkelen op het gebied van Democratische Vernieuwing. Wel wil zij dat doen in nauw overleg met het college die van de raad de opdracht heeft gekregen Democratische Vernieuwing bij beleidsvoorbereiding handen en voeten te geven. Goede samenwerking tussen college en raad is dus een vereiste.
Artikel 5
Samenstelling en Benoeming
De commissie is een adviescommissie. De commissie heeft een eigenstandige taak. Het politieke oordeel over de adviezen van de commissie volgt in de raad.
Artikel 7
Zittingsduur leden
De leden van de commissie worden voor een raadsperiode benoemd.
Artikel 8
Voorzitter
De voorzitter van de commissie is technisch voorzitter, hij of zij maakt géén deel uit van de commissie. De voorzitter en de griffier stellen de conceptagenda voor de vergadering op. Door de leden van de commissie en adviseurs kunnen agendapunten worden aangedragen. Extra vergaderingen kunnen in overleg met de voorzitter worden ingepland. De griffier zorgt ervoor dat de vergaderdata voor aanvang van een kalenderjaar in het vergaderschema van de raad worden opgenomen.
Artikel 12
Stemrecht
Ieder lid heeft een stem. Bij het staken van de stemmen gelden de regels zoals opgenomen in artikel 32 lid 4 Gemeentewet (is uitstel naar de volgende vergadering).
Artikel 13
Informeren raad
Visie en plannen van de commissie, voor zover ze zijn vastgesteld door de raad, worden als wensen ingediend in de voorjaarsnota en volgt daarmee de planning en coördinatiecyclus van de gemeente. Daarnaast maakt de commissie ook een jaarplan en evalueert zij haar werkzaamheden eens per jaar.
/2/png-2/Heerhugowaard.png)
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen