Reglement gegevensverstrekking basisregistratie personen gemeente Almere

Burgemeester en wethouders van de gemeente Almere,

gelet op:

• de artikelen 3.2, 3.8, 3.9 en 3.21 van de Wet basisregistratie personen (Wet brp);

• de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) (VERORDENING (EU) 2016/679

betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van

persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van

Richtlijn 95/46/EG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG);

• artikel 156 van de Gemeentewet;

• de Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen gemeente Almere;

BESLUITEN

vast te stellen het volgende:

Reglement gegevensverstrekking basisregistratie personen gemeente Almere

Artikel 1: Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente

• 1. Gelet op artikel 3.8 van de Wet brp en artikel 6, lid 1, onder e, van de AVG, kunnen gegevens uit de basisregistratie personen aan organen van de gemeente Almere worden verstrekt, voor zover deze organen deze nodig hebben voor de uitvoering van de hen opgedragen taken.

• 2. De verstrekkingen als bedoeld in lid 1 van dit artikel kunnen plaatsvinden door middel van rechtstreekse raadpleging van de basisregistratie personen, door spontane verstrekking en selectie.

• 3. In bijlage 1, tabel 1 en 2, van dit reglement staat opgenomen voor de uitvoering van welke taken, welke gegevens worden verstrekt aan gemeentelijke organen en op welke grondslag, de categorie personen die het betreft en op welke wijze verstrekking plaatsvindt dan wel kan plaatsvinden.

• 4. De afdelingsmanager Burgerzaken, onder wiens verantwoordelijkheid de basisregistratie personen wordt bijgehouden, is bevoegd de inhoud van bijlage 1, tabel 1 en 2, van dit reglement voor zover nodig te actualiseren een aan te passen.

Artikel 2: Verstrekkingen aan derden

• 1. Gelet op artikel 3.9 van de Wet brp en met inachtneming van het bepaalde in artikel 3 van dit reglement, kunnen over een ingeschrevene van de gemeente Almere gegevens uit de basisregistratie personen worden verstrekt aan derden die werkzaamheden uitvoeren met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente.

• 2. Over een ingeschrevene van de gemeente Almere kunnen ook gegevens uit de basisregistratie personen worden verstrekt aan een derde die voorafgaande schriftelijke toestemming heeft van de ingeschrevene over wie gegevens worden verstrekt.

• 3. De verstrekking als bedoeld in het eerste lid van dit artikel vindt slechts plaats voor zover deze noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de derde en het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene niet aan de verstrekking in de weg staan.

• 4. De verstrekking als bedoeld in dit artikel kan, gelet op het artikel 3.9, vierde lid, van de Wet brp uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden.

• 5. De verstrekking op grond van dit artikel blijft achterwege indien de ingeschrevene een verstrekkingsbeperking heeft in de zin van artikel 3.21, eerste lid, van de Wet brp.

Artikel 3: Aanwijzing gewichtig maatschappelijk belang en categorieën derden

• 1. Als werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang worden aangewezen de werkzaamheden als genoemd in bijlage 2 van dit reglement.

• 2. Als categorieën van derden die de in lid 1 genoemde werkzaamheden uitvoeren, worden aangewezen de categorieën als ook genoemd in bijlage 2 van dit reglement.

Artikel 4 Intrekking oude reglementen

Het Reglement basisregistratie personen gemeente Almere zoals vastgesteld op 9 september 2014 en met terugwerkende kracht inwerkinggetreden op 6 januari 2014 en het Reglement basisregistratie personen gemeente Almere zoals vastgesteld op 5 december 2017 en inwerkinggetreden op 20 december 2017 worden ingetrokken.

Artikel 5 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit reglement treedt in werking op de dag waarop de Verordening tot wijziging van de Verordening basisregistratie personen gemeente Almere in werking treedt.

• 2. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement gegevensverstrekking basisregistratie personen gemeente Almere.

Aldus vastgesteld in de vergadering van

De burgemeester, De secretaris,

F.M. Weerwind R. Wielinga

Bijlage 1, tabel 1

Taakveld	Categorieën van personen	Rechtmatige grondslag	RAP = Ad hoc raadpleging persoon	MB = mutatieberichten	S = Selectieverstrekking	AA = Ad hoc verstrekking
Handhaving openbare orde en veiligheid, gelasten inbewaringstelling bij weigering opname in psychiatrisch ziekenhuis, crisisbeheersing en rampenbestrijding, felicitaties bij jubilea, uitreiking koninklijke onderscheidingen.	Personen die vallen onder de doelgroep openbare orde en veiligheid, personen t.a.v. wie inbewaringstelling wordt gelast/ slachtoffers crisis, zijn echtgenoot, wettelijk vertegenwoordiger of naaste (familie), personen die aan de criteria jubilea en koninklijke onderscheiding voldoen.	Lokale taak, Wet Bopz^1, Wet veiligheidsregio’s, Wet instelling van de Orde van Oranje-Nassau, Wet instelling van de Orde van de Nederlandse Leeuw.	Profielen 3, 4, 6.		X	X
Behandeling aanvragen om uitkeringen, maatschappelijke ondersteuning, gehandicaptenparkeerkaarten, zorg voor ouderen en jongeren, schuldhulpverlening en leerlingenvervoer, en leerplichtigheid en uitvoering RMC-functie.	Aanvragers, ouders/ voogden/verzorgers van leerlingen en leerlingen zelf.	Participatiewet, Wmo, Regeling gehandicaptenparkeerkaart, Wsw, Jeugdwet, gemeentelijke verordening leerlingenvervoer, Leerplichtwet, WPO, WVO, WEB, WEC.	Profielen 2, 4, 6, 7.	X	X	X
Inning gemeentelijke belastingen en heffingen, en waardering onroerende zaken	Belastingplichtigen.	Gemeentewet, Wet milieubeheer en Wet WOZ	Profiel 2.		X	X
Behandeling aanvragen om en vergunningen, ontheffingen.	Aanvragers en personen die aan de criteria voldoen.	Wabo en aanverwante regelgeving, APV, Wet op de kansspelen, Drank- en Horecawet, Winkeltijdenwet en Awb.	Profielen 2, 6.	X	X	X
Onderzoek i.v.m. bijhouding brp, behandeling aanvragen reisdocumenten, rijbewijzen, VOG en verzoeken om naturalisatie en optie, bijhouding burgerlijke stand en organisatie verkiezingen en referenda.	Aanvragers en personen die aan de criteria voldoen.	Wet brp, Paspoortwet, Reglement rijbewijzen, Beleidsregels VOG-NP-RP 2018, Boek 1 en 10 BW, RWN, Kieswet, Wet raadgevend referendum.	Profielen burgerzaken.		X	X
Gemeentelijke financiële administratie.	Personen die aan de criteria voldoen.	Algemene wettelijke taken.	Profielen 4, 5 en 6.		X	X
Registratie zaken en dispensatie niet-openbare archiefstukken.	Personen die aan de criteria voldoen.	Archiefwet.	Profielen 5, 6.		X	X
Registratie gevonden voorwerpen.	Personen die voorwerpen vinden of kwijt zijn.	Boek 5 BW, Besluit gevonden voorwerpen.	Profiel 6.		X	X
Huisvesting, woonruimteverdeling, grondzaken, bijhouding BAG, gebouwen- en gegevensmanagement.	Personen die aan de criteria voldoen.	Huisvestingswet 2014, gemeentelijke huisvestingsverordening, Wet BAG.	Profielen 5, 7.		X	X
Toezicht, handhaving en opsporing.	Personen die aan de criteria voldoen.	Awb, Wabo, APV, Participatiewet, Wet brp, Aanwijzingsbesluit Minister voor Rechtsbescherming, afvalstoffenverordening.	Profielen 6, 8.		X	X
Uitvoering parkeerbeleid.	Personen die aan de criteria voldoen.	Parkeerbeleid.	Profiel 5.		X	X
Onderzoek en statistiek.		Wet brp.	Databestand brp.		X	X
Opsporing woonfraude, huisvesting- en woonruimteverdeling, behandeling urgentieaanvragen.	Personen die aan de criteria voldoen.	AVG, Wet brp, gemeentelijke huisvestingsverordening.	Profielen RPL3.			X
Onderhouden klantcontacten.	Personen die aan de criteria voldoen.	Publieke dienstverlening.	Profiel 9.		X	X
Stadsreiniging en behandeling aansprakelijkheidstelling (publiekrechtelijk).	Personen die aan de criteria voldoen.	Afvalstoffenverordening, publieke dienstverlening.	Profielen 5, 6.		X	X

Bijlage 1, tabel 2: Gegevens per profiel (kruisjestabel)

Deze tabel is als externe bijlage toegevoegd.

Bijlage 2 behorend bij artikel 3 Reglement gegevensverstrekking basisregistratie personen gemeente Almere

Gewichtig maatschappelijk belang brp	Categorie derde brp
Bevorderen van culturele en maatschappelijke vaardigheden inwoners. Tegengaan van analfabetisme.	Bibliotheken.
Terugvinden van nabestaanden i.v.m. cremeren en begraven van inwoners van de gemeente.	Niet-gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen.
Bevorderen cultuur en behoud van cultureel erfgoed.	Cultuurorganisaties die een subsidie van de gemeente ontvangen.
Ondersteunen van organisaties in de gemeente die goede doelen voor de inwoners nastreven.	Fondsverwervende organisaties met erkenning van het CBF.
Maatschappelijke dienstverlening.	Instellingen die werkzaamheden verrichten op het terrein van
Algemene en geestelijke gezondheidszorg (etc.).	Instellingen die werk verrichten op het terrein van
Kinderopvang.	Instellingen die werk verrichten op het terrein van
Jeugdwelzijnswerk.	Instellingen die werk verrichten op het terrein van
Ouderenzorg.	Instellingen die werk verrichten op het terrein van
Gehandicaptenzorg.	Instellingen die werk verrichten op het terrein van
Sociale werkvoorziening.	Instellingen die werk verrichten op het terrein van
Sociaal- juridische zorgverlening.	Instellingen die werk verrichten op het terrein van
Geestelijke en maatschappelijke zorg.	Kerken in de gemeente die geen gegevens ontvangen via de SILA.
Schuldhulpverlening.	Schuldhulpverleningsinstanties.
Bevorderen inburgering.	Niet- gemeentelijke inburgeringbureaus.
Migrantenhulp.	Migrantenorganisaties in de gemeente.
Ouderenondersteuning.	Ouderenorganisaties.
Onderlinge hulp patiënten.	Patiëntenverenigingen.
Bevorderen van sportgezondheid.	Sportverenigingen en -organisaties.
Bevorderen van de zelfredzaamheid.	Thuiszorgorganisaties.
Maatschappelijke of filantropische doelen.	Instellingen/ verenigingen/ stichtingen met een maatschappelijk of filantropisch doel.
Bevordering vrouwenwelzijn.	Vrouwenorganisaties.
Eerlijke verdeling van sociale woonruimte en tegengaan woonfraude.	Woningcorporaties.
Patiëntenzorg, verlenen van medische zorg en innen van rekeningen i.v.m. de verleende zorg.	Ziekenhuizen.
Uitvoering geven aan een verdrag of een besluit van een volkenrechtelijke organisatie dat in de verstrekking van gegevens voorziet.	Een overheidsorgaan van, dan wel een persoon of organisatie gevestigd in een land buiten de EU.
Het dienen van een Nederlands publiek belang.	Een overheidsorgaan van, dan wel een persoon of organisatie gevestigd in een land binnen de EU.
Het dienen van een Nederlands publiek belang.	Buitenlandse rechtspersonen (bijvoorbeeld instellingen voor sociale zorg en zekerheid).

Toelichting Reglement gegevensverstrekking basisregistratie personen gemeente Almere

Wetgeving

Sinds 1 januari 2010 zijn alle overheidsorganen, waaronder gemeenten, verplicht om bij de verwerking van persoonsgegevens, de basisgegevens uit Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Gba) te betrekken. Burgers hoeven sindsdien ook niet meer bij de basisregistratie bekende gegevens opnieuw te verstrekken bij contact met de overheid. Met ingang van 6 januari 2014 is het wettelijk kader voor de Gba, de Wet Gba, vervangen door de Wet basisregistratie personen (Wet brp). In deze wet wordt het verwerken van persoonsgegevens en de bescherming daarvan (privacy) geregeld. Dit betreft alleen de gegevens die juridisch deel uitmaken van de zogenaamde persoonslijst volgens de Wet brp.

De gemeente verwerkt bij verstrekking van gegevens aan organen van de gemeente naast persoonsgegevens waarvan de verwerking en bescherming worden geregeld in de Wet brp in hetzelfde systeem ook zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’ zoals voorletters, de burgerlijke staat, gezinsverhoudingen en adreshistorie. De verwerking en de bescherming van deze persoonsgegevens worden geregeld in de AVG en de Uitvoeringswet AVG en dus niet in de Wet brp.

Bevoegdheid college van burgemeester en wethouders

De wetgever laat het regelen van de verstrekking van gegevens uit de brp aan binnengemeentelijke organen en aan derden over aan de gemeenteraad. Informatievoorziening, waaronder persoonsinformatie, heeft zich ontwikkeld tot een volwaardig bedrijfsmiddel, waarvan de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering volledig afhankelijk zijn geworden. Vanuit dat belang, is het noodzakelijk dat het gemeentebestuur meer in het algemeen kaders stelt voor beleid, organisatie en beheer van de informatievoorziening, waarvan de persoonsinformatievoorziening deel uitmaakt.

De gemeenteraad heeft op 2 oktober 2014 in de ‘Verordening basisregistratie personen gemeente Almere’ geregeld zowel de verstrekkingen aan organen als, onder bepaalde voorwaarden, de verstrekkingen aan derden over te laten aan het college van burgemeester en wethouders. Deze verordening is met terugwerkende kracht op 6 januari 2014 in werking getreden.

Persoonsgegevens van ‘eigen inwoners’

De verstrekking van persoonsgegevens uit de brp van de inwoners van de gemeente Almere aan binnengemeentelijke organen (medewerkers/ teams/ afdelingen) en aan derden wordt geregeld in deze regeling. Deze bevoegdheid vloeit voort uit de artikelen 3.8 en 3.9 van de Wet brp. De grondslag voor het verwerken van zogenaamde ‘aangehaakte’ gegevens is te vinden in artikel 6, lid 1, onder e, van de AVG.

Dit reglement gaat dus niet over gegevensverstrekking door het college van burgemeester en wethouders die al is geregeld in de Wet brp zelf in hoofdstuk 3, paragraaf 2, en daarop gebaseerde regelgeving.

Begripsbepalingen

De begrippen uit de Wet brp die relevant zijn voor de inhoud van dit reglement zijn overgenomen van artikel 1 van de Wet brp. Het betreft de begrippen basisregistratie, orgaan, ingeschrevene en derde.

Basisregistratie

Juridisch gezien is sprake van één basisregistratie personen, die vooralsnog bestaat uit centrale door het rijk beheerde en lokale door de gemeente Almere beheerde voorzieningen die persoonsgegevens bevatten over ingezetenen van Nederland respectievelijk inwoners van de gemeente Almere. De basisregistratie bevat persoonsgegevens over niet-ingezetenen (RNI) voor zover de Wet brp daarin voorziet.

Orgaan

Een onderdeel van de gemeentelijke organisatie van de gemeente Almere. Dit kan een medewerker zijn, maar ook een groep personen (team of afdeling).

Ingeschrevene

Degene ten aanzien van wie een persoonslijst in de basisregistratie is opgenomen.

Derde

Een derde is volgens de Wet brp elke natuurlijke persoon niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene en elke rechtspersoon die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag is bekleed.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1. Verstrekking aan een orgaan van de gemeente

Dit artikel regelt de verstrekking van persoonsgegevens van inwoners van de gemeente Almere aan binnengemeentelijke organen (medewerkers/ teams/ afdelingen) van de gemeente Almere. Daarbij geldt de voorwaarde dat slechts gegevens worden verstrekt die noodzakelijk zijn voor de goede vervulling van de lokale of wettelijke taak van de betreffende organen (artikel 3.8, tweede lid, van de Wet brp).

De bevoegdheid om de verstrekking van gegevens uit de brp aan de binnengemeentelijke organen te regelen, is uit praktische overwegingen gemandateerd aan de afdelingsmanager Burgerzaken. Dit biedt de mogelijkheid om op flexibele wijze te kunnen inspelen op de voortdurende wijzigende vraag om gegevens uit de organisatie.

In bijlage 1, tabel 1, van dit reglement is het overzicht opgenomen van wettelijke en lokale taken waarin staat aangegeven voor welk profiel/ soort verstrekking de medewerkers/teams/afdelingen in aanmerking komen ter uitvoering hiervan. In bijlage 1, tabel 2, van dit reglement staat opgenomen op grond van welk profiel welke gegevens precies worden verstrekt.

Artikelen 2 en 3. Gegevensverstrekking aan derden

Derden die werkzaamheden verrichten met gewichtig maatschappelijk belang

De wetgever heeft in de verstrekking van gegevens uit de brp aan een groot aantal derden reeds voorzien in de Wet brp en in het Besluit brp. Desondanks kunnen er lokale maatschappelijke belangen zijn waarin de wetgever niet heeft voorzien. In die gevallen is het gemeentebestuur bevoegd om werkzaamheden met een maatschappelijk belang, die samenvallen met een gemeentebelang, aan te wijzen als werkzaamheden waarvoor persoonsgegevens mogen worden verstrekt over inwoners van de gemeente Almere. Die gegevens mogen worden verstrekt aan nader te bepalen categorieën derden die die werkzaamheden uitvoeren zoals opgenomen in bijlage 2 van dit reglement.

Derden met schriftelijke toestemming

Naast de mogelijkheid tot het verstrekken van gegevens aan derden die werkzaamheden uitvoeren met een maatschappelijk belang, is het ook mogelijk gegevens te verstrekken aan een derde wanneer deze voorafgaande schriftelijke toestemming heeft verkregen van degene over wie gegevens worden gevraagd.

Beperkt set aan gegevens

Op grond van artikel 3.9, vierde lid, van de Wet brp kan de verstrekking uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden.

Artikel 4 Intrekking oude reglementen

Bij inwerkingtreding van dit reglement, dient het vorig geldende reglement te worden ingetrokken. Bij vaststelling van het vorige reglement is echter per abuis vergeten het daarvoor geldende reglement in te trekken om welke reden dat nog oudere reglement ook alsnog moet worden ingetrokken.

Artikel 5 Inwerkingtreding en citeertitel

Het reglement treedt in werking op dezelfde dag waarop de Verordening tot wijziging van de Verordening basisregistratie personen in werking treedt.