Besluit van de raad van de gemeente Reusel-De Mierden tot vaststelling van een nieuwe Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Reusel-De Mierden 2020

De raad van de gemeente Reusel-De Mierden;

gelezen het voorstel van het Presidium van 19 augustus 2019;

gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Reusel-De Mierden 2020:

Paragraaf 1. Algemene bepalingen

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

- ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door onder het gezag van het college werkzame ambtenaren;

- bijstand: ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie;

Paragraaf 2 Verzoeken om informatie of bijstand

Artikel 2 Verzoek om informatie

• 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat.

• 2. De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

Artikel 3 Verzoek om bijstand

• 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om bijstand.

• 2. De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij de secretaris om een of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen.

• 3. De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als:

• a . naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden of

• b . dit naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden,

• 4. Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door of namens wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 4 Geschil over verleende ambtelijke bijstand

• 1. Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris.

• 2. Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 5 Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Als het college of een of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Paragraaf 3 Fractieondersteuning

Artikel 6 Recht op financiële bijdrage

• 1. De raad verstrekt een in de raad vertegenwoordigde fractie voor de duur van de zittingsperiode een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie.

• 2. De financiële bijdrage bestaat uit een basisbedrag van € 750,= en een variabel deel van € 300,= per raadszetel.

• 3. De fracties ontvangen ieder een vast bedrag van € 750,00 per jaar voor de publicatie van politiek-bestuurlijke standpunten.

Artikel 7 Besteding financiële bijdrage

• 1. De financiële bijdrage wordt uitsluitend besteed aan ondersteuning die ertoe strekt de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken.

• 2. De financiële bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van:

• a . betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;

• b . giften, leningen, beleggingen en voorschotten;

• c . uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten.

Artikel 8 Voorschot financiële bijdrage

• 1. Jaarlijks vóór 31 januari wordt een voorschot verleend ter hoogte van 1/4e deel van de financiële bijdrage als bedoeld in artikel 7, eerste lid, verrekend met nog niet verrekende teveel ontvangen voorschotten in periodes waarvoor de financiële bijdrage overeenkomstig artikel 12 is vastgesteld.

• 2. In een jaar waarin de raadsleden aftreden na reguliere raadsverkiezingen of op grond van artikel 56d of 56e van de Wet Algemene regels herindeling wordt, in afwijking van het eerste lid, een voorschot verleend voor de periode tot en met de maand maart en een voorschot voor de periode omvattende de resterende maanden. Het eerste voorschot wordt vóór 31 januari van dat jaar verstrekt; het tweede voorschot vóór het eind van de maand april.

Artikel 9 Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

• 1. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel van de financiële bijdrage ter ondersteuning van de fractie waar zij uittreden, toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt.

• 2. Als zich een situatie als bedoeld in het eerste lid voordoet, worden de verleende voorschotten naar evenredigheid van het nog resterende aantal maanden van het jaar waarvoor het voorschot is verleend onverwijld bijgesteld overeenkomstig de uit het eerste lid voortvloeiende verdeling.

• 3. Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage ter ondersteuning van die fractie met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan de raad.

Artikel 10 Reserve

• 1. De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie voor het kunnen verlenen van een aanvullende financiële bijdrage ten behoeve van die fractie in volgende jaren.

• 2. Een reserve is niet groter dan 30% van de financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie die in het voorgaande kalenderjaar als voorschot verleend was ten behoeve van die fractie op grond van artikel 8.

• 3. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve komt tot uitdrukking in de afrekening over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.

• 4. Een reserve blijft na verkiezingen beschikbaar ten behoeve van de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel ten behoeve van de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

• 5. Als zich een situatie als bedoeld in artikel 9, eerste lid, voordoet, wordt een eventuele reserve ten behoeve van de fractie waar de betreffende leden uittreden toebedeeld aan de betrokken fracties naar evenredigheid van de resulterende zetelaantallen.

Artikel 11 Administratieve verplichtingen

• 1. De financiële administratie wordt gevoerd op basis van het stelsel van baten en lasten. Deze administratie wordt op een zodanige wijze gevoerd dat deze steeds een volledig en juist inzicht geeft in alle bezittingen en schulden, verplichtingen, reserves, baten en lasten, alsmede overige gegevens die voor de financiële verantwoording van belang zijn.

• 2. Andere inkomensbronnen dan de financiële bijdrage worden afzonderlijk geadministreerd.

• 3. De administratie wordt zodanig ingericht dat op eerste aanvraag van de accountant of raad nadere informatie kan worden gegeven en bescheiden of bewijsstukken met betrekking tot de uitgaven kunnen worden overgelegd.

• 4. Bij uitgaven worden de onderliggende bescheiden door ten minste twee personen geautoriseerd.

Artikel 12 Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

• 1. De fractie legt uiterlijk drie maanden na het einde van een kalenderjaar aan de raad verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalenderjaar, onder overlegging van een financieel verslag.

• 2. De raad stelt na controle van het financieel verslag de hoogte vast van:

• a . de financiële bijdrage;

• b . het te verrekenen verschil tussen de vastgestelde financiële bijdrage en het ontvangen voorschot;

• c . de wijziging van de reserve, en

• d . de resterende reserve.

Paragraaf 4 Slotbepalingen

Artikel 13 Intrekking oude verordening en overgangsrecht

• 1. De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2019 wordt ingetrokken.

• 2. De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2019 blijft van toepassing ten aanzien van de op basis van die verordening verleende financiële bijdragen en de verantwoording, controle, vaststelling en afrekening van die financiële bijdragen.

Artikel 14 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2020.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2020.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 24 september 2019.

De griffier,

J.C.M. van Berkel.

De voorzitter,

Mw. J. Eugster