Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Overbetuwe houdende regels omtrent de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie Controleverordening gemeente Overbetuwe 2020

De raad van de gemeente Overbetuwe;

gelezen het raadsvoorstel van burgemeester en wethouders van 5 november 2019;

gehoord het advies van de audit commissie van 21 november 2019;

gelet op artikel 213 Gemeentewet;

b e s l u i t :

vast te stellen de

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Overbetuwe 2020

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. Accountant een door de raad benoemde:

  • Registeraccountant of

  • Accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het tweede lid van artikel 36, Wet op het accountantsberoep of

  • Organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

• b. Accountantscontrole, de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:

  • Het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • Het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

  • Het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

  • De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken, waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

• c. Auditcommissie

• Commissie als bedoeld in artikel 8a van het Reglement van orde van de politieke avond gemeente Overbetuwe.

• d. Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole

• Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met in acht neming van de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

• e. Deelverantwoording

• Een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van maximaal vier jaar met de mogelijkheid tot verlenging tweemaal met één jaar.

• 2. Het college bereidt in overleg met de door de raad ingestelde auditcommissie de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • a. de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

  • b. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • c. de eventueel aanvullende uit te voeren (tussentijdse) controles;

  • d. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering.

• 4. De raad kan in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

• 5. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

• 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het accountantsverslag (verslag van bevindingen ) tijdig aan de Raad, zodat voldaan wordt aan artikel 200 van de Gemeentewet .

• 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en de auditcommissie.

• 4. De auditcommissie wordt bij het overleg, als bedoeld in lid 3, geadviseerd door een lid van het college van B&W, de directeur bedrijfsvoering, de concerncontroller, daarvoor in aanmerking komende ambtenaren en een lid van de rekenkamer.

• 5. Desgevraagd en als het onderwerp het toelaat, kan de accountant de auditcommissie adviseren.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

• 2. Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

• 3. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, CBS en degelijke) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7. Rapportering

• 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen, voor zover niet van bestuurlijk belang, aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, de directeur bedrijfsvoering, de concerncontroller dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3. De controleverklaring en het accountantsverslag (verslag van bevindingen) worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie.

Artikel 8. Intrekking oude regeling

De Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Overbetuwe, zoals vastgesteld bij besluit van 28 oktober 2003, wordt ingetrokken.

Artikel 9. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2020, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2020 en later.

Artikel 10. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Controleverordening gemeente Overbetuwe 2020’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad

van 3 december 2019.

de griffier,

drs. D.E. van der Kamp

de voorzitter,

R.P. Hoytink-Roubos

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan de raad moet de jaarrekening door een bevoegde accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst (artikel 213, lid 2 Gemeentewet).De raad is echter niet het bestuursorgaan, dat de overeenkomst met de accountant ondertekent. Het is de burgemeester, die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant moet sluiten. De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte, luidt het eerste lid van artikel 171 Gemeentewet.

Voor de accountantscontrole geldt het “Besluit accountantscontrole decentrale overheden”

dat krachtens het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet door de Minister is vastgesteld.

Het “Besluit accountantscontrole decentrale overheden” bevat onder andere regels voor de omvangbases en goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen.

Artikel 3 Informatieverstrekking door college

Dit artikel van de verordening regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.

Het derde lid verplicht het college een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring, of bevestiging bij de jaarrekening wordt ook wel een LOR ( Letter Of Representation) genoemd.

In het vierde lid wordt de uiterlijke datum gesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. De jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten ( artikel 200 Gemeentewet).

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

Artikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het college is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg gevoerd worden tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.

Artikel 5 Toegang tot informatie

Artikel 5 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de raad, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het artikel legt aan het college de zorgplicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de gemeente en de medewerkers van de gemeente volledig meewerken aan de accountantscontrole.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries en provincie vaak een aparte accountantsverklaring bij specifieke uitkeringen. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het college. Ook kan het college besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door de raad benoemde accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijk van de accountant niet in gevaar brengen.

Artikel 7 Rapportering

Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) dat krachtens het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet door de Minister is vastgesteld. Het Bado bevat onder andere regels voor de omvangsbases en goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen. De goedkeuringstoleranties voor fouten zijn in artikel 2 van het Bado opgenomen (1% ten aanzien van fouten in de jaarrekening en 3% ten aanzien van onzekerheden in de controle). Deze worden bij aanbesteding van de accountantscontrole in het programma van eisen opgenomen. De raad kan deze toleranties aanscherpen.

Het tweede lid van artikel 7 regelt, dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel) controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen, die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management medegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringsfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.

Artikel 9 Inwerkingtreding

De verordening moet binnen twee weken na vaststelling door het college naar Gedeputeerde Staten worden verzonden (artikel 214 Gemeentewet).