Gedragscode publiceren persoonsgegevens op de website van gemeente Enschede 2019

Inleiding

Goed bestuur is een open, integer en betrouwbaar bestuur. Om die openheid en transparantie te bieden, publiceert de gemeente de besluiten van het college van B&W en de gemeenteraad inclusief de achterliggende stukken op de gemeentelijke website via het raadsinformatiesysteem (RIS) en bestuursinformatiesysteem (BIS). Hieronder worden de besluiten die de burgemeester neemt ook verstaan.

Aan die online openheid wordt door de wetgeving ook grenzen gesteld, zeker als het gaat om de bescherming van persoonsgegevens (Algemene Verordening Gegevensbescherming, de AVG). Om goed om te gaan met de bescherming van persoonsgegevens is een gedragscode opgesteld.

Het rechtskarakter van de gedragscode is een interne regeling, als nadere invulling en concretisering van de wettelijke regels. Zij vormt een beoordelingskader en leidraad bij twijfel, vragen en discussies.

Deze gedragscode is een uitwerking van de privacyverklaring van de gemeente Enschede. Deze gedragsregels zijn van toepassing op het werken met persoonsgegevens binnen het kader van het raadsinformatiesysteem (RIS) en het bestuursinformatiesysteem (BIS) zoals is te vinden op de gemeentelijke website.

Openbaar en bescherming persoonsgegevens

“Openbaar, tenzij…”, dat is het uitgangspunt dat geldt binnen een zoveel mogelijk transparante organisatie als de gemeentelijke overheid. Daarom worden er op grond van de Gemeentewet en de Wet openbaarheid van bestuur strikte voorwaarden gesteld aan het geheim houden van bestuurlijke stukken.

Anderzijds dient de privacy van individuele personen te worden beschermd op grond van de AVG. Ook daarvoor moet aandacht zijn bij het opstellen en publiceren van stukken. Zeker als persoonsgegevens op internet (www.enschede.nl) worden gepubliceerd gelden er striktere zorgvuldigheidsnormen waaraan de gemeente moet voldoen.

In deze gedragscode wordt beschreven hoe de organisatie om moet gaan met de publicatie van persoonsgegevens in het geval van openbare stukken. Voor geheimhouding geldt een ander regime; zie daar voor de Handreiking opleggen, bekrachtigen en opheffen geheimhouding 2018.

Artikel 1 Definitie ‘publicatie’

Onder ‘publicatie’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op het openbare, algemeen toegankelijke gedeelte van de webpagina op de website van de gemeente Enschede. Stukken die worden geplaatst, blijven na plaatsing permanent toegankelijk. De gemeente Enschede behoudt zich het recht voor om het geplaatste stuk na plaatsing inhoudelijk aan te passen.

Artikel 2 Mogelijkheid verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens

Personen die dit aangaat kunnen te allen tijde aangeven dat hun gepubliceerde persoonsgegevens moeten worden verwijderd. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze zijn gepubliceerd. Een dergelijk verzoek wordt altijd gehonoreerd.

Artikel 3 Gedragscode bestuursinformatiesysteem (BIS)

Deze gedragsregel zien op de publicatie van collegebesluiten en op besluiten van de burgemeester. Waar in het vervolg van deze regels wordt gesproken over collegebesluiten, moeten daaronder steeds ook burgemeestersbesluiten worden verstaan.

De gedragsregels die zien op de publicatie van raadsstukken uit artikel 4 en verder zijn van overeenkomstige toepassing op de publicatie van collegebesluiten. Artikel 3 is een verbijzondering van artikel 4 en verder.

• a. Anonimiseren

  Voor de publicatie van persoonsgegevens die volgen uit de publicatie van collegebesluiten via BIS geldt het algemene uitgangspunt dat alle gegevens die een natuurlijke persoon, natuurlijke persoon bij een rechtspersoon of samenwerkingsverband direct identificeren, geanonimiseerd moeten worden.

  Dit geldt ook voor de persoonsgegevens in dienst van een rechtspersoon of bestuursorgaan. De gegevens van natuurlijke personen die professioneel bij de procedure zijn betrokken, worden niet geanonimiseerd (bijvoorbeeld een gemachtigde). Ook worden de gegevens van rechtspersonen en bestuursorganen niet geanonimiseerd.

• b. Werkwijze anonimiseren

  • Bij collegevoorstellen formuleren wij de beslispunten zo mogelijk, als de naam niet relevant is, zonder een naam te noemen, als dat niet kan, anonimiseer dan door bijvoorbeeld “de heer X” of “mevrouw Y” te vermelden.

  • Anonimiseren heeft betrekking op naam, (mail)adres en woonplaats (NAW-gegevens), als de naam van de persoon bepalend is voor de besluitvorming, bijvoorbeeld bij een aanwijzingsbesluit of een benoemingsbesluit, vermeldt de naam dan voluit.

  • Voor stukken die naar de raad gaan, met name raadsvoorstellen met bijlagen geldt hetzelfde als voor collegevoorstellen. Anonimiseer óók de inhoud van het raadsvoorstel, de bijlagen (bijvoorbeeld een nota van zienswijzen) of de raadsbrief.

  • Voor stukken die zien op een beslissing op bezwaar publiceren wij geanonimiseerd niet meer dan nodig; dus de beslissing op bezwaar, het advies van de commissie bezwaarschiften en het verslag van bevindingen, zonder alle bijlagen.

Artikel 4 Gedragscode raadsinformatieysteem (RIS)

Voor de publicatie van persoonsgegevens aangaande raadsvoorstellen via RIS gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen het volgende:

• a. Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden en collegeleden

  Ten aanzien van politieke ambtsdragers geldt als uitgangspunt dat herkenbaar moet zijn wie de politieke ambtsdragers zijn, van welke partij zij deel uitmaken en hoe zij te bereiken zijn. Desgewenst kan een politiek ambtsdrager extra informatie laten publiceren, zoals adres en telefoonnummer. De publicatie van deze gegevens vindt plaats in samenspraak met de desbetreffende ambtsdrager.

• b. Persoonsgegevens van ambtenaren

  Ten aanzien van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad – ongeacht of zij voor de gemeente Enschede of een andere overheidsorganisatie werkzaam zijn – geldt dat uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) worden openbaar gemaakt op de website van de gemeente Enschede, eventueel met vermelding van de afdeling waar zij werkzaam zijn. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking relevant en niet bovenmatig.

• c. Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare raadsvergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of anderen of namens instellingen.

  De inhoudelijke bijdrage van een persoon die gebruik maakt van het inspreekrecht in een vergadering is na te luisteren via het digitale geluids- of videoverslag van de vergadering. Daarbij wordt zijn of haar naam vermeld of genoemd. Indien een inspreker een tekst inlevert – op papier of digitaal – voor kennisneming door de raad, dan zal de griffie deze ongewijzigd en niet geanonimiseerd per e-mail versturen naar alle raads- en collegeleden en hun ondersteuning.

• d. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten.

  De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en bijbehorende bijlagen en achterliggende documenten worden geanonimiseerd en dat handtekeningen worden afgeplakt voor zover deze op de website van de gemeente Enschede worden gepubliceerd. Het college ziet hierop toe. Een voorbeeld is nota’s van zienswijzen bij bestemmingsplannen. Raadsstukken in het kader van bezwaarprocedures en petities die aan de raad zijn verzonden of overhandigd worden behandeld als ingekomen brieven. Deze worden niet als zodanig op de website van de gemeente Enschede openbaar gemaakt. Raadsleden kunnen hiervan kennis nemen in een besloten digitaal vergaderstukkensysteem.

• e. Persoonsgegevens in de aankondiging van activiteiten voor de raad.

  Bij publicatie van activiteiten voor de raad op de website wordt de naam van de contactpersoon of die van de persoon waar men zich moet aanmelden genoemd, inclusief een telefoonnummer en/of e-mailadres. Eventuele handtekeningen op bijlagen worden afgeplakt. Vermelding van het adres van de contactpersoon gebeurt niet, tenzij dit voor de duidelijkheid omtrent de betreffende activiteit onvermijdelijk is.

Artikel 5 Van overeenkomstige toepassing op stukken ingediend door raadsfracties

Bepalingen in de gedragscode zijn van overeenkomstige toepassing op stukken die door raadsfracties worden ingediend.

Artikel 6 Anonimiseren van persoonsgegevens

In die gevallen waarin anonimiseren volgens deze gedragscode nodig is wordt aanbevolen de namen te verwijderen. Voor zover een goed begrip van de tekst van de documenten nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, zoals bijvoorbeeld de aanvrager, de klager, (derde) belanghebbende etc. Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen van de rechtspraak.

Artikel 7 Citeertitel en inwerkingtreding

• a. Deze regeling kan worden aangehaald als Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens gemeente Enschede 2019.

• b. Deze regeling treedt een dag na de bekendmaking in werking.

Aldus besloten door het college in de vergadering d.d. 11 december 2018

Aldus besloten door de burgemeester d.d. 11 december 2018

Aldus besloten door de raad van de gemeente Enschede in de openbare raadsvergadering van 4 februari 2019

Toelichting

Persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die iets zeggen over een persoon. Deze zijn als volgt:

• Naam- en adresgegevens; voor- en achternaam, straatnaam, postcode en huisnummer;

• De geboortedatum, het geslacht en de woonplaats;

• Telefoonnummer (mobiel en vast), e-mailadressen, pasfoto’s, IP-adressen, bankrekeningnummer en burgerservicenummer (BSN);

• Een gegeven die een waardering geeft over iemand als persoon, zoals iemand zijn IQ, wordt ook gerekend tot de persoonsgegevens.

• Daarnaast zijn er de bijzondere persoonsgegevens. Deze zijn als volgt:

• Ras of etnische afkomst;

• Politieke opvattingen;

• Godsdienst of levensovertuiging;

• Lidmaatschap van een vakbond;

• Genetische of biometrische gegevens met het oog op unieke identificatie;

• Gezondheid;

• Seksuele leven;

• Strafrechtelijk verleden.

De gemeente Enschede mag geen bijzondere persoonsgegevens gebruiken en/of publiceren, tenzij daarvoor in de wet een uitzondering is.

Artikel 4a Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden en collegeleden

Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, zoals op agenda’s, notulen, politieke documenten zoals moties, schriftelijke vragen, amendementen.

Op de website van de gemeente Enschede wordt van de politieke ambtsdrager het volgende gepubliceerd: Voor en achternaam, partijnaam, foto en emailadres. Nevenfuncties moeten bovendien wettelijk openbaar worden gemaakt.

Artikel 4b Persoonsgegevens van ambtenaren

Ambtenaren worden veelvuldig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking op de website relevant en niet ‘bovenmatig’. De openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam van de steller en eventueel de afdeling waar zij werkzaam zijn.

Artikel 4c Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare raadsvergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of anderen of namens instellingen

Personen die tijdens raadsvergaderingen gebruik maken van het spreekrecht doen dit welbewust en in het openbaar. Zij leveren tijdens de vergadering vaak ook de tekst van hun inspraakbijdrage in – al of niet digitaal – voor publicatie. Hun mondelinge inbreng is terug te luisteren via het digitale geluidverslag van de vergadering. Als op de door hen aangeleverde tekst hun adres en eventuele overige persoonsgegevens staan, wordt alleen de naam bij de publicatie vermeld.

Door in het openbaar het spreekrecht te gebruiken, geven insprekers impliciet aan dat zij geen bezwaar hebben tegen publicatie van hun bijdrage op de website van de gemeente Enschede met vermelding van hun naam. Bij aanmelding om gebruik te maken van het spreekrecht worden zij hier door de Griffie expliciet schriftelijk op gewezen.

Insprekers kunnen niet anoniem inspreken. Via artikel 3c wordt de mogelijkheid geboden om op schrift de boodschap over te brengen, waarbij de persoonsgegevens van de afzender worden geanonimiseerd.

Artikel 4d Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten

De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Wel is dit soms het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen, zoals zienswijzennota’s bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn altijd afkomstig van het college. Persoonsgegevens worden hierbij geanonimiseerd en handtekeningen worden afgeplakt. Het college dient te bewaken dat dit ook inderdaad gebeurt.

Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen, wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten.

Artikel 4e Persoonsgegevens in de aankondiging van activiteiten voor de raad

In het overzicht van activiteiten voor de raad op de website kunnen persoonsgegevens voorkomen van mensen die bij de betreffende activiteit zijn betrokken. Als regel gaat het daarbij om mensen die de activiteit organiseren en/of bij wie men zich kan aanmelden. In verreweg de meeste gevallen betreft het functionarissen van organisaties, waarbij zakelijke telefoonnummers en/of e-mailadressen zijn vermeld. Voor een behoorlijk verloop van de activiteitenadministratie zijn dit noodzakelijke gegevens. Er mogen geen andere gegevens op de website worden gepubliceerd dan die voor de activiteit noodzakelijk zijn.