Controleverordening 2019 en Controleprotocol 2019

Zaaknummer: 1702843

• gelezen het voorstel van het college van Burgemeester en Wethouders d.d.

betreft: Controleverordening 2019 en Controleprotocol 2019 en verder

De Raad van de gemeente Hoorn besluit:

1. De Controleverordening 2019 gemeente Hoorn vast te stellen.

2. Het Controleprotocol 2019 vast te stellen.

Hoorn, 12 november 2019

De griffier,                                              de voorzitter,

Bekendmaking:

• door opname in het Gemeenteblad

Controleverordening gemeente Hoorn

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. accountant

een door de raad benoemde accountantsorganisatie die is belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

• b. accountantscontrole

de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de benoemde accountant van:

• het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

• het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

• het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 Gemeentewet, waaronder de BBV;

• de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen;

• de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

• c. rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole

het in overeenstemming zijn van de in de jaarrekening opgenomen baten, lasten en balansmutaties en de vastlegging daarvan, met de begroting en de relevante wet- en regelgeving zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

• d. deelverantwoording

een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

• e. verslag van bevindingen: rapport van de accountant bij de jaarstukken op grond van artikel 213 Gemeentewet en bevat in ieder geval bevindingen over:

• a. de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• b. onrechtmatigheden in de jaarrekening.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De raad benoemt de accountant die de accountantscontrole uitvoert.

• 2. Het college bereidt in overleg met de auditcommissie de aanbesteding van de accountantscontrole voor en stelt in overleg met de auditcommissie het programma van eisen vast. In het programma van eisen kunnen voor de jaarlijkse accountantscontrole worden opgenomen:

• a. de toe te passen goedkeuringstoleranties en (afwijkende) rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;

• b. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

• c. de eventueel uit te voeren aanvullende tussentijdse controles;

• d. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

• e. de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden;

• f. de gemeentelijke functies en of organisatieonderdelen met afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant specifiek aandacht moet besteden

• g. In afwijking van het gestelde in e. en f. kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de auditcommissie jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen vaststelt, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

• 3. De raad legt in het Controleprotocol nadere aanwijzingen voor de accountant vast over de reikwijdte van de accountantscontrole op de jaarrekening, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

• 1. Het college is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening volgens de geldende interne en externe wet- en regelgeving. Het college overlegt de jaarrekening aan de accountant voor controle.

• 2. Het college zorgt ervoor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende documenten voor de accountant beschikbaar zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant dat alle informatie die van belang is voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 14 juli volgend op het jaar waarop deze betrekking heeft aan de raad.

• 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt onmiddellijk door het college aan de raad, de auditcommissie en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening hoe de accountantscontrole wordt ingericht en bepaalt de aard en de omvang van de werkzaamheden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3. Er vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, de auditcommissie en de aan de auditcommissie toegevoegde functionarissen. De aan de auditcommissie toegevoegde functionarissen zijn tenminste een vertegenwoordiger van de griffie, een vertegenwoordiger van de controlefunctie; een vertegenwoordiger van de rekenkamerfunctie, en de portefeuillehouder financiën.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1. Het college zorgt ervoor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden onbelemmerde toegang heeft tot alle data, locaties en informatiedragers van de gemeente, zodat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties, het gevoerde beheer en over de getrouwheid en volledigheid van de daarover verstrekte informatie.

• 2. De accountant mag van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen verlangen, die voor de controle nodig zijn. Het college zorgt ervoor, dat de ambtenaren hieraan meewerken.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1. Het college kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

• 2. Het college zorgt voor de uitvoering van het beleid voor de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, als dit in het belang van de gemeente is.

• 3. Het college zorgt voor de verplichte verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze verantwoording moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, als dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7. Rapportering

• 1. Als de accountant bij een controle afwijkingen constateert die kunnen leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze direct schriftelijk aan de auditcommissie en zendt een afschrift hiervan aan het college en de raad.

• 2. Na afronding van de controle legt de accountant het conceptverslag van bevindingen en de concept controleverklaring voor aan het college.

• 3. Het college voorziet tijdig in een schriftelijke reactie op het conceptverslag van bevindingen en de concept controleverklaring.

• 4. De accountant bespreekt voor de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie.

Artikel 8. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De Controleverordening gemeente Hoorn 2004 wordt ingetrokken.

Artikel 9. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht vanaf 1 juli 2019.

Artikel 10. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening gemeente Hoorn”.

te bepalen dat bovenstaand wordt bekendgemaakt:

Hoorn, 12 november 2019

De griffier,                                          de voorzitter,

Controleprotocol 2019

1. Inleiding

De Gemeentewet, artikel 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393, eerste lid, Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

Om deze controle mogelijk te maken heeft de gemeenteraad een Controleverordening artikel 213 Gemeentewet vastgesteld, welke bepalingen eveneens voor de accountantscontrole van toepassing zijn.

Dit Controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van 2019 en volgende jaren van de Gemeente Hoorn.

Door vaststelling van het normenkader wordt aangegeven welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van rechtmatigheidscontrole zal zijn. Het normenkader wordt jaarlijks vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders, en ter kennisname aangeboden aan de Gemeenteraad.

Rol auditcommissie

Er vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, de auditcommissie en de aan de auditcommissie toegevoegde functionarissen. De aan de auditcommissie toegevoegde functionarissen zijn tenminste een vertegenwoordiger van de griffie, een vertegenwoordiger van de controlefunctie; een vertegenwoordiger van de rekenkamerfunctie, en de portefeuillehouder financiën.

Voor aanvang van de controlewerkzaamheden vindt een gesprek plaats tussen de auditcommissie en de accountant. Tijdens deze pre-auditvergadering kan de auditcommissie gewenste prioriteiten in de controlewerkzaamheden aangeven.

Na afloop van de interim- en jaarrekeningcontrole wordt het verslag van bevindingen tussen de accountant en de auditcommissie besproken.

2. Algemene uitgangspunten voor de controle

Zoals in artikel 213 Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening worden uitgevoerd door de door de gemeenteraad benoemde accountant en gericht zijn op het geven van een oordeel over:

• De getrouwe weergaven van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen;

• Het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelen, waaronder interne verordeningen;

• Het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de of bij krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 Gemeentewet. (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);

• De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NBA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

3. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties

In het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. De minimumeisen zijn:

Onder fouten en/of onzekerheden wordt verstaan fouten en/of onzekerheden met betrekking tot de getrouwheid van de jaarrekening en/of rechtmatigheid van de aan de jaarrekening ten grondslag liggende beheershandelingen.

De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van de fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruiker wordt beïnvloed.

Naast de bovenstaande goedkeuringstoleranties is er sprake van de rapporteringstolerantie. De rapporteringstolerantie is het kwantitatieve criterium voor het al dan niet rapporteren door de accountant van de bevindingen in het verslag van bevindingen. De gemeente Hoorn hanteert voor de rapporteringstolerantie als maatstaf dat de accountant elke geconstateerde fout of onzekerheid ≥ 10% van de goedkeuringstolerantie rapporteert.

4. Begrip rechtmatigheid en de rechtmatigheidscriteria

Onder rechtmatigheid wordt verstaan dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen en gemeentelijke interne regelgeving”.

De accountantscontrole op rechtmatigheid is gericht op:

• 1. De naleving van wettelijke kaders. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen.

• 2. De naleving van de volgende kaders:

• de begroting;

• de financiële verordening art. 212 Gemeentewet;

• de Controleverordening art. 213 Gemeentewet;

• de overige interne regelgeving zoals opgenomen in het normenkader voor zover deze betrekking hebben op recht, hoogte of duur.

Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de gemeenteraad of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Interne regels door het college van burgemeester en wethouders vallen hier buiten.

5. Rapportering accountant

Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt:

Interim controle

In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een managementletter uitgebracht. In de rapportage worden de bevindingen opgenomen over de opzet en werking van de administratieve organisatie, de rechtmatigheid van het financieel beheer, aanwezige risico’s en het risicobeheer en de besturing en beheersing van de organisatie. De managementletter wordt verstrekt aan het college van burgemeester en wethouders en wordt besproken tussen de accountant en de auditcommissie. De managementletter wordt opgeleverd uiterlijk op 1 december van het controlejaar.

Verslag van bevindingen bij de jaarrekening

In overeenstemming met de gemeentewet wordt over de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de gemeenteraad. Het verslag van bevindingen wordt voor verzending aan de gemeenteraad door de accountant voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders met de mogelijkheid om op dit verslag te kunnen reageren. Indien nodig worden hierin ook essentiële ontwikkelingen en aanbevelingen opgenomen die tijdens de tussentijdse controle naar voren zijn gekomen. Het verslag van bevindingen wordt opgeleverd uiterlijk op 15 mei in het jaar na afloop van het controlejaar. Het verslag van bevindingen wordt besproken tussen de accountant en de auditcommissie.

Uitgangspunten voor de rapportagevorm

Gesignaleerde onrechtmatigheden worden gespecificeerd toegelicht naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie overschrijden worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen.

Accountantsverklaring

In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze accountantsverklaring is bestemd voor de gemeenteraad zodat deze de jaarrekening kan vaststellen. De accountantsverklaring wordt opgeleverd uiterlijk op 15 mei in het jaar na afloop van het controlejaar.