Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente IJsselstein houdende regels omtrent de instructie voor de concerncontroller

Het college van de gemeente IJsselstein;

Overwegende dat het wenselijk is ten behoeve van de uitoefening van de functie van concerncontroller regels te stellen;

Mede gelet op de Financiële verordening gemeente IJsselstein 2019 en het inrichtingsplan ambtelijke organisatie gemeente IJsselstein per 1 januari 2019;

Besluit de volgende instructie vast te stellen:

Instructie voor de concerncontroller

De plaats van de concerncontroller in de organisatie

Artikel 1

• 1.1 De concerncontroller is onderdeel van de Concernstaf en is onafhankelijk in de adviserende en toetsende taak.

• 1.2 De concerncontroller is hiërarchisch ondergeschikt aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

• 1.3 De concerncontroller heeft een functionele relatie met het college, de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de operationeel manager en de teamleiders (het management).

Vervanging van de concerncontroller

Artikel 2

In geval van afwezigheid van de concerncontroller is de gemeentesecretaris verantwoordelijk voor een adequate vervanging.

Doelen van de concerncontroller

Artikel 3

De concerncontroller stelt zich bij de uitoefening van zijn taken ten doel:

• 3.1 de bevordering van de doelgerichtheid, de doelmatigheid en effectiviteit van het gevoerde beleid en beheer in verband met de door het bestuur gestelde doelen;

• 3.2 een verantwoord beheer van middelen, die het concern voor het bereiken van vastgestelde doelstellingen zijn toegekend;

• 3.3 de naleving van de toepasselijke wettelijke bepalingen en bestuurlijke richtlijnen ten aanzien van de planning- en controlproducten; en

• 3.4 de zorg voor het inzichtelijk maken en beheersen van risico’s.

Taken en bevoegdheden van de concerncontroller

Artikel 4

De concerncontroller toetst vanuit een overkoepelende bevoegdheid het in control zijn van de bedrijfsvoering op alle onderdelen van de organisatie. Vanuit die positie toetst de concerncontroller de samenhang en kwaliteit van kaders en producten en doet waar nodig voorstellen ter verbetering.

Artikel 5

De concerncontroller overlegt met de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de operationeel manager en de teamleiders omtrent standpunten, ziens- of handelwijzen binnen de organisatie, die naar zijn oordeel in strijd zijn of moeten worden geacht met het bepaalde in artikel 3. Indien de mening van de concerncontroller niet wordt gedeeld door de gemeentesecretaris/algemeen directeur, kan hij zich dienaangaande rechtstreeks wenden tot het college, onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

Artikel 6

De concerncontroller is bevoegd om bij ambtenaren inlichtingen in te winnen die voor het vervullen van zijn taak nodig zijn.

Artikel 7

Het college kan de concerncontroller via de gemeentesecretaris/algemeen directeur opdragen tot het doen van een onderzoek naar de doelmatigheid en rechtmatigheid van het handelen van (onderdelen van) de gemeentelijke organisatie.

Artikel 8

De concerncontroller heeft de volgende taken:

• 8.1 het gevraagd en ongevraagd adviseren van het bestuur en het management over de kwaliteit en de doelmatigheid van bedrijfsprocessen en de effectiviteit van het gevoerde beleid;

• 8.2 het adviseren van het bestuur en het management over de naleving van kaders en richtlijnen en de kwaliteit van de in het kader van de begroting, jaarrekening en tussentijdse rapportages overgelegde informatie;

• 8.3 het (laten) verrichten van onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van de organisatie of het gevoerde beleid;

• 8.4 het toezicht op de administratieve organisatie en de werking van de interne controle van het concern;

• 8.5 erop toezien dat risico’s en beheersmaatregelen periodiek worden geactualiseerd, het periodiek rapporteren over de omvang van de risico’s en de kwaliteit van de getroffen beheersmaatregelen en het waar nodig doen van verbetervoorstellen;

• 8.6 het toezicht op de control op de risicovolle projecten;

• 8.7 het toetsen van college- en raadsvoorstellen op juridische, financiële en beleidsmatige aspecten en op de kwaliteit van deze stukken in zijn algemeenheid;

• 8.8 het in overleg met het management opstellen van bindende instructies voor de organisatie, ter verzekering van een effectieve en betrouwbare bedrijfsvoering;

• 8.9 het bewaken van en adviseren over de opvolging van aanbevelingen van de accountant ter verbetering van de sturing en beheersing van de bedrijfsvoeringsprocessen.

• 8.10 het samen met de operationeel manager coördineren van het proces van het tot stand komen van de kadernota.

Artikel 9

De concerncontroller heeft contact met de accountant over voortgang van en bevindingen naar aanleiding van de jaarlijkse controlewerkzaamheden.

Artikel 10

De concerncontroller neemt ten aanzien van de in deze instructie genoemde doelen en taken ter ondersteuning van de portefeuillehouder Financiën deel aan de vergaderingen van het Audit Committee en kan deelnemen aan vergaderingen van de werkgroep Planning en Control.

Tegenstrijdigheid van opvattingen

Artikel 11

In de gevallen waarin deze instructie niet voorziet, beslist het college.

Artikel 12

Deze instructie treedt op de eerste dag na bekendmaking daarvan in werking en werkt terug tot 19 november 2019.

Het college van burgemeester en wethouders van IJsselstein

E.D. Luchtenburg

secretaris

mr. P.J.M. van Domburg

burgemeester