Verordening op de vertrouwenscommissie benoeming, klankbordgesprekken, herbenoeming burgemeester gemeente Uitgeest 2019

De raad van de gemeente Uitgeest:

 

gelezen het voorstel van het Presidium;

 

gelet op de Gemeentewet, de Archiefwet en het Archiefbesluit;

 

gelet op de circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

besluit:

de verordening vertrouwenscommissie Uitgeest 2019 vast te stellen.

 

Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen

Artikel 1.1 Begripsomschrijvingen

  • a.

    vertrouwenscommissie: commissie bestaande uit één lid per fractie;

  • b.

    klankbordcommissie: afvaardiging van de vertrouwenscommissie, samengesteld uit minimaal drie leden;

  • c.

    secretaris: de griffier of diens plaatsvervanger;

  • d.

    adviseurs: personen in de nabijheid van de burgemeester die de vertrouwenscommissie desgevraagd van informatie kunnen voorzien;

  • e.

    commissaris: commissaris van de Koning in de provincie Noord-Holland.

Artikel 1.2 Samenstelling vertrouwenscommissie

  • 1.

    De vertrouwenscommissie bestaat uit leden, te benoemen door en uit de gemeenteraad, zodanig dat elke fractie met maximaal één persoon in de vertrouwenscommissie vertegenwoordigd is.

  • 2.

    Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de vertrouwenscommissie is, kiest de vertrouwenscommissie deze uit haar midden.

  • 3.

    De vertrouwenscommissie kent geen plaatsvervangende leden.

Artikel 1.3 Ambtelijke ondersteuning

  • 1.

    De griffier is secretaris van de vertrouwenscommissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de vertrouwenscommissie

  • 2.

    De raad kan bepalen dat de plaatsvervangend griffier of de gemeentesecretaris als plaatsvervangend secretaris ter ambtelijke ondersteuning aan de vertrouwenscommissie wordt toegevoegd.

  • 3.

    De onder 1 tot en met 2 genoemde functionarissen zijn geen lid van en hebben geen stemrecht in de vertrouwenscommissie.

Artikel 1.4 Vergaderingen

  • 1.

    De vertrouwenscommissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee leden dit noodzakelijk achten. De vertrouwenscommissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

  • 2.

    De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:

    • a.

      de leden van de vertrouwenscommissie;

    • b.

      de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft;

    • c.

      de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft;

    • d.

      de adviseur indien een adviseur aan de vertrouwenscommissie is toegevoegd.

  • 3.

    De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste acht dagen voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de vertrouwenscommissie vergen kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken doch geschiedt de oproeping vierentwintig uren voorafgaand aan de vergadering.

Artikel 1.5 Stemming

De vertrouwenscommissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid een stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel 1.6 bedoelde verslag opgenomen.

Artikel 1.6 Verslag

  • 1.

    De vertrouwenscommissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris.

  • 2.

    Het verslag van bevindingen dat de vertrouwenscommissie uitbrengt aan de raad en de commissaris bevat in ieder geval:

    • a.

      een weergave van de wijze waarop de vertrouwenscommissie haar werkzaamheden heeft verricht;

    • b.

      een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de vertrouwenscommissie.

Artikel 1.7 Geheimhouding

  • 1.

    Op alle informatie van de vertrouwenscommissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.

  • 2.

    De vergaderingen van de vertrouwenscommissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de vertrouwenscommissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.

  • 3.

    Stukken die van de vertrouwenscommissie uitgaan worden onder vermelding van "geheim" door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd of bij de secretaris ter inzage gelegd. Stukken bestemd voor de vertrouwenscommissie worden onder vermelding van "geheim" gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.

  • 4.

    Aan degenen die geen lid zijn van de vertrouwenscommissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

  • 5.

    De vertrouwenscommissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

  • 6.

    De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de vertrouwenscommissie wordt ontbonden van kracht.

Artikel 1.8 Archivering

  • 1.

    De secretaris van de vertrouwenscommissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.

  • 2.

    De secretaris van de vertrouwenscommissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

Artikel 1.9 contactpersoon

De voorzitter van de vertrouwenscommissie treedt op als contactpersoon naar buiten.

Hoofdstuk 2: Bepalingen inzake de benoeming

Artikel 2.1 Adviseur

  • 1.

    De gemeenteraad kan één of meer wethouders als adviseur toevoegen aan de vertrouwenscommissie.

  • 2.

    De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de vertrouwenscommissie.

  • 3.

    Een adviseur is geen lid van de vertrouwenscommissie en heeft daarin geen stemrecht.

Artikel 2.2 Informatie over en gesprek met sollicitant

De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de vertrouwenscommissie. De vertrouwenscommissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.

Artikel 2.3 Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging

  • 1.

    De vertrouwenscommissie brengt van haar bevindingen verslag uit aan de raad en aan de commissaris.

  • 2.

    Het in artikel 1.6 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van de conceptaanbeveling van twee personen.

Artikel 2.4 Ontbinding

Lopende een procedure inzake herbenoeming is ontbinding van de vertrouwenscommissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien.

Hoofdstuk 3: Bepalingen inzake de herbenoeming

Artikel 3.1 Adviseur

  • 1.

    De gemeenteraad kan één of meer wethouders als adviseur toevoegen aan de vertrouwenscommissie.

  • 2.

    De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de vertrouwenscommissie.

  • 3.

    Een adviseur is geen lid van de vertrouwenscommissie en heeft daarin geen stemrecht.

Artikel 3.2 Informatie over en gesprek met de burgemeester

  • 1.

    De vertrouwenscommissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.

  • 2.

    Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris en de burgemeester te zenden, bespreekt de vertrouwenscommissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd.

Artikel 3.3 Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging

  • 1.

    Het in artikel 1.6 bedoelde wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling inzake de herbenoeming.

  • 2.

    Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de vertrouwenscommissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.

Artikel 3.4 Ontbinding

Lopende een procedure inzake herbenoeming is ontbinding van de vertrouwenscommissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit al dan niet is herbenoemd.

Hoofdstuk 4 Bepalingen inzake de klankbordgesprekken

Artikel 4.1 Samenstelling klankbordcommissie

  • 1.

    Er is een klankbordcommissie die een klankbordgesprek met de burgemeester voert over het functioneren.

  • 2.

    De klankbordcommissie bestaat uit een afvaardiging van minimaal drie leden van de vertrouwenscommissie, zodanig dat de coalitie en oppositie elk met tenminste een raadslid vertegenwoordigd zijn.

  • 3.

    De vertrouwenscommissie benoemt de leden van de klankbordcommissie uit haar midden.

  • 4.

    De klankbordcommissie kiest een voorzitter uit haar midden.

  • 5.

    De raadsgriffier geeft ambtelijke ondersteuning aan de klankbordcommissie.

  • 6.

    Indien de klankbordcommissie uit drie leden bestaat wijst de vertrouwenscommissie bij ziekte of langdurige afwezigheid van een lid van de klankbordcommissie een vervanger uit de vertrouwenscommissie aan.

Artikel 4.2 klankbordgesprekken

  • 1.

    De klankbordcommissie houdt tenminste één keer per twee jaar een klankbordgesprek met de burgemeester over het functioneren.

  • 2.

    Indien de klankbordcommissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de klankbordcommissie tussentijds een klankbordgesprek.

  • 3.

    De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de klankbordcommissie en de burgemeester schriftelijk tot de vergadering op.

  • 4.

    De raadsgriffier agendeert en organiseert de klankbordgesprekken.

Artikel 4.3 Voorbereiding en inhoud

  • 1.

    De klankbordcommissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.

  • 2.

    De klankbordcommissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de klankbordcommissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

Artikel 4.4 Bijzondere bepalingen betreffende het verslag

  • 1.

    De raadsgriffier stelt een beknopt verslag in conceptvorm op. Het verslag bevat gegevens van de tijd, de plaats en de rol van de aanwezigen bij het gesprek en geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

  • 2.

    Het verslag wordt in drievoud opgesteld en door ondertekening door de leden van de klankbordcommissie en de burgemeester vastgesteld.

  • 3.

    De leden van de raad kunnen het vastgestelde verslag inzien. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt.

  • 4.

    Een afschrift van het verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris gestuurd.

Hoofdstuk 5 Slotbepalingen

Artikel 5.1 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de vertrouwenscommissie.

Artikel 5.2 Ontbinding en wijziging van de samenstelling van de vertrouwenscommissie

  • 1.

    De vertrouwenscommissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.

  • 2.

    De samenstelling van de vertrouwenscommissie kan tussentijds worden aangepast.

Artikel 5.3 Inwerkingtreding

  • 1.

    De verordening op de vertrouwenscommissie gemeente Uitgeest 2016, zoals vastgesteld op 30 juni 2016 wordt ingetrokken.

  • 2.

    Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 31 oktober 2019.

  • 3.

    De verordening wordt aangehaald als “Verordening vertrouwenscommissie Uitgeest 2019”.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 31 oktober 2019

Mevrouw W.J. Vrolijk-Gevaert

Griffier

Mevrouw W.J. A. Verkleij

burgemeester

Naar boven