Procedureregeling inzake toetsingskader evenementen gemeente Berg en Dal

op basis van afdeling 2.7 van de Algemene plaatselijke verordening gemeente Berg en Dal.

Vastgesteld door burgemeester en college van Berg en Dal op 22 oktober 2019, ieder voor zover bevoegd. Publicatie en inwerkingtreding op 1 november 2019.

Deze regeling wordt aangehaald als: Evenementenregeling gemeente Berg en Dal.

1. Inleiding

In de gemeente Berg en Dal vinden, naast alle reguliere horeca-activiteiten, jaarlijks ruim 200 evenementen en festiviteiten plaats in de vrijetijdssfeer. Recreatieve evenementen als kermis, carnaval, wijnfeesten, historisch vervoer. Sportieve evenementen zoals de Zevenheuvelenloop, wielerrondes en Vierdaagse. Verder nog allerlei activiteiten van o.a. scholen, sportclubs, en verenigingen, verschillende markten, buurtfeesten en particuliere feesten.

Evenementen zijn om zeker drie redenen waardevol voor de gemeente:

Economische redenen

Evenementen brengen deelnemers en bezoekers naar de gemeente. Deze zorgen voor extra omzet in de horecasector en detailhandel. Daarnaast maken nieuwe bezoekers kennis met de gemeente en komen later mogelijk terug, als de gemeente zich tijdens het evenement aantrekkelijk presenteert.

Imago en promotie

Evenementen brengen leven in de brouwerij en dragen bij aan het beeld van een attractieve, sportieve en gezellige gemeente, waar altijd iets te beleven is. Ze vormen de inhoud van positieve gesprekken over de gemeente, versterken de naamsbekendheid, het leefklimaat, de culturele identiteit en het gewenste imago.

Sociaal-maatschappelijke redenen

Evenementen bieden een zinvolle en aangename tijdsbesteding aan tal van vrijwilligers/deelnemers. Zij bevorderen hiermee de maatschappelijke participatie. Evenementen vergroten gevoelens van trots en eigenwaarde, versterken de betrokkenheid en saamhorigheid en kunnen een brug slaan tussen verschillende bevolkingsgroepen. Door het openbare karakter van veel evenementen bieden ze een laagdrempelige toegang tot cultuur en vermaak. Veel mensen beleven er plezier aan.

Het aantal en de omvang van evenementen, zowel enkele als jaarlijks terugkerende, is de laatste jaren toegenomen. Dit kan, zoals hierboven geschetst, een positieve invloed hebben op het beeld van de gemeente, maar kan ook leiden tot een toenemende druk op het woon- en leefmilieu. Er moet altijd een balans gevonden worden tussen de lusten en de lasten van evenementen.

Het doel van deze evenementenregeling is om aan te geven onder welke voorschriften een evenement in de gemeente gehouden kan worden. De evenementenregeling bevat spelregels voor het organiseren van evenementen en festiviteiten. Die spelregels zijn bedoeld om het evenement goed te laten verlopen en om de hinder voor omwonenden, die het evenement met zich mee kan brengen, zo veel mogelijk te beperken.

De hierna geformuleerde evenementenregeling is een invulling van de beleidsruimte die de Algemene plaatselijke verordening (APV) biedt en is een actualisatie van eerder vastgesteld beleid voor de voormalige gemeente Groesbeek.

2. Afbakening

Op grond van afdeling 2.7 van de APV is voor een grote variatie aan activiteiten een vergunning van de burgemeester nodig. Een evenementenvergunning is in ieder geval nodig voor veel activiteiten die plaats vinden in de openlucht, op openbaar gebied of op plaatsen met een openbaar karakter. Een evenement is in de APV omschreven als ‘elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak’ en kan op meerdere dagen zijn.

Voor besloten feesten, die niet algemeen toegankelijk zijn en op eigen terrein plaats vinden, is meestal geen evenementenvergunning nodig. Dit is afhankelijk van de aard van het feest en van de aard van de toegankelijkheid. Wel gelden ook daarvoor bepaalde (geluids)normen om overmatige hinder voor anderen te voorkomen.

Voor activiteiten die plaatsvinden in een (horeca-)inrichting is meestal ook geen specifieke evenementenvergunning vereist. Deze horen tot de gewone bedrijfsvoering. Daarop zijn de wettelijke regels voor horecabedrijven van toepassing. Voor bijzondere gelegenheden kent het Activiteitenbesluit in combinatie met afdeling 4.1 van de APV de zgn. festiviteitenregeling (voor incidentele en collectieve festiviteiten) waar geluidsnormen en tijden in geregeld zijn.

Vrijwel alle horecabedrijven vallen onder de werkingssfeer van het Activiteitenbesluit en moeten voldoen aan de voorschriften uit dit besluit. De reguliere geluidsvoorschriften staan in artikel 2.17.

Waar de festiviteitenregeling van toepassing is op bestaande (horeca- en sport)inrichtingen, is de evenementenvergunning vooral van toepassing op openbare activiteiten buiten deze inrichtingen.

Naast de evenementenvergunning kunnen nog andere vergunningen of besluiten nodig zijn, afhankelijk van aard en omvang van de activiteit. Zoals:

• ontheffing Drank- en Horecawet voor de verkoop van zwak-alcoholische dranken;

• ontheffing voor (muziek)geluid ex artikel 4:6 van de APV;

• vergunning reclame(sandwich)borden of spandoeken op grond van de APV;

• tijdelijke verkeersmaatregelen, bijv. voor het afsluiten van wegen;

• ontheffing van de Winkeltijdenwet;

• loterijvergunning op grond van de Wet op de Kansspelen;

• het afsteken van vuurwerk (melden of vergunning provincie).

Voor de meeste zaken is een digitaal aanvraagformulier beschikbaar op www.bergendal.nl. Verleende evenementenvergunningen worden gepubliceerd op www.officielebekendmakingen.nl.

Naast de bovenstaande vergunningen en ontheffingen, is het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (hierna BGBOP) ook op veel evenementen van toepassing. Hierin staan regels over onder andere afstanden van bak- en braadkramen tot (andere) bebouwing, plaatsen van (feest)tenten, regels voor kamperen/overnachten.

De organisator moet zich naast de vergunningsvoorschriften bij de evenementenvergunning ook aan het BGBOP houden.

Deze evenementenregeling is bedoeld voor evenementen waarvoor een evenementenvergunning of een melding nodig is op basis van de APV. Dit betekent dat het toetsingskader is gericht op openbare orde en veiligheid en het woon- en leefklimaat.

3. Aanvraagprocedure

Meldingen en vergunningen worden aangevraagd door middel van een standaardaanvraagformulier. Deze staat op de website www.bergendal.nl. Door gebruik te maken van dit aanvraagformulier geeft de aanvrager de gemeente de benodigde informatie. Dit heeft voor beide partijen het voordeel dat er bij volledige invulling geen aanvullende gegevens opgevraagd hoeven te worden en het besluit sneller kan worden genomen. In het aanvraagformulier staan ook de bijlagen die noodzakelijk zijn voor het beoordelen van de aanvraag.

Veiligheidsplan

Bij 1500 bezoekers of meer moet de organisator ook een veiligheidsplan aanleveren. Bij minder dan 1500 bezoekers kan het zijn dat de organisator ook een veiligheidsplan aan moet leveren. Dit is afhankelijk van het type evenement. De gemeente vraagt hierom als het nodig is. Met het veiligheidsplan kan de organisator laten zien dat hij zich bewust is van de risico’s van het evenement en weet hoe hiermee om te gaan. Daarnaast geeft het veiligheidsplan de gemeente een volledig beeld om het evenement te beoordelen. Er is een format veiligheidsplan bij de gemeente beschikbaar.

3.1. Indieningstermijn

Veel aanvragen voor het organiseren van een evenement worden in de huidige praktijk kort van tevoren ingediend. Voor zowel de organisator als omwonenden van een evenement is het beter dat er ruim voor de geplande datum duidelijkheid is over de vergunning en de daarin opgenomen voorschriften.

3.1.1. Melding

Evenementen met een maximum van 200 bezoekers die voldoen aan de eisen in artikel 2:25, derde lid, van de APV hebben geen vergunning nodig. Deze evenementen kunnen tot uiterlijk drie weken voor het evenement gemeld worden bij de gemeente. Voor deze meldingsplichtige evenementen gelden algemene voorschriften. Dat geeft organisatoren van een klein evenement meer vrijheid, maar tegelijkertijd ook meer verantwoordelijkheid voor een goed verloop van het evenement. Bij meldingsplichtige evenementen moet worden gedacht aan buurtfeesten, sinterklaasintochten, kleine sponsorlopen, lampionnenoptocht e.d.

3.1.2. Vergunning

Het is noodzakelijk om een ruime indieningstermijn voor vergunningsplichtige evenementen te hanteren Zo kan een zorgvuldige beoordeling (inclusief advisering door hulpdiensten) plaatsvinden en het recht op bezwaar voor omwonenden en overige belanghebbenden wordt veilig gesteld.

Er wordt gestuurd op dat een ontvankelijke aanvraag uiterlijk 12 weken voorafgaand aan het evenement moet zijn ingediend. Een aanvraag is ontvankelijk als alle informatie die nodig is om tot een goede beoordeling te komen ook daadwerkelijk in het bezit van de gemeente is. Denk hierbij aan het volledig ingevulde aanvraagformulier met een goede beschrijving van de locatie en activiteiten, en de gevraagde bijlagen zoals een goede situatietekening met objecten op schaal.

Na ontvangst van een ontvankelijke aanvraag heeft de gemeente 8 weken om de aanvraag te behandelen. Dit staat in de APV.

Deze termijn is noodzakelijk om tot een goede beoordeling te komen. Hiervoor is intern advies noodzakelijk en eventueel wordt advies van externe partijen ingewonnen. Afhankelijk van de grootte van het evenement is eventueel ook een (voor)overleg met de organisatie of een veiligheidsoverleg met de hulpdiensten nodig.

Als de vergunning wordt verleend heeft de organisatie dan enkele weken voor het evenement de vergunning en kan op tijd kennisnemen van de voorschriften. Ook hebben belanghebbenden nog enkele weken tot de start van het evenement om gebruik te maken van hun rechtsbeschermingsmogelijkheden (het indienen van bezwaar/beroep).

Als een vergunningsaanvraag later wordt ingediend, kan het zijn dat een aanvraag niet meer gecontroleerd kan worden door de hulpverleningsdiensten. Zij kunnen dan geen advies meer uitbrengen aan de gemeente. Ook kan het zo zijn dat de gemeente een vergunning veel later verleent omdat de beoordelingstermijn hetzelfde blijft. Dit zorgt voor onzekerheid voor de organisator van het evenement, maar ook voor de omwonenden en andere belanghebbenden. In het uiterste geval kan een vergunning zelfs worden geweigerd, omdat een behoorlijke en volledige behandeling van de aanvraag niet mogelijk is. Dit willen we voorkomen.

De organisatoren moeten de noodzakelijke formulieren en bijlagen op tijd indienen. Dit is belangrijk om de gang van zaken rond het verlenen van een evenementenvergunning zorgvuldig uit te kunnen voeren. Met het invoeren van deze evenementeregeling wordt niet meer afgeweken van de aanvraagtermijnen. Is een evenement niet of niet binnen de termijn aangevraagd, dan kan het zijn dat het evenement niet door kan gaan (op de geplande datum).

Er geldt wel een overgangstermijn: voor 2019 en 2020 gaat de gemeente met aanvragen van evenementenvergunningen nog soepel om en houden wij niet strikt aan de 12 weken termijn vast. De gemeente stuurt al wel richting de 12 weken door ons bekende organisatoren van tevoren te wijzen op die termijn.

Naast de indieningstermijn van 12 weken voor aanvragen en een overgangstermijn, gelden de volgende regels voor het indienen van een aanvraag:

• Organisatoren kunnen niet eerder dan 6 maanden van tevoren een vergunning voor een evenement aanvragen in verband met actuele regelgeving en omstandigheden op locatie;

• De gemeente attendeert organisatoren van evenementen, die zijn opgenomen in de gemeentelijke evenementenkalender, uiterlijk 16 weken voor aanvang van het evenement om tijdig de evenementenvergunning aan te vragen.

• Bij aanvragen voor nieuwe evenementen toetst de gemeente nadrukkelijk de beschikbaarheid en belastbaarheid van de gewenste locatie/route. Dit wordt afgestemd met de betrokken partijen.

3.2. Gemeentelijke evenementenkalender

Voor het inzichtelijk maken van het aantal evenementen, eventuele samenloop en inzet van hulpdiensten is het belangrijk om in een vroeg stadium te weten wanneer in het jaar een evenement plaatsvindt, op welke locatie, data en tijdstippen.

Jaarlijks vraagt de gemeente daarom aan de organisatoren van evenementen die zij kent of de organisatoren voor 15 november van ieder kalenderjaar een vooraankondiging van het bestaande of nieuwe evenement in het volgende jaar willen doorgeven. Deze vooraankondigingen leiden tot een overzicht van vergunningsplichtige evenementen die men in de gemeente Berg en Dal wil organiseren in dat komende kalenderjaar.

Met het samenstellen van de kalender worden de knelpunten inzichtelijk en waar mogelijk wordt er, in overleg met de organisator, een oplossing gezocht. Via de veiligheidsregio stemt de gemeente de kalender met de andere gemeenten in de regio af. Dit stelt de gemeente in staat het proces van beoordeling en advisering voor te bereiden.

Dat een evenement op de gemeentelijke evenementenkalender is geplaatst, betekent niet dat het evenement ook daadwerkelijk door kan gaan. Allereerst wordt regionaal gekeken of er ongewenste samenloop is met andere evenementen. Ook door onhaalbare inzet van hulpdiensten kan het zijn dat een evenement op een andere datum plaats moet vinden. Vervolgens moet het vergunningentraject worden doorlopen.

Meldt de organisator een evenement niet aan voor de evenementenkalender, dan start het traject zodra er een aanvraag voor een vergunning binnen is. Het kan zijn dat dan blijkt dat het evenement niet door kan gaan in verband met samenvallende evenementen. Dit kan ook zo zijn als blijkt dat hulpverleningsdiensten niet beschikbaar zijn.

De gemeentelijke evenementenkalender is niet bedoeld als toeristische kalender van alle evenementen die plaatsvinden in de gemeente. Voor promotie/bekendmaking van een evenement kan de organisator het evenement op de evenementenkalender van de VVV laten plaatsen. Deze is voor iedereen toegankelijk via de website van de gemeente.

3.3. Samenvallende/concurrerende evenementen

Het kan gebeuren dat meerdere aanvragen voor het houden van een evenement worden ingediend voor dezelfde locatie, datum en tijd. We spreken dan over samenvallende aanvragen. Dat wil nog niet direct zeggen dat deze evenementen niet gelijktijdig door kunnen gaan. Dat is pas het geval als deze evenementen elkaar negatief beïnvloeden waardoor het vergunnen van beide in strijd is met de openbare orde. Dan spreken we over concurrerende aanvragen.

3.3.1. Criteria

In situaties waarin vergunningaanvragen worden gedaan voor samenvallende evenementen die concurrerend (kunnen) zijn, worden de organisatoren met elkaar in contact gebracht om te kijken of samenwerking mogelijk is.

Is er geen afstemming of samenwerking mogelijk tussen partijen, dan neemt de burgemeester een besluit over welk evenement doorgang mag vinden. Hierbij wordt naar de volgende criteria gekeken:

• Of er voor het evenement een vooraankondiging is gedaan voor de evenementenkalender;

• De ervaring met de (organisatoren van de) evenementen de afgelopen jaren, waarbij zowel positieve ervaringen als negatieve ervaringen meetellen van bijvoorbeeld het traject van vergunningverlening, historie van het evenement, klachten/ meldingen door omwonenden, handhaving of adviespartners;

• De tijdige en volledige aanvraag van de evenementenvergunning;

• Kwaliteit van de aanvraag (bijv. draaiboek, verkeersplan, calamiteitenplan). Tevens op advies van adviespartners;

3.3.2. Afweging

Bij het beoordelen van een aanvraag voor een evenementenvergunning komt de burgemeester een ruime mate van beleidsvrijheid toe, waarbij de burgemeester aan zijn keus om één vergunning te verlenen en de andere aanvraag af te wijzen een zelfstandige afweging maakt van de bij het besluit betrokken belangen.¹ De burgemeester kan en mag daarbij alleen rekening houden met de belangen in artikel 1:8 van de APV.²

3.3.3. Concurrerend ook schaars?

Schaarse vergunningen zijn vergunningen waar meer aanvragen dan beschikbare vergunningen voor zijn. Dat een aanvraag concurrerend is, wil niet zeggen dat de vergunning schaars is. Voor een schaarse vergunning moet vooraf bekend zijn dat er een beperkt aantal beschikbare vergunningen is. Het staat een aanvrager vrij om op hetzelfde moment op een andere daartoe geschikte locatie een vergelijkbaar evenement te organiseren. Dat de aanvrager daar niet voor kiest, maakt dat niet anders.³ Dit betekent dat er bij meerdere aanvragen voor één locatie op dezelfde dag(en), geen sprake is van een schaarse vergunning.

Ook is er geen maximumaantal beschikbare vergunningen voor evenementen vastgesteld. Er is dus geen sprake van schaarste bij evenementen in deze gemeente.

3.4. Beoordeling/advisering

Via het publieks-, ruimtelijk- en activiteitenprofiel⁴ van het evenement krijgt de vergunningverlener inzicht in de mogelijke risico’s van het evenement. Hierdoor kan een inschatting worden gemaakt van de benodigde capaciteit van de gemeente en hulpverleningsdiensten voor het evenement.

Voor alle evenementen geldt dat over bijvoorbeeld de aangegeven route, de locatie waarop het evenement plaatsvindt, de inrichting van het terrein en de te treffen (veiligheids)maatregelen advies kan worden gevraagd aan interne en externe partijen. Denk hierbij aan politie, GHOR Gelderland-Zuid (geneeskundige hulpverlening)/GGD, brandweer, Veiligheidsbureau Gelderland Zuid en de afdelingen Openbare Ruimte en Beleid.

Aan wie concreet advies wordt gevraagd is mede afhankelijk van de omvang en het soort van het evenement. De adviezen kunnen ervoor zorgen dat een vergunning voor het evenement wordt geweigerd, of dat de vergunning onder specifieke voorschriften wordt verleend. Het is de verantwoordelijkheid van de organisator om zich aan die voorschriften te houden.

4. Tijdens het evenement

4.1 Eindtijden en geluidsnormen

Hier speelt weer die belangenafweging van aantrekkelijke evenementen waaraan vele mensen plezier beleven tegenover bescherming van openbare orde en het plaatselijke woon- en leefklimaat.

Aan de ene kant is het vooral bij grote, meerdaagse evenementen niet te voorkomen dat inwoners hinder ervaren en moeten accepteren. Dit hoort bij het wonen in een dorpskern. Aan de andere kant mogen inwoners van de gemeente verwachten dat zij duidelijke grenzen stelt en eventuele hinder als gevolg van evenementen zoveel mogelijk beperkt. Hierbij heeft de organisator van het evenement uiteraard ook een belangrijke verantwoordelijkheid en zorgplicht.

Van particuliere c.q. besloten feesten is langdurige hinder voor de omgeving minder aanvaardbaar.

De ervaring is dat er vaker geklaagd wordt over bastonen van evenementen. Dit is landelijk zo, omdat er meer dance- en house-evenementen zijn. Dit lage deel van het muziekgeluid zorgt over het algemeen ook voor de meeste hinder bij omwonenden. Dit komt doordat laag geluid veel verder gaat en gemakkelijker door muren en ramen dringt.

Bij meting in dB(C) kun je veel meer de lage (bas)tonen meewegen. Ook kan nauwkeuriger worden vastgesteld in hoeverre het geluid wordt veroorzaakt door de bezoekers en/of de muziek van het evenement.

Om dit allemaal goed te kunnen regelen, gelden voor evenementen de volgende regels:

4.1.1. Bij openbare evenementen, eventueel met/in een feesttent:

• het gemiddelde geluid over een langere periode⁵ veroorzaakt door het (muziek)evenement is maximaal 80 dB(A) en 95 dB(C), gemeten bij de gevel van een aanliggende woning;

• het maken/afspelen van muziek of het gebruik van geluids(versterkende)apparatuur moet uiterlijk om 01.00 uur stoppen;

• de periode tussen evenementen met deze geluidsbelasting op (nagenoeg) hetzelfde terrein is ten minste drie weken.

4.1.2. Bij particuliere/besloten feesten en buurt- en straatfeesten:

• het gemiddelde geluid over een langere periode veroorzaakt door het feest, is maximaal 70 dB(A) en 85 dB(C), gemeten bij de gevel van een aanliggende woning;

• het maken/afspelen van muziek of het gebruik van geluids(versterkende)apparatuur moet uiterlijk om 01.00 uur stoppen;

• per (particuliere) locatie wordt maximaal drie keer per jaar een ontheffing voor (muziek)geluid op grond van artikel 4:6 APV verleend.

• particuliere besloten feesten, zoals bruiloft of verjaardagsfeesten, worden in beginsel alleen toegestaan op eigen terrein. Deze aanvragen worden nauwkeurig getoetst op bestaande regelgeving en voorschriften zoals opgenomen in de APV en het BGBOP.

De maximale geluidsnormen zijn opgenomen ter voorkoming van excessen en voor de duidelijkheid aan organisatoren, bezoekers en bewoners.⁶ Alleen als er een concrete aanleiding is om te concluderen dat er sprake is van bijzondere, afwijkende omstandigheden, kan hiervan na onderzoek worden afgeweken.⁷

Deze normen sluiten inhoudelijk goed aan op de regeling van collectieve en incidentele festiviteiten van (horeca-)inrichtingen in afdeling 4.1 van de APV.

4.1.3. (Geluids)klachten

Acute situaties van geluidshinder/overlast kunnen worden gemeld bij de politie (0900-8844). Zij hebben afschriften van verleende vergunningen en kunnen op basis daarvan optreden.

Elke klacht wordt doorgezet naar de ODRN. ODRN houdt de klachten bij, zodat er (een volgende keer) actie kan worden ondernomen, bijvoorbeeld het aanspreken van de organisator, geluidcontrole inplannen etc.⁸

Wanneer aanwijzingen van het bevoegde gezag (politie of gemeentelijke toezichthouder) niet direct worden opgevolgd, is sprake van onnodige hinder. De organisator doet alles wat nodig is om te voldoen aan gestelde voorschriften en onnodige hinder voor de omgeving te voorkomen. Als blijkt dat de vergunninghouder hier niets aan doet, heeft dit gevolgen voor een volgende vergunning.

Zie ook paragraaf 4.7 voor eventuele consequenties.

4.2. Evenementenlocaties

In de gemeente Berg en Dal zijn, buiten de terreinen van horecabedrijven, maar een aantal openbare locaties regelmatig in gebruik voor het houden van evenementen. Dat is ook logisch, want niet iedere locatie is hiervoor geschikt of beschikbaar. Soms wordt de openbare weg gebruikt.

In de praktijk wordt alleen het parkeerterrein aan de Spoorlaan in Groesbeek (hierna: het marktterrein) meer dan regelmatig gebruikt als evenemententerrein. Hier vinden jaarlijks o.a. de kermis, het carnavalsfeest, bierfeesten en de wijnfeesten plaats.

Voor het marktterrein geldt dat een braderie/hobbymarkt e.d. (naast weekmarkt, jaarmarkt en kerstmarkt) niet plaats kan vinden tussen 1 juli en 1 oktober. Dit door de druk die andere evenementen in die periode al leggen op (de beschikbaarheid en de belastbaarheid van) het marktterrein.

Naast dat we graag een aantrekkelijke toeristisch-recreatieve en actieve/sportieve gemeente willen zijn waar wat valt te beleven, moeten we natuurlijk ook rekening houden met de belangen van o.a. ondernemers en bewoners en met het plaatselijke woon- en leefklimaat. Zeker in het centrumgebied is bij evenementen bepaalde (geluids)hinder te verwachten.

4.3 Inlichten omwonenden/omgeving

De vergunninghouder moet de omwonenden en aanliggende bedrijven vooraf op de hoogte brengen van de contactgegevens van de organisatie, activiteiten, begin- en eindtijden en op- en afbouw van het evenement. De hinderbeleving is vaak lager als de omwonenden over een evenement tijdig en goed geïnformeerd zijn en weten waar ze aan toe zijn. Daarom is het ook aan te bevelen dat de organisator bij een groot evenement een berichtje in de Rozet plaatst.

4.4. Verkoop alcoholische drank

Voor het tegen betaling verstrekken van (zwak-)alcoholische drank buiten een vergunde horeca-inrichting is een tijdelijke ontheffing van de burgemeester nodig.⁹

Om deze ontheffing te krijgen, moet het verstrekken van (zwak-) alcoholhoudende drank gebeuren onder onmiddellijke leiding van ten minste één persoon die beschikt over een Verklaring kennis en inzicht sociale hygiëne en is ingeschreven in het SVH-register.

Ook de bepalingen van de Drank- en Horecawet, zoals de leeftijdsgrenzen voor het mogen verstrekken van alcoholische dranken, zijn van toepassing en moeten dus worden nageleefd.

De organisator van het evenement vraagt de ontheffing voor het schenken van zwak-alcoholische dranken aan. Deze ontheffing wordt verleend tot uiterlijk 01.00 uur, de uiterlijke eindtijd van muziekgeluid bij een openbaar evenement. Voor de veiligheid van bezoekers wordt bij grote evenementen soms het voorschrift opgenomen dat drank alleen in plastic of kunststof glazen mag worden geschonken.

4.5. Verkeersmaatregelen

De gemeente beoordeelt in overleg met de politie of voor een evenement specifieke verkeersmaatregelen noodzakelijk zijn, zoals af te sluiten wegen, parkeerverboden, omleidingen enz. Benodigde materialen (hekken, borden e.d.) kunnen in principe van de gemeente worden geleend. Wanneer grote verkeersmaatregelen nodig zijn, kan de gemeente de hekken en borden plaatsen. Anders moet de organisatie dit zelf doen.

Ook is het voor de organisator van het evenement belangrijk om te denken aan de bereikbaarheid van bijvoorbeeld parkeergarages.

4.5.1. Calamiteitenstrook/route

Hulpverleningsdiensten moeten altijd toegang en vrije doorgang hebben op en naar het evenemententerrein. Daarom moet bij evenementen waarbij veel publiek aanwezig is soms een calamiteitenstrook of -route vrij gehouden worden. Dit kan ook zo zijn bij het opstellen van tenten of het inrichten van een (tijdelijke) parkeerplaats voor een evenement.

4.5.2. Parkeren

De hinder voor omwonenden moet zoveel mogelijk voorkomen/beperkt worden. Daarom moet de organisator er bijvoorbeeld voor zorgen dat er voldoende parkeergelegenheid aanwezig is voor bezoekers en voor goede bewegwijzering naar die parkeerplaatsen toe. Afhankelijk van het evenement legt de gemeente aanvullende voorschriften op om de verkeersafwikkeling in goede banen te leiden.

4.5.3. Verkeersregelaars

Bij activiteiten op de openbare weg, waarbij het verkeer voor de veiligheid van de deelnemer en de weggebruikers geregeld moet worden, moeten herkenbare verkeersregelaars aanwezig zijn. De organisator van het evenement is hiervoor verantwoordelijk. De verkeersregelaars moeten gecertificeerd zijn en aangesteld worden door of namens de burgemeester. Dit is voor orde en veiligheid van de deelnemers en weggebruikers.

De gemeente heeft een vrijwilligersverzekering afgesloten waardoor de verkeersregelaars tijdens hun werkzaamheden als verkeersregelaar verzekerd zijn.

4.6. Opruimwerkzaamheden

De vergunninghouder is verantwoordelijk voor het in een nette staat terugbrengen van het evenemententerrein (en/of de route) en de omgeving waar het evenement heeft plaatsgevonden. Dit moet zo spoedig mogelijk na het evenement gebeuren. Tijdens het opruimen en schoonmaken moet rekening worden gehouden met omwonenden. De gemeente brengt kosten die ontstaan door het niet nakomen van de voorschriften die in de vergunning staan bij de vergunninghouder in rekening.

4.7. Toezicht en handhaving

Om hinder tegen te gaan is vooral handhaving van eindtijden, geluidsnormen, vergunningsvoorschriften en openbare orde van belang. Zowel de politie als de gemeentelijke toezichthouders/buitengewoon opsporingsambtenaren (BOA’s) en in sommige gevallen de brandweer en/of de Omgevingsdienst zien toe op de naleving.

Zij ontvangen ook een afschrift van de verleende vergunning. Dit maakt het voor hen mogelijk om (preventief) toezicht uit te oefenen op de vergunningsvoorschriften. Zo voert de brandweer op verzoek controles uit op de plaatsing en inrichting van feesttenten, kan de politie controleren op verkeersregels en eindtijden en kunnen geluidsmetingen uitgevoerd worden. Maar voorop staat de eigen verantwoordelijkheid van de organisatie voor het evenement.

Tegen overtredingen van de vergunningsvoorschriften, de APV of andere regelgeving kan in principe strafrechtelijk en/of bestuursrechtelijk worden opgetreden. In eerste instantie treedt de politie/BOA waarschuwend op en spreekt de organisator aan op het direct beëindigen van de overtreding.

Wanneer het noodzakelijk is om een overtreding per direct ongedaan te maken, legt de politie/BOA het evenement in het ergste geval stil. Daarnaast kan een gebeurtenis of ongewenst gedrag van de organisator bij een eerder evenement van invloed zijn op het verlenen van een volgende evenementenvergunning.

4.7.1. Beleid over illegale houseparty’s

In het werkgebied van politie Tweestromenland is beleid vastgesteld over de handhaving van illegale feesten en houseparty’s. Het doel van dit beleid is het niet laten plaatsvinden of beëindigen van het illegale feest voor de veiligheidsrisico’s van de feestgangers en de hinder voor de omgeving. Hoe de politie optreedt, strafrechtelijk of bestuursrechtelijk, hangt af van de omstandigheden.

5. Overige aandachtspunten

5.1. Subsidie

Voor bepaalde evenementen bestaat de mogelijkheid om subsidie te ontvangen. Om voor deze subsidie in aanmerking te komen moeten de evenementen voldoen aan de voorschriften van de subsidieverordeningen voor welzijn, toerisme, cultuur of sport en daarbij horende regels. Dit staat los van de aanvraag voor een vergunning voor het evenement.

5.2. Duurzaamheid

Voor het verlenen van een vergunning mogen geen voorschriften worden gesteld aan de duurzaamheid van het evenement. Dit komt niet overeen met het doel van de vergunning. Een aanvraag voor een evenementenvergunning wordt namelijk getoetst aan de openbare orde.

Wel denkt de gemeente met de organisator mee in mogelijkheden om evenementen duurzaam te organiseren, zoals:

• Inzet van schone en duurzame energiebronnen;

• Minimale of geen inzet van aggregaten;

• Gebruik van OV/fiets in plaats van auto;

• Beperking van afval, scheiden van afval en recycling;

• Gebruik van circulaire producten, zoals eco-bekers;

• Verbod op oplaten ballonnen en gebruik plastic confetti;

• Invoering van statiegeldsysteem;

• Keuze voor lokale leveranciers of cateraars;

• Verkopen van lokale, seizoensgebonden en/of biologische producten;

• Digitale promotie in plaats van plastic/papier.

5.3. Toegankelijkheid

Bij evenementen kunnen ook mensen met een beperking deelnemen, zoals ouderen, invaliden en verstandelijk beperkten. Als bezoeker en als deelnemer. De gemeente vindt het van belang dat elk evenement toegankelijk is voor mensen met beperkingen. Daarom wijst de gemeente de aanvrager op kleine aanpassingen die al een groot verschil kunnen maken. Zoals invalide toiletten, brede doorgang, overbruggen hoogteverschillen (zoals stoepjes, ingang tent etc.) en parkeerplaatsen in de buurt van de ingang.

5.4. Beschikbare faciliteiten

Om evenementen te stimuleren en organisatoren van evenementen hiervoor de ruimte te geven, ondersteunt de gemeente organisatoren door middel van het beschikbaar stellen van faciliteiten. Bij faciliteiten kan gedacht worden aan het ter beschikking stellen van verkeersregelaarshesjes, (landen)vlaggen, vlaggenmasten, dranghekken, evenementenafvalcontainers incl. afvalzak, verkeersborden en verwijzingsborden met tekst die de gemeente heeft.