Budgethoudersregeling gemeente Den Helder 2019

Burgemeester en wethouders van Den Helder,

overwegende dat burgemeester en wethouders op 26 maart 2019 besloten hebben tot een gewijzigde organisatiestructuur voor de gemeente Den Helder;

overwegende dat hiermee gestreefd wordt een platte, flexibele en slagvaardige organisatie te zijn met een grote mate van taakverantwoordelijkheid en -volwassenheid van haar medewerkers met als doel om te komen tot excellente dienstverlening aan haar inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners;

overwegende dat deze uitgangspunten ten grondslag liggen aan deze regeling;

besluiten

vast te stellen de volgende regeling: Budgethoudersregeling gemeente Den Helder 2019

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling en de daarop rusten bepalingen wordt verstaan onder:

• a. College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Den Helder;

• b. Hoofdbudgethouder: diegene die ambtelijk eindverantwoordelijk is voor het totale beheer van de gemeentelijke financiële middelen;

• c. Budgethouder: degene die bevoegd is ten laste van het aan hem toegekende budget en krediet uitgaven te doen of ten gunste van zijn budget inkomsten te genereren en die verantwoordelijk is voor het financieel beheer van de toegekende budgetten;

• d. Budgetbeheerder: een door de budgethouder aangewezen medewerker die onder de verantwoordelijkheid van de budgethouder budgetbevoegdheid is opgedragen;

• e. Budget: de middelen die via de programmabegroting of kredietverlening beschikbaar zijn op programma’s, producten, projecten of als investeringskredieten voor het realiseren van een aantal doelstellingen, resultaat- en/of prestatieafspraken;

• f. Medewerker: een ieder die werkzaam is bij de gemeente Den Helder op basis van een aanstelling als ambtenaar een arbeidsovereenkomst naar burgelijk recht dan wel op andere basis bij de gemeente werkzaam is;

Artikel 2 Aanwijzing budgethouder

• 1. De gemeentesecretaris-algemeen directeur is hoofdbudgethouder. De hoofdbudgethouder wordt bij zijn afwezigheid vervangen door de loco-gemeentesecretaris.

• 2. De gemeentesecretaris-algemeen directeur is bevoegd per budget een teamcoach als budgethouder aan te wijzen;

• 3. Budgethouders kunnen één of meer budgetbeheerders aanwijzen die onder hun eindverantwoordelijkheid het beheer voeren over een expliciet deel van hun budgetten of kredieten;

• 4. De griffier van de gemeenteraad wordt aangewezen als budgethouder voor de budgetten van de griffie;

• 5. De gemeentesecretaris-algemeen directeur kan bij specifiek besluit budgethouders aanwijzen voor het beheer van budgetten van projecten en programma’s of van andere budgetten waar dat voor een efficiënte uitvoering van deze regeling wenselijk is; tevens kan de gemeentesecretaris-algemeen directeur een budgethouder aanwijzen ten behoeve van een krediet;

• 6. Elke budgethouder benoemt - binnen het niveau van gelijkwaardige budgethouders - een vervangend budgethouder die optreedt bij afwezigheid van de budgethouder. Bij afwezigheid van de vervanger wordt de budgethouder vervangen door de hoofdbudgethouder;

• 7. Van de budgethouders en de door hen aangewezen vervangers en de budgetbeheerders wordt een overzicht bijgehouden waaruit hun bevoegdheden blijken in het kader van deze regeling;

• 8. De functie van budgethouder is niet verenigbaar met een functie waarin een betaalopdracht kan worden gecreëerd en functies die belast zijn met het applicatiebeheer van financiële systemen.

Artikel 3 Verantwoordelijkheden budgethouder

• 1. De budgethouder is verantwoordelijk voor:

  • a. Een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem toegewezen budgetten en een effectieve realisatie van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties;

  • b. Een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen;

  • c. Het beheersen van de risico’s bij het beheren en bewaken van op het budget geboekte kosten en opbrengsten;

  • d. Het vastleggen van verplichtingen boven € 10.000 excl. BTW in de verplichtingenadministratie;

  • e. Een juiste, tijdige en volledige afhandeling van een te ontvangen of te verzenden factuur;

  • f. Het (laten) controleren van de facturen en het (laten) vaststellen of de geleverde goederen en diensten voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit;

  • g. Het vastleggen van de op zijn budget betrekking hebbende betalingen en verplichtingen op een wijze dat de actuele stand van zaken van de al gedane uitgaven en aangegane verplichtingen ten opzichte van het toegekende budget zichtbaar is;

  • h. Het afleggen van verantwoording over de realisatie van de beleidsdoelstellingen en de besteding van middelen conform de afspraken van de planning- en controlcyclus;

  • i. Het tussentijds rapporteren indien er grote financiële, juridische of politieke risico’s ontstaan.

Artikel 4 Bevoegdheden en verplichtingen

• 1. De budgethouder is met inachtneming van de geldende Mandaatregeling gemeente Den Helder 2019 bevoegd tot het aangaan van verplichtingen, het doen van uitgaven en binnenhalen van inkomsten:

  • a. tot maximaal die budgetten waarvoor hij als budgethouder is aangewezen;

  • b. tot maximaal het saldo van de voorziening waarover hem een machtiging is verstrekt;

  • c. tot maximaal het bedrag van (dat deel van) de door de gemeenteraad vastgesteld investeringskredieten waarover hem een machtiging is verstrekt.

• 2. Bij het aangaan van betalingsverplichtingen is de budgethouder verantwoordelijk om zorg te dragen, dat de geldende regels met betrekking tot aanbestedingen en inkoop zoals vastgelegd in de Mandaatregeling en inkoopmatrix, worden gevolgd.

• 3. De budgethouder gaat slechts verplichtingen aan, als er ruimte is binnen het desbetreffende budget en de verplichting een rechtstreeks verband houdt met de taak waarvoor het budget beschikbaar is gesteld;

• 4. Een budgethouder mag een budget niet overschrijden;

• 5. De budgethouder mag geen verplichtingen aangaan, die in de toekomst kunnen leiden tot een groter beslag op het budget of die een beleidswijziging inhouden.

• 6. De budgethouder is bevoegd tot het betaalbaar stellen van facturen, nadat is vastgesteld dat de geleverde goederen en diensten zijn geleverd en voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit. Deze vaststelling moet door een ander dan de budgethouder worden gedaan;

• 7. De budgethouder handelt de facturen af volgens de procedure crediteuren.

Artikel 5 Budgetverschuivingen

• 1. De hoofdbudgethouder en de budgethouder zijn bevoegd binnen het toegekende budget voor een product budgettair neutraal te schuiven met kostensoorten. Aan deze bevoegdheid zijn de volgende voorwaarden verbonden:

  • a. de aan het budget verbonden doelstelling wordt gerealiseerd;

  • b. incidentele budgetten mogen niet worden aangewend voor structurele uitgaven;

  • c. een budget ten behoeve van uitgaven mag niet worden gecompenseerd met een budget ten behoeve van inkomsten;

  • d. meevallers mogen niet worden gebruikt om extra uitgaven te doen maar vallen vrij ten gunste van de algemene middelen;

  • e. budgetsubstitutie wordt op initiatief van de budgethouder vastgelegd in een administratieve begrotingswijziging;

  • f. de volgende kostensoorten zijn van substitutie uitgesloten: reserveringen en voorzieningen, kapitaallasten, doorbelastingen vanuit kostenplaatsen en salariskosten.

• 2. Een verschuiving of vrijval die structureel van aard is moet in de eerstvolgende begroting als zodanig worden verwerkt.

Artikel 6 Schakelbepaling

De bepalingen in deze regeling welke betrekking hebben op de budgethouder zijn van overeenkomstige toepassing op de hoofdbudgethouder.

Artikel 7 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze regeling treedt in werking op 1 juli 2019.

• 2. De ‘Regeling inzake het budgethouderschap van de gemeente Den Helder 2009 wordt per deze datum ingetrokken.

• 3. Deze regeling kan worden aangehaald als ’Budgethoudersregeling Den Helder 2019’.

Aldus besloten door het college van burgemeester en wethouders van Den Helder in zijn vergadering van 2 juli 2019.

Namens deze,

Burgemeester,

Koen Schuiling

Gemeentesecretaris,

Robert Reus