Gemeenteblad van Hoogeveen

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
HoogeveenGemeenteblad 2019, 256290Verordeningen



Verordening auditcommissie Hoogeveen 2019

De raad van de gemeente Hoogeveen;

gelet op artikel 84 en artikel 212 van de Gemeentewet;

gelezen het voorstel van de auditcommissie;

Besluit:

vast te stellen de volgende verordening:

 

“Verordening auditcommissie Hoogeveen 2019”

 

Hoofdstuk 1 Algemeen

Artikel 1  

  • 1.

    Er is een auditcommissie voor de gemeente Hoogeveen;

  • 2.

    In deze verordening wordt verstaan onder:

    • a.

      De commissie: de auditcommissie;

    • b.

      De raad: de gemeenteraad Hoogeveen;

    • c.

      Het college: het college van burgemeester en wethouders Hoogeveen;

    • d.

      De accountant: de in de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Hoogeveen bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

    • e.

      De rekenkamercommissie: de rekenkamercommissie Hoogeveen;

    • f.

      Het controleprotocol: het Controleprotocol Hoogeveen - De Wolden - Samenwerkingsorganisatie voor de accountantscontrole op de jaarrekening;

    • g.

      De financiële verordening: Financiële verordening gemeente Hoogeveen 2017, vastgesteld op 8 februari 2018.

 

Hoofdstuk 2 Taak, samenstelling en bevoegdheden van de auditcommissie

Artikel 2

  • 1.

    De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende taak van de raad.

  • 2.

    Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

    • a.

      de voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;

    • b.

      het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

    • c.

      een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen;

    • d.

      een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;

    • e.

      het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

    • f.

      het voorbereiden van de selectie van de accountant na afloop van het contract met de accountant en het adviseren van de raad over de aanwijzing van een accountant;

    • g.

      een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door accountant, rekenkamercommissie en college;

    • h.

      het verder ontwikkelen van de instrumenten in de planning- en control cyclus, waaronder de programmabegroting;

    • i.

      het voorbereiden van een standpunt over onderzoeksrapportages van de gemeentelijke rekenkamercommissie;

    • j.

      het adviseren aan de gemeenteraad over genoemde taken.

  • 3.

    De auditcommissie bevordert dat onderzoeken van de accountant, de gemeentelijke rekenkamercommissie, de onderzoeken van het college en de interne audits op elkaar worden afgestemd.

 

Artikel 3

  • 1.

    De samenstelling van de commissie is als volgt:

    a. elke fractie in de gemeenteraad wijst één vertegenwoordiger en desgewenst een plaatsvervanger in de auditcommissie aan.

    b. de portefeuillehouder financiën en de ambtelijke financieel adviseur(s) worden standaard uitgenodigd voor de vergadering van de auditcommissie.

  • 2.

    Op uitnodiging van de commissie kunnen derden zoals de accountant en de rekenkamercommissie aanschuiven bij een deel van de vergadering.

  • 3.

    De griffier of zijn plaatsvervanger is adviseur en secretaris van de commissie.

 

Artikel 4

  • 1.

    De commissie vergadert afhankelijk van de behoefte tot een vergadering, maar in ieder geval tweemaal per jaar.

  • 2.

    De voorzitter bepaalt in samenspraak met de secretaris plaats, datum, uur en agenda van de vergadering.

  • 3.

    De voorzitter roept de leden schriftelijk op.

  • 4.

    De oproepingen worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, ten minste een week voor de aanvang van de vergadering bezorgd.

  • 5.

    De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.

  • 6.

    De secretaris maakt van het verhandelde in de vergaderingen een kort verslag en zendt dit toe aan de leden van de commissie en de overige deelnemers als genoemd in artikel 4, voor zover zij hebben deelgenomen aan de vergadering.

 

Artikel 5

De zittingsperiode van de raadsleden in de commissie eindigt wanneer zij ophouden lid te zijn van de raad en in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

 

Artikel 6

  • 1.

    De auditcommissie wijst uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan.

  • 2.

    De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeen roepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvormig.

 

Artikel 7

De auditcommissie brengt mondeling of schriftelijk verslag uit aan de raad.

 

Artikel 8

  • 1.

    Besluiten, aangaande de in artikel 2 genoemde taken van de auditcommissie, worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen.

  • 2.

    De auditcommissie heeft geen mandaat om raadsbesluiten te nemen. Dat blijft voorbehouden aan de raad.

  • 3.

    Alleen de leden van de auditcommissie hebben stemrecht. Bij afwezigheid van het lid, is zijn/haar benoemde plaatsvervanger stemgerechtigd.

  • 4.

    De auditcommissie kan slechts beraadslagen en besluiten wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

  • 5.

    Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen.

  • 6.

    Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot aan de eerstvolgende vergadering, waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering dan beslist de stem van de voorzitter.

 

Hoofdstuk 3 Slotbepalingen

Artikel 9

Deze verordening kan worden aangehaald als "Verordening auditcommissie gemeente Hoogeveen 2019".

 

Artikel 10

Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

 

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Hoogeveen, d.d. 10 oktober 2019

 

De griffier, De Voorziter

C. Elken, K.B. Loohuis