Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Alkmaar houdende regels omtrent het verantwoordings- en accountantsprotocol subsidies

Het college van burgemeester en wethouders van Alkmaar,

Overwegende dat:

• Het belangrijk is om vast te leggen waar een controleverklaring aan moet voldoen

• Rekening is gehouden met de schrijfwijzer Accountantsprotocollen 2017 van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA);

Gelet op het bepaalde in de Algemene subsidieverordening Alkmaar 2019;

Besluit: vast te stellen het

Verantwoordings- en accountantsprotocol subsidies gemeente Alkmaar 2020.

1: Algemeen

Dit verantwoordings- en accountantsprotocol geldt voor subsidies die verleend worden vanaf boekjaar 2020 voor alle dan ingediende aanvragen tot subsidievaststelling met een verleend subsidiebedrag van meer dan € 50.000 op basis van de Algemene subsidieverordening Alkmaar 2019. De Algemene subsidieverordening en het Verantwoordings- en accountantsprotocol subsidies Gemeente Alkmaar 2020 geldt voor onbepaalde tijd.

Tenzij anders bepaald in de subsidiebeschikking dient de subsidieontvanger verantwoording af te leggen conform de kaders in hoofdstuk 3 van dit protocol. De accountant voert zijn controle uit conform hoofdstuk 4 van dit protocol.

Dit accountantsprotocol is vastgesteld door het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Alkmaar op 20 augustus 2019. Het is opgesteld ten behoeve van accountantscontrole van de financiële verantwoording van subsidies. Het is bestemd voor het bestuur en de accountant van de organisatie die subsidie ontvangt van de gemeente Alkmaar. De subsidieontvanger is verantwoordelijk voor het ter kennis stellen van dit protocol aan de accountant.

Bij de verantwoording van de subsidies dient de regelgeving in de ASV Alkmaar 2019 en hoofdstuk 3 van dit protocol te worden gevolgd. In de subsidiebeschikking kunnen daarnaast aanvullende verplichtingen of verantwoordingsinstructies zijn opgenomen. Als deze afwijken van de verplichtingen of instructies die in dit protocol zijn vermeld, dan dient de subsidieontvanger de verplichtingen of instructies, die in de subsidiebeschikking zijn opgenomen te volgen. Voor de accountant blijft dit protocol onverkort van toepassing.

2. Definities

In dit protocol worden de volgende definities gehanteerd:

Activiteitenverslag

Het activiteitenverslag of inhoudelijk verslag maakt inzichtelijk in hoeverre de activiteiten hebben plaatsgevonden overeenkomstig de aan de subsidie verbonden verplichtingen. Ook bevat het een vergelijking tussen de nagestreefde en gerealiseerde doelstellingen en een toelichting op de verschillen. Het activiteitenverslag valt buiten de reikwijdte van de accountantscontrole, de accountant stelt overeenkomstig NBA Standaard 720 alleen vast of het verslag verenigbaar is met de financiële verantwoording en geen materiële afwijkingen bevat.

Boekjaar

Een boekjaar is de periode waarover een financieel verslag loopt. Dit is in principe een kalenderjaar, maar het kan ook een andere periode betreffen (gebroken boekjaar).

Controleverklaring

De accountant geeft in de controleverklaring een oordeel over de financiële verantwoording met een redelijke mate van zekerheid (assurance). Indien de financiële verantwoording een bijlage bij de jaarrekening betreft omvat de controleverklaring tevens deze bijlage.

Financiële verantwoording

Een financiële verantwoording kan (1) een separaat financieel verslag zijn, (2) een jaarrekening of (3) een bijlage die onderdeel vormt van de jaarrekening. Deze dienen een vergelijking te bevatten van de baten en lasten zoals opgenomen in de begroting bij de subsidieaanvraag en de werkelijk gerealiseerde baten en lasten. Uit de financiële verantwoording dient te blijken of is voldaan aan de verplichtingen die aan de verleende subsidie zijn verbonden.

Getrouwheid

De financiële verantwoording geeft volgens normen die in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd een zodanig inzicht dat de gebruiker zich een verantwoord oordeel kan vormen over het vermogen en het resultaat in die verantwoording.

Goedgekeurde begroting

De begroting is de begroting van baten en lasten, die is ingediend bij de subsidieaanvraag. De begroting wordt door de gemeente goedgekeurd middels de subsidiebeschikking, waarbij eventuele afwijkingen worden benoemd.

Jaarrekening

Indien de financiële verantwoording in de vorm van een jaarrekening wordt aangeleverd, dan dient deze te zijn opgesteld overeenkomstig de in Nederland geldende voorschriften voor de jaarverslaggeving. Dit betreft in het algemeen Titel 9 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (BW) en/of de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving. In de jaarrekening dient een specificatie te worden opgenomen van:

• de activa en de passiva,

• een vergelijking met voorgaand jaar

• een vergelijking met de baten en lasten zoals opgenomen in de begroting bij de subsidieaanvraag.

Materialiteit

Materialiteit geeft de kritische lijn aan bij de besluitvorming van de gebruiker. Het is de maximale grens tot waar hij afwijkingen in de verantwoording accepteert en waarboven zijn beslissingen kunnen veranderen. Als een gebruiker een verantwoording beoordeelt, zal hij dus willen weten of de elementen erin die van materieel belang zijn voor zijn besluiten juist en volledig (getrouw) zijn weergegeven. Anders gezegd: hij wil erop vertrouwen dat de verantwoording betrouwbaar is en geen afwijkingen bevat die voor hem van materieel belang zijn. Materialiteit is daarom een belangrijke factor in de controle van de accountant en mede richtinggevend voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden.

Rechtmatigheid

Een subsidie is rechtmatig besteed als deze is besteed in overeenstemming met de aan de verleende subsidie verbonden verplichtingen met een financieel effect, zoals vastgelegd in de subsidiebeschikking.

3. Verantwoordingsprotocol

In dit verantwoordingsprotocol is aangegeven hoe de subsidieontvanger zich naar de gemeente Alkmaar dient te verantwoorden. Het is alleen van toepassing voor subsidies boven € 50.000.

De financiële verantwoording dient bij bedragen boven € 50.000 maar minder dan € 250.000 van een controleverklaring van de accountant te worden voorzien indien dit in de subsidiebeschikking expliciet is vermeld. Bij subsidiebedragen vanaf € 250.000 dient de verantwoording altijd van een controleverklaring te worden voorzien (zie art. 15 ASV).

De financiële verantwoording kan zijn: een separaat financieel verslag, een jaarrekening of een bijlage die onderdeel vormt van de jaarrekening.

Financiële verantwoording via een jaarrekening

• 1. De jaarrekening moet voorzien zijn van een controleverklaring inzake getrouwheid en rechtmatigheid. Het rechtmatigheidsoordeel van de accountant heeft echter uitsluitend betrekking op de rechtmatigheid van de subsidie van de gemeente Alkmaar.

• 2. In de jaarrekening dienen bij de baten en lasten kolommen te zijn opgenomen voor de realisatie van het boekjaar, de begroting en de realisatie van het voorgaand boekjaar. Bij een exploitatiesubsidie dient de kolom begroting de goedgekeurde begroting te bevatten.

• 3. In het geval van een toerekening van kosten aan subsidies dient in de verantwoording een kostenverdeelstaat met de uitgangspunten voor de toerekening te zijn opgenomen.

• 4. De subsidie van de gemeente Alkmaar dient afzonderlijk te worden opgenomen.

• 5. Uit de jaarrekening dient te blijken of de activiteiten tegen meer of minder kosten dan de subsidie zijn gerealiseerd.

• 6. Wanneer in de subsidiebeschikking onderscheid is gemaakt naar meerdere activiteiten, dient te blijken wat de totale gerealiseerde kosten en inkomsten per benoemde activiteit zijn.

Separate financiële verantwoording en bijlage bij de jaarrekening

• 1. Als de verantwoording via een separate subsidieverantwoording of als bijlage bij de jaarrekening plaatsvindt, dient er een vergelijking te zijn opgenomen met de baten en lasten uit de goedgekeurde begroting. Per verleende subsidie dienen de gerealiseerde kosten en inkomsten te zijn opgenomen.

• 2. In het geval van een toerekening van kosten aan subsidies dient in de verantwoording een kostenverdeelstaat met de grondslag voor de toerekening te zijn opgenomen.

• 3. Uit de verantwoording dient te blijken of de activiteiten tegen meer of minder kosten dan de subsidie zijn gerealiseerd.

• 4. Wanneer in de subsidiebeschikking onderscheid is gemaakt naar meerdere activiteiten, dient uit de bijlage te blijken wat de totale gerealiseerde kosten en inkomsten per benoemde activiteit zijn.

4. Accountantsprotocol

Het accountantsprotocol beschrijft de werkzaamheden van de accountant die leiden tot een controleverklaring bij de financiële verantwoording (een separaat financieel verslag, een jaarrekening of een bijlage die onderdeel vormt van de jaarrekening).

4.1 Algemeen

Het normenkader voor de controle van de financiële verantwoording door de accountant bestaat uit artikel 15 van de Algemene subsidieverordening Alkmaar 2019 (ASV 2019) en uit hetgeen is vastgelegd in de subsidiebeschikking. Van de accountant wordt verwacht dat hij vaststelt of de subsidie rechtmatig is besteed. Het staat de accountant vrij om hierbij zijn eigen controleaanpak te kiezen. Dit controleprotocol schrijft geen werkprogramma voor de accountant voor.

Uit de financiële verantwoording en de controleverklaring van de accountant dient te blijken, dat het Verantwoordings- en accountantsprotocol subsidies Gemeente Alkmaar 2020 is gevolgd.

4.2 Aandachtpunten bij de controle van de financiële verantwoording

Integrale verantwoording in de jaarrekening

De accountant dient het volgende vast te stellen:

• 1. de jaarrekening is opgesteld conform het kader van hoofdstuk 2 en 3 van dit protocol

• 2. de jaarrekening bevat een vergelijking met de gerealiseerde baten en lasten van het voorafgaande boekjaar en zoals opgenomen in de begroting

• 3. afwijkingen groter dan 10 % tussen de begroting en de realisatie zijn toegelicht in de jaarrekening, met vermelding van de omvang van de afwijking

• 4. de jaarrekening bevat een specificatie van de activa en passiva

• 5. de baten en lasten in de jaarrekening zijn volledig en juist verantwoord

• 6. de baten en lasten per verleende subsidie zijn rechtmatig

• 7. het activiteitenverslag is verenigbaar met de jaarrekening en bevat geen materiële afwijkingen

Separaat financieel verslag of bijlage bij de jaarrekening

De accountant dient het volgende vast te stellen:

• 1. de verantwoording is opgesteld conform het kader van hoofdstuk 2 en 3 van dit protocol

• 2. de verantwoording bevat een vergelijking met de baten en lasten zoals opgenomen in de begroting

• 3. afwijkingen groter dan 10 % tussen de begroting en de realisatie zijn toegelicht in de financiële verantwoording, met vermelding van de omvang van de afwijking

• 4. de baten en lasten per verleende subsidie zijn rechtmatig

• 5. het activiteitenverslag is verenigbaar met de verantwoording en bevat geen materiële afwijkingen

4.3 Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid

De controle van een separaat financieel verslag moet zodanig worden ingepland en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat deze geen afwijkingen (fouten) en onzekerheden van materieel belang bevat. Indien dit begrip door het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, betekent dit dat een betrouwbaarheidsniveau van 95 procent gehanteerd moet worden.

Een verklaring met een goedkeurende strekking impliceert, dat, gegeven de bovengenoemde betrouwbaarheid, in het financieel verslag geen afwijkingen (fouten) en onzekerheden voorkomen die groter zijn dan de percentages in de hieronder opgenomen materialiteitstabel. Als omvangbasis geldt hierbij het totaalbedrag van de subsidiabele kosten.

Bij een verantwoording via de jaarrekening zijn twee situaties mogelijk:

• Bij een bijlage bij de jaarrekening gelden voor deze bijlage dezelfde materialiteitspercentages als bij een separaat financieel verslag.

• Bij een integrale verantwoording in de jaarrekening gelden dezelfde materialiteitspercentages als bij een separaat financieel verslag, echter uitsluitend voor die posten die betrekking hebben op de subsidie van de gemeente Alkmaar. Voor de overige posten in de jaarrekening hanteert de accountant de voor de jaarrekeningcontrole gebruikelijke materialiteitspercentages. De bij de controle van de genoemde subsidieposten geconstateerde afwijkingen en onzekerheden neemt de accountant mee in zijn oordeelsvorming over de jaarrekening als geheel.

Voor de oordeelsvorming van de accountant en de controleverklaring zijn de volgende materialiteitspercentages (goedkeuringstoleranties) van toepassing bij een separaat financieel verslag en bij een verantwoording via een bijlage bij de jaarrekening:

Soort verklaring	Goedkeurend	Met beperking	Oordeels-onthouding	Afkeurend
Fouten in de financiële verantwoording (% van de verleende subsidie)	≤ 1%	> 1% < 3%	–	≥ 3%
Onzekerheden in de controle (% van de verleende subsidie)	≤ 3%	> 3% < 10%	≥ 10%	–

Indien de accountant zowel fouten in de financiële verantwoording als onzekerheden in de controle aantreft, dan weegt hij deze bij zijn oordeelsvorming altijd in onderlinge samenhang.

4.4 Controleverklaring

Er worden door de gemeente Alkmaar geen specifieke voorwaarden gesteld ten aanzien van de tekst van de controleverklaring anders dat de voorbeeldtekst 10.2 (jaarrekening en bijlage bij de jaarrekening) of 10.3 (separate financiële verantwoording) van HRA III van de NBA is toegepast. Wel dient uit de controleverklaring te blijken dat wordt voldaan aan de eisen van het Verantwoordings- en controleprotocol subsidies Gemeente Alkmaar 2020.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van Alkmaar dd. 1 oktober 2019.

De burgemeester,

De secretaris,