Controleverordening Gemeente Nieuwkoop 2018

Behorend bij raadsbesluit 'Controleverordening 2018 en controleprotocol 2018-2022',

13 december 2018 (2018-123)

1 Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. Accountant

Een door de gemeenteraad benoemde:

• Registeraccountant of

• Accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of

• Organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

• b. Accountantscontrole

Controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de gemeenteraad benoemde accountant van:

• het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

• het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

• het in overeenstemming zijn van de door het college van B&W opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

• de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken.

waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

• c. Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole

Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO).

• d. Deelverantwoording

Een in opdracht van de gemeenteraad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

2 Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, lid 2 van de Gemeentewet, wordt opgedragen aan een door de gemeenteraad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van 4 jaar, met een mogelijkheid tot verlenging.

• 2. Het college van B&W bereidt in overleg met de gemeenteraad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3. De gemeenteraad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole in elk geval opgenomen:

  • a. de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

  • b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangbases en goedkeuringstoleranties (indien lager dan de wettelijke toleranties);

  • c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d. de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • e. de frequentie en inrichtingseisen van de (aanvullende) tussentijdse rapportering; en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar;

  • f. de eventuele posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

  • g. de eventuele programma's, producten en/of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

• 4. In afwijking van het gestelde in lid 3, letters f en g kan de gemeenteraad in het programma van eisen opnemen, dat de gemeenteraad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke programma's, producten en/of organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

• 5. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de gemeenteraad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

3 Artikel 3. Informatieverstrekking door college van B&W

• 1. Het college van B&W is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2. Het college van B&W draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigt het college van B&W schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4. Het college van B&W overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 1 juni aan de gemeenteraad.

• 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de gemeenteraad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college van B&W aan de gemeenteraad en de accountant gemeld.

4 Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze, waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings) overleg plaats tussen de accountant, de raadsgriffier, de portefeuillehouder financiën en de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

5 Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college van B&W draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college van B&W draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het college van B&W draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

6 Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1. Het college van B&W kan de door de gemeenteraad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college van B&W informeert de gemeenteraad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2. Het college van B&W draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college van B&W is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de gemeenteraad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. Deze bevoegdheid geldt niet voor de specifieke uitkeringen die deel uitmaken van de Single Audit Single Information (art 58 BBV) waarvan de verantwoordingsinformatie (als bijlage) is opgenomen in de jaarrekening.

• 3. Het college van B&W draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, en dergelijke) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college van B&W bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de gemeenteraad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7. Rapportering

• 1. Indien de accountant bij de controle van de jaarrekening afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de gemeenteraad en zendt een afschrift hiervan aan het college van B&W.

• 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven accountantsverslag brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles tenminste jaarlijks verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de directie/algemeen directeur.

• 3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden vóór verzending aan de raad door de accountant aan het college van B&W voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met een voor dit doel ingestelde vertegenwoordiging van de raad.

8 Artikel 8. Inwerkingtreding, geldigheidsduur en citeertitel

• 1. De Controleverordening gemeente Nieuwkoop 2007 wordt ingetrokken met ingang van de in het tweede lid genoemde datum;

• 2. Deze verordening treedt in werking op de dag van bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2018, met dien verstande dat deze van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2018 en de verslagjaren daarna.

• 3. Deze verordening kan worden aangehaald als de ‘Controleverordening gemeente Nieuwkoop 2018’.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van donderdag 13 december 2018, 2018-123.

de griffier

E.R. van Holte