Besluit tot wijziging handboek vervanging gemeente Olst-Wijhe

Het college van de gemeente Olst-Wijhe;

gelezen het voorstel van 5 juli 2019,

gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling,

besluiten

• 1. Tot vervanging van de documenten (archiefbescheiden) zoals die onder de noemer van het postproces specifiek ter behandeling in personele processen worden ontvangen of verzonden, door reproducties ingevolge artikel 6, lid 1 van het Archiefbesluit 1995

van de navolgende archiefbescheiden, waarvan ingevolge de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2017 (Selectielijst 2016) een groot percentage voor vernietiging in aanmerking komt.

Omschrijving van de te vervangen en te vernietigen bescheiden:

De substitutie (vervanging) door reproducties omvat alle documenten zoals die in de context van de personele processen, zoals omschreven in de nieuw opgenomen paragraaf in het Handboek vervanging documenten postproces gemeente Olst-Wijhe, vastgesteld bij collegebesluit van 15 november 2016, de organisatie inkomen of uitgaan, dan wel zijn ingekomen of uitgegaan.

Waarborging van de belangen:

• a. De reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het Handboek Vervanging documenten postproces Gemeente Olst-Wijhe wat daarvoor gewijzigd is conform de tekst vastgesteld bij collegebesluit van 20 augustus 2019.

• b. De reproductie van desbetreffende archiefbescheiden is wenselijk vanuit oogpunt van ‘digitaal- en flexibel kunnen werken’ alsmede een efficiënte bedrijfsvoering en ruimtebesparing.

• c. Het belang van de gegevens voor de gemeente Ols-Wijhe is gewaarborgd; de analoge documenten zijn op een dusdanige wijze gescand dat er geen enkel verlies van gegevens op is getreden.

• d. Ook het belang van de gegevens voor recht- en bewijszoekenden, eventueel historisch onderzoek en de eventuele waarde als bestanddeel van het cultureel erfgoed is door de scanprocedure gewaarborgd.

• e. De vervangen analoge bestanden zullen periodiek worden vernietigd. De vernietiging gebeurt onder verantwoordelijkheid van het Team PSA.

Handboek Vervanging documenten postproces Gemeente Olst-Wijhe

(vastgesteld bij collegebesluit van 15 november 2016)

Wijzigingstekst

• In paragraaf 2.2 wordt een nieuwe derde alinea ingevoegd, met de tekst:

  In afwijking van de vorige alinea is het hoofd van het team PSA eigenaar van het post(verwerkings)proces voor wat betreft de werkprocessen in de context van personeelsaangelegenheden (aanstelling personeel, ontslag personeel, rechtspositie personeel) en derhalve verantwoordelijk voor de uitvoering van de werkzaamheden die leiden tot het vervangen van de analoge documenten en het gebruiken van de digitale beheeromgeving daarbij door de betreffende medewerkers.

  Het hoofd van het team PSA kan nadere richtlijnen en regels met betrekking tot de ontvangen, intern opgemaakte en/of uitgaande archiefbescheiden vastleggen in procedures en/of werkinstructies.

  De uitvoering van de werkzaamheden gerelateerd aan het post(verwerkings)proces en – specifiek – het scannen van documenten zijn weliswaar belegd bij verschillende medewerkers in de organisatie, echter de finale toetsing van de scankwaliteit, het registreren van de digitale bestanden en het toevoegen ervan aan de digitale ‘personeelsdossiers’ (in YouForce) alsmede het uiteindelijk opstellen van de periodieke verklaringen van vervanging, berusten bij de medewerkers van het team PSA.

• Onder “uitzonderingen” zoals vermeld in paragraaf 3.2 komt te vervallen:

  • Personele processen. De (digitale) archivering wordt uitgevoerd door het team PSA Raalte in het YouForce e-HRM systeem. Processen liggen breed in de organisatie.

• Een nieuwe paragraaf 3.3 wordt ingevoegd, met de tekst:

  3.3 Processen personeelsaangelegenheden specifiek

  Veel van de ‘personele’ processen verlopen al volledig digitaal, voor een klein percentage geldt dat echter nog niet. In die gevallen is er dus nog sprake van te ontvangen en te verzenden analoge documenten. In geval van te verzenden documenten worden deze nog voorzien van een ‘natte’ handtekening als noodzaak voor het waarborgen van de betrouwbaarheid van het verstrekte besluit of bericht.

  Zoals bepaald in paragraaf 2.2 gelden voor die categorie documenten specifieke verantwoordelijkheden en werkzaamheden. Een en ander is gekoppeld aan (het beheer van) YouForce, het systeem waarmee de betreffende processen worden ondersteund en de informatie in wordt bewaard.

  Voor deze SAAS oplossing is contractueel met leverancier RAET vastgelegd hoe de digitale duurzaamheid en de beheeractiviteiten in dat kader zijn geregeld.

  Aangezien het – onder verantwoordelijkheid van de teammanager PSA – wordt toegestaan dat het scannen van bedoelde documenten op meerdere plekken - via specifieke afspraken - in de organisatie wordt uitgevoerd en daarbij gebruik wordt gemaakt van generieke hard- en software (via multifunctionals) gelden daarbij – in afwijking van het in dit Handboek beschreven processen – de volgende bepalingen en specificaties.

  Kwaliteit van scannen:

  • Scan in kleur waar dit een betekenis heeft

  • Scan minimaal in 300 ppi (bij voorkeur hoger)

  • Scan met gebruikmaking van OCR (optical caracter recognition) t.b.v. tekstdocumenten

  • Scan naar PDF formaat (bij voorkeur PDFa of 1.7)

  • Er wordt bij (of na) het scannen geen compressie(techniek) toegepast

• Controle op gemaakte scans (door een daarvoor aangewezen ‘coördinatiepunt’):

  • Controleer elk gescand document in vergelijk met het origineel

  • Scan opnieuw bij onvoldoende kwaliteit

• Aanbieden digitale documenten t.b.v. archivering (door een daarvoor aangewezen coördinatiepunt):

  • Verzend het gemaakte digitale document naar Team PSA (via mail: psa@dowr.nl)

  • Verzend het analoge document als origineel naar betreffende adressant. Verzend daarvan een analoge kopie aan PSA.

• Opname in YouForce (door Team PSA)

  • Controleer op kwaliteit van de digitale documenten

  • Neem de digitale documenten in YouForce op in de betreffende personeelsdossiers

  • Registreer de vereiste en gewenste metagegevens

• Periodieke vervanging en vernietiging van de analoge documenten (door Team PSA)

  • Verzamel de analoge documenten chronologisch

  • Vernietig de verzamelde documenten (per periode) conform de bestaande procedures in Raalte

  • Stel de verklaring van vervanging op die wordt ondertekend door Teammanager PSA

• Voor wat betreft de monitoring op kwaliteit en beheer van informatie, alsmede de regie op vernietiging of overbrenging is het Kwaliteitsplan Informatiebeheer (DOWR-gemeenten) zoals vastgesteld bij collegebesluit van november 2018 van toepassing.

De gemeentearchivaris van Deventer is bij de totstandkoming van het Handboek Vervanging betrokken geweest; haar opmerkingen zijn hierin meegenomen.

Tegen dit besluit kan iedere belanghebbende op grond van de artikelen 8:1 en 7:1 van de Algemene wet bestuursrecht binnen 6 weken na de datum van bekendmaking schriftelijk bij burgemeester en wethouders bezwaar maken.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 20 augustus 2019

Burgemeester en wethouders van Olst-Wijhe

de secretaris/algemeen directeur

drs. D.L.W. (Dries) Zielhuis

de burgemeester

A.G.J. (Ton) Strien