Gemeenteblad van Westerwolde

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
WesterwoldeGemeenteblad 2019, 205587Verordeningen



Verordening op de raadscommissie Westerwolde 2019

De raad van de gemeente Westerwolde;

 

gelet op artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet;

Besluit:

Vast te stellen de Verordening op de raadscommissie Westerwolde alsmede de daarbij behorende artikelsgewijze toelichting:

 

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Instelling en taak van de raadscommissie

  • 1.

    De raad stelt een raadscommissie in.

  • 2.

    De raadscommissie (verder: commissie) vergadert ter voorbereiding van een besluitvormende vergadering van de raad. Buiten het kader van de voorbereiding van een besluitvormende vergadering vergadert de commissie over onderwerpen die de raad aangaan wanneer daartoe aanleiding bestaat. Daarnaast brengt de commissie eigener beweging advies uit aan de raad.

  • 3.

    De commissie voert overleg met het college of de burgemeester over door het college of burgemeester verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur.

Artikel 2. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter

  • 1.

    Per fractie mag het aantal personen dat aan de beraadslagingen deelneemt niet meer bedragen dan het aantal gekozen raadsleden.

  • 2.

    De commissieleden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd.

  • 3.

    Zowel raadsleden als niet-raadsleden kunnen lid zijn. Het niet-raadslid dient tijdens de laatste gemeenteraadsverkiezingen op de kandidatenlijst van de betreffende fractie te zijn geplaatst. De artikelen 10, 11, 12 en 13 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn.

  • 4.

    De raad benoemt op voordracht van de fracties voor iedere raadscommissie ten minste één plaatsvervangend lid per fractie, die bij afwezigheid van een commissielid zitting heeft in de betreffende raadscommissie.

  • 5.

    De raad benoemt de commissievoorzitter en zijn vervanger (s).

Artikel 3. Zittingsduur en vacatures

  • 1.

    De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

  • 2.

    Een commissielid houdt op lid te zijn als niet meer voldaan wordt aan de in artikel 2, derde lid, gestelde eisen.

  • 3.

    De raad kan een commissielid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen.

  • 4.

    De raad kan de commissievoorzitter ontslaan.

  • 5.

    Een commissielid en de commissievoorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

  • 6.

    Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

  • 7.

    Als een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van commissieleden die op voordracht van die fractie zijn benoemd van rechtswege.

Artikel 4. De ondersteuning van de commissie

  • 1.

    De griffier dan wel zijn vervanger is, ter ondersteuning van de commissie, aanwezig in de vergaderingen.

  • 2.

    De griffier dan wel zijn vervanger kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

Hoofdstuk 2. Vergaderingen

 

Paragraaf 1. Voorbereidingen

Artikel 5. Oproep en voorlopige agenda

  • 1.

    De commissievoorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering de commissieleden (digitaal) een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken.

  • 2.

    Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 8, eerste lid, wordt vastgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.

Artikel 6. Aanvullende agenda; vaststellen agenda

  • 1.

    In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. De daarbij behorende stukken worden openbaar gemaakt.

  • 2.

    Als omtrent de inhoud van stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.

  • 3.

    Een agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.

Artikel 7. Ter inzage leggen van stukken

  • 1.

    Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.

  • 2.

    Stukken die digitaal beschikbaar zijn worden op de website van de gemeente geplaatst.

  • 3.

    Als omtrent stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.

Artikel 8. Openbare kennisgeving

Commissievergaderingen worden ten openbare kennis gebracht door aankondiging in de plaatselijke media en op de gemeentelijke website.

 

Paragraaf 2. Ter vergadering

Artikel 9. Presentielijst

  • 1.

    De griffier dan wel zijn vervanger draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

  • 2.

    Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de commissievoorzitter en de griffier dan wel zijn vervanger door ondertekening vastgesteld.

Artikel 10. Vergadertijd, opening van de vergadering en quorum

  • 1.

    De vergaderingen vinden in de regel eens per zes weken plaats op een woensdag van 20:00 tot 23:00 uur.

  • 2.

    Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

  • 3.

    Als ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

  • 4.

    Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

Artikel 11. Verslag

  • 1.

    De raadsgriffier dan wel zijn vervanger draagt zorg voor verslagen van vergaderingen.

  • 2.

    Een verslag bevat in ieder geval:

    • a.

      de namen van de commissievoorzitter, de griffier, dan wel zijn vervanger , de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

    • b.

      een aantekening van welke commissieleden afwezig waren;

    • c.

      een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

    • d.

      een zakelijke samenvatting van het gesprokene onder vermelding van de namen van de sprekers;

    • e.

      een samenvatting van het advies aan de raad onder vermelding van de namen van de commissieleden die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring, en met aantekening van de namen van de commissieleden die zich niet uitgelaten hebben;

    • f.

      bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 14 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

  • 3.

    Een conceptverslag worden gelijktijdig met de verzending aan de commissieleden verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de vergadering waarop het betrekking heeft.

  • 4.

    Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de commissievoorzitter en de griffier, dan wel zijn vervanger.

  • 5.

    Als verslagen elektronisch beschikbaar zijn, worden ze op de website van de gemeente geplaatst.

Artikel 12. Advies; geen stemmingen

  • 1.

    Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.

  • 2.

    In het advies worden opgenomen de standpunten van alle fracties en commissieleden die geen raadslid zijn.

  • 3.

    In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van over geheimhouding en met betrekking tot de orde.

Artikel 13. Aantal spreektermijnen

  • 1.

    Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

  • 2.

    Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.

  • 3.

    Commissieleden mogen in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

  • 4.

    Bij de bepaling hoeveel malen een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 14. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Een raadscommissie kan op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 15. Spreekrecht burgers over geagendeerde onderwerpen

  • 1.

    Na het vaststellen van de agenda kunnen burgers in een vergadering het woord voeren (spreekrecht) over onderwerpen die geagendeerd zijn.

  • 2.

    Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit 1 dag voor 12:00 uur voor de aanvang van de vergadering aan de griffier dan wel diens vervanger onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover het woord gevoerd wenst te worden.

  • 3.

    De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De commissievoorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering.

  • 4.

    De spreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend en voorafgaande aan de eerste termijn. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

  • 5.

    Voor het einde van de 1e termijn stelt de commissievoorzitter de burger nogmaals in staat het woord te voeren

  • 6.

    De commissie kan op verzoek van de commissievoorzitter dan wel een commissielid besluiten de burger in staat te stellen mee te praten over het voorstel.

  • 7.

    De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burger.

Artikel 16 Spreekrecht burgers over niet geagendeerde onderwerpen

  • 1.

    Na het vaststellen van de agenda is er de mogelijkheid voor burgers om in te spreken over onderwerpen, die niet op de commissieagenda staan.

  • 2.

    Het woord kan niet gevoerd worden:

    • a.

      over een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep op de rechter openstaat of heeft opengestaan;

    • b.

      over personen, persoonlijke aangelegenheden of gedragingen van personen;

  • 3.

    Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken meldt dit uiterlijk 1 dag voor de vergadering voor 12:00 uur voor aanvang van de vergadering aan de griffier.

  • 4.

    Per vraagsteller wordt een maximum spreektijd van vijf minuten gehanteerd.

  • 5.

    De voorzitter stelt de leden van de commissie in de gelegenheid om, in één spreekronde, om verduidelijkende vragen aan de burger te stellen.

Artikel 16 b Spreekrecht voor commissieleden

  • 1.

    Na spreekrecht voor burgers is er spreekrecht, voor het stellen vragen aan het college van burgemeester en wethouders, voor commissieleden.

  • 2.

    Het lid van de commissie dat van het spreekrecht gebruik wil maken meldt dit, onder aanduiding van het onderwerp en de concrete vraag, uiterlijk twee dagen voor de vergadering voor 12.00 uur aan de griffier. Zo nodig wordt de betreffende portefeuillehouder uitgenodigd voor de commissievergadering. Indien men na deze uiterste datum toch een vraag wil stellen, dient dit zo urgent te zijn, dat deze vraag in deze tussenliggende tijd in het nieuws is geweest. De raadscommissie beslist of de vraag wordt toegelaten.

  • 3.

    Per fractie wordt een maximumspreektijd van vijf minuten gehanteerd.

  • 4.

    Er is geen ruimte voor discussie wel kunnen verduidelijkende vragen worden gesteld, door de indiener van de vraag.

Artikel 17. Handhaving orde en schorsing

  • 1.

    De commissievoorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering.

  • 2.

    Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

  • 3.

    Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

  • 4.

    Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

Artikel 18. Voorstellen van orde

Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.

 

Paragraaf 3. Besloten vergaderingen

Artikel 19. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 20. Verslag besloten vergadering

  • 1.

    Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier.

  • 2.

    Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet openbaar maken van het verslag.

  • 3.

    De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

Artikel 21. Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

 

Paragraaf 4. Toehoorders en pers

Artikel 22. Toehoorders en pers

  • 1.

    Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

  • 2.

    Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

  • 3.

    De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

  • 4.

    Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 23. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Hoofdstuk 3. Slotbepalingen

Artikel 24. Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking, de dag nadat deze is bekendgemaakt, onder gelijktijdige intrekking van de Verordening op de raadscommissies gemeente Westerwolde zoals vastgesteld in de raadsvergadering van 2 januari 2018.

  • 2.

    Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de raadscommissie gemeente Westerwolde 2019.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 3 juli 2019

De raadsgriffier

de voorzitter

Artikelsgewijze Toelichting

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Instelling en taak van de raadscommissie Taken

De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. Wat betreft de invulling van de taken van de raadscommissies zijn ruwweg twee modellen te onderscheiden. In het eerste model is een raadscommissie vooral gericht op voorbereiding en informatievoorziening en vindt het politieke debat plaats in de raad, in het tweede vindt het politieke debat plaats in een raadscommissie en geschiedt de besluitvorming door de raad.

De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.

 

De raadscommissie bepaalt evenals de raad haar eigen agenda. Dit betekent dat niet het college maar (de voorzitter van) de raadscommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. In het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Westerwolde is om dit te coördineren een agendacommissie ingericht. Deze commissie is verantwoordelijk voor de inhoudelijke afstemming van raads- en commissievergaderingen. Veelal zal het echter wel zo zijn dat een onderwerp eerst in een raadscommissie wordt besproken.

Artikel 2. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter

De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad.

 

In deze Verordening is geregeld, dat het aantal personen per fractie, dat deelneemt aan de vergaderingen niet meer mag zijn dan het aantal gekozen raadsleden. Hiermee is het evenwicht gewaarborgd.

 

De commissieleden worden door de raad benoemd, op voordracht van de fracties. Dit houdt in dat het aan de fracties zelf is om te bepalen wie de betreffende fractie vertegenwoordigen in de verschillende commissies. Het is enkel mogelijk – overeenkomstig het derde lid zelfs verplicht – de benoeming van een voorgedragen lid te weigeren als het betreft een “burgerlid” niet voldoet aan bepaalde vereisten van de Gemeentewet (zie verder de toelichting op het derde lid).

 

Uit het derde lid volgt dat de leden van een raadscommissie geen raadslid hoeven te zijn. Wel zijn het de fracties die de leden voordragen.

 

Op grond van het derde lid moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12 en 13 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken en geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen.

 

Om te beoordelen of wordt voldaan aan de eisen van de Gemeentewet, ligt het voor de hand om gebruik te maken van een geloofsbrievenonderzoek. Het verdient aanbeveling dit onderzoek uit te laten voeren door de commissie die voor raadsleden en wethouders het op basis van artikel V 4 van de Kieswet verplichte geloofsbrievenonderzoek uitvoert. De vereisten die onderzocht moeten worden zijn immers gelijk. Dit onderzoek (alleen naar de niet-raadsleden) gaat vooraf aan het raadsbesluit waarmee de commissieleden benoemd worden.

 

Om er voor te zorgen dat iedere fractie – met name ook de kleine fracties – in staat zijn om deel te nemen aan de vergaderingen van de raadscommissie bepaalt het vierde lid dat iedere fractie een plaatsvervangend lid kan voordragen. Voor hen gelden dezelfde eisen als voor commissieleden.

 

In het verleden moesten niet-raadsleden ook voldoen aan het gestelde in artikel 15 van de Gemeentewet (verboden handelingen en gedragscode voor raadsleden). Daar is nu van afgezien. Immers enerzijds lijkt deze eis veel te ver te gaan ten aanzien van commissieleden die niet ook raadslid zijn en anderzijds omdat er een taak bij gedeputeerde staten belegd werd (verlenen ontheffing) zonder dat gemeenten daar een expliciete grondslag voor hebben.

 

Omdat de raadscommissie intrinsiek raadswerk verricht en op basis van artikel 82 lid 4 de commissie voorzitter een raadslid moet zijn lijkt het niet meer dan gepast, dat de gemeenteraad de commissievoorzitter benoemt.

 

(Een voorstel van de regering om het vereiste van artikel 82 lid 4 Gemeentewet op te heffen is in 2014 in de Tweede Kamer gesneuveld).

Artikel 3. Zittingsduur en vacatures

De zittingsperiode van de leden en de voorzitter is even lang als de zittingsperiode van raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.

 

Het lidmaatschap van een raadscommissie eindigt eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 2, derde lid, gestelde eisen (zie artikel 3 lid 2) en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zie artikel 3 lid 7).

 

De raad kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van artikel 5, eerste lid, recht op een eigen lid.

Hoofdstuk 2. Vergaderingen

Paragraaf 1. Voorbereidingen

Artikel 5. Oproep en voorlopige agenda

Het eerste lid van dit artikel bepaalt dat de voorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden van zijn raadscommissie een digitaal een schriftelijke oproep stuurt, waarin de vergadering wordt aangekondigd. Uiteraard is het mogelijk, indien noodzakelijk dat het individuele raadslid de tukken per post ontvangt. Uitgangspunt is echter digitaal. De oproep vermeldt de dag, tijdstip en plaats van de vergadering. Het eerste lid stelt verplicht dat de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, tegelijkertijd met de oproep aan de leden worden verzonden.

 

De in artikel 25, eerste en tweede lid, bedoelde stukken zijn stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd. Hier wordt melding van gemaakt op de stukken. Deze kunnen worden ingezien bij de griffier (artikel 7, derde lid).

Artikel 6. Aanvullende agenda; vaststellen agenda

In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de commissievergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de commissievoorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen.

 

Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie echter zijn zijn eigen agenda hetgeen tot uitdrukking komt in het derde lid.

Artikel 7. Ter inzage leggen van stukken

Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ter inzage aangeboden. Naast de fysieke terinzagelegging op het stadhuis, zullen de stukken doorgaans op elektronische wijze worden aangeboden.

 

De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de raadsvergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd. Op verzoek van de leden van de raad kan de griffier inzage aan hen verlenen.

Artikel 8. Openbare kennisgeving

Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:12 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Hier wordt expliciet vastgelegd in welke dag-, nieuws- of huis-aan-huisbladen de aankondiging van de vergadering van de raad wordt geplaatst. Indien de kennisgeving uitsluitend elektronisch plaatsvindt, dan dient er een grondslag te zijn, zie artikel 3:12 juncto 2:14 van de Awb.

Paragraaf 2. Ter vergadering

Artikel 9. Presentielijst

De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de commissiegriffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen van de niet-raadsleden die lid zijn van de raadscommissie te kunnen vaststellen.

Artikel 10. Opening vergadering en quorum

Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet (zie artikel 82 lid 5 Gemeentewet:

“De artikelen 19 en 21 tot en met 23 zijn van overeenkomstige toepassing op ene vergadering van een raadscommissie, ...“.). Artikel 10 voorziet in een regeling omtrent het vergaderquorum. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd.

 

Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.

Artikel 12. Advies; geen stemmingen

Het gebruik van het woord beslissen in het eerste lid kan de suggestie wekken, dat in de commissievergadering ook ‘echte’ Awb-besluiten kunnen worden genomen. Dit is echter niet het geval. Een raadscommissie neemt geen beslissingen maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Alleen in de raadsvergadering kunnen besluiten worden genomen. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, wordt in het advies de standpunten van alle fracties opgenomen. Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, dat hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad.

Artikel 13. Aantal spreektermijnen

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de raadscommissie van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten.

Artikel 14. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen). Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering.

 

Gewezen wordt nog op TK 1985-1986, 19403, nr. 3 p.80-81 waarin onder het volgende wordt opgemerkt: “Overigens kan ook de publieke tribune de mogelijkheid krijgen om vragen te stellen of opmerkingen te maken” (zie ook artikel 15 Reglement van Orde voor de Raad)..

Artikel 15. Spreekrecht burgers over geagendeerde onderwerpen

Het geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Doordat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (ambtelijke organisatie, college, commissies) is er voor gekozen het spreekrecht op te nemen in de commissieverordening.

 

Op dit moment zijn de fracties nog bezig hun mening te vormen. Een inspreekmogelijkheid tijdens de raadsvergadering is doorgaans minder effectief (‘schijnspreekrecht’).

 

Het spreekrecht is niet volgens de meer gebruikelijke wijze van alleen inspreken georganiseerd. Lid 6 van artikel 15 geeft de commissie de bevoegdheid om de inspreker mee te laten praten over het voorliggende voorstel.

 

Op basis van artikel 11, derde lid, wordt het verslag toegezonden aan de burgers die hebben ingesproken.

Artikel 16. Spreekrecht voor burgers over niet geagendeerde onderwerpen

Om het spreekrecht niet alleen te beperken tot agendapunten is artikel 16 opgenomen. Dit stelt de burger in staat om in te spreken over zaken, die hem raken dan wel aangaan. Uitzonderingen op waarover kan worden ingesproken staan in artikel 16 lid 2 subs a en b.

 

Op basis van artikel 11 lid 3 wordt het verslag tevens toegezonden aan de burgers die hebben ingesproken.

Artikel 16b Spreekrecht voor commissieleden

In de raad van de gemeente Westerwolde werd de behoefte gevoeld aan een vragenronde voor commissieleden. Reden hiervoor is de idee, dat men willen kunnen in spelen op de actualiteit en in de openbaarheid de mogelijkheid wil hebben daarover vragen te stellen.

Artikel 17. Handhaving orde en schorsing

Artikel 26 Gemeentewet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergadering bevoegd is om de orde te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom hier opgenomen. Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 22 van deze verordening.

 

Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.

Artikel 18. Voorstellen van orde

Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raadscommissie. Bij het staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, van de Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de commissievergadering.

Paragraaf 3. Besloten vergaderingen

Artikel 19. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

Artikel 20. Verslag besloten vergadering

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het eerste lid van deze bepaling dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de griffier of zijn plaatsvervanger.

Artikel 21. Opheffing geheimhouding

De raad kan de geheimhouding die een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Paragraaf 4. Toehoorders en pers

Artikel 22. Toehoorders en pers

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid van dit artikel voorziet hierin.

Artikel 23. Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.