Verordening tot wijziging van de verordening op de fractieondersteuning 2009, gemeente Amsterdam

De gemeenteraad van Amsterdam

Gezien de voordracht van het presidium van de gemeenteraad van Amsterdam van 13 mei 2019 (Gemeenteblad afd. 1, nr. 1193);

Mede gezien de aangenomen motie van de leden Ceder, Simons, Taimounti, Nanninga, Roosma, Van Dantzig en De Heer (Gemeenteblad afd. 1, nr. 1338);

Gelet op:

• het rechtspositiebesluit en de rechtspositieregeling decentrale politieke ambtsdragers;

• artikel 149 van de Gemeentewet,

Besluit:

I. […]

II. Vast te stellen de volgende

Verordening tot wijziging van de verordening op de fractieondersteuning 2009

Artikel I

Artikel 2 wordt gewijzigd en komt te luiden als volgt:

Artikel 2 Jaarlijkse verlening financiële bijdrage; vast en variabel bedrag

• 1. De stichtingen ontvangen jaarlijks van gemeentewege een financiële bijdrage voor de fractieondersteuning, vast te stellen door de gemeenteraad.

• 2. De financiële bijdrage bestaat uit een voor elke stichting gelijk jaarlijks vast te stellen basisbedrag, verhoogd met een variabel deel naar evenredigheid van het aantal zetels van de fractie in de gemeenteraad en verminderd met het bedrag dat de gemeente jaarlijks betaald aan de leden van de raadscommissie van een fractie die geen lid zijn van de gemeenteraad.

• 3. De financiële bijdrage wordt alleen verstrekt, indien de stichting de statuten aan het presidium van de gemeenteraad heeft overgelegd. Wijzigingen van de statuten worden per omgaande ter kennis gebracht van het presidium van de gemeenteraad.

Artikel II

Artikel 3 wordt gewijzigd en komt te luiden als volgt:

Artikel 3 (Niet) toegestane bestedingen

• 1. Ten minste 3/5e deel van de financiële bijdrage wordt besteed aan de personele ondersteuning van de fractie en de daaraan gerelateerde bureaukosten.

• 2. De financiële bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a. uitgaven die in strijd zijn met een wettelijk voorschrift;

  • b. uitgaven aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractieondersteuning op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • c. giften, leningen en voorschotten;

  • d. uitgaven waarvoor op grond van de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden 2019 aanspraak op vergoeding bestaat;

  • e. uitgaven ten behoeve van raadsleden of bedrijven waarover raadsleden middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben;

  • f. (her)verkiezing van raadsleden;

  • g. kosten voor kantoorruimte buiten het stadhuis.

Artikel III

Artikel 7 wordt gewijzigd en komt te luiden als volgt:

Artikel 7 Vaststelling financiële bijdrage; verantwoording; controle

• 1. De stichting dient voor 1 maart na afloop van elk kalenderjaar een aanvraag tot vaststelling van de financiële bijdrage in bij de gemeenteraad.

• 2. De aanvraag tot vaststelling van de financiële bijdrage wordt ingediend middels het verantwoordingsmodel zoals opgenomen in bijlage A behorende bij deze verordening. Ten behoeve daarvan verstrekt de raadsgriffie een overzicht van de bedragen die gemeente heeft betaald aan de leden van de raadscommissie van een fractie die geen lid zijn van de gemeenteraad.

• 3. De aanvraag tot vaststelling van de financiële bijdrage gaat vergezeld van een jaarrekening, een activiteitenverslag en een accountantsverklaring van de accountant, overeenkomstig het gestelde in de leden 4 en 5 van dit artikel. De jaarrekening omvat over het verslagjaar de balans per 1 januari, de exploitatierekening, de grondslagen voor balans en exploitatierekening, de toelichting op de balans en de toelichting op de exploitatierekening met de volgende verdeling: personeelskosten, bureaukosten en overige kosten. Het activiteitenverslag bevat een duidelijke omschrijving van de verrichte activiteiten, niet zijnde personele ondersteuning en bureau-activiteiten, en de daarbij gedane uitgaven, met vermelding van het doel dat met de activiteiten was gediend, en sluit in totaal aan op de gedane uitgaven in de jaarrekening, die zijn verantwoord als “overige kosten”.

• 4. De stichting geeft opdracht tot onderzoek van de aanvraag tot vaststelling van de financiële bijdrage aan een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

• 5. De accountant geeft de uitslag van zijn onderzoek weer in een schriftelijke verklaring omtrent de getrouwheid van de aanvraag tot vaststelling van de financiële bijdrage. De aanvraag tot vaststelling van de financiële bijdrage gaat vergezeld van een accountantsverklaring die voldoet aan model B behorende bij deze verordening.

• 6. De gemeenteraad stelt jaarlijks voor elke stichting de financiële bijdrage uiterlijk op 1 juli vast, tegelijk met de vaststelling van de gemeentelijke jaarrekening. Conform het bepaalde in artikel 2, tweede lid van deze verordening brengt de gemeenteraad bij de vaststelling het bedrag in mindering dat de gemeente heeft betaald aan de leden van de raadscommissie van een fractie die geen lid zijn van de gemeenteraad. In verband met de vaststelling kan de gemeenteraad te allen tijde ACAM Accountancy en Advies verzoeken nader te onderzoeken of aan de eisen van de verordening is voldaan en daarover een verslag van bevindingen aan de gemeenteraad uit te brengen.

• 7. Indien een stichting nalaat een aanvraag tot vaststelling van de financiële bijdrage in te dienen, een zodanige aanvraag niet tijdig of onvolledig indient, stelt de gemeenteraad de financiële bijdrage ambtshalve vast uiterlijk op 1 juli, tegelijk met de vaststelling van de gemeentelijke jaarrekening. De gemeenteraad kan daarbij de financiële bijdrage op nihil vaststellen

Artikel IV

De toelichting op artikel 2 wordt gewijzigd en komt te luiden als volgt:

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële bijdrage. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning wordt in de gemeentebegroting opgenomen en dus door de raad vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied, ontvangen zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding.

Op de financiële bijdrage wordt het bedrag in mindering gebracht dat de gemeente jaarlijks betaald aan degenen die namens een fractie lid zijn van één of meer raadscommissies en die geen lid zijn van de gemeenteraad (duoraadsleden). Dit gebeurt bij de vaststelling van de fractieondersteuning en wordt gedaan omdat deze kosten van oudsher al onderdeel uitmaken van het budget dat voor de fractieondersteuning beschikbaar is. Bovendien doet deze werkwijze recht aan de verschillen die er tussen de fracties bij de inzet van duoraadsleden zijn. Voor de fractieondersteuning hoeft overigens geen aanvraag te worden ingediend. Dit om onnodige administratieve lasten voor de fracties en de gemeente te voorkomen.

Artikel V

De toelichting op artikel 3 wordt gewijzigd en komt te luiden als volgt:

Een belangrijk onderdeel van de fractieondersteuning betreft de fractiemedewerkers en de daaraan gerelateerde bureaukosten. In het eerste lid van het artikel is bepaald dat ten minste 3/5 van de financiële bijdrage hieraan wordt besteed. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de volgende kosten:

• a. personeelskosten: het betreft zowel de kosten van medewerkers met een arbeidscontract als de kosten van medewerkers die op basis van een overeenkomst tot het verrichten van enkele diensten voor de fractie werken. Ook de kosten van de personeelsadministratie behoren tot deze kostenpost;

• b. scholing van de fractiemedewerkers, mits die scholing in directe relatie staat tot de werkzaamheden van de fractiemedewerkers;

• c. kosten van kantoorbehoeften (papier, schrijfwaren, computers voor de fractiemedewerkers);

• d. kosten die verband houden met het oprichten en in stand houden van de rechtspersoon.

Ten hoogste 2/5 van de financiële bijdrage is beschikbaar voor andere bestedingen. Dit betreft alle kosten die niet rubriceerbaar zijn onder personele kosten en bureaukosten. Indien een stichting de 2/5-limiet overschrijdt, dan zal de overschrijding ten laste van de egalisatiereserve moeten worden gebracht voor zover die daartoe ruimte biedt. Als die reserve is uitgeput, dan betekent dat de facto dat de stichting meer heeft uitgegeven dan er liquide middelen aanwezig zijn en dat lijkt een weinig begaanbare weg. Indien een stichting minder dan 3/5 deel van de financiële bijdrage besteedt aan personele ondersteuning en daaraan gerelateerde bureaukosten, dan wordt het verschil tussen 3/5 van het bedrag waarop de stichting krachtens artikel 2 van de verordening aanspraak heeft en het werkelijke bedrag dat is besteed aan personele ondersteuning en daaraan gerelateerde bureaukosten, bij de vaststelling van de financiële bijdrage in mindering gebracht en verrekend met de stichting.

In het tweede lid is een aantal bestedingen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage het inkomen van raadsleden wordt aangevuld en verkiezingscampagnes worden gefinancierd. Onder d is bepaald dat de bijdrage niet mag worden gebruikt voor een aanvulling op de vergoeding voor de werkzaamheden of voor andere vergoedingen waarvoor al een regeling is getroffen op grond van de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden 2019. Het gaat hierbij om de volgende vergoedingen of tegemoetkomingen:

• a. vergoeding voor de werkzaamheden;

• b. onkosten;

• c. vergoeding voor scholing en vorming van individuele raads- en commissieleden;

• d. reiskosten voor reizen ten behoeve van de gemeente buiten het grondgebied van de gemeente;

• e. kinderopvang;

• f. ziektekosten;

• g. computer- en communicatieapparatuur voor de raadsleden;

• h. compensatie uitkeringen op grond van de Werkloosheidswet en het Besluit Werkloosheid onderwijs- en onderzoekspersoneel;

• i. collectieve verzekeringen voor ouderdomspensioen en overlijdens- en invaliditeitsverzekering;

• j. uitkering na aftreden.

Raads- en commissieleden kunnen op grond van het rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden 2019 aanspraak maken op vergoeding van de kosten van niet-partijpolitiek georiënteerde scholing. Er is dus reeds een regeling getroffen voor de kosten van scholing voor individuele raadsleden. Bovendien is de fractieondersteuning ook gericht op het functioneren van de fractie als geheel. Kosten voor de scholing van individuele raads- en commissieleden past daar niet bij en deze kosten kunnen dus niet ten laste van de fractieondersteuning worden gebracht. De financiële bijdrage kan wel worden gebruikt voor de kosten van scholing voor de fractie als geheel. Dit voor zover het gaat om een gezamenlijke training waarmee het functioneren van de fractie als team wordt bevorderd.

Onder f is bepaald dat de bijdrage niet mag worden gebruikt ter bekostiging van verkiezingscampagnes. De verkiezingscampagnes komen voor rekening van de politieke partijen. De financiële bijdrage die voortvloeit uit deze verordening, is niet bedoeld om de politieke partijen te subsidiëren. Het onderscheid tussen uitgaven voor de verkiezingscampagne (niet toegestaan) en uitgaven voor voorlichtingsactiviteiten (wel toegestaan) is overigens niet met waterdichte definities aan te geven. Hier wordt een beroep gedaan op de oordeelsvorming en de eigen verantwoordelijkheid van de stichtingen. In ieder geval moeten spotjes voor radio en tv, affiches, folders en alle andere oproepen op een partij te stemmen in de twee maanden voorafgaande aan de verkiezingen gerekend worden tot de campagneactiviteiten. Bepalend is hierbij het moment van openbaarmaking van de uiting. Bij twijfel is het raadzaam advies te vragen aan het Presidium.

Onder g is bepaald dat de bijdrage niet mag worden besteed aan kantoorruimte buiten het stadhuis. De reden hiervoor is dat de fracties reeds kosteloos een kamer op het stadhuis ter beschikking wordt gesteld. De uitzondering heeft geen betrekking op de huur van vergaderzalen buiten het stadhuis. Om te voorkomen dat stichtingen bestedingen doen aan bedrijven waarover raadsleden zeggenschap hebben, is het aan te bevelen dat de stichtingen gebruikmaken van de volgens artikel 12 van de Gemeentewet verplichte openbare opgave van nevenfuncties van de raadsleden. Bij twijfel over de toelaatbaarheid van voorgenomen uitgaven kan een fractie het oordeel vragen van het Presidium.

Artikel VI

De toelichting op artikel 7 wordt gewijzigd en komt te luiden als volgt:

In artikel 7 is de jaarlijkse vaststelling door de gemeenteraad van de financiële bijdrage geregeld. De datum voor de indiening van de financiële verantwoording van de fractiebudgetten door de fracties is 1 maart na afloop van elk kalenderjaar. Dit vormt een verplichting in de zin van artikel 4:46, tweede lid onder b, van de Algemene wet bestuursrecht (Awb), zodat, wanneer niet aan die verplichting wordt voldaan, de subsidie op een lager bedrag kan worden vastgesteld dan waarvoor een subsidie is verleend. Indien een aanvraag tot vaststelling na 1 maart wordt ontvangen, kan de gemeenteraad die aanvraag met toepassing van artikel 4:5 Awb niet in behandeling nemen.

Bij die aanvragen worden de bestedingen verantwoord met gebruikmaking van het model A behorende bij de verordening. Voor het invullen daarvan verstrekt de raadsgriffie een overzicht van de bedragen die gemeente heeft betaald aan de leden van de raadscommissie van een fractie die geen lid zijn van de gemeenteraad. Die bedragen worden namelijk op de subsidie in mindering gebracht. De stukken die door de stichting worden ingediend bij de aanvraag tot vaststelling van de financiële bijdrage, zijn op grond van de Wet openbaarheid van bestuur openbaar en worden ter inzage gelegd.

Artikel 7, lid 3, omvat de verplichting tot indiening van een jaarrekening en bevat voorschriften over de inhoud van de jaarrekening. Tevens is opgenomen dat het Activiteitenverslag niet alleen inzicht moet geven in de uitgevoerde activiteiten, ter ondersteuning van de fractie, maar ook per activiteit de gedane uitgaven moet vermelden. Het totaal van de uitgaven ter zake moet aansluiten op de in de jaarrekening opgenomen “overige kosten”.

Tot slot is in de verordening opgenomen (zie artikel 7, lid 6) dat de gemeenteraad jaarlijks uiterlijk op 1 juli de financiële bijdragen voor elke stichting vaststelt, tegelijk met de gemeentelijke jaarrekening. Hiermede wordt overeenkomstig de wens van de Rekeningencommissie aangesloten op de gemeentebrede Planning & Controlcyclus. In dat kader kan de gemeenteraad ACAM Accountancy en Advies vragen een nader onderzoek in te stellen en daarover een verslag van bevindingen uit te brengen. Verder is hier ook nogmaals benadrukt dat de bedragen, die gemeente heeft betaald aan de leden van de raadscommissie van een fractie die geen lid zijn van de gemeenteraad, bij de vaststelling op de subsidie in mindering worden gebracht

• III. […]

• IV. […]

• V. Te bepalen dat de besluiten onder I tot en met IV worden gepubliceerd in het Gemeenteblad en op de dag na de publicatie in werking treden.

• VI. Te bepalen dat de besluiten onder I tot en met IV terug werken tot en met 1 januari 2019. Dit met uitzondering van de bepalingen in hoofdstuk 2 en artikel 4, tweede lid van het besluit onder I. De bepalingen uit hoofdstuk 2 treden op 1 augustus 2019 in werking en artikel 4, tweede lid treedt voor de voorzitter van het presidium na de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2022 in werking.

Aldus besloten door de gemeenteraad voornoemd

in zijn vergadering op 12 juli 2019.

De voorzitter

Femke Halsema

De 1e plv. raadsgriffier

Rob Willems