Regeling van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zutphen houdende bepalingen over het subsidiëren van evenementen en festivals 2019 (Subsidieregeling evenementen en festivals gemeente Zutphen 2019)

Ons kenmerk: 132163

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zutphen,

gelet op artikel(en) 3, derde lid en 5, vierde lid van de Algemene subsidieverordening gemeente Zutphen 2012;

b e s l u i t :

vast te stellen de

Regeling van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zutphen houdende bepalingen over het subsidiëren van evenementen en festivals 2019 (Subsidieregeling evenementen en festivals gemeente Zutphen 2019)

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Deze regeling verstaat onder:

• a. Algemene subsidieverordening: de Algemene subsidieverordening gemeente Zutphen 2012;

• b. beeldbepalend (categorie a): (boven)regionale uitstraling, zeer herkenbaar en van hoge kwaliteit; levert specifiek een bijdrage aan de positie en het gewenste profiel (het DNA) van de stad/ de gemeente;

• c. college: het college van burgemeester en wethouders;

• d. evenement: het geheel van activiteiten dat plaatsvindt bij een voor het publiek toegankelijke, één- of meerdaagse gebeurtenis van maatschappelijke en/ of feestelijke, vermakelijke aard, met een promotioneel, wervend karakter voor de stad;

• e. festival: een reeks van onderling samenhangende activiteiten die gedurende een in de tijd beperkte periode onder een gemeenschappelijke noemer worden georganiseerd en gepresenteerd;

• f. gemeente: de gemeente Zutphen;

• g. niet-commerciële en herdenkingsfestiviteiten: landelijk gevierde, gratis toegankelijke evenementen (op initiatief van de samenleving) en herdenkingsfestiviteiten met een maatschappelijk doel, dus zonder commercieel hoofddoel;

• h. openbaar karakter: een door de aanvrager georganiseerde openbare, voor publiek toegankelijke activiteit waaraan via publiciteit bekendheid wordt gegeven, bijvoorbeeld via de media, affiches en programmabladen. Bedrijfsfeesten, branche-activiteiten en belangenbehartiging worden niet als activiteiten met een openbaar karakter gezien;

• i. sfeerbepalend (categorie b): in een behoefte voorzien van een breed en gemêleerd publiek, waaronder jeugd, gezinnen en ouderen; levert specifiek een bijdrage aan een levendige en gezellige stad/ gemeente waar altijd wat te doen is;

• j. springplank (categorie c): nieuw, creatief en innovatief concept, vaak kleinschalig en voorloper van beeld- en sfeerbepalend; belangrijk vanuit citymarketing-oogpunt doordat het een bijdrage levert aan imago en merkwaarden van de stad/ de gemeente als eigenzinnige, originele en talentvolle stad/ gemeente;

• k. stad: de stad Zutphen.

Artikel 2 Reikwijdte subsidieregeling

• 1. Op grond van deze regeling komen voor subsidie enkel en alleen in aanmerking activiteiten, die

  • a. bijdragen aan een divers en onderscheidend aanbod van evenementen en festivals dat past bij de positie en het profiel van de stad/ de gemeente, en

  • b. in de stad/ de gemeente zichtbaar en openbaar toegankelijk zijn voor iedereen, en

  • c. (groten)deels plaats vinden in de stad/ de gemeente.

• 2. Deze regeling is uitdrukkelijk niet bedoeld voor het subsidiëren van:

  • a. culturele en sportevenementen;

  • b. culturele en sportfestivals;

  • c. niet-commerciële en herdenkingsfestiviteiten, die de gemeente op andere wijze faciliteert.

• 3. Subsidie op grond van deze regeling wordt enkel en alleen in aanvulling op andere inkomsten van de aanvrager verstrekt. Een aanvrager moet aantonen over welke inkomsten hij de beschikking heeft of kan krijgen.

Artikel 3 Subsidiecriteria

• 1. Voor subsidie komen in aanmerking:

  • a. beeldbepalende evenementen en festivals (categorie a-activiteit);

  • b. sfeerbepalende evenementen en festivals (categorie b-activiteit);

  • c. springplank evenementen en festivals (categorie c-activiteit).

• 2. Het college beoordeelt in één keer alle ingediende aanvragen om subsidie voor de categorieën a. tot en met c. aan de hand van de volgende criteria:

  • a. doelgroepen;

  • b. duurzaamheidsmaatregelen;

  • c. kwaliteit;

  • d. meerwaarde voor de stad;

  • e. originaliteit/ uniciteit;

  • f. samenwerking.

• 3. Aanvragen voor een categorie c-activiteit die na 31 december van het jaar worden ontvangen, worden niet bij het beoordelingsmoment op grond van het tweede lid meegenomen; deze aanvragen worden wel aan de hand van de in het tweede lid vermelde criteria beoordeeld.

• 4. Het college verstrekt, met inachtneming van het bepaalde in deze regeling, subsidie ten bedrage van:

  • a. bij een categorie a-activiteit: maximaal € 15.000,-;

  • b. bij een categorie b-activiteit: maximaal € 7.500,-, en

  • c. bij een categorie c-activiteit: maximaal € 5.000,-.

• 5. Bij een categorie c-activiteit verstrekt het college maximaal twee jaar subsidie.

• 6. Voor een categorie c-activiteit wordt, gelet op wat er staat in artikel 4, tweede lid 20% van het beschikbare subsidiebudget gereserveerd.

Artikel 4 Aanvraag om subsidie

• 1. Een aanvraag om subsidie moet vóór 31 december van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin het evenement of festival plaatsvindt, worden ingediend. Uitsluitend compleet ingediende aanvragen worden in behandeling genomen. Aanvragen die na 31 december worden ontvangen, worden buiten behandeling gesteld.

• 2. In afwijking van het bepaalde in het eerste lid, kan een aanvraag om subsidie voor een categorie c-activiteit tot 13 weken voor aanvang van de activiteit worden ingediend.

• 3. De aanvrager moet een rechtspersoon zijn.

Artikel 5 Aanvraag, in te dienen gegevens

• 1. Een aanvraag om subsidie moet door middel van een daartoe door het college vastgesteld aanvraagformulier worden ingediend.

• 2. In afwijking van het bepaalde in artikel 4 van de Algemene subsidieverordening, moet de aanvrager bij een aanvraag om subsidie de volgende gegevens overleggen:

  • a. een projectplan;

  • b. een begroting met dekkingsplan;

  • c. als een aanvrager voor het eerst subsidie bij het college aanvraagt:

    • 1. een recente kopie van het uittreksel uit het register van de Kamer van Koophandel;

    • 2. de meest recente statuten;

    • 3. een recent bankafschrift.

Artikel 6 Afhandeling aanvragen, subsidieplafond

• 1. Het college kan een subsidieplafond vaststellen.

• 2. Als het totale bedrag van de ingediende subsidiabele aanvragen het subsidieplafond overschrijdt, komen de aanvragen die als beste zijn beoordeeld als eerste voor subsidie in aanmerking.

Artikel 7 Subsidievaststelling

• 1. Als aan het bepaalde in deze regeling wordt voldaan, stelt het college, met inachtneming van het bepaalde in de Algemene subsidieverordening, maar in afwijking van artikel 15 van de Algemene subsidieverordening, de subsidie direct vast.

• 2. Het college beslist uiterlijk op 1 april van het jaar volgend op het jaar waarin de subsidie is aangevraagd.

• 3. In afwijking van het bepaalde in het tweede lid, beslist het college op een aanvraag voor een categorie c-activiteit uiterlijk binnen 8 weken na ontvangst van de aanvraag.

Artikel 8 Weigeringsgronden

Onverminderd het bepaalde in de artikelen 7 en 8 van de Algemene subsidieverordening weigert het college de subsidie in ieder geval als:

• a. er gegronde reden bestaat aan te nemen dat de activiteiten van de aanvrager niet in voldoende mate in het algemeen wezenlijk belang zijn;

• b. de activiteiten ook zonder gemeentelijke subsidie kunnen plaatsvinden dan wel de subsidie voor deze activiteiten naar het oordeel van het college aantoonbaar niet noodzakelijk is;

• c. de activiteiten blijkens de ingediende begroting een onvoldoende betrouwbare financiële basis hebben;

• d. de gelden niet of in onvoldoende mate besteed zullen worden aan het doel van de subsidie;

• e. de subsidie bestemd is ter dekking van gemeentelijke kosten;

• f. aan aanvrager al een andere gemeentelijke subsidie is verstrekt voor deze activiteiten;

• g. de subsidie bestemd is voor activiteiten als oprichting, beheer en onderhoud van gedenktekens of monumenten, fondsenwerving, braderieën, circussen, herdenkingsplechtigheden of jubilea die niet openbaar toegankelijk zijn, en archeologische opgravingen;

Artikel 9 Hardheidsclausule

Het college kan één of meer artikelen van deze regeling buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover toepassing daarvan, gelet op het belang van het stimuleren van een divers en onderscheidend aanbod van evenementen en festivals dat ook past bij de positie en het profiel van de stad/ de gemeente, leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard.

Artikel 10 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2019.

Artikel 11 Overgangsrecht

In afwijking van het bepaalde in artikel 4, eerste lid kunnen aanvragen om subsidie voor het jaar 2019 tot 31 maart 2019 bij het college worden ingediend.

Artikel 12 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Subsidieregeling evenementen en festivals gemeente Zutphen 2019.

Aldus besloten op 15 januari 2019.

Het college van burgemeester en wethouders,

De burgemeester, de secretaris,

Toelichting

Algemene toelichting

Deze subsidieregeling heeft als doel het stimuleren van een divers en onderscheidend aanbod van evenementen dat past bij de positie en het profiel (het DNA) van Zutphen. Dit type evenement is vooral te vinden in de binnenstad op voorwaarde van een goede balans tussen levendigheid en leefbaarheid.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit artikel zijn de in deze regeling gehanteerde begrippen omschreven. Met uitzondering van het begrip onder b., waarin wordt gerept over het DNA van Zutphen. Ter toelichting wordt hierover opgemerkt dat het DNA van Zutphen door meerdere elementen wordt gevormd. De volgende begrippen staan hierbij centraal:

‘Hanzestad, rivierstad, eigenzinnig, erfgoed, cultuurhistorie, gastvrij, ondernemerschap, sociaal, kleinschalig, compact, vesting, bestuurscentrum/ Graafschap en rechtspraak’.

Cultureel erfgoed is de belangrijkste drager van de identiteit en drager voor vernieuwing en vitaliteit in de historische binnenstad van Zutphen. Zutphen wordt verder gekenmerkt door kleinschaligheid (de ‘menselijke maat’) en ambachtelijkheid. Daarmee onderscheidt Zutphen zich van andere (concurrerende) steden. Water is een onderdeel van beleving in vooral de binnenstad. Zutphen ligt aan de IJssel en de Berkel en er zijn vestingwerken die nog goed zichtbaar zijn. Deze unieke aanwezigheid van water en cultuurhistorie (ver)dient (het) beter benut en zichtbaar te worden.

Artikel 2 Reikwijdte subsidieregeling

Dit artikel spreekt voor zich. Over het tweede lid wordt het volgende opgemerkt.

Sport en cultuur vallen niet onder deze regeling. Ook aanvragen om subsidie voor niet-commerciële evenementen en herdenkingsfestiviteiten vallen uitdrukkelijk niet onder deze regeling. Deze ontvangen daarmee dus geen gemeentelijke subsidie. Wel worden de niet-commerciële evenementen - onder voorwaarden - door de gemeente gefaciliteerd. Faciliteren betekent dat de gemeente voor maximaal € 1.400 per niet-commercieel evenement of herdenkingsfestiviteit geen kosten in rekening brengt aan organisatoren voor het leveren van dranghekken, het leveren en plaatsen van bebording voor afsleepregelingen, het maken en plaatsen van parkeerborden, schoonmaak, schouwen, gebruikmaken van de Burgerzaal (is inclusief inzet bodes en schoonmaak) en overige hand- en spandiensten.

 

De volgende niet-commerciële evenementen en herdenkingsfestiviteiten worden op basis van een besluit van het college op 31 januari 2013 gefaciliteerd (Uitvoeringswijze van het kerntakenbesluit: Faciliteren evenementen): Koningsdag, Intocht Sinterklaas, Internationale Dag van de Vrede, Optocht Sint Maarten, Dodenherdenking, Nationale Herdenking 4 mei en eenmaal per 5 jaar de viering van de bevrijding op 5 mei en, tot slot Veteranendag. De Open Monumentendag valt niet onder dit faciliteringsbesluit.

Artikel 3 Subsidiecriteria

Deze subsidieregeling gaat over 3 typen evenementen en festivals, die zijn onderverdeeld in 3 categorieën.

• 1. Beeldbepalende evenementen en festivals

• 2. Sfeerbepalende evenementen en festivals

• 3. Springplank evenementen en festivals

Wat onder de begrippen beeldbepalend, sfeerbepalend en springplank moet worden verstaan is omschreven in artikel 1.

Namens het college beoordeelt het gemeentelijk evenemententeam de ingediende aanvragen. Dat doet het team aan de hand van de in deze regeling neergelegde subsidiecriteria. Het evenemententeam bestaat uit een viertal ambtelijke medewerkers dat zich bezig houdt met cultuur, economie, evenementen en sport. Daarnaast zit in dit team één vertegenwoordiger van de Stichting Zutphen Promotie en één vertegenwoordiger van de Stichting Binnenstadsmanagement.

Hieronder volgt nog een toelichting bij de onderdelen a. tot en met f. van artikel 3, tweede lid.

a. doelgroepen

Het gaat er niet altijd om zoveel mogelijk publiek te bereiken, maar wel om passende activiteiten voor het beoogd publiek te organiseren. Wat zijn de inspanningen om het gewenste publiek aan te trekken en/ of te vergroten én wat is de meerjarenvisie hierop? Dit moet toegelicht worden met concrete cijfers. Daarnaast moet de aanvrager zich aantoonbaar inspannen om activiteiten gericht onder de aandacht van het gewenste publiek te brengen. Dit wordt beschreven in een publiciteits- en marketingplan waarvoor een bijpassend deel van het budget wordt ingezet. De subsidieaanvraag moet een breed en concreet beeld geven van het beoogde publiek, in omvang en samenstelling, en van het huidige en het toekomstige bereik. De specifieke bezoeker die we graag in Zutphen willen zien is niet leeftijdsgebonden, wel geïnteresseerd in cultuur(historie), authenticiteit en kwaliteit van leven. Een heel specifieke doelgroep die wij daarnaast willen bereiken en bedienen is de groep jongeren tot 24 jaar.

b. duurzaamheidsmaatregelen

Elk evenement heeft te maken met de volgende aspecten: energievoorziening, catering, afval, logistiek, geluid en veiligheid. Op al deze aspecten zijn in meer of mindere mate verbeteringen mogelijk voor verduurzaming van de stroomvoorziening (vervanging aggregaat door batterij), afvalscheiding, gebruik van hardcups door de horeca, informatie vooraf over vervoer van en parkeren door bezoekers en biologische catering van streekproducten. Hierdoor wordt bijgedragen aan een positieve en onderscheidende profilering van de stad/ de gemeente op het thema Cleantech.

c. kwaliteit

Bij kwaliteit gaat het om de kwaliteit van de activiteiten zelf en om de kwaliteit en capaciteit van de aanvragende organisatie. Geeft de organisatie het vertrouwen dat zij de beschreven activiteiten professioneel kan organiseren en toont zij hierin voldoende ambitie? Het gaat niet uitsluitend om bewezen kwaliteit, voortkomend uit eerder opgedane ervaring, maar ook om potentiële kwaliteit. Tot slot wordt ook gekeken of de aanvraag in zijn geheel voldoende overtuigt. De relatie en communicatie met direct omwonenden is goed en wordt tijdig en adequaat gecoördineerd.

d. meerwaarde voor de stad

De activiteiten zijn van toegevoegde waarde op het bestaande aanbod; zij dragen bij aan de pluriformiteit en diversiteit van het totale aanbod in de stad. In hoeverre heeft het evenement een (boven)regionaal karakter? In hoeverre is het evenement identiteitsversterkend, passend bij het DNA van de stad/ de gemeente en heeft het promotionele waarde voor (de binnenstad van) Zutphen?

En in hoeverre zorgen aard, omvang en kwaliteit van het evenement ervoor dat (boven)regionale bezoekers naar de stad/ de gemeente komen en hier meerdere dagen (en nachten) verblijven.

De aanvrager moet aangeven hoe de activiteiten zich verhouden tot de lokale omgeving en het lokale aanbod.

e. originaliteit/ uniciteit

Zutphen streeft naar meer creativiteit en inhoudelijke vernieuwing en wil dit graag stimuleren. Evenementen die zich weten te onderscheiden door de inhoud en/ of aanpak van hun activiteiten, scoren punten bij dit criterium. Of hier sprake van is, is ter beoordeling van het college en wordt mede bepaald in relatie tot andere aanvragen.

f. samenwerking

De mate waarin samenwerking wordt gezocht binnen het eigen werkveld, en ook daarbuiten. Dit kan om zowel inhoudelijke als bedrijfsmatige samenwerking gaan. Bij aanvragende organisaties wordt verwacht dat zij meer in partnerschap samenwerken, bestaande partnerschappen verder uitbouwen en samenwerken over de grenzen van de eigen organisatie en sector heen. Naast projectmatige samenwerking wordt bij hen structurele samenwerking extra gewaardeerd.

Artikel 4 Aanvraag om subsidie

Omdat op één moment alle aanvragen om subsidie worden beoordeeld (zo snel als mogelijk in januari van elk jaar), moeten alle aanvragen vóór 31 december zijn ingediend. Aanvragen die na 31 december worden ontvangen, worden om deze reden zonder pardon buiten behandeling gesteld. Een aanvrager zal in dat geval een jaar moeten wachten met de activiteit of de activiteit zonder subsidie moeten organiseren.

In het tweede lid wordt hierop een uitzondering gemaakt voor springplank evenementen en festivals (categorie c-activiteit). Deze kunnen tijdens het jaar worden ingediend, maar wel 13 weken voordat het evenement of festival plaatsvindt. Als er een aanvraag wordt ingediend, wordt de aanvraag na ontvangst afzonderlijk beoordeeld door het evenemententeam.

Voor het overige behoeft dit artikel geen toelichting.

Artikel 5 Aanvraag, in te dienen gegevens

Het vaststellen van een aanvraagformulier (dat overigens ook digitaal kan zijn en kan worden ingediend), op grond van het eerste lid van dit artikel, is gemandateerd aan de ambtelijke organisatie, omwille van de snelheid en de efficiency. In het aanvraagformulier is opgenomen wat de aanvrager moet invullen, naast de op grond van het tweede lid van dit artikel te overleggen gegevens.

Artikel 6 Afhandeling aanvragen, subsidieplafond

Als het college een subsidieplafond heeft ingesteld en het totaalbedrag van de ingediende subsidiabele aanvragen het subsidieplafond overschrijdt, komen de aanvragen die als beste zijn beoordeeld als eerste voor subsidie in aanmerking. Dit is bepaald in het tweede lid van dit artikel.

Artikel 7 Subsidievaststelling

De subsidie wordt op grond van het eerste lid direct vastgesteld, ook als het een subsidie bedraagt van meer dan € 5.000,-. Dit is in afwijking van het bepaalde in de Algemene subsidieverordening geregeld, ter beperking van administratieve lastendruk en ter deregulering.

Op grond van het tweede lid beslist het college uiterlijk op 1 april van het jaar dat volgt op de datum van indiening van de aanvragen, te weten 31 december van het voorafgaande jaar.

Artikel 8 Weigeringsgronden

In dit artikel zijn de gronden opgenomen om de subsidie te weigeren, naast de weigeringsgronden zoals die volgen uit de Algemene wet bestuursrecht en de Algemene subsidieverordening.

Artikel 9 Hardheidsclausule

Op grond van dit artikel kan het college één of meer artikelen van deze regeling buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover toepassing daarvan, gelet op het belang van het stimuleren van een divers en onderscheidend aanbod van evenementen en festivals dat past bij de positie en het profiel van de stad/ de gemeente, leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard. Dit kan echter alleen in die gevallen die niet zijn voorzien ten tijde van het vaststellen van de regeling. Wordt een geval onder de hardheidsclausule gebracht, dan heeft dit tot gevolg dat de regeling op dit punt moet worden aangepast. Het geval is immers voorzienbaar geworden.

Artikel 10 Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 11 Overgangsrecht

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 12 Citeertitel

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.