Gemeenteblad van Hilversum

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
HilversumGemeenteblad 2019, 183422Overige besluiten van algemene strekking



Mandaat-, Volmacht- en Machtigingsbesluit 2019. Hilversum. Rectificatie van: Gemeenteblad 2019, 175252

 

 

 

 

Burgemeester en wethouders, respectievelijk de Burgemeester van de gemeente Hilversum, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft,

 

gelet op het bepaalde in artikel 166, 168, 171, 177 en 232 van de Gemeentewet en afdeling 10.1.1. van de Algemene wet bestuursrecht;

 

 

overwegende dat:

 

- het college en de burgemeester op 3 april 2018 het Mandaat-, Volmacht- en Machtigingsbesluit 2018 hebben vastgesteld;

- thans in het kader van het periodiek actualiseren van het mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit, het wenselijk is het Mandaat-, Volmacht- en Machtigingsbesluit 2018, in te trekken en te vervangen door een geheel nieuw besluit.

 

 

Besluiten:

 

I. de uitoefening van de, in de bij dit besluit behorende Bevoegdhedenregister 2019 vermelde bevoegdheden, op te dragen aan de daarbij genoemde functionarissen onder de daarbij vermelde specifieke bepalingen, alsmede de onder punt II van dit besluit gestelde algemene bepalingen,

van toepassing te verklaren;

 

II. ten aanzien van de uitoefening van de onder punt I van dit besluit bedoelde bevoegdhedentoekenning het Mandaat-, Volmacht- en Machtigingsbesluit 2019 vast te stellen:

 

 

 

Artikel 1: Begripsomschrijvingen

 

In dit besluit wordt een aantal begrippen gehanteerd, waaronder het volgende wordt verstaan:

 

a. mandaat de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan een besluit te nemen in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht;

 

b. mandaatgever het bestuursorgaan dat het mandaat verleent;

 

c. gemandateerde degene aan wie het mandaat is verleend;

 

d. volmacht de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen en deze te verrichten;

 

e. volmachtverlener het bestuursorgaan dat de volmacht verleent;

 

f. gevolmachtigde degene aan wie de volmacht is verleend;

 

g. machtiging de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan feitelijke handelingen te verrichten;

 

h. machtigingverlener het bestuursorgaan dat de machtiging verleent;

 

i. gemachtigde degene aan wie de machtiging is verleend;

 

j. college het college van burgemeester en wethouders van Hilversum;

 

k. directeur(en) de directieleden, zijnde de gemeentesecretaris en de concerndirecteur;

 

l. afdelingsmanager(s) de managers van de afdelingen Beleid & Ontwikkeling, Interne Advisering, Interne Dienstverlening, Openbare Ruimte, Publiekszaken en Sociaal Plein;

 

m. teammanager(s) de managers van de verschillende teams binnen de hierboven genoemde afdelingen;

 

n. medewerker(s) persoon in dienst van de gemeente Hilversum;

 

o. bevoegdhedenregister overzicht van verleende mandaten, volmachten en machtigingen dat bij dit mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit 2019 hoort.

 

Artikel 2: Bevoegdheden

 

1. Het college of de burgemeester kan mandaat, volmacht of machtiging verlenen aan de volgende gemandateerden, gevolmachtigden of gemachtigden:

 directeuren,

 afdelingsmanagers,

 teammanagers,

 medewerkers,

 portefeuillehouders of

 voor de uitvoering van een taak speciaal aangewezen personen die niet in een ondergeschikte positie tegenover de mandaatgever, volmachtverlener of machtigingverlener verkeren.

 

2. Bij de uitoefening van de bevoegdheden als bedoeld in het bevoegdhedenregister wordt het daaromtrent gestelde bij of krachtens wetten, besluiten, verordeningen, regelingen, aanwijzingen en richtlijnen, hoe ook genaamd, van Europese, rijks, provinciale en gemeentelijke wetgevers of andere bestuursorganen in acht genomen.

 

3. Een verleend mandaat, een verleende volmacht of machtiging geldt slechts ten aanzien van de taken binnen het werkgebied van de betreffende afdeling, team of functionaris.

 

Artikel 3: Verantwoordelijkheid

 

De in het bevoegdhedenregister opgenomen bevoegdheden worden door de functionaris aan wie mandaat, volmacht of machtiging is verleend, uitgeoefend in naam en onder verantwoordelijkheid van het ter zake bevoegde bestuursorgaan.

 

Artikel 4: Grenzen aan mandaat, volmacht of machtiging

 

Een in mandaat-, volmacht- of machtigingverhouding te nemen besluit mag niet worden genomen, indien:

a. het besluit leidt tot afwijking van of aanvulling op het tot dan toe gevoerde beleid of op vastgestelde beleidsregels, dan wel indien precedentwerking te verwachten is;

b. het besluit niet past binnen de daartoe bestemde budgetten;

c. de betrokken portefeuillehouder, de burgemeester of de directeur dit kenbaar heeft gemaakt;

d. bij betrokkenheid van meerdere afdelingen, één van de afdelingen over het te nemen besluit een afwijkend of negatief advies heeft uitgebracht;

e. er persoonlijke betrokkenheid (persoonlijk belang) van de gemandateerde, gevolmachtigde of gemachtigde bij het te nemen besluit bestaat;

f. de uitoefening van de bevoegdheden als bedoeld in artikel 160, eerste lid onder e van de Gemeentewet (besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen), onder f (voeren van rechtsgedingen en het maken van bezwaar), onder g (voorbereiding civiele verdediging), onder h (vaststellen, wijzigen, instellen van jaarmarkten en marktdagen) ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben, of indien de raad vooraf om inlichtingen verzoekt;

g. het een bevoegdheid betreft die onlosmakelijk is verbonden aan een eerdere door het college of de burgemeester zelf uitgeoefende bevoegdheid;

h. indien er rekening mee moet worden gehouden dat de burgemeester of het college op zijn verantwoordelijkheid voor het te nemen besluit zal worden aangesproken;

i. het besluit wordt genomen met gebruikmaking van een hardheidsclausule in een wettelijke regeling (tenzij deze mogelijkheid expliciet in het bevoegdhedenregister is vermeld).

 

Artikel 5: Reikwijdte mandaat-, volmacht- of machtigingverstrekking

 

1. Indien het college of de burgemeester mandaat, volmacht of machtiging verleent ten aanzien van de uitvoering van een bevoegdheid, geschiedt deze verlening in de ruimste zin des woords voor zover direct te maken hebbend met de opgedragen taken, onverminderd het bepaalde in het tweede lid van artikel 2.

 

2. Indien de teammanager een bevoegdheid heeft toebedeeld gekregen, geldt deze bevoegdheid ook voor de afdelingsmanager.

 

3. Waar mandaat is verleend voor het beslissen op een aanvraag wordt daarmee bedoeld alle handelingen die vereist zijn om te komen tot een besluit op een aanvraag. Dat wil zeggen:

 alle voorbereidingshandelingen, zoals het inwinnen van advies, het verzoeken om aanvullende informatie,

 het buiten behandeling laten wegens onvolledigheid van een aanvraag,

 het weigeren van een subsidie, vergunning of ontheffing,

 het afwijzen van een herhaalde aanvraag,

 de bevoegdheid tot het verbinden van voorschriften aan een subsidie, vergunning of ontheffing,

 het voeren van correspondentie,

 het verdagen van de beslissing,

 het ondertekenen van de betreffende stukken,

 het verstrekken van informatie,

 het plaatsen van publicaties,

 overige direct met de gemandateerde bevoegdheid samenhangende handelingen.

Niet onder dit mandaat valt de handhaving van besluiten die in mandaat zijn genomen (tenzij dit uitdrukkelijk in het bevoegdhedenregister is vermeld dan wel het college hiertoe heeft besloten en scheiding van taken voldoende is geborgd) en ook niet de beslissing op bezwaarschriften.

 

4. Waar volmacht is verleend tot het besluiten en verrichten van een privaatrechtelijke rechtshandeling aan een gevolmachtigde wordt daarmee ook de bevoegdheid verleend tot bewaking van uitvoering van die rechtshandeling, waartoe worden gerekend:

 ingebrekestelling,

 ontbinding,

 vorderen van nakoming,

 opzegging van een overeenkomst,

 en alle andere besluiten, die hiermee verband (kunnen) houden, met uitzondering van de beslissing tot het voeren van een rechtsgeding.

 

Artikel 6: Ondertekening

 

1. In de ondertekening dient tot uitdrukking te worden gebracht, dat het besluit is genomen krachtens mandaat, volmacht of machtiging.

2. Voor ondertekening met een natte (handgeschreven) handtekening wordt de volgende formulering aangehouden:

 

“namens burgemeester en wethouders van Hilversum,

de manager van de afdeling (tijdelijke plaatsvervanger) …… (of teammanager …….. van de afdeling …… / de medewerker van de afdeling ….)

handtekening en naam”

 

OF

 

“namens de burgemeester van Hilversum,

de manager van de afdeling (tijdelijke plaatsvervanger) …… (of teammanager …….. van de afdeling …… / de medewerker van de afdeling ….)

handtekening en naam”

 

OF bij ondertekeningsmandaat

 

“burgemeester en wethouders van Hilversum,

overeenkomstig het besluit van <datum>,

de manager van de afdeling (tijdelijke plaatsvervanger) …… (of teammanager …….. van de afdeling …… / de medewerker van de afdeling ….)

handtekening en naam”

 

3. Het toepassen van een disclaimer is mogelijk binnen de door het college gestelde of door het college nader te stellen regels.

 

a. Bij de toepassing van een disclaimer wordt de volgende formulering aangehouden:

 

“namens burgemeester en wethouders van Hilversum,

de manager van de afdeling (tijdelijke plaatsvervanger) …… (of teammanager ….. van de afdeling …… / de medewerker van de afdeling ….)

naam

Dit document is digitaal vastgesteld en daarom niet ondertekend.”

 

OF

 

“namens de burgemeester van Hilversum,

de manager van de afdeling …… (tijdelijke plaatsvervanger) ….. (of teammanager …….. van de afdeling …… / de medewerker van de afdeling ….)

naam

Dit document is digitaal vastgesteld en daarom niet ondertekend.”

 

Artikel 7: Geen ondermandaat

 

Van de gemandateerde bevoegdheden, bevoegdheden in volmacht of in machtiging wordt geen ondermandaat, ondervolmacht of ondermachtiging verleend, tenzij dit uitdrukkelijk in het bevoegdhedenregister is vermeld.

 

Artikel 8: Citeertitel

 

Dit Mandaat-, Volmacht- en Machtigingsbesluit 2019 wordt aangehaald als het “Mandaatbesluit 2019”.

 

Artikel 9: Inwerkingtreding

 

1. Het besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking.

 

2. Het Mandaat-, Volmacht- en Machtigingsbesluit 2018 wordt met ingang van het tijdstip van inwerkingtreden van Mandaat-, Volmacht- en Machtigingsbesluit 2019 ingetrokken, mede door de burgemeester voor zover het zijn eigen bevoegdheden betreft.

 

 

Hilversum, 9 juli 2019

 

Burgemeester en wethouders van Hilversum

de gemeentesecretaris de burgemeester

 

 

 

 

D. Emmer P.I. Broertjes

 

 

De burgemeester van Hilversum

 

 

 

P.I. Broertjes

 

 

 

 

 

 

TOELICHTING OP HET MANDAAT-, VOLMACHT- EN MACHTIGINGSBESLUIT 2019

 

Mandaat, volmacht en machtiging

 

Mandaat, volmacht en machtiging zijn vormen van vertegenwoordiging, waarbij iemand de bevoegdheid krijgt om namens een bestuursorgaan (burgemeester of college van burgemeester en wethouders) te handelen.

 

Mandaat

 

Mandaat is geregeld in hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht en betekent: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (raad, college of burgemeester) besluiten in de zin van de Awb te nemen. Een besluit is een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling (artikel 1:3 Awb). Bijvoorbeeld het beslissen op vergunningaanvragen.

 

Het mandaterend bestuursorgaan (mandaatgever) blijft verantwoordelijk en blijft zeggenschap houden. Een in mandaat genomen besluit geldt als een besluit van het bestuursorgaan (de mandaatgever). De rechtsgevolgen zijn dezelfde als wanneer de mandaatgever zelf het besluit had genomen. De mandaatgever mag ook altijd de bevoegdheid zelf blijven uitoefenen en mag tussentijds algemene en bijzondere richtlijnen geven ten aanzien van het mandaat.

 

Het bestuursorgaan kan een algemeen mandaat verlenen of een mandaat voor een bepaald geval. Algemene mandaten worden schriftelijk gegeven (zoals in dit Mandaatbesluit). Mandaten voor bepaalde gevallen kunnen ook mondeling worden gegeven.

 

Ondertekeningsmandaat

Een bijzondere vorm van mandaatverlening is het ondertekeningsmandaat. Het bestuursorgaan bepaalt daarmee dat door hem genomen besluiten namens hem ondertekend kunnen worden. Uit de ondertekening moet blijken dat het besluit door het bestuursorgaan zelf is genomen. In het bevoegdhedenregister wordt slechts in enkele gevallen ondertekeningsmandaat verleend.

 

Volmacht

 

Volmacht is geregeld in titel 3.3 van het Burgerlijk wetboek en betekent: de bevoegdheid die een volmachtgever verleent aan een ander (de gevolmachtigde) om in zijn naam privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten. Bijvoorbeeld het sluiten van een overeenkomst.

 

Vertegenwoordiging in rechte is niet opgenomen in het bevoegdhedenregister. Per geval kan een aparte machtiging daarvoor worden verleend door het college of de burgemeester, afhankelijk van welk bestuursorgaan het bestreden besluit heeft genomen.

 

In privaatrechtelijke geschillen geldt vanaf de rechtbank verplichte procesvertegenwoordiging door een advocaat. De volmacht van de advocaat wordt bij het procesbesluit tot het voeren van een rechtsgeding gegeven. Voor het voeren van het woord door een ambtenaar tijdens de zitting is een machtiging van de burgemeester nodig (o.g.v. artikel 171 lid 2 Gemeentewet).

 

Machtiging

 

Een machtiging is een handeling die geen besluit of geen privaatrechtelijke rechtshandeling is. Het wordt gebruikt voor het verrichten van feitelijke handelingen. Het gaat hier bijvoorbeeld om het ondertekenen van een informatieve brief die geen besluit en geen privaatrechtelijke rechtshandeling is, of het spreken van een welkomswoord, het vertegenwoordigen van de gemeente op een (hoor)zitting, in een privaatrechtelijk geschil. In sommige gevallen moet voorafgaand aan de feitelijke handelingen eerst een besluit worden genomen door het college of de burgemeester. Bijvoorbeeld voor het voeren van een rechtsgeding (kort geding, voeging in strafzaken, instellen van (hoger) beroep, verzoek tot schorsing of voorlopige voorziening) of voor het maken van bezwaar. De bevoegdheid tot het voeren van een rechtsgeding is uitdrukkelijk niet gemandateerd. Het college beslist te allen tijde of er geprocedeerd gaat worden (zowel eisend, als verwerend). Het maken van bezwaar, het instellen van (hoger) beroep en het vragen van een voorlopige voorziening in het bestuursrecht is wel gemandateerd, omdat hier de termijnen erg kort zijn.

Als volmacht of machtiging wordt verleend aan een ondergeschikte van het bestuursorgaan, dan zijn de regels van mandaat van overeenkomstige toepassing (art. 10:12 Awb).

 

Grenzen aan mandaat, volmacht, machtiging (verboden)

 

In artikel 4 zijn specifieke situaties opgenomen wanneer de uitoefening van een verstrekt mandaat niet is toegestaan.

 

Daarnaast geeft ook artikel 10:3 Awb twee grenzen aan mandaat.

 

Mandaat is niet toegestaan

• wanneer het bij wettelijk voorschrift is uitgesloten (dan mag het niet eens verleend worden) en

• wanneer de aard van de bevoegdheid zich ertegen verzet. Bij dit laatste kunnen drie soorten situaties worden onderscheiden:

(1) Mandaatverlening is geheel uitgesloten. Bijvoorbeeld de aard van de bevoegdheid om in bezwaar te beslissen verzet zich tegen mandatering aan degene die ook het primaire besluit (bijvoorbeeld het verlenen van de vergunning) heeft genomen.

(2) Er zijn bevoegdheden waarbij mandaat op zich niet uitgesloten is, maar waarbij de positie van degene aan wie gemandateerd zou worden zich tegen mandatering verzet. Bijvoorbeeld als de gemandateerde een vergunning aanvraagt voor het kappen van een eigen boom verzet de aard van de bevoegdheid zich er tegen dat de functionaris in mandaat beslist op de aanvraag.

(3) Er zijn ook bevoegdheden waarbij mandaat op zich niet is uitgesloten, maar waarbij de omstandigheden zich tegen mandaatverlening verzetten. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan de volgende situaties:

 voorzienbaar is dat het besluit politiek gevoelige en publicitaire consequenties heeft;

 uit het te nemen besluit niet voorziene financiële of andere belangrijke consequenties kunnen voortvloeien;

 indien de gemandateerde enige twijfel koestert of zich een omstandigheid voordoet waarbij de aard van de bevoegdheid zich tegen mandaatverlening verzet.

 

Ook die gevallen moeten worden beschouwd als de grenzen van mandaat.

 

Bovenstaande geldt via de schakelbepaling artikel 10:12 ook voor volmacht en machtiging.

 

Besluit dat buiten de grenzen van mandaat is genomen

Een door de gemandateerde binnen de grenzen van zijn bevoegdheid genomen besluit geldt als een besluit van de mandaatgever (artikel 10:2). Dat betekent dat een besluit dat buiten de grenzen van mandaat is genomen een onbevoegd genomen besluit is. Er is veel jurisprudentie over dergelijke bevoegdheidsgebreken en de herstel(on)mogelijkheden c.q. het in stand laten van de rechtsgevolgen. Dat wil overigens niet zeggen dat een door de gemandateerde buiten de grenzen van het mandaat genomen besluit nooit aan de mandaatgever kan worden toegerekend. Afhankelijk van de omstandigheden van het geval kan het vertrouwensbeginsel bescherming bieden aan degene die op de aanwezigheid van een geldig mandaat mocht vertrouwen. Voor de toerekening aan de mandaatgever van het door de gemandateerde onbevoegd genomen besluit moet aan twee voorwaarden zijn voldaan. Ten eerste moet de mandaatgever het vertrouwen hebben gewekt dat er een rechtsgeldig mandaat bestond. Ten tweede moet vaststaan dat men in redelijkheid op de gewekte schijn van bevoegdheid mocht afgaan. Er kan bijvoorbeeld eerder een schijn van bevoegdheid zijn naar gelang het mandaat ruimer omschreven is. Ten slotte is van belang of er ook andere (derde)belangen spelen die zich al dan niet verzetten tegen het honoreren van het opgewekt vertrouwen.

 

Bovenstaande geldt via de schakelbepaling artikel 10:12 ook voor volmacht en machtiging.

 

Besluiten met ingrijpende gevolgen (artikel 169, vierde lid Gemeentewet)

In artikel 169, vierde lid van de Gemeentewet is opgenomen dat het college de raad vooraf inlichtingen moet verstrekken over de uitoefening van onder andere de bevoegdheden als opgenomen in artikel 160, eerste lid onder e (besluiten tot en verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen), onder f (voeren van rechtsgedingen en het maken van bezwaar), onder g (voorbereiding civiele verdediging) en onder h (instellen, wijzigen en afschaffen van jaarmarkten en gewone marktdagen) indien de raad daarom verzoekt of indien de uitoefening van die bevoegdheid ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente. In het laatste geval neemt het college geen besluit dan nadat de raad zijn wensen en bedenkingen ter zake ter kennis van het college heeft kunnen brengen. Vandaar dat het niet is toegestaan de bevoegdheden - voor zover mandaat, volmacht of machtiging is verleend - uit artikel 160, eerste lid onder e tot en met h in mandaat-, volmacht- of machtigingverhouding uit te oefenen wanneer dit ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben.

 

Reikwijdte mandaat, volmacht, machtiging

 

Voor de duidelijkheid is in artikel 5 bepaald, dat het verlenen van een bevoegdheid niet alleen betreft het nemen van een besluit, bijvoorbeeld het beslissen op een vergunningaanvraag, of het besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen of het verrichten van een feitelijke handelingen, maar dat daaronder ook valt het treffen van alle voorbereidingen, het voeren van correspondentie en alle andere handelingen die worden verricht in de aanloop tot de totstandkoming van het besluit, de privaatrechtelijke rechtshandeling of de feitelijke handeling en de afhandeling daarvan.

 

Indien de teammanager een bevoegdheid heeft toebedeeld gekregen, geldt deze bevoegdheid ook voor de afdelingsmanager (artikel 5 lid 2). Dit artikellid is toegevoegd omdat de functionaris ‘afdelingsmanager’ niet altijd expliciet in het bevoegdheden register is opgenomen (omdat in principe de teamanager de bevoegdheid uitoefent). Bij (kortstondige) afwezigheid van de teammanager kan op deze wijze de bevoegdheid tevens door de afdelingsmanager worden uitgeoefend. Deze bevoegdheid is generiek opgenomen, daarom moet altijd worden vastgesteld of de aard van de bevoegdheid zich hiertegen niet verzet. Indien een (tijdelijke) plaatsvervanger is aangewezen voor de gemandateerde (door de directie), geldt de bevoegdheid van de functionaris die is vervangen voor de plaatsvervanger, tenzij schriftelijk anders is bepaald.

 

In artikel 2 lid 3 is verder duidelijk gemaakt dat indien taken binnen het werkgebied van een functionaris bijvoorbeeld afdeling- of teamoverstijgend zijn, dit geen afbreuk doet aan de verleende bevoegdheid. In dat geval geldt de bevoegdheid voor het gehele (afdeling- of teamoverstijgende) werkveld van de functionaris.

 

Bij de gemeentelijke verordeningen en (beleids)regels zijn in beginsel niet de jaartalaanduidingen opgenomen. Bijvoorbeeld: Algemene Plaatselijke Verordening Hilversum 2010, staat in het bevoegdheidsregister vermeld als: Algemene Plaatselijke Verordening Hilversum. Dit voorkomt dat als tussentijds een nieuwe verordening/regeling inwerking treedt de verleende bevoegdheid hierop niet meer van toepassing zou zijn. Dit is niet wenselijk en op deze wijze ondervangen.

 

Disclaimer

 

Op 16 mei 2017 heeft het college besloten uitgaande correspondentie (onder bepaalde voorwaarden) niet meer te voorzien van een (natte) handtekening, maar te voorzien van een automatisch gegenereerde disclaimer, in combinatie met vastlegging van autorisatie in het proces. In artikel 6 is een derde lid toegevoegd omtrent de formulering in geval van het toepassen van een ‘disclaimer’.

 

Geen ondermandaat

 

In dit mandaatbesluit zijn de bevoegdheden in beginsel zo laag mogelijk in de organisatie gemandateerd, in volmacht of machtiging gegeven. Daar waar dat niet gebeurd is, heeft dat een reden. Aangaande een aantal verleende bevoegdheden in het register is ondermandatering toegestaan en soms expliciet uitgesloten. Indien het register niet geen ondermandaat mogelijk maakt, is ondermandaat niet toegestaan.