Verordening van de raad van Oosterhout houdende bepalingen ten aanzien van financiële tegemoetkomingen aan raadsfracties

DE RAAD VAN DE GEMEENTE OOSTERHOUT;

Gelezen het voorstel van de fractievoorzitters van 27 maart 2019;

Gelet op art. 33 lid 3 Gemeentewet;

BESLUIT:

De volgende verordening vast te stellen:

Verordening tegemoetkoming raadsfracties 2019

Artikel 1 Recht op financiële vergoeding

• 1. De in de raad vertegenwoordigde raadsfracties ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. Deze bijdrage bestaat uit een bedrag van € 400 per raadszetel.

• 2. Voor de toepassing van het bepaalde in deze verordening worden als een fractie beschouwd de leden van de raad, gekozen op eenzelfde lijst, zoals deze heeft gediend voor de verkiezing van de raad. Een lid, gekozen als enige op een lijst, zoals deze voor de verkiezing van de raad heeft gediend, wordt mede als een fractie aangemerkt.

• 3. Het bepaalde in lid 2 leidt uitzondering indien:

  • a. één of meer leden van een zittende fractie als zelfstandige als nieuwe fractie gaat/gaan optreden;

  • b. twee of meer fracties als één fractie gaan optreden;

  • c. één of meer leden van een fractie zich aansluiten bij een andere fractie.

  Alsdan wordt met de gewijzigde situatie rekening gehouden, met ingang van de dag waarop de wijziging is ingegaan en hiervan schriftelijk mededeling is gedaan aan de voorzitter van de raad. Vanaf het moment van wijziging worden de vergoedingen voor de betrokken fracties opnieuw vastgesteld.

Artikel 2 Besteding financiële vergoeding

• 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

• 2. De bijdrage mag niet worden gebruikt ter bekostiging van:

  • a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • c. giften, anders dan attenties van geringe financiële waarde (tot maximaal € 50) in het kader van representatie;

  • d. uitgaven die bestreden dienen te worden uit vergoedingen die de raadsleden ingevolge het rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers dan wel de hierop gebaseerde gemeentelijke verordeningen toekomen;

  • e. partijuitgaven, zoals verkiezingsactiviteiten en opleidingen voor raadsleden voor zover deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers.

Artikel 3 Uitbetaling voorschot, opbouw reserve

• 1. De in artikel 1 bedoelde tegemoetkoming wordt ieder jaar als voorschot aan de fractie uitgekeerd nadat de verantwoording over de besteding van de tegemoetkoming in het voorgaande jaar is goedgekeurd.

• 2. In het jaar waarin de zittingsperiode van de raad eindigt, wordt de vergoeding in gedeelten uitgekeerd in verhouding tot de lopende en de nieuwe zittingsperiode van de raad.

• 3. Indien de uitbetaling van het voorschot in het jaar van de raadsverkiezingen tot een reserve van meer dan 150% leidt van het bedrag waarop een fractie jaarlijks recht heeft, dan wordt het voorschot zodanig verminderd dat het maximum van 150% niet wordt overschreden dan wel vindt een terugboeking plaats ter hoogte van het bedrag dat de reserve van de fractie terugbrengt tot 150% van het bedrag waarop een fractie jaarlijks recht heeft.

Artikel 4 Verantwoording en controle

• 1. Elke fractie documenteert van alle betalingen wat het doel van de besteding is geweest.

• 2. Elke fractie legt jaarlijks vóór 1 april aan het fractievoorzittersoverleg verantwoording af over de besteding van de fractievergoeding door overlegging van een financieel verslag met vermelding van begin- en eindsaldo en omvang van de reserve, waarbij de bestedingen worden ingedeeld in de volgende kostencategorieën.

  • ICT

  • Fractieondersteuning

  • Informatie en communicatie

  • Reiskosten

  • Representatie

  • Scholing

  • Secretariaat

  • Vergaderkosten

  • Overige kosten

• 3. Elke fractie overlegt daarbij alle bijbehorende boekingsbescheiden.

• 4. De raadsgriffie publiceert jaarlijks het in lid 1 bedoelde verslag op de website van de raad.

Artikel 5 Terugbetalingsverplichting

• 1. Indien een fractie ophoudt te bestaan, is de betreffende fractie gehouden om het restantbedrag dat deze fractie nog aan fractievergoeding onder zich heeft aan de gemeente terug te betalen.

• 2. Indien op grond van artikel 1 lid 3 de vergoeding op een lager bedrag wordt vastgesteld, is de betreffende fractie gehouden het te veel betaalde aan de gemeente terug te betalen.

• 3. Indien het fractievoorzittersoverleg op basis van de verantwoording en controle geen goedkeuring geeft aan bepaalde bestedingen, kan dit leiden tot verrekening met het uit te betalen voorschot dan wel (gedeeltelijke) terugvordering van de tegemoetkoming.

Artikel 6 Slotbepalingen

• 1. Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking per 1 januari 2019.

• 2. Op het tijdstip bedoeld in lid 1 vervalt de verordening tegemoetkoming raadsfracties 2015.

• 3. Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening tegemoetkoming raadsfracties 2019.”

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 23 april 2019.

DE RAAD VOORNOEMD,

voorzitter

griffier

Toelichting bij de verordening tegemoetkoming raadsfracties 2019

Conform de verordening tegemoetkoming raadsfracties hebben fracties recht op een financiële bijdrage om ‘de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol’ te versterken. Dit is ruim geformuleerd, maar het moet in ieder geval gaan om raadswerkzaamheden, ten behoeve van de fractie (en dus niet ten behoeve van de politieke partij).

In artikel 2 van de verordening is geregeld wat in ieder geval niet mag (los van wat wettelijk sowieso niet is toegestaan):

• betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

• giften, anders dan attenties van geringe financiële waarde (tot maximaal € 50) in het kader van representatie;

• uitgaven die bestreden dienen te worden uit vergoedingen die de raadsleden ingevolge het rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers dan wel de hierop gebaseerde gemeentelijke verordeningen toekomen;

• partijuitgaven, zoals verkiezingsactiviteiten en opleidingen voor raadsleden voor zover deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers.

Het is aan de fractie zelf om te bepalen of een fractieondersteuner voor zijn of haar werkzaamheden een vergoeding ontvangt. Deze vergoeding kan worden betaald uit de fractievergoeding op grond van de verordening tegemoetkoming raadsfracties. Er mag echter niet ‘zomaar’ een betaling worden gedaan aan een fractieondersteuner, het moet helder zijn dat daar een dienst voor wordt geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie. Dit kan worden vormgegeven via een contract (vooraf), of een verklaring (achteraf). Een contract vooraf is het meest helder. De regels van de Belastingdienst voor onbelaste vergoedingen aan vrijwilligers kunnen het uitgangspunt vormen voor het bepalen van de hoogte van de vergoeding. Deze maximumbedragen van de Belastingdienst gelden voor het totaal van de vergoeding van de werkzaamheden én de eventueel gemaakte onkosten.

Het staat fracties vrij om onder de noemer ‘representatie’ (deze staat expliciet als categorie vermeld in de verordening, zie hieronder bij ‘Verantwoording en controle’) een blijk van waardering te geven, bijvoorbeeld in de vorm van VVV-bonnen. Gezien het bovenstaande is het niet raadzaam om dit als een geldelijke betaling te doen. Ook is het niet raadzaam om een zodanige niet-geldelijke blijk van waardering te verstrekken dat de waarde al te dicht bij de maximumbedragen van de Belastingdienst komt.

Verantwoording en controle

Vóór 1 april moet elke fractie aan het fractievoorzittersoverleg verantwoording afleggen over de inkomsten en de uitgaven, onder overlegging van een financieel verslag met vermelding van begin- en eindsaldo en reserve, waarbij de bestedingen worden ingedeeld in de volgende kostencategorieën:

• ICT

• Fractieondersteuning

• Informatie en communicatie

• Reiskosten

• Representatie

• Scholing

• Secretariaat

• Vergaderkosten

• Overige kosten.

Deze informatie moet bij de griffie worden ingeleverd, inclusief eventuele facturen (expliciet ter attentie van de fractie!), rekeningafschriften, etc. De griffie verzamelt de verantwoordingen en legt alles ter goedkeuring voor aan het fractievoorzittersoverleg. Het financieel verslag wordt openbaar gemaakt, maar de overige informatie kan ook openbaar worden gemaakt.

De eigen onkostenvergoeding

Een raadslid kan niet tevens betaald fractieondersteuner zijn, en kan ook niet worden bezoldigd uit de fractievergoeding (art. 99 Gemeentewet). Het is hooguit mogelijk dat kosten die specifiek worden gemaakt voor het ondersteunen en inrichten van de fractie (bijvoorbeeld voor het onderhoud van de website) worden vergoed uit de fractievergoeding. Declaratie uit de fractievergoeding is mogelijk indien er een direct aanwijsbare tegenprestatie tegenover staat; dit moet worden gestaafd met facturen uit de fractieboekhouding.

Raadsleden ontvangen een eigen maandelijkse onkostenvergoeding. Hieruit worden betaald:

• Representatiekosten

• Vakliteratuur

• Contributies en lidmaatschappen

• Telefoonkosten

• Bureaukosten, porti

• Zakelijke giften

• Bijdrage aan fractiekosten

• Ontvangsten

• Excursies.

Hieronder vallen bijvoorbeeld: individuele consumpties buiten de werkplek (zoals koffie, thee, drankjes), fooien in Nederland, verjaardagsgebak, attenties en cadeaus voor naaste collega’s, gelegenheidskleding, huur en reiniging van kleding, uitgaven voor persoonlijke verzorging, activiteiten van, door of namens de politieke partij, abonnementen op kranten en tijdschriften en vakliteratuur die thuis worden ontvangen.