Gedragscode gemeenteraad inzake publicatie van persoonsgegevens en aanwijzing FG

De raad van de gemeente Zundert;

gelezen het voorstel van het presidium d.d. 01-04-2019;

gehoord het advies van De Ronde d.d. 14-05-2019;

gelet op de betreffende bepalingen in de Gemeentewet;

besluit:

1. De heer mr. M.M.J. Wijnants aan te wijzen als Functionaris Gegevensbescherming voor het bestuursorgaan gemeenteraad met terugwerkende kracht tot 25-5-2018.

2. De onderstaande gedragscodes gemeenteraad inzake publicatie van persoonsgegevens vast te stellen.

Artikel 1: Definitie ‘publicatie op de website’

Onder ‘publicatie op de website’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op de openbare, voor iedereen toegankelijke gemeentelijke website door of namens de gemeenteraad van Zundert. Stukken worden geplaatst via het bestuurlijk informatiesysteem en blijven na plaatsing op het internet vindbaar.

Artikel 2: Rechten van betrokkenen (artikel 15 tot en met 21 Avg)

Personen die het aangaat kunnen onder verwijzing naar de Avg, een beroep doen op hun rechten: recht van inzage (art 15), recht op rectificatie (art 16), recht op gegevenswissing (art 17), recht op beperking van de verwerking (art 18), recht op dataportabiliteit (art 20) en recht op bezwaar (art 21). Een dergelijk beroep wordt altijd gehonoreerd, behoudens de uitzonderingen als genoemd in de AVG.

Artikel 3: Gedragscode

Voor de publicatie van persoonsgegevens op de website gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aldaar aangegeven gedragscodes. Voor wat betreft de categorieën c tot en met f geldt dat betrokkenen via de website worden geïnformeerd over de wijze waarop persoonsgegevens worden gepubliceerd.

A. Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden en collegeleden.

Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol, voor het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, zoals op agenda’s, notulen en politieke documenten zoals moties, schriftelijke vragen en amendementen.

Gedragscode:

Voor politieke ambtsdragers geldt behoudens wat de wet aangeeft, dat namen en emailadressen bekend worden gemaakt op de website en dat adressen en telefoonnummers alleen optioneel, en dus met toestemming van de betrokkenen, bekend worden gemaakt. Die toestemming wordt bij het begin van de raadsperiode verleend bij het inleveren van de getekende geloofsbrieven.

B. Persoonsgegevens van ambtenaren

Ambtenaren worden regelmatig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffie(r) van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking op de website relevant en niet bovenmatig, uitzonderlijke situaties daargelaten. De openbaarmaking moet zich beperken tot de naam, functie en de organisatorische eenheid waarbinnen zij werkzaam zijn. Het vermelden van de namen van ambtenaren en het weglaten van emailadressen en doorkiesnummers is conform de ‘Richtsnoeren publicatie van persoonsgegevens op internet’ van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Gedragscode:

Voor ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad – ongeacht of zij voor de gemeente Zundert of voor een andere overheidsorganisatie werkzaam zijn – geldt dat uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) op de website worden gepubliceerd, eventueel met vermelding van hun functie en de organisatorische eenheid waarbinnen zij werkzaam zijn.

C. Persoonsgegevens van personen en instellingen die brieven of andere geschriften aan de raad richten

Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn in de regel ondertekend. Het komt ook voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans (handgeschreven) NAW-gegevens en handtekeningen bevatten. Openbaarmaking – dit geldt voor genoemde vormen – zou betekenen dat via de website alle persoonsgegevens door iedereen rechtstreeks zijn in te zien. Dit moet als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kan ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De leden van de gemeenteraad zelf moeten echter wel kennis kunnen nemen van de brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt.

Voorts vereist de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger dat op de website is te vinden dat de brief bij de raad is binnengekomen.

Hiertoe is het voldoende als de naam van de afzender wordt openbaargemaakt. Brieven/geschriften van instellingen/organisaties zijn naar hun aard doorgaans minder persoonlijk en bevatten minder persoonsgegevens. Het publiceren van deze brieven wordt niet beschouwd als bovenmatig.

Gedragscode:

a) Ingekomen brieven die aan de raad zijn gezonden of overhandigd, worden als zodanig niet op de website openbaar gemaakt. In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend de naam van de afzender, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd. Ingekomen brieven worden via het beveiligde gedeelte van de website van de gemeenteraad ontsloten, zodat raadsleden wel kennis kunnen nemen van de ingekomen stukken waarop persoonsgegevens staan. Belanghebbenden (pers/burgers) kunnen naar aanleiding van de lijst met ingekomen stukken wel de brieven opvragen bij de griffie. Deze zullen dan deels geanonimiseerd (alleen de naam van de afzender) ter beschikking worden gesteld.

b) Als de afzender uitdrukkelijk en schriftelijk aangeeft dat zijn of haar brief/stuk wel moet worden gepubliceerd, dan vindt er een publicatie plaats, waarbij alleen zijn/haar persoonsgegevens openbaar worden gemaakt. De griffie zal dit schriftelijk bevestigen en documenteren.

c) Brieven van organisaties en instellingen staan op de lijst van ingekomen stukken van de gemeenteraad voor een ieder te raadplegen.

d) Voor petities geldt dat de petitie zelf, dat wil zeggen: de boodschap die men met de petitie wenst uit te dragen, wel wordt gepubliceerd. Ook wordt het aantal handtekeningen gepubliceerd. De lijst met ondertekenaars wordt echter niet gepubliceerd. Ook niet wanneer ondertekenaars aangegeven hebben dat hun gegevens openbaar gemaakt mogen worden (bijvoorbeeld op petities.nl). Deze toestemming moet namelijk worden gezien als toestemming aan degene die de petitie is gestart, maar het gaat te ver om deze toestemming op te vatten als een uitdrukkelijke toestemming voor publicatie op de website van de gemeente. Deze lijst met ondertekenaars is wel beschikbaar voor raadsleden op het beveiligde gedeelte van de website van de gemeenteraad.

D. Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare vergaderingen van De Ronde gebruikmaken van het spreekrecht, namens zichzelf of andere (rechts)personen.

Personen die tijdens De Ronde vergaderingen gebruikmaken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Zij leveren vaak ook de tekst van hun inspraakbijdrage aan. Als op de door hen aangeleverde tekst hun persoonsgegevens staan, kunnen deze worden gepubliceerd. Door in het openbaar het spreekrecht te gebruiken geven insprekers impliciet aan dat zij geen bezwaar hebben tegen publicatie van hun bijdrage op de website met vermelding van hun persoonsgegevens (zowel in de vorm van geluidsmateriaal als gepubliceerde tekst). Insprekers worden over de openbaarmaking actief geïnformeerd.

Gedragscode:

Indien een inspreker een tekst inlevert – op papier of digitaal – dan wordt deze bij het agendapunt op desbetreffende vergadering gevoegd. De bijdrage wordt zoals deze is ontvangen, dus inclusief eventuele persoonsgegevens, op de website geplaatst, voor zover zij geen persoonsgegevens van anderen bevatten. Insprekers worden over de openbaarmaking actief schriftelijk geïnformeerd. en hebben de mogelijkheid de tekst aan te passen of in te trekken.

E. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten.

De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Dit is soms het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen, zoals zienswijzennota’s bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn veelal afkomstig van het college van burgemeester en wethouders. Bij zienswijzen worden persoonsgegevens voorafgaand aan publicatie op de website geanonimiseerd en worden handtekeningen onleesbaar gemaakt

Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen zijn documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten. Het is onvermijdelijk dat hierin de naam van de bezwaarmaker wordt genoemd. Voor zover het gaat om stukken die op de website gepubliceerd worden, weegt de transparantie van de procedure zwaarder dan de bescherming van de privacy van degenen die bezwaar hebben aangetekend. Andere persoonsgegevens dan de naam worden niet gepubliceerd.

Een derde categorie is het indienen van een burgerinitiatief. Dat is een uitgewerkt voorstel over een onderwerp dat een buurt, een wijk of het gehele dorp/gemeente aangaat dat vaak wordt vergezeld door steunbetuigingen. Het verzoek en de steunbetuigingen zijn vaak voorzien van persoonsgegevens.

Gedragscode:

a) De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en de daarbij behorende bijlagen, voor zover deze op de website van de gemeenteraad worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd en dat handtekeningen onleesbaar worden gemaakt.

b) Raadsstukken in het kader van bezwaarprocedures, die op de website van de gemeenteraad zijn gepubliceerd, mogen enkel de naam/namen bevatten van degene(n) die het bezwaar heeft/hebben aangetekend.

c) Een voorstel voor een burgerinitiatief, dat op de website van de gemeenteraad is gepubliceerd, mag namen bevatten van degene(n) die het initiatief hebben ingediend. Overige gegevens worden geanonimiseerd en handtekeningen worden onleesbaar gemaakt. De ondersteuningsverklaringen worden niet op de website gepubliceerd.

Voor alle hierboven genoemde categorieën geldt dat in Notubox (=bestuurlijk informatie systeem) voor raads- en burgereleden alle stukken wel te raadplegen zijn inclusief de persoonsgegevens.

F. Besluiten of zaken als benoemingen

Het komt wel eens voor dat de gemeenteraad een persoon benoemt voor een bepaalde functie. Een dergelijk benoemingsbesluit moet vaak voor inwerkingtreding gepubliceerd worden. Daarbij is publicatie van de naam voorletter/voornaam van de benoemde persoon voldoende.

Gedragscode:

Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen persoon, afgezien van diens naam en voorletter/voornaam, niet openbaar gemaakt.

Artikel 4: Anonimiseren van persoonsgegevens

In die gevallen waarin anonimiseren nodig is volgens deze gedragscodes, wordt aanbevolen de namen te verwijderen. Voor zover het voor een goed begrip van de tekst van documenten nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, bijvoorbeeld aanvrager, klager, (derde-) belanghebbende, reclamant. Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen van de rechtspraak.

Artikel 5: Overige categorieën

In gevallen die niet genoemd staan in artikel 3 maakt de griffier de afweging of de publicatie van de persoonsgegevens noodzakelijk is. Hierbij moet altijd rekening gehouden worden met het belang van privacy van de betrokkenen.

Aldus besloten in zijn openbare vergadering

Van 28-05-2019,

de raad voornoemd,

de griffier, de voorzitter,

drs. J.J. Rochat L.C. Poppe-de Looff