Gemeenteblad van Alphen-Chaam
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Alphen-Chaam | Gemeenteblad 2019, 170413 | Beleidsregels |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Alphen-Chaam | Gemeenteblad 2019, 170413 | Beleidsregels |
Artikel 1 Algemene ondersteuning
Artikel 3 Bijstand raadsvoorzitter en overige voorzitters
Artikel 4 Secretariaat en verslaglegging
Artikel 5 Communicatie van en voor de raad
De raad is het bevoegd gezag over de griffier en zijn medewerkers en bepaalt zelf op welke wijze de griffier verantwoording aan hem aflegt. Nadere regels hierover worden gesteld in de verordening op de werkgeverscommissie Griffier.
De griffier kan een of meer van zijn taken laten uitvoeren door personeel dat werkzaam is op de griffie. De griffier is verantwoordelijk voor alle door of namens hem verrichtte werkzaamheden.
De griffier draagt er zorg voor dat tijdens zijn verlof of afwezigheid vanwege andere redenen zijn vervanging adequaat geregeld is. Hierin wordt voorzien door het aanwijzen door de raad van een plaatsvervangend griffier.
In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de werkgeverscommissie en de voorzitter van de raad. Indien noodzakelijk wordt over de uitslag van het overleg informatie verstrekt aan het presidium/fractievoorzittersoverleg.
Deze gewijzigde instructie treedt in werking op de dag na bekendmaking.
De Instructie voor de griffier, vastgesteld bij besluit van de raad van de gemeente Alphen-Chaam van 20 november 2003 vervalt.
Besloten door de raad van Alphen-Chaam in in de openbare raadsvergadering van 18 april 2019.
Toelichting op de Instructie voor de Griffier
Artikel 107a Gemeentewet schrijft voor dat de raad in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de griffier.
Bij het opstellen van deze instructie is gebruik gemaakt van de modelverordening van de VNG en van instructies van enkele andere gemeenten, zonder deze overigens te kopiëren.
Artikel 1 Algemene ondersteuning
In dit artikel wordt de griffier gepositioneerd als de eerste adviseur van de gemeenteraad. Het gaat dus niet alleen om secretariële ondersteuning, maar ook om inhoudelijke ondersteuning zoals bedoeld in lid 3. In lid 2 wordt geregeld dat de griffier een belangrijke rol speelt in de informatievoorziening naar de raad toe. De griffier kan hierbij ten behoeve van de raad optreden als intermediair tussen de raad enerzijds en het college en de burgemeester anderzijds. In diverse andere verordeningen worden taken aan de griffier toebedeeld. In lid 4 wordt daar kortheidshalve naar verwezen. Hierbij kan gedacht worden aan bepalingen uit onder andere het Reglement van Orde voor de raad, de verordening op de raadscommissies , de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning en de verordening op de werkgeverscommissie.
In artikel 19 Gemeentewet wordt nog steeds gesproken over de burgemeester die de oproeping voor de raad verzendt. In de meeste gemeenten wordt inmiddels gewerkt met een commissie die zich bezig houdt met de agendering voor de bijeenkomsten van de raad. In Alphen-Chaam is dat het presidium/fractievoorzittersoverleg (voorheen seniorenconvent). Het is vanzelfsprekend dat de griffier het presidium/fractievoorzittersoverleg ondersteunt.
Artikel 3 Bijstand raadsvoorzitter en overige voorzitters
Artikel 107 b Gemeentewet schrijft voor dat de griffier in de vergaderingen van de raad aanwezig is. De griffier of een van zijn vervangers treedt daarnaast ook op tijdens andere vergaderingen als ambtelijk ondersteuner van de voorzitter. Hierbij kan onder andere worden gedacht aan het optreden als griffier bij commissievergaderingen. In Alphen-Chaam zijn op dit moment geen adviescommissies ingesteld. Niettemin is het goed om daar op voorbereid te zijn.
Artikel 4 Secretariaat en verslaglegging
De griffier voert het secretariaat voor de door de raad ingestelde commissies en is verantwoordelijk voor de verslaglegging. De griffier draagt zorg voor het opstellen van een toezeggingenlijst (de actielijst). Het gaat hierbij om toezeggingen die tijdens een raadsvergadering door het college aan de raad worden gedaan.
Artikel 5 Communicatie van en voor de raad
De raad vertegenwoordigt alle inwoners van de gemeente. Het is van belang dat inwoners ook worden geïnformeerd omtrent hetgeen zich in en rondom de raad afspeelt. De griffier draagt hier zorg voor, bijvoorbeeld door het publiceren van raadsagenda’s, raadsvoorstellen en besluitenlijsten op internet e.d. Communicatie door de griffier vindt altijd plaats namens de gehele raad. Burgers en instellingen kunnen op hun beurt ook interesse tonen in de raad. De griffier verstrekt informatie over de werkwijze van de raad en de mogelijkheden tot burgerparticipatie.
Omdat in onze gemeente de griffie beperkt is in omvang, is het vanzelfsprekend dat de ambtelijke ABG organisatie ondersteuning biedt aan de griffier voor de raadscommunicatie. De gemeenteraad heeft geen directe bevoegdheden ten aanzien van de ABG organisatie. Vandaar dat de gemeenteraad (via het college) de secretaris opdracht geeft zorg te dragen voor adequate ondersteuning.
De griffier ondersteunt de gemeenteraad onder meer door afstemmingsoverleggen te voeren met de burgemeester en de gemeentesecretaris. Met de voorzitters van de (eventueel nog in te stellen) raadscommissies en de (voorzitters van) de Auditcommissie en de rekenkamercommissie onderhoudt de griffier ook contacten.
De Gemeentewet bepaalt in artikel 107 dat de raad de griffier benoemt, schorst en ontslaat. Ten aanzien van het personeel op de griffie is in artikel 107e lid 2 bepaald dat de raad bevoegd is de op de griffie werkzame ambtenaren te benoemen en te ontslaan. De gemeenteraad is dus het bevoegd gezag, maar kan deze bevoegdheid in mandaat overdragen aan de werkgeverscommissie of de griffier. In de verordening op de werkgeverscommissie Griffier is ook een mandaatregeling voor de griffier opgenomen. De personeelsleden van de griffie leggen aldus verantwoording af aan de griffier en de griffier aan de werkgeverscommissie.
Artikel 8 Afwezigheid griffier
In artikel 72 bepaalt de Gemeentewet dat als de burgemeester langer dan zes weken afwezig is, hij hiervoor toestemming nodig heeft van de Commissaris van de Koning. Gelet op de positie die de griffier vervult is het van belang een soortgelijke regeling te treffen en te voorzien in informatieverstrekking aan de werkgeverscommissie Griffier en de burgemeester als voorzitter van de raad.
In dit artikel wordt geregeld op welke wijze om dient te worden gegaan met onvoorziene situaties. In de regel vindt overleg plaats met de werkgeverscommissie en de burgemeester als voorzitter van de raad. Zo nodig worden de fractievoorzitters en/of de agendacommissie vervolgens geïnformeerd.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2019-170413.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.