Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Ooststellingwerf houdende regels omtrent financiën (Controleverordening Ooststellingwerf 2019)

De raad van de gemeente Ooststellingwerf,

gelet op artikel 213 van de Gemeentewet,

besluit:

vast te stellen de

Controleverordening Ooststellingwerf 2019

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. accountant:

  een door de raad aangewezen organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

• b. accountantscontrole:

  de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, uitgevoerd door de accountant, van:

  • 1. het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • 2. het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

  • 3. het in overeenstemming zijn van de jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

  • 4. de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet in acht worden genomen.

• c. rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole:

  het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO);

• d. deelverantwoording:

  een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijk onderdeel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording deel uit maakt van de jaarrekening.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 2. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden de criteria waaraan de jaarlijkse accountantscontrole moet voldoen opgenomen.

• 3. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad aan te wijzen accountant. De aanwijzing geschiedt voor een periode van minimaal 4 jaar.

Artikel 3 Informatieverstrekking door het college

• 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4. Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

Artikel 5 Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

• 1. Het college kan de door de raad aangewezen accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2. Het college draagt zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college verleent de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen, anders dan SISA uitkeringen, aan de door de raad aangewezen accountant, tenzij het in het belang van de gemeente is de opdracht te verlenen aan een andere accountant.

• 3. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale Verzekeringsbank, CBS en dergelijke) en neemt hierbij de controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, verleent het college de opdracht daartoe aan de door de raad aangewezen accountant, tenzij het in het belang van de gemeente is de opdracht te verlenen aan een andere accountant.

Artikel 7 Rapportering

• 1. De accountant zendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan het college en in afschrift aan de raad. Alvorens hiertoe over te gaan legt de accountant de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan het college voor met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 2. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 3. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, de administratie en of de beheersdaden zijn gecontroleerd, aan diens direct leidinggevende en het hoofd van de ambtelijke organisatie dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

Artikel 8 Overleg

• 1. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt desgewenst jaarlijks (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en de Auditcommissie, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(-functie), (een vertegenwoordiger van) het college en het hoofd van de ambtelijke organisatie.

• 2. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de Auditcommissie.

Artikel 9 Inwerkingtreding

• 1. De verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2019, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het 2017 en later.

• 2. Bij de inwerkingtreding van deze verordening wordt de Controleverordening 2017 vastgesteld bij raadsbesluit van 20 februari 2018, ingetrokken.

Artikel 10 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening Ooststellingwerf 2019.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 2 juli 2019.

De voorzitter, De griffier,