Gemeenteblad van Heiloo
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Heiloo | Gemeenteblad 2019, 168350 | Verordeningen |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Heiloo | Gemeenteblad 2019, 168350 | Verordeningen |
Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning van de gemeente Heiloo 2019
De raad van de gemeente Heiloo;
gelezen het advies van de raadscommissie Bestuurlijke Zaken;
gelet op artikel 33, derde lid van de Gemeentewet;
Paragraaf 2. Verzoeken om informatie of ambtelijke bijstand
Artikel 4. Weigering verzoek ambtelijke bijstand
De gemeentesecretaris verstrekt het college desgewenst een afschrift van het verzoek.
Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de gemeentesecretaris wordt geweigerd, kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.
Paragraaf 3. Fractieondersteuning
Artikel 7. Financiële bijdrage bij splitsing
Bij splitsing van een fractie wordt de - op grond van artikel 6 lid 2 - vastgestelde variabele bijdrage per raadslid verdeeld over de betrokken fracties, zelfstandige groepen of zelfstandige leden, naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden. Het raadslid neemt het variabele deel voor de resterende maanden van het kalenderjaar mee naar zijn nieuwe fractie of groep.
Bij splitsing van een fractie ontvangt alleen die fractie die bij de eerste zitting van een nieuwe raad na de verkiezingen als dusdanig is aangemerkt, conform artikel 2 lid 1 van het geldende Reglement van Orde van de gemeenteraad van Heiloo, het vaste deel van de financiële bijdrage zoals bedoeld in artikel 6 lid 2.
Artikel 10. Tijdstip verstrekken voorschot in verkiezingsjaar
In afwijking van het bepaalde in artikel 9 wordt in een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.
Artikel 11. Reservering niet gebruikte financiële bijdrage
Bij splitsing van een fractie valt de reserve toe aan die fractie die bij de eerste zitting van een nieuwe raad na de verkiezingen als dusdanig is aangemerkt conform artikel 2 lid 1 van het geldende Reglement van Orde van de gemeenteraad van Heiloo voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.
Aldus besloten door de raad van de gemeente Heiloo in de openbare raadsvergadering van woensdag 12 juni 2019.
De heer R. Vennik
Griffier
de heer T.J. Romeyn
voorzitter
Bestedingsverantwoording fractiebijdrage
Let op dat alle uitgaven voorzien zijn van:
Het verslag kan ingediend worden bij de receptie van het gemeentehuis t.a.v. de griffie, vraag om een ontvangstbevestiging (kan ook per mail) !
Het verslag kan ook afgeleverd worden bij de griffie, vraag ook hier om een ontvangstbevestiging (per mail of op papier) !!
De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. De ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. Artikel 103 gemeentewet laat dit scherp zien. Vóór de invoering van de wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de gemeentesecretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In de duale verhoudingen staat de gemeentesecretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.
Dat de raad beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is in vergelijking met de reguliere organisatie beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.
De formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.
In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.
In deze verordening is de griffier het eerste aanspreekpunt als het gaat om informatie en ambtelijke bijstand. De burgemeester vervult ook een rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft.
Gezien de duale verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand heldere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim moeten worden gehouden. De ambtenaar mag niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de raad verricht. Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.
Paragraaf 1. Algemene bepalingen
Lid e (fractie), f (zelfstandig lid) en g (zelfstandige groep).
Hierbij wordt voor nadere specificatie verwezen naar het Reglement van Orde van de gemeenteraad van Heiloo, 2018. Artikelen 2a, 2b en 2c.
Artikel 2. Verzoek om informatie
De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het geven van informatie en het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, neemt een raadslid contact op met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Op niet-openbare documenten is het bepaalde in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet van toepassing.
Er is voor gekozen de griffier te benoemen als centrale functionaris. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de gemeentesecretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen.
De informatie en de bijstand worden zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.
In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder het gezag van het college vallen en dus niet onder de noemer “griffiemedewerkers”. Dit neemt niet weg dat medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.
Op grond van het vierde lid is er bij twijfel een rol voor de gemeentesecretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.
Artikel 3. Verzoek om ambtelijke bijstand
In het vierde lid wordt gewezen op het belang dat het college/ de betrokken portefeuillehouder heeft van het op de hoogte zijn van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de afstand tussen raad en college is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verlenen van ambtelijke bijstand. Het college en de gemeentesecretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.
Paragraaf 2. Ambtelijke bijstand
Artikel 4. Weigering verzoek ambtelijke bijstand
Beoordeling of één van de in artikel 1 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. Artikel 4 regelt dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de gemeentesecretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).
Artikel 5. Geschil over ambtelijke bijstand
Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven, kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor.
Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de gemeentesecretaris.
Paragraaf 3. Fractieondersteuning
Artikel 6. Recht op jaarlijkse financiële bijdrage
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.
Artikel 7. Financiële bijdrage bij splitsing
Door de bedragen voor de fractie en het individuele lid op te nemen in aparte bepalingen in artikel 6 kan er in dit artikel 7 makkelijker onderscheid worden gemaakt tussen de bedragen waar een afsplitsing recht op heeft.
Artikel 8. Besteding financiële vergoeding
Voor wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning wordt de fracties grotendeels de vrijheid gelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd. Dit artikel is verder aangescherpt. Waar het in de vorige verordening nog om een omschreven periode ging, is het in deze verordening een uitgesloten doel. Verkiezingsactiviteiten dienen bekostigd te worden door de politieke partij. Raadsleden mogen daarnaast hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) niet aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Algemene opleidingen voor raads- en commissieleden die meestal worden georganiseerd door de griffie(r) dienen bekostigd te worden uit de gemeentelijke bedrijfsvoering en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Deze cursussen worden veelal verzorgd door politiek neutrale instituten. Politiek georiënteerde cursussen zijn een aangelegenheid van de fracties en kunnen daarom bekostigd worden uit de fractieondersteuning en eigen bijdragen van fractieleden.
De griffie kan vooraf worden geconsulteerd als het gaat om bestedingen uit het fractiebudget. De verantwoordelijkheid ligt echter bij de fractie zelf.
De fracties maken hun bestedingen openbaar en leggen daarmee publiek verantwoording af over hun bestedingen. Daarmee is een zorgvuldige handelswijze voldoende geborgd.
Artikel 9. Voorschot bijdrage fractieondersteuning
Artikel 10. Tijdstip verstrekken voorschot in verkiezingsjaar
Artikel 11. Reservering niet gebruikte financiële bijdrage
Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt, zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen.
Het spreekt vanzelf dat de raad sanctiemogelijkheden kan hanteren voor het geval een fractie niet handelt conform de verordening. Bijvoorbeeld wanneer die niet kunnen worden onderbouwd of wanneer de verantwoording niet tijdig en/of volledig wordt ingediend, of wanneer teveel ontvangen voorschotten niet tijdig worden terugbetaald. De vermelding in de verordening van de mogelijkheid van terugvordering is stikt genomen overbodig omdat die mogelijkheid ook al bestaat op grond van artikel 4:57 van de Awb. Bestedingen in strijd met deze verordening kunnen worden teruggevorderd voor zover na de dag waarop de subsidie is vastgesteld, nog geen vijf jaren zijn verstreken.
Artikel 12. Verantwoording en controle
Elke fractie legt voor 1 februari publiek verantwoording af over de aanwending van de beschikbaar gestelde middelen. De griffie attendeert de raadsleden op die datum in de eerste week van het kalenderjaar. Indien 31 januari niet op een werkdag valt, wordt de eerstvolgende werkdag aangewezen. Het verslag kan worden ingeleverd bij de griffie. De griffie bevestigt de ontvangst (via de mail of geeft een ontvangstbewijs) aan de indiener. Bij afwezigheid van de griffie kan het verslag afgegeven worden bij de receptie van het gemeentehuis. Ook daar wordt op verzoek een ontvangstbewijs gegeven. Dat bewijst dat het verslag op tijd is ingeleverd. Te laat indienen en/of incompleet indienen van het verslag leidt er toe dat het verslag niet in behandeling wordt genomen en het voorschot verrekend wordt met het nieuwe jaar. Mocht er verschil van mening blijven bestaan over de rechtmatigheid van de uitgaven, dan brengt een onafhankelijke geschillencommissie een bindende advies uit aan de raad.
Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2019-168350.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.