Verordening controle op het financiële beheer en inrichting financiële organisatie Stichtse Vecht 2019

Intitulé

Verordening controle op het financieel beheer en inrichting financiële organisatie van de gemeente Stichtse Vecht.

De raad van de gemeente Stichtse Vecht,

gelezen het voorstel van de burgemeester en wethouders van 21 mei 2019;

gehoord de commissie Bestuur en Financiën van 18 juni 2019;

gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;

b e s l u i t :

 vast te stellen de:

Verordening controle op het financiële beheer en inrichting financiële organisatie gemeente Stichtse Vecht

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

accountant:	een door de raad benoemde: 1. registeraccountant of 1. accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvings-register als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of 1. organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.
accountantscontrole: boardletter: managementletter:	de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van: 1. het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; 2. het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; 3. het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 186 Gemeentewet; 4. de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken, waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen. een door de accountant opgestelde rapportage ten behoeve van de gemeenteraad. een door de accountant opgestelde rapportage ten behoeve van de directie en het college.
organisatie-eenheid:	de eenheden waarin de organisatie is onderverdeeld.
rechtmatigheid in het  kader van de  accountantscontrole:	het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.
deelverantwoording:	een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van 2 jaar met de mogelijkheid van verlengingen met dezelfde periode.

• 2. Het college bereidt in overleg met de Auditcommissie de aanbesteding van de accountantscontrole van de accountantscontrole voor.

• 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast.

• In het programma van eisen worden de goedkeuringstoleranties voor onrechtmatigheden en onzekerheden, als genoemd in artikel 2 van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, alsmede de rapporteringstolerantie voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen.

• 4. Jaarlijks benoemt de raad, op voorstel van de Auditcommissie, enkele onderwerpen waaraan de accountant in het kader van de (interim)controle specifieke aandacht besteed.

• 5. Ingeval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3 Informatieverstrekking door college

• 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen vóór 15 juni aan de raad.

• 4. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3. Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole vindt voorafgaand aan de accountantscontrole periodiek overleg plaats tussen de accountant en de Auditcommissie van de raad en de ambtelijke organisatie.

Artikel 5 Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

• 1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2. Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

• 3. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7 Rapportering

De schriftelijke verslaglegging over de uitkomsten van de verrichte werkzaamheden vindt als volgt plaats:

• a. rapportage over de jaarrekening (inclusief de af te geven verklaringen), uit te brengen aan de gemeenteraad.

• b. Boardletter en managementletter naar aanleiding van de interim-controle. De boardletter uit te brengen aan de raad, de managementletter uit te brengen aan de directie. De ambtelijke organisatie stuurt de managementletter en de reactie op de aanbevelingen uit de managementletter via het college ter informatie toe aan de Auditcommissie.

• c. incidentele accountantsverklaringen, ten behoeve van subsidies en projecten, uit te brengen aan de directie.

De accountant bespreekt de rapportage over de jaarrekening en de boardletter, voorafgaand aan de raadsbehandeling, met de Auditcommissie van de raad.

Artikel 8 Slotbepalingen

1. Deze verordening treedt in werking op 1 augustus 2019.

2. De Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Stichtse Vecht 2011, vastgesteld op 29 maart 2011, wordt ingetrokken.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 1 juli 2019.