Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Hillegom houdende regels omtrent het onderzoeken van doelmatigheid en doeltreffendheid (Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Hillegom 2019)

De raad van de gemeente Hillegom,

gelezen het voorstel van het college d.d. 14 mei 2019,

gelet op artikel 213a van de Gemeentewet,

besluit vast te stellen:

Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Hillegom 2019

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. Doelmatigheid:

  De mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt.

• b. Doeltreffendheid:

  De mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald.

Artikel 2 Onderzoek(en)

• 1. Het college onderzoekt jaarlijks de doelmatigheid van de uitvoering van taken door de gemeenten.

• 2. Het college toetst jaarlijks de doeltreffendheid van (delen van) programma’s en paragrafen.

Artikel 3 Onderzoeksplan

• 1. Het college zendt ieder jaar uiterlijk voor 1 april een onderzoeksplan naar de raad en de Rekenkamercommissie Hillegom Lisse van de te verrichten voor de in het jaar te verrichten interne onderzoeken naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid.

• 2. In het onderzoeksplan wordt per intern onderzoek globaal aangegeven:

  • a. het object van onderzoek

  • b. de reikwijdte van het onderzoek

  • c. de onderzoeksmethode

  • d. doorlooptijd van het onderzoek

  • e. de wijze van uitvoering

• 3. In het onderzoeksplan wordt aangegeven welke budgetten in de begroting zijn opgenomen voor de uitvoering van de onderzoeken.

Artikel 4 Voortgang onderzoek(en)

Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringparagraaf van de Bestuursrapportage en de Programmarekening over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid en de uitputting van bijbehorende budgetten.

Artikel 5 Rapportage

• 1. De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage. Elke rapportage bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen voor verbeteringen.

• 2. Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het college indien nodig een plan van verbetering op.

• 3. De rapportage en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

Artikel 6 Intrekking en inwerkingtreding

• 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 juli 2019.

• 2. De “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Hillegom” is per 1 juli 2019 ingetrokken.

Artikel 7 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: "Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Hillegom 2019”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 20 juni 2019.

Drs. P.M. Hulspas-Jordaan

griffier

A. van Erk

burgemeester

Toelichting op de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Hillegom 2019.

Artikel 1 Definities

De termen doelmatigheid en doeltreffendheid wordt in dit artikel uiteengezet.

Artikel 2 Onderzoek(en)

In dit artikel wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. In tegenstelling tot de modelverordening van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) wordt geen minimaal aantal uit te voeren interne onderzoeken per jaar vastgelegd. De vrijheid om een keuze in het onderwerp van onderzoek te maken, wordt boven de periodiciteit gesteld.

De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. In de modelverordening (VNG) richt de uitvoering zich ten eerste op de organisatie-eenheden van de gemeente. Een tweede ingang voor de doelmatigheidsonderzoeken is de procesgang. Hiervoor kan men kijken naar de gemeentelijke taken. Het voordeel hiervan is dat ook de doelmatigheid van de uitvoering van gemeentelijk beleid en het beheer van middelen wordt onderzocht. De ambtelijke organisaties van de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen zijn per 1 januari tot de Werkorganisatie HLTsamen samengevoegd, die belast is met de uitvoering van het beleid van de drie gemeenten. De colleges kunnen dus niet meer de doelmatigheid van een eigen gemeentelijke organisatie onderzoeken. Daarom ontbreekt in dit artikel het onderzoek naar en de toets van (onderdelen van) de organisatie-eenheden van de gemeente en de uitvoering van taken door de gemeente ten opzichte van de modelverordening. De colleges kunnen - gezamenlijk – wel een onderzoek (laten) instellen naar het doelmatig benutten door de Werkorganisatie HLTsamen van door de gemeenten gezamenlijk beschikbaar gestelde middelen voor de uitvoering van beleid.

De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma's of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma's omvatten of delen daarvan.

Artikel 3 Onderzoeksplan

Een onderzoeksplan wordt opgesteld waarin zo veel mogelijk met de drie gemeenten gezamenlijk onderwerpen voor onderzoek bepalen. Dit bevordert de efficiency, minder belasting voor de werkorganisatie HLTsamen en maakt een onderling vergelijk tussen de gemeenten mogelijk. Het onderzoeksplan geeft een beeld van de voorgenomen onderzoeken voor het huidige jaar.

De onderzoeken zijn in het onderzoeksplan per onderzoek uitgewerkt. Het onderzoeksplan wordt door het college vastgesteld en aangeboden aan de raad en aan de Rekenkamercommissie Hillegom Lisse. De raad kan het ter bespreking agenderen. In dit artikel wordt aangegeven wat in een onderzoeksplan in ieder geval moet worden opgenomen. De onderwerpen genoemd in het tweede lid kunnen als volgt worden toegelicht:

• a. Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.

• b. De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdvak en de te onderzoeken organen en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke niet gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken.

• c. Hier wordt aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden (benchmarking, enquête, enzovoorts).

• d. Een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen.

• e. Onderzoeken kunnen in opdracht van het college worden uitgevoerd door de HLT-organisatie (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien de HLT-organisatie de onderzoeken uitvoert, geschiedt dit door de Concerncontroller, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd.

Artikel 4 Voortgang onderzoek(en)

In de paragraaf Bedrijfsvoering van de Bestuursrapportage en de Programmarekening wordt inzicht gegeven in de stand van zaken in de voortgang van de onderzoek(en). In tegenstelling tot de modelverordening (VNG) is gekozen voor de Bestuursrapportage in plaats van de begroting, omdat de begroting niet de plaats is voor het opnemen van een voortgang.

Artikel 5 Rapportage

Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan opgenomen In de paragraaf Bedrijfsvoering van de bestuursrapportage en de programmarekening. Dit bevordert een adequate informatie aan de raad.

Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in de verordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage, en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Door het aangaan van een gemeenschappelijke regeling, waardoor de ambtelijke organisaties zijn samengevoegd, is het aan het bestuur van de werkorganisatie HLTsamen om maatregelen te (laten) nemen tot verbetering. Het bestuur van HLTsamen moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren.

Artikel 6 intrekking en inwerkingtreding

Het intrekken van de huidige verordening en het vaststellen van de nieuwe verordening per 1 juni 2019 zijn bevoegdheden van de raad.

Artikel 7 Citeertitel

In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.