Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Gouda houdende regels omtrent communicatiemiddelen (Regeling communicatiemiddelen Gouda 2019)

Burgemeester en wethouders van Gouda

gelezen het voorstel 4 juni 2019 met voorstelnummer 3124;

gelet op artikel 160 van de Gemeentewet;

gelet op artikel 125a en artikel 125quater van de Ambtenarenwet;

gelet op het advies van de ondernemingsraad 3 juni 2019;

besluiten vast te stellen de volgende regeling

Regeling communicatiemiddelen Gouda 2019

Artikel 1 Begripsbepalingen

De begrippen in deze regeling betekenen:

• bruikleenovereenkomst: overeenkomst waarin wordt aangegeven onder welke voorwaarden de smartphone van de werkgever aan de werknemer in bruikleen wordt gegeven;

• communicatiemiddel: een aan een werknemer door de werkgever in bruikleen gegeven smartphone dan wel een luxe smartphone en overige communicatiemiddelen, inclusief ondersteunende apparatuur;

• luxe smartphone: een toestel waarvoor een eigen bedrage wordt gevraagd ter grootte van het verschil in aanschafprijs tussen de smartphone en de luxe smartphone;

• overeenkomst: overeenkomst waarin wordt aangegeven onder welke voorwaarden de luxe smartphone in gebruik wordt gegeven;

• overig communicatiemiddel: communicatiemiddel anders dan (luxe) smartphone dat door de werkgever in bruikleen wordt gegeven;

• smartphone: het toestel dat door de werkgever in bruikleen wordt gegeven en waarvan de waarde gelijkstaat met de inkoopsprijs;

• werkgever: college van burgemeester en wethouders van Gouda;

• werknemer: elke ambtenaar die in dienst is van de werkgever of degene die anderszins betaalde of niet-betaalde werkzaamheden voor de gemeente verricht en op basis van afweging van de werkgever in het kader van deze regeling als werknemer wordt beschouwd.

Artikel 2 Gebruik communicatiemiddel

• 1. Het communicatiemiddel wordt gebruikt voor het uitvoeren van de aan de werknemer door de gemeente opgedragen taken en mag ook privé worden gebruikt.

• 2. De kosten van het gebruik van het communicatiemiddel zijn voor rekening van de werkgever, waarbij voor de (luxe) smartphone geldt dat dit gekoppeld is aan het vigerende contract en het daarbij behorende data limiet.

• 3. De werknemer is verplicht het communicatiemiddel als een ‘goed huisvader’ te gebruiken om beschadiging, verlies of diefstal tegen te gaan.

• 4. De integriteitsbepalingen, genoemd in De Goudse Gedragscode, zijn van toepassing.

• 5. Bij diefstal van het communicatiemiddel doet de werknemer aangifte bij de politie naar keuze en overlegt hij een afschrift van de aangifte aan de leidinggevende.

• 6. Bij verlies van het communicatiemiddel wordt daarvan melding gedaan bij de gemeente waar de werknemer woont en overlegt hij een afschrift van de melding aan de leidinggevende.

• 7. Als vervangende (luxe) smartphone wordt ingeval diefstal of verlies uitsluitend een smartphone in bruikleen gegeven, mits een bewijs van de aangifte van diefstal of melding van verlies wordt overhandigd.

• 8. Bij reparatie van de (luxe) smartphone wordt een smartphone in bruikleen gegeven.

Artikel 3 Toekenning van een communicatiemiddel

• 1. De minimale periode van bruikleen van het communicatiemiddel bedraagt 36 maanden, ingaande op de datum van ontvangst en eindigend op zijn vroegst op de 1ste van de maand volgende op de door de afdeling Informatisering en Automatisering bepaalde datum van vervanging van het communicatiemiddel.

• 2. Een smartphone wordt in bruikleen gegeven aan elke werknemer ter ondersteuning van de werkzaamheden of functie van de werknemer en ter bevordering van de bereikbaarheid van de werknemer en de gemeente.

• 3. Een luxe smartphone wordt één keer per 3 jaar beschikbaar gesteld aan de werknemer die daar zelf voor gekozen heeft en akkoord is gegaan dat een eigen bijdrage op zijn salaris wordt ingehouden.

• 4. De overige communicatiemiddelen worden in bruikleen gegeven aan de werknemer die naar de mening van de leidinggevende uit de aard van zijn functie hierover dient te beschikken.

• 5. De in bruikleen gegeven overige communicatiemiddelen zijn gekoppeld aan bepaalde werkzaamheden/ functie. Bij verandering van werkzaamheden of functie, waarbij het gebruik van de overige communicatiemiddelen niet meer noodzakelijk is, is de werknemer verplicht deze in te leveren evenals de in bruikleen gegeven ondersteunende apparatuur.

• 6. De werknemer tekent bij ontvangst van het communicatiemiddel een bruikleenovereenkomst of een overeenkomst.

• 7. Het communicatiemiddel blijft eigendom van de gemeente, tenzij de werknemer het communicatiemiddel koopt van de werkgever.

• 8. Bij de keuze voor een luxe smartphone, gaat de werknemer akkoord met een eigen bijdrage ter hoogte van het verschil tussen de aanschafprijs van de smartphone en de luxe smartphone. De eigen bijdrage vindt plaats door een netto-inhouding op het salaris gedurende 24 maanden. Indien gewenst, kan de netto-inhouding ook in één keer worden ingehouden op het salaris. In geval van verlies of diefstal wordt de inhouding van de eigen bijdrage gestopt, dan wel naar evenredigheid terugbetaald.

Artikel 4 Overige bepalingen

• 1. Reparatie en onderhoud van het communicatiemiddel wordt door of in opdracht van de werkgever uitgevoerd.

• 2. De werkgever betaalt een uniform bedrag, te weten van € 28,60 per maand, voor het zakelijk gebruik van de op naam van de werknemer afgesloten ADSL-aansluiting en aanschaf hardware, indien door de werkgever wordt bepaald dat de werknemer uit hoofde van zijn functie hierover dient te beschikken. Dit bedrag wordt jaarlijks op 1 januari geïndexeerd op basis van het consumentenprijsindexcijfer.

• 3. De (bruikleen)overeenkomst wordt bewaard in het personeelsdossier.

• 4. De waarde van de smartphone per aanbesteding wordt bepaald door de afdeling Informatisering en Automatisering.

Artikel 5 Intrekking

De Regeling mobiele communicatiemiddelen, vastgesteld op 15 december 2009, wordt ingetrokken.

Artikel 6 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de dag na de bekendmaking.

Artikel 7 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als de Regeling communicatiemiddelen Gouda 2019.

Aldus besloten in de vergadering van 18 juni 2019.

burgemeester en wethouders van Gouda,

de gemeentesecretaris,

getekend E.M. Branderhorst,

de wnd. burgemeester,

getekend M. Salet,

Toelichting

Vanwege het project 'Iedereen een smartphone' was De Regeling mobiele communicatiemiddelen, die in 2009 werd vastgesteld, aan vervanging toe.

Gouda 2020+ heeft mede tot doel om de organisatie voor te bereiden op de toekomst. Dit betekent onder andere meegaan met hedendaagse (technologische) ontwikkelingen die relevant zijn voor onze organisatie. Eén van deze ontwikkelingen is: device-, tijd- en plaatsonafhankelijk (samen)werken.

Twee voorbeelden van een veelheid aan lopende trajecten waarbij het device-, tijd- en plaatsonafhankelijk werken een rol spelen zijn:

• de app “Meldingen Openbaar Gebied”. Steeds meer collega’s, van onder andere BOR, willen de beschikking over een smartphone om via de app meldingen te kunnen afhandelen in de stad en om ter plaatse een melding te kunnen initiëren;

• de wens om James te kunnen raadplegen op telefoon/tablet, het inzien van e-mail en agenda en andere vormen van communicatie met collega’s zoals WhatsApp.

Om dit soort functionaliteiten voor iedereen beschikbaar te maken, worden alle werknemers voorzien van een smartphone.

In deze Regeling communicatiemiddelen Gouda 2019 zijn de voorwaarden opgenomen die gelden ten aanzien van de communicatiemiddelen. Onder communicatiemiddelen worden smartphones, tablets, notebooks en laptops verstaan.

Iedere werknemer krijgt een smartphone in bruikleen. Ook wordt de mogelijkheid geboden voor een luxere variant smartphone te kiezen. Hiervoor gelden andere voorwaarden. Indien voor de uitoefening van de werkzaamheden of functie een tablet, notebook of laptop noodzakelijk is, kan die ook in bruikleen worden gegeven.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 - Begripsbepalingen

Bij overige communicatiemiddelen kan gedacht worden aan tablets, notebooks of laptops.

Artikel 2 - Gebruik communicatiemiddel

Het spreekt voor zich dat de werknemer zorgvuldig omgaat met de communicatiemiddelen. Dit houdt onder meer in dat bij diefstal aangifte wordt gedaan bij de politie naar keuze en bij verlies hiervan melding wordt gedaan bij de gemeente waar de werknemer woont. Dit wordt door de werknemer zelf gedaan. Is bekend in welke plaats het toestel is verloren, dan wordt in die plaats door de werknemer bij de gemeente melding van het verlies gedaan.

Bij verlies, diefstal en schade aan het toestel komen de kosten respectievelijk reparatiekosten ten laste van de gemeente.

Het dataverbruik wordt beperkt door een datalimiet, dat gekoppeld is aan het contract dat de werkgever sluit met de telecomprovider. De hoogte van het datalimiet kan dus periodiek wijzigen. Via James zullen werknemers hiervan op de hoogte worden gesteld. De hoogte van het datalimiet zal voor het grootste deel van de werknemers ruim voldoende zijn om het werk goed te kunnen doen. Als het datalimiet gedurende een aantal maanden wordt overschreden door een werknemer, dan krijgen de werknemer en diens leidinggevende hierover een signaal. Werknemer en leidinggevende gaan vervolgens in gesprek om vast te stellen of het algemene datalimiet voor deze specifieke werknemer toereikend is. Als dat niet het geval is, dan worden afspraken gemaakt over een wel toereikend datalimiet, zodat de werknemer zijn of haar werk goed kan verrichten. Als het algemene datalimiet wel toereikend zou moeten zijn, dan blijft dit limiet gehandhaafd. Als de werknemer vervolgens wederom het datalimiet overschrijdt, dan gaan werknemer en leidinggevende opnieuw in gesprek en kan dit leiden tot inhouding op het salaris ter hoogte van het bedrag van de overschrijding.

Artikel 3 - Toekenning van het communicatiemiddel

De bruikleenperiode bedraagt in beginsel 36 maanden. Uit organisatorisch oogpunt is ervoor gekozen om de periode van 36 maanden te laten ingaan op de 1ste van de volgende maand.

De mogelijkheid om te kiezen voor een luxe smartphone heeft men op grond van deze regeling 1 x per drie jaar. Bij diefstal of verlies van de luxe smartphone in deze periode, ontvangt de werknemer voor de resterende ‘looptijd’ een smartphone in bruikleen.

Met evenredige terugbetaling wordt bedoeld als een werknemer de eigen bijdrage in één keer heeft betaald, terugbetaling plaats vindt tot aan het moment van diefstal of verlies.

Voorbeeld: de werknemer heeft een jaar maandelijks een eigen bijdrage betaald voor de luxe smartphone. Dan verliest hij het toestel. De eigen bijdrage wordt dan stopgezet met ingang van de maand volgend op die waarin het verlies heeft plaatsgevonden. Heeft de werknemer de eigen bijdrage in één keer betaald, dan vindt terugbetaling plaats tot aan het moment waarin de eigen bijdrage zou stopgezet zijn indien de werknemer maandelijks een eigen bijdrage zou hebben betaald.