Gemeenteblad van Molenlanden

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
MolenlandenGemeenteblad 2019, 152166Beleidsregels



Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeente Molenlanden 2019

Inhoudsopgave

 

  • 1.

    INLEIDING

  • 2.

    GEMEENTELIJKE DOELSTELLINGEN

  • 3.

    ETHISCHE EN IDEËLE UITGANGSPUNTEN

    • 3.1

      Integriteit

    • 3.2

      Duurzaam inkopen

    • 3.3

      Innovatie

  • 4.

    ECOMOMISCHE UITGANGSPUNTEN

    • 4.1

      Product- en marktanalyse

    • 4.2

      Wederzijdse onafhankelijkheid

    • 4.3

      Lokale economie en MKB

    • 4.4

      Samenwerkingsverbanden

    • 4.5

      Bepalen van de inkoopprocedure

    • 4.6

      Raming en financieel (beschikbaar) budget

  • 5.

    JURIDISCHE UITGANGSPUNTEN

    • 5.1

      Algemeen juridisch kader

    • 5.2

      Uniforme documenten

    • 5.3

      Algemene beginselen bij Inkoop

    • 5.3

      Grensoverschrijdend belang

    • 5.5

      Mandaat en volmacht

    • 5.6

      Afwijkingsbevoegdheid

  • 6.

    ORGANISATORISCHE UITGANGSPUNTEN

    • 6.1

      Inkoopproces

    • 6.2

      Verantwoordelijken

 

 

1. Inleiding

De Gemeente spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk. Daarbij wordt aangesloten bij algemeen geldende wet- en regelgeving en het beleid van de gemeente.

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop in de Gemeente plaatsvindt. De Gemeente leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de Gemeente continu bezig te zijn

met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente. Daarnaast gaat de Gemeente bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van:

 

  • 1.

    Gemeente Doelstellingen

  • 2.

    Ethische en ideële uitgangspunten:

  • Hoe geeft de Gemeente invulling aan Maatschappelijk verantwoord ondernemen(MVO) middels duurzaam inkopen, Social Return.

  • 3.

    Economische uitgangspunten:

  • Hoe gaat de Gemeente om met de markt en Ondernemers.

  • 4.

    Juridische uitgangspunten:

  • Hoe gaat de Gemeente om met de relevante regelgeving.

  • 5.

    Organisatorische uitgangspunten:

  • Hoe koopt de Gemeente in?

 

 

2. Gemeentelijke doelstellingen

De Gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

 

  • a.

    Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

    De Gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de Gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot hetgeen wordt geleverd/uitgevoerd en het beheersen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De Gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.

 

  • b.

    Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

    Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluit- vorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de Gemeente en de Contractant. De Gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

 

  • c.

    Inkopen tegen een optimale (integrale) prijs/kwaliteit verhouding.

    Bij het inkopen van werken, leveringen en diensten kan de gemeente ook andere kosten in de afweging betrekken dan alleen de aanschafprijs. Ook de kwaliteit en duurzaamheid van de in te kopen werken, leveringen en diensten spelen een belangrijkje rol.

 

  • d.

    Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatie- niveau van de Gemeente

    Inkoop is ondersteunend aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente en draagt direct en voortdurend daaraan bij. De concrete inkoopdoelstellingen zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.

 

  • e.

    De Gemeente staat een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers voor.

    Zowel de Gemeente als Ondernemers verrichten veel administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeente verlicht deze lasten door proportionele eisen en criteria te stellen, door digitalisering en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren.

 

3. Ethische en ideële uitgangspunten

 

3.1 Integriteit

  • a.

    De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

    De Gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscode . Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

  • b.

    De Gemeente contracteert alleen integere Ondernemers.

    De Gemeente wil enkel zakendoen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’ of een Bibob-toets.

 

3.2 Maatschappelijk verantwoord Inkopen (MVI)

Voor de leefbaarheid nu en in de toekomst moeten we zuinig zijn op ons klimaat en onze sociale omgeving en in staat zijn in te spelen op de snel veranderde wereld. De gemeente heeft hierin een verantwoordelijkheid en een voorbeeldfunctie. De ambities met betrekking tot duurzaamheid zijn vastgelegd in “Uitvoeringsprogramma duurzaamheid Giessenlanden en Molenwaard 2018-2019”.

MVI krijgt een minder vrijblijvend karakter bij inkoop en aanbestedingen (complay or explain)

 

  • a.

    Het inkoopbeleid sluit, daar waar mogelijk, aan bij de geformuleerde ambities/ doelstellingen uit het duurzaamheidsprogramma.

  • De belangrijkste speerpunten zijn:

  • klimaatneutraal inkopen;

  • social return;

  • innovatiegericht inkopen; de markt daar waar mogelijk bij inkoop stimuleren om innovatieve, duurzame oplossingen te ontwikkelen en te leveren;

  • circulair inkopen: inkopen zonder afval te generen.

 

  • b.

    De Gemeente geeft uitvoering aan haar duurzaamheidsbeleid door:

  • Manifest Maatschappelijk verantwoord inkopen: ondertekening van het Manifest Maatschappelijk verantwoord inkopen. Hiermee verplicht de gemeente zich om het geformuleerde beleid met betrekking tot maatschappelijk verantwoord ondernemen om te zetten in een actieplan en deze te monitoren.

  • Green Deals: de mogelijkheden verkennen om Green Deals te sluiten. Green Deals zijn afspraken tussen de overheid en andere partijen. De andere partijen zijn naast overheden, bedrijven en maatschappelijke organisaties. Er kunnen op verschillende thema’s, bijv. energie, klimaat, biodiversiteit etc, , green deals worden afgesloten.

  • Landelijke duurzaamheidseisen: bij elke aanbesteding vanaf € 10.000,- worden minimaal de geldende landelijke duurzaamheidseisen (te vinden op www.pianoo.nl) in de uitvraag opgenomen.

 

3.3 Social Return

Molenlanden vindt het belangrijk om samen met opdrachtnemers te investeren in de sociale infrastructuur van de gemeente en de regio. Molenlanden hanteert voor Social Return de zogenoemde bouwblokken methode. Bij aanbestedingen van diensten vanaf € 25.000,- en bij werken vanaf € 100.000,- wordt Social Return opgenomen in de aan besteding.,

De bouwblokkenaanpak is niet puur gericht op het plaatsen van uitkeringsgerechtigden, maar ook op creatief en in dialoog met de opdrachtnemer te onderzoeken hoe Social Return het beste kan worden ingevuld.

 

 

3.4 Gebruik maken van de kracht van de kernen

We willen de kracht van de kernen gebruiken en zijn alert op opdrachten die de kern(en) beter kan uitvoeren. Het ‘right to challenge’ kan dat helpen aanzwengelen. Right to challenge is gebaseerd op twee doelen; meer verantwoordelijkheid en sturingsmacht in de samenleving leggen en een betere uitvoering van publieke taken. Het right to challenge is het recht van bijv. buurtbewoners, cliëntenraden, etc) om aan te geven dat ze (bestaande) publieke taken wil overnemen van de overheid. Centraal staat de kans op zelforganisatie in buurten en wijken. Hiervoor hebben we elkaar nodig. Immers de kernen moeten weten wat wij gaan aanbesteden, wij moeten weten welke initiatieven de kernen over kan en wil nemen.

Daarnaast stellen we, voor opdrachten die zich daarvoor lenen, samen met de burgers/cliëntenraad het programma van eisen op en beoordelen we samen met hen de aanbiedingen.

Dit wordt wel het right to redefine/reshape (het recht om mee te denken)bij de inrichting / het programma van eisen.

 

 

4. Economische uitgangspunten

 

4.1 Product- en marktanalyse

De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door een product- en/of marktanalyse uit te voeren voordat tot Inkoop wordt overgegaan, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de Opdracht niet wordt gerechtvaardigd. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’. Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

 

4.2 Wederzijdse onafhankelijkheid

De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid (over en weer) tussen de Gemeente en Ondernemers niet wenselijk, zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente is vrij in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en)), waarbij relevante (Europese) wet- en regelgeving in acht worden genomen.

 

4.3 Lokale economie en MkB

  • a.

    De Gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.

    Bij een enkelvoudig- of een meervoudig onderhandse offerte aanvraag houdt de gemeente, waar het binnen de kaders van geldende wet- en regelgeving mogelijk is, rekening met de lokale/regionale economie en lokale/regionale ondernemers.

  • Bij een meervoudige onderhandse offerte aanvraag streeft de gemeente minimaal twee lokale/regionale partijen uit te nodigen, tenzij de belangen van de gemeente Molenlanden daarmee niet gediend zijn. “Lokal sourcing” kan bijdragen aan de doelmatigheid van de gemeente inkoop.

 

  • b.

    De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MkB).

    Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van (administratieve) lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

 

4.4 Samenwerkingsverbanden

De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten.

 

4.5 Bepalen van de inkoopprocedure

De gekozen inkoopstrategie is in lijn met de Gids Proportionaliteit en de drempelbedragen zoals opgenomen in Bijlage 2.

De Gids Proportionaliteit is het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en handvatten geeft voor een redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel. De gemeente beziet per opdracht welke aanbestedingsprocedure geschikt en proportioneel is. Hierbij wordt acht geslagen op de omvang van de opdracht, de transactiekosten voor de gemeente en inschrijvers, het aantal potentiële inschrijvers, het gewenste eindresultaat, de complexiteit van de opdracht, het type van de opdracht en het karakter van de markt.

 

4.6 Raming en financieel (beschikbaar) budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen.

 

5. Juridische uitgangspunten

 

5.1 Inkoopvoorwaarden

  • Op alle overeenkomsten van leveringen en diensten zijn de algemene Inkoopvoorwaarden van gemeente Molenlanden van toepassing;

  • Bij ICT inkopen wordt de GIBIT van toepassing van verklaard;

  • Bij het inkopen van werken kunnen de UAV 2016 of ARW2016 van toepassing worden verklaard;

  • Bij ingenieurs en architect diensten kan de DNR 2011 van toepassing worden verklaard;

  • Als een artikel (en) disproportioneel is (zijn) in relatie tot de opdracht kan, in overleg met inkoop, van de betreffende artikelen worden afgeweken. De afwijking wordt gemotiveerd schriftelijk vastgelegd.

 

5.2 Uniforme documenten

  • a.

    De Gemeente hanteert bij haar inkoop-/aanbestedingsproces een uniforme werkwijze en gebruikt, indien mogelijk, standaarddocumenten voor de meest voorkomende processtappen. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn.

 

  • Voor de gemeente Molenlanden zijn onder andere van toepassing:

  • Aanbesteding Reglement Werken (ARW 2012)

  • Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken (UAV) 20112)

  • Algemene Inkoopvoorwaarden gemeente Molenlanden (2018)

  • GIBIT

  • Rationalisering Automatisering Wegenbouw (RAW-bestek)

  • Standaardbestekken Bouw en Utiliteitsbouw (STABU)

  • Tenderned

 

 

5.3 Algemene beginselen bij Inkoop

  • A.

    Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

    De Gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

  • Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is.

  • Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit is niet toegestaan.

  • Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers weten waar ze aan toe zijn.

  • Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de Inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan gegadigden/inschrijvers en aanmeldingen/inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

  • B.

    Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

  • De Gemeente neemt bij inkoopprocessen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het proportionaliteitsbeginsel, gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

 

 

5.4 Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan Inkoop vindt, indien relevant, een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de Gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend

belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit een uitgevoerde marktanalyse.

Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.

Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de Gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de Gemeente op haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke platforms.

 

5.5 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de Gemeente. De Gemeente is slechts gebonden aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

 

 

5.6 Afwijkingsbevoegheid

Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit en voor zover dit op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

Bij de motivering wordt een afweging gemaakt op basis van de zwaarte van de motivering, aard en omvang van de afwijking en de mogelijkheden binnen de geldende wet- en regelgeving.

Afwijkingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid moet altijd worden voorgelegd aan inkoop.

De mandatering met betrekking tot de afwijkingsbevoegdheid bij de drempelbedragen is vastgelegd in Bijlage 2 drempelbedragen

Het aantal afwijkingen en de motiveringsgronden worden door inkoop elk kwartaal gerapporteerd aan de gemeente secretaris

 

Er kan niet van de Aanbestedingswet en Europese richtlijn worden afgeweken.

 

6. Organisatorische uitgangspunten

 

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.

 

 

 

stap

fase inkoopproces

 

toelichting

1

Voortraject

• Bepalen van inkoopbehoefte

• Bepalen van het aanbod ( bijv. product- en marktanalyse)

• Bepalen waarde van de opdracht of raamovereenkomst

• Aanmaken inkoopdossier

• Opstellen inkoopstrategie

 

2

Specificeren

• Opstellen van eisen en wensen

• Omschrijven van de opdracht

• Opstellen aanbestedingsdocument

3

Selecteren

• Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers

• Bekendmaking opdracht via Tenderned

• Offertes evalueren

• Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving)

• Gunning aan winnende Inschrijver

• Informeren afgewezen Inschrijvers

 

4

Contracteren

• Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant

• Registreren getekende overeenkomst

• Opmaken en archiveren Inkoopdossier

5

Bestellen

• Uitvoeren van de opdracht (uitvoeren of afroepen)

6

Bewaken

• Bewaken termijnen

• Controleren nakoming afgesproken prestaties

• Tijdige betaling facturen

7

Nazorg

• Beheren van de overeenkomst

• Evalueren overeenkomst met Contractant

• Evalueren inkoopproces

. Evaluatie Inkoopproces

 

 

 

Op deze wijze wordt een professioneel, uniform en doelmatig inkoopproces nagestreefd.

 

6.2 Verantwoordelijken

Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. Het college van burgemeester en wethouders stelt het Inkoop- en aanbestedingsbeleid vast en de Directie is verantwoordelijk voor de uitvoering daarvan.

 

6.3 Klachtenregeling

Het secretariaat van het klachtenmeldpunt zal worden verzorgd door IBMN.

 

 

Bijlage 1 Drempelbedragen

 

DIENSTEN/LEVERINGEN met opdrachtwaarde

VOORKEUR

TOEGESTAAN

TOEGESTAAN met gemotiveerde afwijking en akkoord door inkoop

 

€ 0 - € 30.000,-

Enkelvoudig onderhands

Meervoudig onderhands

x

 

€ 30.000 - € 70.000

Meervoudig onderhands

Enkelvoudig onderhands

x

 

€ 70.000 tot Europees drempelbedrag *

Meervoudig onderhands

Nationaal

Enkelvoudig onderhands

 

Europees drempelbedrag*

Europees

Europees

x

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

WERKEN met opdrachtwaarde

 

TOEGESTAAN

TOEGESTAAN met gemotiveerde afwijking en akkoord door inkoop

TOEGESTAAN met gemotiveerde afwijking en akkoord door gemeente secretaris

€ 0 - € 10.000,-

Enkelvoudig onderhands

Meervoudig onderhands

x

x

€ 10.000 - € 50.000

Meervoudig onderhands

Enkelvoudig onderhands

x

x

€ 50.000 - € 1,5 milj.

Meervoudig onderhands

Nationaal

Enkelvoudig onderhands

x

€ 1,5 milj tot Europees drempelbedrag*

Nationaal

Europees

Meervoudig onderhands

Enkelvoudig onderhands

Europees drempelbedrag*

Europees

Europees

x

x

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

SPECIALE DIENSTEN **

VOORKEUR

TOEGESTAAN

TOEGESTAAN met gemotiveerde afwijking en akkoord door gemeente secretaris

 

€ 0 - € 10.000,-

Enkelvoudig onderhands

Meervoudig onderhands

x

 

€ 10.000 - € 150.000

Meervoudig onderhands

Enkelvoudig onderhands

x

 

€ 150.000 - € 750.000

Meervoudig onderhands

Nationaal aankondigen

Enkelvoudig onderhands

 

> € 750.000*

Europees aan- en afkondigen

Europees aan- en afkondigen

x

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vastgesteld door het college van Molenlanden op 11 juni 2019

 

Secretaris

 

drs. F. Jonker

 

Burgemeester

 

D.R. van der Borg