Uitvoeringsregel ‘Stimulering meerdaagse toeristische evenementen en internationale of nationale kampioenschappen of toernooien’ gemeente Westerveld

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Westerveld;

gelet op artikel 4:23 lid 1 Algemene wet bestuursrecht en artikel 3 van de Algemene Subsidie Verordening gemeente Westerveld 2018.

Besluit vast te stellen de uitvoeringsregel ‘Stimulering meerdaagse toeristische evenementen en internationale of nationale kampioenschappen of toernooien’

Artikel 1. Begripsomschrijving

In deze uitvoeringsregel wordt verstaan onder:

1. ASV: Algemene Subsidie Verordening gemeente Westerveld 2018;

2. College: college van burgemeester en wethouders van de gemeente Westerveld;

3. Een evenement is een openbare, voor iedereen toegankelijke vertoning of gebeurtenis van tijdelijke aard die doelbewust is georganiseerd, gericht op een relatief groot publiek (meer dan 500 deelnemers of bezoekers) met een eenmalig of jaarlijks terugkerend karakter.

4. Stimulering meerdaagse toeristische evenementen en /of het ondersteunen van Nederlandse Kampioenschappen of internationale toernooien die de naamsbekendheid van de gemeente, bovenlokaal, regionaal en (inter)nationaal vergroten. Hierbij de samenwerking en participatie van (lokale) organisaties en inwoners te stimuleren. En een bijdrage te leveren aan het versterken van de lokale economie, door meer bestedingen en overnachtingen te realiseren.

Artikel 2. Maatschappelijke effecten

De gemeente Westerveld wil de samenwerking tussen het lokale bedrijfsleven, verenigingen/ organisaties op het gebied van sport, cultuur, archeologie, recreatie, toerisme, natuur etc. versterken en de inwoners uitnodigen en verleiden om actief mee te doen of als vrijwilliger of op een andere wijze een bijdrage te leveren bij de organisatie.

Artikel 3. Activiteiten

Activiteiten die voor subsidie in aanmerking komen moeten een nieuwe bijdrage leveren aan één of meerdere beleidsdoelen.

1. De organisatie van meerdaagse toeristische evenementen en /of de organisatie van eendaagse Nederlandse Kampioenschappen of internationale toernooien die de naamsbekendheid van de gemeente, bovenlokaal, regionaal en (inter)nationaal vergroten.

2. De activiteiten moeten de onderlinge samenwerking en participatie van (lokale) organisaties en inwoners stimuleren en versterken.

3. Een bijdrage leveren aan het versterken van de lokale economie, door meer bestedingen en overnachtingen te realiseren.

Artikel 4. Criteria en beoordeling aanvraag

Alle subsidieaanvragen die vallen binnen [beleid] worden op de onderstaande criteria beoordeeld:

1. Het bereik toetsen wij bijvoorbeeld aan het PR en communicatieplan, waarbij aandacht moet zijn voor:

a. het geografisch gebied waarop de activiteit zich richt: de activiteiten moeten een bovenlokaal bereik hebben;

b. het aantal te bereiken bezoekers, leerlingen, deelnemers;

c. de mate van aantrekkingskracht op doelgroepen, waaronder dag- en verblijfsrecreanten.

2. De kwaliteit toetsen wij aan de hand van:

a. de inhoud van de programmering die moet bijdragen aan de beleidsdoelstellingen van de gemeente, hiermee wordt bedoeld dat de activiteiten aansluiten op specifieke doelen die gesteld worden op het gebied van cultuur, sport, economische zaken en welzijn;

b. dat het evenement aantoonbaar anders is en markanter of karakteristieker dan andere evenementen in de gemeente Westerveld;

c. kwalitatief en divers aanbod; hiermee bedoelen we dat er aantoonbaar nieuwe of vernieuwende elementen in het evenement zitten, bijvoorbeeld op het gebied van marketing, presentatie, pr, locatie of programmering.

d. locatie en spreiding: het evenement moet qua locatie en spreiding goed in te passen zijn in het bestaande evenementenaanbod.

3. Imago en naamsbekendheid: Het meerdaagse evenement moet aansluiten of verbinding hebben met: de vijf pijlers uit het regio-promotieplan ‘Het nationale park van Drenthe’, namelijk Cultureel erfgoed en monumenten, Archeologie, Koloniën van Weldadigheid, Natuur, Duisternis en sterren; - de organisatie van het evenement draagt bij aan het vergroten van de naamsbekendheid van de gemeente Westerveld, door bijvoorbeeld uitingen in media.

4. Economische spin-off: We toetsen dit doordat er in het programma een aantoonbare koppeling is met het:

a. lokale bedrijfsleven (horeca, toeristische sector) dat leidt tot speciale menu’s, arrangementen of andere product/markt combinaties, extra openingstijden et cetera;

b. de evenementen zorgen voor overnachtingen en bestedingen in het gebied. (bijvoorbeeld middels arrangementen/actieve promotie op websites);

c. open karakter van het evenement, waarbij een combinatiebezoek mogelijk is (bijvoorbeeld strippenkaart);

d. organisatie van side-events die bijdragen aan extra deelname/bezoek.

5. Samenwerking: We toetsen dit doordat in de aanvraag duidelijk moet blijken dat er samengewerkt wordt met:

a. het lokaal bedrijfsleven, verenigingen/organisaties op het gebied van sport, cultuur, archeologie, recreatie, toerisme, natuur etc.;

b. het evenement is uitnodigend voor inwoners om actief mee te doen of als vrijwilliger een bijdrage te leveren.

6. Afstemming: Vooraf moet afstemming worden gezocht met de toeristisch regisseur over de promotie van het evenement, over het gebruik van het logo van ‘Het nationale park van Drenthe’ en in uitingen en over lokale samenwerkingspartners in de vrijetijdssector die betrokken zijn bij de organisatie van het evenement.

7. Vergunning: Er is sprake van een verleende evenementenvergunning/ontheffing voor zover noodzakelijk. Wanneer deze wel noodzakelijk is en niet is verleend, dan wordt de subsidie nog niet toegekend.

Artikel 5. Subsidieplafond

€ 30.000 per jaar. De raad stelt, na het door haar vaststellen van de begroting, het subsidieplafond vast. Er is een begrotingsvoorbehoud van toepassing.

Artikel 6. Hoogte en verdeling subsidie

De subsidie is een maximale bijdrage van

1. 30% van de totale kosten van het evenement en nooit meer dan het daadwerkelijke tekort van de ingediende begroting.

2. De hoogte van de subsidie bedraagt voor:

a. een tweedaags evenement maximaal € 2.500;

b. een driedaags evenement maximaal € 4.500;

c. vier dagen of meer maximaal € 7.500,-

d. voor bijzondere eendaagse evenementen, zoals internationale evenementen, Nederlandse kampioenschappen die wel een meerdaagse spin-off genereren of evenementen met een bijzondere voorkeur vanuit het college kan afgeweken worden van de onder a. t/m c. genoemde maximale bedragen.

3. De beoordeling vindt plaats op basis van de in artikel 4. lid 1. a t/m g genoemde criteria; 4. Een subsidie kan maximaal voor drie jaar verleend worden. De subsidievaststelling gebeurt jaarlijks.

Artikel 7. Eisen aan aanvrager

De subsidie kan worden aangevraagd door natuurlijke personen (in dat geval wel inwoners van de gemeente Westerveld), rechtspersonen, ingeschreven staan bij kamer van koophandel, maatschappelijke doelen nastreven, zonder winstoogmerk of één aanvrager per activiteit etc.

Artikel 8. Eisen aan de subsidieaanvraag en aanvraagtermijn

Aan de subsidieaanvraag worden een aantal eisen gesteld.

1. Elke subsidieaanvraag dient vergezeld te gaan van een gedegen en onderbouwde beschrijving van het evenement, een plan van aanpak, gespecificeerde begroting en een beschrijving van de organisaties en bedrijven waarmee wordt samengewerkt;

2. Een aanvraag voor een subsidie op grond van deze beleidsregel moet voor 15 oktober voorafgaand aan het jaar waarop de aanvraag betrekking heeft, worden ingediend.

3. In afwijking tot het vorige lid, moet een subsidieaanvraag uiterlijk 8 weken voor aanvang van de activiteit worden ingediend.

4. Aanvragen die na de indieningstermijn van 15 oktober binnen komen, worden voor zover het budget dit toelaat, op volgorde van binnenkomst behandeld. 5. De aanvrager maakt gebruik van een door de gemeente voorgeschreven aanvraagformulier.

Artikel 9. Aanvullende voorwaarden subsidieverlening

Vooraf moet afstemming worden gezocht met de toeristisch regisseur over de promotie van het evenement, over het gebruik van het logo van ‘Het nationale park van Drenthe’ en in uitingen en over lokale samenwerkingspartners in de vrijetijdssector die betrokken zijn bij de organisatie van het evenement.

Artikel 10. Besluitvorming

Toetsing, verlening, vaststelling en weigeringsgrond

1. Aanvragen worden behandeld op volgorde van binnenkomst.

2. De subsidieaanvraag wordt beoordeeld op basis van artikel 4 lid. 4 a t/m g genoemde criteria. Indien hier niet of slechts gedeeltelijk aan wordt voldaan dan kan de subsidiebijdrage verlaagd of geweigerd worden.

3. Wanneer meerdere aanvragen, die volledig voldoen aan de voorwaarden, binnenkomen en het subsidieplafond is niet toereikend om deze aanvragen volledig te honoreren dan wordt de gevraagde bijdrage verlaagd of geweigerd.

4. Uit de aanvraag blijkt duidelijk hoe het evenement voldoet aan de voorwaarden voor subsidieverlening.

5. Toetsing vindt plaats in afstemming met de toeristisch regisseur.

6. Verlening vindt plaats voor zover het subsidieplafond dit toelaat.

7. Subsidievaststelling vindt plaats op basis van een inhoudelijk en financieel verslag dat inzicht geeft in de uitgevoerde activiteiten en behaalde resultaten. Het verslag moet uiterlijk vier maanden na afloop van het evenement worden ingediend.

Artikel 11. Hardheidsclausule

Het college van burgemeester en wethouders kan gemotiveerd afwijken van artikelen van deze uitvoeringsregel.

Artikel 12. Inwerkingtreding

Deze uitvoeringsregel treedt in werking op 1 mei 2019 en eindigt op 31 december 2020 en is een nadere uitwerking van de ASV.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Westerveld op 14 mei 2019.