Gemeenteblad van Purmerend

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
PurmerendGemeenteblad 2019, 141266Verordeningen



Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning

De raad van de gemeente Purmerend,

 

gelezen het voorstel van het presidium d.d.25 april 2019, registratienummer 1475458

gelet op art. 33 lid 3 van de Gemeentewet,

 

B E S L U I T:

 

de volgende verordening vast te stellen:

 

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1: Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • -

    ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door onder het gezag van het college werkzame ambtenaren;

  • -

    bijstand: ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie;

Hoofdstuk 2 Informatie en ambtelijke bijstand

Artikel 2 Verzoek om informatie

  • 1.

    Een raadslid kan de griffier verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat.

  • 2.

    De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

Artikel 3 Verzoek om bijstand

  • 1.

    Een raadslid kan de griffier verzoeken om bijstand.

  • 2.

    De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij de secretaris om een of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen.

  • 3.

    De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als:

    • a.

      naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden, of

    • b.

      dit naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden, of

    • c.

      het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand naar zijn oordeel in redelijkheid niet kan worden gevergd.

  • 4.

    Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 4 Geschil over verleende ambtelijke bijstand

  • 1.

    Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris.

  • 2.

    Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Als het college of één of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Hoofdstuk 3 Fractieondersteuning

Artikel 6 Recht op financiële vergoeding

  • 1.

    Raadsfracties ontvangen, met inachtneming van het bepaalde in artikel 11, jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

  • 2.

    Jaarlijks bij de vaststelling van de begroting besluit de raad over de hoogte van de bijdrage. De bijdrage bestaat uit een vast deel per fractie en een variabel deel per raadszetel van de betrokken fractie.

Artikel 7 Besteding financiële vergoeding

  • 1.

    Fracties besteden de bijdrage bedoeld in artikel 8 lid 1 uitsluitend om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fractie te versterken.

  • 2.

    De bijdrage mag in ieder geval niet gebruikt worden voor:

    • a.

      uitgaven die in strijd zijn met enige wettelijke bepaling;

    • b.

      uitgaven waarvan op grond van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en bijbehorende ministeriële regeling aanspraak op vergoeding bestaat;

    • c.

      betalingen, inclusief ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd t.b.v. de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;

    • d.

      giften, leningen, beleggingen en voorschotten;

    • e.

      uitgaven die horen te worden betaald uit vergoedingen die raadsleden ingevolge het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers toekomen;

    • f.

      de kosten voor niet-partijpolitiek georiënteerde scholing in verband met de vervulling van de functie van raads- of commissielid, voor zover deze door of namens de gemeente wordt aangeboden of verzorgd.

    • g.

      bestedingen aan raadsleden of bedrijven van raadsleden voor werkzaamheden die zij in opdracht van een fractie verrichten;

    • h.

      verkiezingsactiviteiten;

    • i.

      buitenlandse reizen.

Artikel 8 Voorschot bijdrage fractieondersteuning

  • 1.

    De bijdrage voor fractieondersteuning wordt als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt op een door de fractie aan te geven rekeningnummer, dit met inachtneming van het bepaalde in lid 2 en 3.

  • 2.

    Het voorschot voor het nieuwe kalenderjaar wordt pas betaald zodra het in artikel 14 bedoelde verantwoordingsverslag is ingediend en door de griffier is geaccordeerd.

  • 3.

    Het (m.u.v. hetgeen in artikel 13 , reserve, is bepaald) onbenutte, respectievelijk niet of niet juist gedeclareerde, deel van het voorschot over het voorgaande kalenderjaar wordt na accordering van het verantwoordingsverslag door de griffier, teruggevorderd.

    Er vindt geen bevoorschotting plaats tot het moment dat het terug te vorderen bedrag is betaald.

    De definitieve vaststelling van de verantwoordingsverslagen vindt plaats door de raad.

Artikel 9 Tijdstip verstrekken voorschot in verkiezingsjaar

In afwijking van artikel 8 wordt in een verkiezingsjaar het voorschot in januari verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de 1e maand na de maand waarin de 1e vergadering van de nieuwe raad plaatsvindt, wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

Artikel 10 Wijziging hoogte financiële bijdrage door verkiezingen of bij splitsing

  • 1.

    Indien het zeteltal van een fractie door verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage bij vermindering of vermeerdering van het zeteltal per de 1e dag van de maand na de maand waarin de 1e vergadering van de nieuwe raad plaatsvindt.

  • 2.

    Bij splitsing van een fractie wordt bij aanvang van de eerstvolgende kalendermaand de op grond van artikel 7 lid 2 vastgestelde variabele bijdrage per raadslid verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken raadsleden. Bij splitsing van een fractie ontvangt alleen die fractie die bij eerste zitting van een nieuwe raad na de raad als dusdanig is aangemerkt het vaste deel van de financiële bijdrage als bedoeld in artikel 7, lid 2.

  • 3.

    Indien een raadslid zijn zetel ter beschikking stelt wordt het variabele deel voor de resterende termijn teruggestort in de gemeentekas.

  • 4.

    Als een fractie als gevolg van de verkiezingen ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage met ingang van de datum waarop de raad in nieuwe samenstelling aantreedt.

Artikel 11 Reserve

  • 1.

    De raad reserveert jaarlijks het deel van de bijdrage dat een fractie niet heeft uitgegeven ter besteding door die fractie in volgende jaren.

  • 2.

    De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam op grond van artikel 8.

  • 3.

    Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve komt tot uitdrukking in de verrekening over dat jaar.

  • 4.

    De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad de rechtsopvolger is. Als fracties na verkiezingen niet terugkeren in de raad wordt de eindafrekening opgemaakt en de niet uitgegeven gelden aan de gemeente gerestitueerd.

  • 5.

    Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in lid 2, vervalt het recht op dat meerdere.

  • 6.

    Bij splitsing van een fractie wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar rato van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.

Artikel 12 Verantwoording en controle

  • 1.

    Elke fractie legt binnen 3 maanden na het einde van een kalenderjaar aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning. Hierbij wordt een verslag overlegd met schriftelijke bewijsstukken.

  • 2.

    De griffier controleert het verslag in samenwerking met een controller. De griffier rapporteert aan het presidium dat een voorstel tot vaststelling van de definitieve bedragen voorlegt aan de raad.

  • 3.

    Indien in het presidium verschil van mening ontstaat over de beoordeling van de verantwoordingen, wordt advies ingewonnen van de accountant die belast is met de jaarrekeningcontrole.

  • 4.

    De raad stelt na ontvangst van het advies van het presidium de bedragen vast van:

    • a.

      de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

    • b.

      de wijziging van de reserve;

    • c.

      de resterende reserve;

    • d.

      de verrekening tussen de sub a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot, en de hoogte van een eventuele terugvordering van ontvangen voorschotten.

Hoofdstuk 4 Slotbepalingen

Artikel 13 Onvoorzien

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, besluit de raad.

Artikel 14 Inwerkingtreding

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking op de dag na vaststelling.

  • 2.

    Op dat tijdstip vervalt de tot dan geldende verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Purmerend.

Artikel 15 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als:

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Purmerend 2019.

 

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 27 mei 2019,

de griffier,

R.J.C. van der Laan

de voorzitter,

D. Bijl

Toelichting verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Purmerend 2019

 

Algemeen

 

Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hieraan uitvoering gegeven.

 

De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

 

De financiële bijdrage voor de fractieondersteuning is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Dit betekent dat titel 4.2 van de Awb van toepassing is op het verstrekken van de financiële bijdrage en dat het besluit van de raad waarmee – na verantwoording en controle – de hoogte van de financiële bijdrage wordt vastgesteld (zie artikel 13) vatbaar is voor bezwaar en beroep.

 

In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; de griffier is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en bijstand. Een nadere omschrijving van en toelichting op de taken van de griffier is vastgelegd in de ambtsinstructie van de griffier. De griffiemedewerkers (ongeacht functiebenaming als procescoördinator, raadsassistent of commissiegriffier) vallen onder het gezag van de griffier. De commissiegriffiers die niet formeel ondergebracht zijn bij de griffie handelen in ieder geval bij de uitvoering van de werkzaamheden als commissiegriffier overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

 

De griffier vervult, via de secretaris, ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie beschikt die bijstand kan verlenen, betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader uitgewerkt. Dat is van belang om de rol van de secretaris op een juiste wijze vorm te geven nu er een splitsing heeft plaatsgevonden tussen griffie en reguliere ambtelijke organisatie.

 

Artikelsgewijs

 

In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.

 

Artikel 1. Begripsbepalingen

Bijstand in de vorm van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties kan verleend worden door ambtenaren die onder het gezag van de raad vallen (artikel 107e van de wet) of door de reguliere ambtelijke organisatie die onder het gezag van het college valt (artikel 160 van de wet). Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet, is de term ‘ambtelijke bijstand’ in deze verordening voorbehouden aan het verlenen van bijstand door medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie.

 

Artikel 2. Verzoek om informatie

Raadsleden die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de wet tot het college te richten. In dit artikel is bepaald dat zij hun verzoek aan de griffier kunnen richten. Verzoeken die betrekking hebben op documenten waarop al dan niet geheimhouding rust, worden eveneens aan de griffier gericht. Daarbij zij er volledigheidshalve op gewezen dat de griffier een opgelegde geheimhouding in acht moet nemen. Als een raadslid geheime stukken opvraagt die alleen mogen worden ingezien, moet de griffier het verzoek van het raadslid doorgeleiden naar het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd.

De griffier (of één van de griffiemedewerkers) verstrekt de informatie zo spoedig mogelijk (tweede lid). Als de griffier niet in staat is om volledig tegemoet te komen aan het verzoek, kan hij de secretaris vragen of de reguliere ambtelijke organisatie de informatie kan leveren. Het is in lijn met de onderlinge taakverdeling dat de griffier het aanspreekpunt en de aangewezen persoon is om de voortgang in het proces te bewaken.

 

Artikel 3. Verzoek om bijstand

Ook verzoeken om bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffier of de griffiemedewerkers de verzochte ondersteuning niet kunnen leveren, verzoekt de griffier de secretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is aan de secretaris om te beoordelen of een van de in het derde lid genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Overigens ligt het bij een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand in de rede dat de burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid (vierde lid).

 

Artikel 4. Geschil over verleende ambtelijke bijstand

Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester ook hier een bemiddelende rol kunnen spelen (tweede lid). De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer.

 

Artikel 5 . Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Dit artikel voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

 

Artikel 6. Recht op een financiële vergoeding

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het totale budget voor fractieondersteuning wordt door de raad jaarlijks in de gemeentebegroting opgenomen en dus door de raad vastgesteld.

 

De fractieondersteuning bestaat uit een basisbedrag per fractie en een variabel deel per raadszetel (tweede lid). Het basisbedrag garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op een gelijkwaardig basisniveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben, bijvoorbeeld op facilitair gebied, is het logisch dat zij via het variabele deel een hogere financiële bijdrage krijgen.

 

De bijdrage wordt in de meeste jaren voor dat kalenderjaar verstrekt (eerste lid). Ook na een gemeentelijke herindeling waarbij de nieuwe raad vanaf 1 januari aantreedt, zal de bijdrage voor een kalenderjaar verstrekt worden (op basis van een door de nieuwe raad vastgestelde verordening). De herindelingsverkiezingen zijn dan in november van het jaar daarvóór geweest.

Er geldt een afwijkende regeling voor de jaren dat de oude raad na reguliere verkiezingen aftreedt (zie artikel 9). Dat is altijd met ingang van de donderdag tussen 23 en 29 maart (artikel C 4 van de Kieswet). Op die dag treedt de nieuwe raad aan (artikel 18 van de wet). Ook na herindelingsverkiezingen wordt de zittingsduur van de raad in bepaalde gevallen zodanig aangepast dat de leden gelijktijdig aftreden met raden van andere gemeenten die na reguliere verkiezingen aangetreden zijn (zie artikelen 56d en 56e van de Wet algemene regels herindeling).

 

De financiële bijdrage voor fractieondersteuning voldoet aan de definitie van subsidie van artikel 4:21 van de Awb. Het verdient aanbeveling om de Algemene subsidieverordening (indien van kracht) in de gemeente uitdrukkelijk niet van toepassing te verklaren op de bijdrage voor fractieondersteuning. Het verantwoordingsregime in de Algemene subsidieverordening is namelijk wezenlijk anders dan het regime voor het vaststellen en verantwoorden van de bijdrage voor fractieondersteuning.

 

Artikel 7. Besteding financiële vergoeding

Voor wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning worden de fracties grotendeels vrijgelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat ze de financiële bijdrage besteden om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol te versterken. Daarnaast is in het tweede lid een aantal doelen genoemd waarvoor de financiële bijdrage voor fractieondersteuning in ieder geval niet gebruikt mag worden. Deze opsomming is niet limitatief.

 

Voor wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning wordt de fracties grotendeels de vrijheid gelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Algemene opleidingen voor raads- en commissieleden die meestal worden georganiseerd door de griffie(r) dienen bekostigd te worden uit de gemeentelijke bedrijfsvoering en dientengevolge niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Deze cursussen worden veelal verzorgd door politiek neutrale instituten. Als raadsleden er voor zouden kiezen om een zelfde opleiding als aangeboden vanuit de griffie elders te volgen, dan mag die niet bekostigd worden uit de financiële bijdrage voor fractieondersteuning (onder f).

 

Politiek georiënteerde cursussen zijn een aangelegenheid van de fracties zelf en kunnen daarom bekostigd worden uit de fractieondersteuning en eigen bijdragen van fractieleden. Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat, kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.

 

Bestedingsdoeleinden en afbakening besteding fractie:

Met betrekking tot de bestedingsdoeleinden is het niet mogelijk om een limitatieve lijst te definiëren. Hoogleraar D. Elzinga heeft geadviseerd in elk geval te regelen waar voor de middelen niet mogen worden gebruikt. In de verordening worden enkele bestedingsdoelen uitgesloten.Om e.e.a. nader te concretiseren, volgen hieronder enkele bestedingssuggesties.

 

De fractievergoeding is in hoofdzaak bedoeld voor:

Bijvoorbeeld het in dienst nemen van een fractieassistent of fractiesecretaris die de fractie in haar werk ondersteunt (mits hieraan een ondertekende overeenkomst ten grondslag ligt met een omschrijving van de werkzaamheden en kosten) en voor financiële en facilitaire ondersteuning bij het uitwerken van initiatieven ter invulling van de het raadswerk. Daarbij kan worden gedacht aan het uitvoeren van een specifiek onderzoek ter ondersteuning van een fractiestandpunt of initiatiefvoorstel, het inhuren van extern advies, het organiseren van een bijeenkomst ter voorbereiding van een fractiestandpunt. N.B.: bij het uitvoeren van onderzoek kan, indien een raadsmeerderheid daarmee instemt, gebruik worden gemaakt van het daarvoor bestemde onderzoeksbudget.

 

In de praktijk komen de volgende bestedingsdoelen ook voor:

Bijvoorbeeld het doorbetalen van gelden naar landelijke rechtspersonen. Naar de letter van de verordening is dit niet verboden. Wel zal in dat geval aannemelijk moeten worden gemaakt dat de door de landelijke rechtspersoon gemaakte uitgaven daadwerkelijk ten nutte van de fractie zijn gekomen. Deze bewijslast ligt bij de fractie. In de praktijk moet het dus om concrete dienstverlening gaan. En ander voorbeeld: de kosten van zogenaamde “fractie-weekends”, excursies etc. Deze kosten kunnen uit het budget van de fractievergoedingen betaald worden mits de activiteiten er op gericht zijn om “de uitoefening van het raadslidmaatschap in Purmerend te ondersteunen”. De fractie moet deze relatie aantonen in de administratie waarbij de kosten in verhouding moeten staan tot de bijdrage aan het raadslidmaatschap. Bijvoorbeeld de kosten (voor de zaalhuur en inhuur externen) van maximaal één heisessie per jaar, gericht op het functioneren van de fractie.

Bouw en onderhoud van een website is een 3e voorbeeld: de website zal waarschijnlijk zowel fractie-doeleinden als partijpolitieke doeleinden hebben. Het is redelijk dat een deel (maximaal 50%) van de kosten uit de fractievergoeding wordt betaald. Binnen redelijke grenzen kunnen ook cadeautjes etc. in het kader van “lief en leed” uit het fractiebudget worden betaald. Daarbij gelden dezelfde afwegingen als genoemd in de gedragscode bij het aannemen van geschenken. Giften zijn uitdrukkelijk uitgesloten.

 

Voorbeelden van bestedingsdoelen die niet zijn toegestaan (niet limitatief)

Extra uitbetalingen aan raadsleden in verband met verrichte activiteiten (artikel 99 Gemeentewet), persoonlijke onkosten van raadsleden (die worden al op andere wijze vergoed), campagnes voor een politieke partij, buitenlandse reizen, en etentjes en andere activiteiten die door partijbesturen worden georganiseerd.

 

Artikel 8 voorschot bijdrage fractieondersteuning

Zodra de griffier de bedragen over een verslagjaar heeft geaccordeerd worden de te verrekenen bedragen, indien van toepassing, meteen teruggevorderd. Mocht een fractie voor het moment van bevoorschotting nog een te verrekenen bedrag open hebben staan, dan vindt geen bevoorschotting plaats tot het moment dat de te verrekenen bedragen zijn betaald.

De definitieve afrekening vindt plaats door vaststelling door de raad. Procedureel gezien gaat daar enige tijd overheen. Om praktische redenen wordt gekozen voor (voorlopige) accordering van de afrekening door de griffier, zodat ook binnen redelijke tijd een nieuw voorschot kan worden uitbetaald.

 

Artikel 9. Tijdstip verstrekken voorschot in verkiezingsjaar

Dit artikel regelt de ambtshalve verlening van voorschotten aan fracties ter hoogte van de overeenkomstig artikel 8 berekende voorwaardelijke aanspraak op de financiële bijdrage. In een jaar waarin de raadsleden naar aanleiding van verkiezingen tegelijkertijd aftreden wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het voorschot wordt pas uitbetaald als de verantwoording van het voorafgaande jaar is ontvangen en geaccordeerd en een eventueel terug te vorderen voorschot is betaald. Bij fracties die na de verkiezingen niet terugkeren in de raad vindt een eindafrekening plaats.

 

Artikelen 10. Wijziging hoogte financiele bijdrage door verkiezingen of bij splitsing

Als er mutaties plaatsvinden in zittende fracties is het wenselijk dat de financiële bijdrage aangepast wordt aan veranderde verhoudingen in de raad. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen het vaste basisbedrag dat iedere fractie krijgt en het variabel deel per raadszetel. Het vaste deel is ook daadwerkelijk “vast”: de fractie die bij de start van de nieuwe raad als dusdanig is aangemeld, behoudt dit deel van het budget ook al vindt er tussentijds een splitsing of afscheiding plaats. Alleen het variabele deel van de fractievergoeding wordt overgeheveld naar een nieuwe fractie (eerste lid).

 

Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verleende voorschot voor wat betreft het variabele deel direct bijgesteld moeten worden (tweede lid). Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot variabel voorschot beschikken. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is handiger dit direct recht te trekken. Als de raadszetel wordt teruggeven aan de raad, wordt het variabele deel voor de resterende maanden van het kalenderjaar teruggestort in de gemeentekas.

 

Artikel 11. Reserve

Het deel van de financiële bijdrage waarop een fractie voorwaardelijk aanspraak maakt en dat niet wordt gebruikt, wordt door de raad gereserveerd voor gebruik door die fractie in de volgende jaren (eerste lid). Als er in die jaren verkiezingen plaatsvinden, dan wordt de reserve na verkiezingen beschikbaar gesteld aan de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel aan de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd (vierde lid). Omdat het niet wenselijk is dat een reserve eindeloos groeit is hier wel een maximum aan verbonden (tweede lid).

 

Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan mutaties in zittende fracties. De regeling van het vijfde lid voorziet in verdeling over de betrokken fracties naar evenredigheid van de resulterende zetelaantallen.

 

Artikel 12. Verantwoording en controle

Na controle van het door de fractie opgestelde verslag waarmee de besteding van de financiële bijdrage wordt verantwoord, stelt de raad de hoogte van de financiële bijdrage voor de betreffende fractie vast. Daarmee ontstaat een onvoorwaardelijke aanspraak op het vastgestelde bedrag. Omdat dit bedrag af kan wijken van het verstrekte voorschot – en er dus mogelijk een verrekening dient plaats te vinden – wordt tevens de hoogte van het te verrekenen verschil tussen de vastgestelde financiële bijdrage en het ontvangen voorschot vastgesteld. Als het verleende voorschot lager is dan de vastgestelde financiële bijdrage, dan wordt het resterende bedrag alsnog uitbetaald. Als het verleende voorschot hoger is dan de vastgestelde financiële bijdrage, dan kan het onverschuldigde bedrag overeenkomstig artikel 4:57, eerste lid, van de Awb teruggevorderd worden. De beslissing tot terugvordering is – evenals het besluit waarmee de financiële bijdrage wordt vastgesteld – een voor bezwaar en beroep vatbaar besluit.

 

Voorts wordt vastgesteld de hoogte van de wijziging van de reserve en van de resterende reserve (deze kan voor één of beide uiteraard ook nul bedragen). Daarnaast wordt, indien van toepassing, de hoogte van de terugvordering van de ontvangen voorschotten vastgesteld.

 

Zoals al gemeld in de toelichting bij artikel 8 wordt er om praktische redenen gekozen voor (voorlopige) accordering door de griffier, zodat ook binnen redelijke tijd een nieuw voorschot kan worden uitbetaald. In de artikelen 8 en 9 is opgenomen, dat een voorschot voor een nieuw jaar pas wordt uitbetaald nadat een eventueel terug te vorderen voorschot is betaald.