Gemeenteblad van Roosendaal
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Roosendaal | Gemeenteblad 2019, 140881 | Beleidsregels |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Roosendaal | Gemeenteblad 2019, 140881 | Beleidsregels |
Subsidiebeleid Open en Transparant Subsidiëren
Het college van de gemeente Roosendaal heeft op 19 juni 2018 besloten om met ingang van 2020 volgens een nieuwe subsidiesystematiek te gaan werken. De volgende ontwikkelingen hebben ertoe geleid om een open en transparante subsidieprocedure te hanteren.
1.1 Open en transparant subsidiëren
Juridische ontwikkelingen verplichten de gemeente de subsidieverlening uit te voeren aan de hand van een juridisch kader voor schaarse (subsidie) middelen. Uitgangspunten zijn hierbij het gelijkheidsbeginsel en het evenredigheidsbeginsel. De kern van dit juridische kader is dat alle potentiële partijen de kans krijgen mee te dingen naar de subsidiemiddelen en de gemeente gebruik maakt van een open en transparante verdelingsmethode.
Veel van onze nadere regels zijn toegeschreven aan één organisatie. Dit is voortgekomen uit de ambitie om belangrijke maatschappelijke activiteiten te stimuleren. Deze werkwijze is echter niet langer houdbaar en in strijd met recente jurisprudentie. We willen als gemeente niet langer één subsidie voor een bepaalde activiteit toekennen aan een gewenste organisatie. In het vervolg willen we potentiële partijen de kans geven om mee te dingen naar beschikbare subsidies. Dit is een open werkwijze. Het geeft ruimte aan (maatschappelijke) organisaties en biedt de gemeente de mogelijkheid om de beste keuze te maken.
Om potentiële gegadigden een gelijkwaardige kans te geven, is het belangrijk dat wij als gemeente transparant te werk gaan. Het subsidiebeleid heeft tot doel om te komen tot een uniforme en transparante werkwijze bij de subsidieverstrekking. Dit draagt maximaal bij aan het bereiken van onze beleidsdoelen. Het subsidiebeleid gaat dus niet over inhoudelijke beleidsdoelen. Die staan in afzonderlijke beleidsnota’s, zoals het cultuurbeleid.
De verandering in de subsidiewerkwijze verplicht de gemeente om alle huidige subsidierelaties formeel te beëindigen. Dit geeft de gemeente de vrijheid om een nieuwe aanpak door te voeren en zorgvuldige afwegingen te maken. In oktober 2018 hebben wij al onze subsidierelaties formeel een opzeggingsbrief gestuurd. Het subsidiebeleid geldt met ingang van 1 januari 2020 voor de meeste organisaties. Of, als de huidige subsidieperiode langer doorloopt, na afloop van de subsidieperiode. Deze organisaties kunnen, zodra de nieuwe subsidieregels voor 2020 zijn gepubliceerd, weer subsidie aanvragen bij de gemeente.
Op dit moment zijn er veel nadere regels, waardoor de huidige subsidieverlening versnipperd is. Hierdoor ervaren organisaties het aanvragen van subsidie als complex. Voor organisaties is het onvoldoende duidelijk aan welke verwachtingen zij moeten voldoen. Ook is er geen sprake van eenduidigheid in de eisen voor de subsidieverantwoording. Kortom, het is voor zowel de gemeente als organisaties moeilijk om te sturen op inhoudelijke resultaten.
Om open en transparant te subsidiëren is nodig dat we:
Het nieuwe subsidiebeleid voldoet aan de hiervoor genoemde punten en wensen.
In dit subsidiebeleid wordt op hoofdlijnen het gehele subsidieproces beschreven. Elk hoofdstuk beschrijft de aandachtspunten per processtap. In hoofdstuk 2 worden de beleidsdoelen als vertrekpunt genomen en het juridische kader geschetst. Hoofdstuk 3 gaat in op de uitwerking van de subsidieregels. In deze regels wordt het beleid vertaald in heldere voorwaarden en criteria voor het aanvragen van subsidie. In hoofdstuk 4 lichten wij toe hoe we gaan zorgen voor een gebruiksvriendelijke aanvraagprocedure voor organisaties. In hoofdstuk 5 wordt de gestructureerde en transparante manier van beoordelen van subsidievragen beschreven. Hoofdstuk 6 gaat vervolgens in op de tussentijdse verantwoording en uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten. In hoofdstuk 7 wordt ingegaan op de specifieke eisen die gesteld worden aan de eindverantwoording van de subsidie.
2. Doelgericht inzetten van subsidies
Subsidieverlening is onderdeel van een cyclus. Deze cyclus begint met het formuleren van beleidsdoelen. De manier waarop we deze doelen willen bereiken, bepaalt vervolgens welk beleidsinstrument (subsidie of inkoop) de gemeente inzet. Uit de keuze voor subsidie of inkoop vloeit voort welke afspraken gemaakt worden en op welk resultaat gestuurd wordt. Activiteiten die de gemeente Roosendaal subsidieert moeten concrete resultaten opleveren, die bijdragen aan de beoogde maatschappelijke effecten. Op basis van de gemaakte afspraken kunnen organisaties met de uitvoering van de activiteiten beginnen. Tussentijds en na afloop geven de organisaties informatie over het realiseren van de subsidieafspraken. Deze informatie wordt gebruikt voor het opnieuw formuleren of bijstellen van gemeentelijke beleidsdoelen.
2.1 Formuleren van beleidsdoelen
De gemeenteraad stelt in beleids-nota’s en de programmabegroting de kaders vast om het inhoudelijke beleid van de gemeente richting te geven. Het verwoorden van beleidsdoelen is een belangrijke voorwaarde om te bepalen wat we in onze stad en dorpen willen bereiken. Om te bepalen wat we subsidiëren is gekozen om het (inhoudelijk) beleid als strategisch vertrekpunt te nemen. Zo sluiten we aan bij de ambities en doelstellingen van de gemeente. De eisen en voorwaarden werken we uit in onze subsidieregels.
2.2 Afwegingskader voor juiste beleidsinstrument: subsidie of inkoop
Voor het realiseren van de beleidsdoelen wordt gekozen voor subsidie of inkoop. Naast het verstrekken van subsidies kan er ook voor het instrument inkoop gekozen worden. In artikel 4.21 van de Awb wordt het begrip subsidie omschreven. Dit artikel is dwingend en materieel gedefinieerd. Dit betekent dat de gemeente Roosendaal niet zelf kan bepalen wat zij onder subsidie wil verstaan. Het maakt niet uit of de gemeente andere termen gebruikt, zoals ‘tegemoetkoming’, ‘bijdrage’, ‘financiering’ of ‘afkoopsom’.
Wanneer dit artikel van toepassing is, moet er gesubsidieerd worden. Inkoop is dan niet mogelijk. In de rechtsliteratuur worden diverse indicatoren genoemd, die kunnen wijzen op subsidie of inkoop. De gemeente Roosendaal maakt gebruik van een afwegingskader als hulpmiddel bij de afweging tussen subsidie en inkoop (zie bijlage 1). De gemeente Roosendaal kijkt in de afweging naar de gehele context van sturing, samenwerking en bekostiging. Zo krijgen de financiële relaties met de gemeente het juiste juridische kader en kunnen we duurzaam met onze maatschappelijke partners samenwerken aan het realiseren van gezamenlijke doelen.
2.3 De Algemene Subsidieverordening (ASV) blijft leidend
Om subsidie te kunnen verstrekken is naast de formulering van de beleidsdoelen een door de raad vastgestelde verordening nodig. De Algemene Subsidieverordening (ASV) van de gemeente Roosendaal is op 17 april 2013 vastgesteld. In de ASV staan op hoofdlijnen de procedures omschreven voor subsidieverlening. De ASV biedt voldoende mogelijkheden om de wensen en uitgangspunten van open en transparant subsidiëren vorm te geven.
2.4 Uitwerking beleid in subsidieregels
De laatste stap is het maken van subsidieregels. Subsidieregels zijn een vertaling van gemeentelijk beleid in concreet te realiseren resultaten. Ook is het een uitwerking van de regels van de ASV in voorwaarden en criteria. Hiervoor werden dit de ‘nadere regels’ genoemd. We gebruiken nu de term ‘subsidieregels’, omdat deze term duidelijker is voor subsidieaanvragers.
De gemeente Roosendaal wil sturen op het gewenste resultaat van de activiteiten van organisaties. Dat gebeurt aan de voorkant van het subsidieproces. Dit doet de gemeente door vooraf aan te geven welke maatschappelijke effecten zij wil bereiken. Het is dan aan de organisaties om in de subsidieaanvraag daar een aanbod op te formuleren. In de subsidieaanvraag worden de activiteiten vertaald in meetbare prestaties. De organisaties zijn namelijk expert in de uitvoering en zij zijn verantwoordelijk voor de wijze waarop resultaten worden behaald. De verantwoording zal ingericht worden op het bereikte resultaat in relatie tot de maatschappelijke effecten.
3. Open en transparante subsidieregels
Met een subsidieregel kan een aanvrager zelf inschatten of hij in aanmerking komt voor subsidie. In de subsidieregel staan de spelregels en beschrijft de gemeente waarop een subsidieaanvraag wordt beoordeeld. Het zorgt voor een gelijk speelveld voor iedereen, verwijst naar het gemeentelijk beleid en zorgt voor zo veel mogelijk transparantie. Het opstellen van een subsidieregel vraagt daarom om helderheid en zorgvuldigheid.
3.1 Vooraf helder over de spelregels voor het aanvragen van subsidie
Met een subsidieregel worden geen nieuwe kaders of beleid gemaakt. Het is altijd een nadere uitwerking van bestaand beleid. Voorheen werd in de subsidieverlening in sommige gevallen gewerkt met Programma’s van Eisen (PvE). Dit is een verzameling van eisen en wensen ten aanzien van de subsidieaanvrager. Verwijzingen naar beleidsnotities waren niet altijd opgenomen in de nadere regels, waardoor aanvragers van subsidie onvoldoende gestimuleerd werden om kennis te nemen van het verhaal achter de gemeentelijke doelstellingen.
De eisen en voorwaarden voor de subsidieverlening worden vanaf 2020 nauwkeurig verwerkt in de subsidieregels. Dit betekent dat bij het verlenen van subsidies niet langer gewerkt wordt met PvE’s. Alle informatie is daardoor volledig terug te vinden in de subsidieregel. Ook wordt altijd verwezen naar het inhoudelijke beleid.
Bij het opstellen van de subsidieregel houdt de gemeente Roosendaal vast aan de volgende uitgangspunten:
We zijn vooraf helder over de resultaten en verwachtingen
In de subsidieregel beschrijft de gemeente wat de gewenste maatschappelijke effecten zijn en welke resultaten verwacht worden. Zo kunnen organisaties inschatten of hun activiteiten bijdragen aan het bereiken van het doel waarvoor de gemeente subsidie beschikbaar stelt.
3.2 Format zorgt voor eenduidigheid bij opstellen subsidieregel
Voor het maken van een subsidieregel heeft de gemeente Roosendaal een format ontwikkeld. Door elke subsidieregel volgens het format te schrijven zorgen we ervoor dat onze procedures aansluiten bij de ASV en de subsidieregels eenduidig zijn. In de subsidieregel komt vooraf duidelijkheid over de subsidiemogelijkheden, over te bereiken effecten, voorwaarden, de manier van monitoren en de manier van beoordelen. Ook geven we in de subsidieregel aan hoe subsidiegelden worden verdeeld bij meerdere aanvragers (bijv. wie het eerst komt, het eerst maalt of een rangschikking op basis van kwalitatieve criteria). Bij het schrijven van de subsidieregel is aandacht voor:
Flexibiliteit: een subsidieregel moet ruimte bieden voor de inbreng van deskundigheid van de subsidieaanvragers. Bij een te dichtgetimmerde subsidieregel bestaat het risico dat aanvragen afgewezen worden die bijdragen aan beleidsdoelstellingen of dat potentiële partijen niet eens subsidie aanvragen;
De subsidieregels zijn altijd een nadere uitwerking van de ASV. In de ASV is wel een aantal bepalingen opgenomen, die kunnen worden toegepast of uitgesloten. In de subsidieregel kunnen de volgende zaken worden uitgewerkt:
3.3 We gebruiken de termen jaarlijkse en eenmalige subsidies
Uit gesprekken met bestuurders van organisaties is gebleken dat sommige termen verwarrend zijn bij het indienen van de aanvraag. Enkele voorbeelden zijn de activiteitensubsidie, maatschappelijke initiatieven, stimuleringsfonds, jaarlijkse en meerjarige subsidie. In de Algemene Subsidieverordening (ASV) worden de termen eenmalige en jaarlijkse subsidies gehanteerd. Deze termen zijn de fundering voor het subsidiebeleid.
In artikel 1 van de ASV wordt onder jaarlijkse subsidie verstaan:
subsidie die per (boek)jaar of voor een bepaald aantal boekjaren aan een organisatie voor een periode van maximaal vier jaar wordt verstrekt. |
We verlenen jaarlijkse subsidies aan professionele organisaties voor producten en prestaties om bepaalde (gemeentelijke) taken uit te voeren. De gemeente geeft bij jaarlijkse subsidies de voorkeur aan lange termijnafspraken voor een periode van maximaal 4 jaar. Dit biedt organisaties enige zekerheid over de budgetten die nodig zijn om een stabiele bedrijfsvoering te hebben. Tussentijdse bijsturing is mogelijk. Achteraf en tussentijds wordt geëvalueerd of de afgesproken prestaties zijn gerealiseerd.
Vrijwilligersorganisaties kunnen ook in aanmerking komen voor jaarlijkse subsidies om bepaalde maatschappelijke doelen te behalen. Deze organisaties hoeven aan minder voorwaarden te voldoen of minder gegevens te verstrekken. Voorbeelden zijn subsidies voor: Stichting Algemene Hulpdienst Roosendaal (SAHR), Carnaval en de compensatie OZB.
In artikel 1 van de ASV wordt onder eenmalige subsidie verstaan:
Ook de eenmalige subsidies kunnen verstrekt worden aan professionele en vrijwilligersorganisaties. Subsidie kan verstrekt worden voor eenmalige projecten. Het project heeft een duidelijk doel dat binnen een afzienbare tijd op verzoek van een organisatie gerealiseerd kan worden. Ook is het mogelijk om een subsidie te verlenen als een bijdrage in de kosten van eenmalige activiteiten. Vouchers voor kleinschalige initiatieven van bewonersplatforms vallen nu onder een aparte verordening. Naar de toekomst toe wordt bekeken of de vouchers ook onder het subsidiebeleid kunnen vallen onder eenmalige subsidies.
3.4 We subsidiëren bij uitzondering een-op-een
Uitgangspunt van het subsidiebeleid is dat potentiële gegadigden kans maken op subsidie. Daarom gaan we de meeste subsidieregels openstellen voor meerdere organisaties. Echter, in bepaalde gevallen wordt hiervan afgeweken als dit wenselijk wordt geacht. Hierbij is altijd sprake van een uitzondering.
Er heeft een zorgvuldige afweging plaatsgevonden. In sommige gevallen is gekozen voor een-op-een subsidiëring vanwege politieke, inhoudelijke of financiële redenen. De eisen en voorwaarden voor deze organisatie specifieke subsidies worden uitgewerkt in subsidieregels.
4. Gebruiksvriendelijke aanvraagprocedure
Een belangrijk uitgangspunt van het subsidiebeleid is het zorgen voor een gebruiksvriendelijke aanvraagprocedure voor zowel de aanvrager als de gemeente. In de gesprekken met onze subsidiepartners zijn er diverse verbeterpunten naar voren gekomen voor de aanvraagprocedure. Om open en transparant te subsidiëren is het belangrijk dat professionele en vrijwilligersorganisaties in de gemeente Roosendaal:
4.1 Transparante informatie over beschikbare subsidies via www.roosendaal.nl/subsidies
Alle relevante informatie over beschikbare subsidies moet helder en vindbaar zijn op de gemeentelijke website. Zo zijn potentiële aanvragers snel op de hoogte van beschikbare subsidies en biedt dit een gelijk speelveld. Ook stimuleren we dat subsidieaanvragers actief kennisnemen van het gemeentelijk beleid. Dit betekent dat de gemeente Roosendaal kernachtig het beleid omschrijft. Dit doen we door informatie te delen over:
4.2 Eenvoudige digitale aanvraagprocedure
Naast transparante informatie over beschikbare subsidies wordt de aanvrager via de gemeentelijke website geïnformeerd hoe een subsidie is aan te vragen. Via het digitale aanvragersportaal zijn de digitale aanvraagformulieren terug te vinden.
Hierbij geven we vooraf in heldere taal procesinformatie over de te doorlopen stappen. Ook een uitleg over het toevoegen van aparte documenten bij de online aanvraag, bijvoorbeeld een begroting en activiteitenplan, hoort daarbij. Op die manier weten partijen wat nodig is voor het indienen van een aanvraag en hebben ze de juiste informatie ‘snel bij de hand’.
Waar mogelijk wordt in het digitaal aanvraagformulier via een informatieknop extra toelichting aangeboden. In deze toelichting kunnen we extra informatie of enkele voorbeelden geven bij een vraag. Zo ondersteunen we de aanvrager en verminderen we de kans op fouten of een onvolledig aanvraagformulier.
4.3 Gemeente is toegankelijk voor hulp en ondersteuning
Mochten zich problemen voordoen bij het indienen van een subsidieaanvraag, dan is de gemeente via het e-mailadres subsidies@roosendaal.nl en telefonisch bereikbaar voor hulp en ondersteuning. Bij problemen omtrent eHerkenning worden aanvragers zoveel mogelijk geïnformeerd en waar nodig doorverwezen. Bij voorkeur worden aanvragen digitaal ingediend via het digitale aanvraagformulier. Dit bevordert een snelle beoordeling van de subsidieaanvraag. Ook is in het portaal voor de organisaties de afhandeling van de aanvraag te volgen en zijn eerdere subsidieaanvragen en -besluiten terug te vinden.
5. Transparante beoordeling en verlening
De beoordeling van subsidieaanvragen en het verlenen van subsidie wordt binnen de gemeente Roosendaal geregeld in een gestructureerd proces. Zo wordt op een uniforme en transparante manier gewerkt.
5.1 Structuur van inhoudelijke en financiële beoordeling
In de subsidieregel wordt aangegeven op welke wijze een subsidieaanvraag wordt beoordeeld. De gemeente is transparant over de verplichtingen en de criteria waaraan wordt getoetst. Algemene procesinformatie over de beoordeling wordt ook gedeeld op de website. Zo weten aanvragers waarop wordt beoordeeld en wat zij kunnen verwachten.
Afhankelijk van de subsidieregel worden vooraf afspraken gemaakt over de interne beoordeling bij de gemeente. Subsidieaanvragen komen bij de gemeente binnen bij de subsidieadviseur. Hier wordt de controle uitgevoerd of de aanvraag tijdig en volledig (conform de ASV en de subsidieregel) is ingediend. Na de formele controle van de aanvraag volgt de inhoudelijke en financiële beoordeling door de beleidsadviseur en de financiële medewerker. De juridische controle maakt waar nodig deel uit van het proces. Afhankelijk van de subsidieregel worden afspraken gemaakt over de interne beoordeling bij de gemeente.
5.2 Financieel inzicht op het niveau van activiteiten
Zowel bij de aanvraag als verantwoording is een financieel inzicht nodig op het niveau van de uit te voeren activiteiten. Deze methode zorgt ervoor dat zoveel mogelijk wordt aangesloten bij de activiteiten van de subsidieaanvrager en geeft inzicht in de kosten van de activiteiten waarmee de maatschappelijke effecten worden bereikt. Dit vraagt een transparante begroting. De directe en indirecte kosten kunnen op deze wijze integraal worden toegerekend aan activiteiten. Voor subsidies vanaf € 50.000 moeten organisaties ook een balans en resultatenrekening met toelichting (jaarrekening) aanleveren. Vanaf € 100.000 moeten subsidieontvangers de verantwoordingsdocumenten voorzien van een controleverklaring van een accountant.
5.3 Indexering conform gemeentebegroting
Bij de subsidieaanvraag stuurt de organisatie een inhoudelijk en een financieel verslag. In dit financieel verslag worden de kosten voor het realiseren van de activiteiten in beeld gebracht per activiteit. Enkel voor meerjarig beschikte subsidies wordt indexering toegepast. De indexatie wordt gebaseerd op de indexering zoals gehanteerd voor de materiele kosten in de gemeentebegroting voor het overeenkomende jaar. Het percentage of de methodiek om tot het percentage te komen, is terug te vinden in het Spoorboekje van het betreffende begrotingsjaar -1.
5.4 Beoordeling van subsidieaanvraag op basis van kwalitatieve criteria
Bij het openstellen van subsidie vergelijkt de gemeente alle binnengekomen subsidieaanvragen op eenduidige wijze. Dit gaat via het tendersysteem. Op basis van kwalitatieve criteria worden binnengekomen aanvragen gerangschikt en getoetst conform een voorgeschreven toetsingsmodel. Het voorgeschreven toetsingsmodel wordt samen met de subsidieregel op de website van de gemeente Roosendaal gepubliceerd. De aanvrager beschrijft in zijn subsidieaanvraag hoe aan de criteria wordt voldaan.
Alle aanvragen boven de € 100.000 worden beoordeeld door een beoordelingscommissie van interne en/of externe deskundigen. De subsidieadviseur coördineert het beoordelingsproces en is contactpersoon voor de aanvragers. De aanvragers worden door de beoordelingscommissie uitgenodigd om mondeling een nadere toelichting (pitch) op de aanvraag te geven.
5.5 Subsidieverlening is vastgelegd in de subsidiebeschikking
De subsidieregel is leidend voor de verlening. In de subsidiebeschikking leggen we vast hoe en met welke voorwaarden de subsidieverlening aan een organisatie plaatsvindt. We zijn als gemeente hierbij aan de voorkant helder over de verwachtingen en resultaten. In de beschikking benoemt de gemeente:
5.6 Meetbare prestaties zijn opgenomen in de beschikking
In de subsidiebeschikking leggen we de verwachte resultaten en de meetbare prestaties vast. Deze brengen de effectiviteit van de gesubsidieerde activiteiten in beeld. Resultaten worden afgeleid van inhoudelijke beleidsdoelstellingen. De organisaties zijn deskundig en geven in hun subsidieaanvraag aan welke resultaten gerealiseerd kunnen worden. Bij het bepalen van het juiste meetinstrument wordt rekening gehouden met de uitvoerbaarheid en de administratieve last.
5.7 100% van de subsidievoorschotten wordt uitbetaald
Voorheen werd in de subsidiebeschikking vastgelegd welk percentage aan voorschotten werd uitbetaald. Afhankelijk van de hoogte van het bedrag werd gewerkt met percentages van 90%, 95% of 100%. Het overige percentage werd achtergehouden en uitbetaald bij tijdige ontvangst van de verantwoording. Vanaf 2020 wil de gemeente de voorschotten 100% uitbetalen. Hierbij werken vanuit vertrouwen. Dit bevordert de uitvoerbaarheid van activiteiten. Mocht het in specifieke gevallen gebeuren dat de subsidieontvanger geen verantwoording indient, dan heeft de gemeente alsnog de mogelijkheid om de subsidie op € 0,00 vast te stellen op basis van de beleidsregel ambtshalve vaststellen subsidie. De organisatie moet de ontvangen subsidie dan terugbetalen.
6. Betrokken bij uitvoering: sturen op resultaat
6.1 Volledig subsidiedossier inzichtelijk voor gemeente en organisatie
Alle documenten die horen bij een subsidieaanvraag worden centraal beheerd in het subsidiedossier. Dit is belangrijk om in een latere fase te kunnen achterhalen welke stappen in het subsidieproces zijn gezet. Dit betekent ook dat gesubsidieerde organisaties met vragen over subsidies niet afhankelijk zijn van één contactpersoon bij de gemeente. Verder is bij interne en externe controles makkelijk na te gaan waarom een subsidie al dan niet is verleend. De gesubsidieerde organisaties kunnen hun subsidiedossier ook inkijken via het online aanvraagportaal.
6.2 Tussentijdse verantwoording afhankelijk van hoogte subsidiebedrag
De tussentijdse verantwoording kan een rapportage zijn en/of een gesprek. Overbodige rapportages en onnodige administratieve lasten voor zowel de aanvrager als gemeente worden hiermee voorkomen. Los van de tussentijdse verantwoording moet de subsidieontvanger afwijkingen tijdig melden.
Afhankelijk van de hoogte van het subsidiebedrag worden specifieke eisen gesteld aan de tussentijdse verantwoording:
Bij een subsidie vanaf € 100.000 stuurt de subsidieontvanger na een half jaar een inhoudelijk en financieel verslag over de voortgang van de activiteiten. Naast deze tussentijdse verantwoording vindt er een gesprek plaats met de beleidsadviseur, subsidieadviseur en eventueel een financieel adviseur.
6.3 Meetbaarheid van resultaten
De gemeente is zich ervan bewust dat een harde afspraak over een meetbaar resultaat niet altijd te maken is. Het is soms niet duidelijk of succes dan wel falen toe te schrijven is aan de uitvoering van specifieke activiteiten. De gemeente Roosendaal toont daarom betrokkenheid bij de uitvoering van deze activiteiten. Tijdens de subsidieperiode blijft de gemeente in gesprek met subsidieontvangers over de activiteiten om zo nodig bij te sturen. Na de subsidieperiode wordt de verantwoording van de subsidie altijd beoordeeld aan de hand van de meetbare prestaties in combinatie met de gevoerde gesprekken.
7. Verantwoorden van resultaat: samen leren en ontwikkelen
Om tot een juiste en volledige verantwoording te komen is bij de subsidieaanvraag en gedurende de uitvoering van de activiteiten inzicht nodig. De gemeente Roosendaal wil sturen op het gewenste resultaat van de gesubsidieerde activiteiten. Afhankelijk van de hoogte van de subsidie worden specifieke eisen gesteld aan de eindverantwoording. De verantwoording is ingericht op het bereikte resultaat in relatie tot de maatschappelijke effecten.
7.1 Verschil tussen professionele en vrijwilligersorganisaties
De gemeente subsidieert op dit moment verschillende professionele organisaties en vrijwilligersorganisaties. Met professionele organisaties bedoelen we organisaties waar het grootste gedeelte van de subsidie wordt ingezet voor de bekostiging van beroepskrachten. Dit wil dus niet zeggen dat deze organisaties niet werken met vrijwilligers. We maken bij het sturen op resultaten en maatschappelijke effecten geen onderscheid tussen professionele en vrijwilligersorganisaties.
Sturen op resultaat betekent niet meteen dat organisaties worden afgerekend op hun subsidie wanneer niet alle resultaten worden behaald. Alle organisaties geven vooraf aan welke activiteiten zij organiseren en hoe deze bijdragen aan maatschappelijke effecten. Zij vertalen de activiteiten in meetbare prestaties. Na afloop van de activiteiten geeft de organisatie aan welke prestaties zijn gerealiseerd en waarom het wel of niet gelukt is. In onderling overleg evalueren gemeente en organisaties de inzet en resultaten. Wanneer de gemeente vindt dat het resultaat onvoldoende is behaald, kan dit betrokken worden bij de subsidiëring in de volgende periode. Samen wordt gekeken hoe we verbetering tot stand kunnen brengen. Professionele organisaties geven wij hierbij verantwoordelijkheid en ruimte. De gemeente verwacht dat zij als expert in staat zijn hun aanbod en bijdrage aan beleidsdoelstellingen te beschrijven. Bij vrijwilligersorganisaties toont de gemeente betrokkenheid en biedt ondersteuning bij het doorlopen van de procedure. In samenwerking bepalen we hoe we bepaalde resultaten kunnen bereiken.
7.2 Altijd verantwoorden van subsidies
Subsidies tot € 10.000 werden in de afgelopen jaren direct vastgesteld. Dit betekent dat de subsidieontvanger aan de gemeente na afloop niet hoefde aan te tonen dat de activiteiten hebben plaatsgevonden. Om als gemeente te kunnen sturen op resultaten, willen we bij deze subsidies aan de voorkant ook een verantwoordingsvorm afspreken. Bij de subsidieaanvraag geeft de organisatie aan op welke manier de activiteit gaan plaatsvinden en welke prestaties worden bereikt. We passen hierbij maatwerk toe voor vrijwilligersorganisaties en proberen de administratieve lasten te beperken. De verantwoording kan bijvoorbeeld ingediend worden door een vereenvoudigd fotoverslag of krantenknipsel (max. 3 stuks) op te sturen na afloop van de activiteiten.
Bij subsidies vanaf € 100.000 vraagt de gemeente een inhoudelijk verslag en een financiële verantwoording per activiteit dat moet voldoen aan een specifiek format. Hiernaast wordt een jaarrekening (balans en resultatenrekening met toelichting) van de organisatie gevraagd. De financiële activiteitenverantwoording en jaarrekening dienen te zijn voorzien van een controleverklaring van de accountant.
7.3 Vernieuwd controleprotocol voor organisaties
Het controleprotocol is bedoeld voor het bestuur en de accountant van de organisatie die subsidie ontvangt. In het protocol staat welke eisen worden gesteld aan de accountantscontrole. Deze is van toepassing bij subsidies vanaf € 100.000, waarbij altijd wordt gevraagd om een controleverklaring. Het is mogelijk het controleprotocol van toepassing te verklaren op bedragen van minder dan € 100.000. De gemeente kan dit opnemen in de subsidiebeschikking.
7.4 Richtlijnen vermogensontwikkeling bij subsidies vanaf € 100.000
In artikel 19 van de ASV zijn kaders gesteld voor de vorming van reserves uit subsidiegelden van de gemeente. In dit subsidiebeleid worden vanaf € 100.000 beperkingen opgelegd aan de vermogensontwikkeling.
Zoals vastgelegd in de ASV geldt voor alle subsidies dat maximaal 5% van de niet besteedde subsidiegelden na uitvoering van de afgesproken activiteiten mag worden gevormd in een reserve. Hiernaast mag het totaal aan reserves, gevormd vanuit subsidies, maximaal 25% van het jaarsubsidiebedrag zijn, behoudens die gevallen waarin het college, op specifieke gronden, anders besluit.
7.5 Beoordelen financiële gezondheid van subsidiepartners
Organisaties die meer dan € 100.000 subsidie aanvragen moeten voldoende liquide en solvabel zijn. Daarmee zorgen zij dat ze kunnen voldoen aan de betalingsverplichtingen op de korte en lange termijn. Dit voorkomt dat een organisatie aan wie de subsidie is verleend haar doelstelling niet kan realiseren door financiële problemen. Naast de jaarrekening met accountantsverklaring worden aan de hand van de volgende toetsingscriteria de financiële gezondheid getoetst:
Bijlage 1 : Afwegingskader subsidie-Inkoop
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2019-140881.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.