Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Breda houdende regels omtrent de uitgangspunten voor het financieel beleid Financiële Verordening gemeente Breda 2019

Bekendmaking

Burgemeester en wethouders van Breda maken bekend dat de gemeenteraad in zijn openbare vergadering van 20 december 2018 de Financiële Verordening gemeente Breda 2019 heeft vastgesteld.

Inwerkingtreding

De verordening wordt van kracht met ingang van de dag na die van deze bekendmaking.

Rechtsmiddelen

Tegen het besluit tot vaststelling van de verordening is geen bezwaar of beroep mogelijk.

Tekst verordening

 

Financiële Verordening gemeente Breda 2019

Verordening ex artikel 212 Gemeentewet

De raad van de gemeente Breda besluit;

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet,

vast te stellen:

De verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Breda.

1. Inleidende bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. Begroting:

Het document waarin de raad de kaders vaststelt voor zowel het beleid als de financiën, waarbij het beleidsdeel bestaat uit de programma's en de paragrafen. Het financiële deel bestaat uit een overzicht van baten en lasten en de uiteenzetting van de financiële positie plus de bijbehorende toelichtingen.

b. Kaders stellen:

De kaderstelling vindt plaats in een document waarin, in relatie tot het coalitieakkoord/bestuursakkoord, hoofdlijnen van (nieuw) beleid zijn opgenomen voor het volgend begrotingsjaar. In dit document worden de (beleids)voornemens afgezet tegen de beschikbare financiële middelen.

c. Programma:

Een programma is een verzameling van bij elkaar behorende thema`s, producten en middelen, gericht op het bereiken van een maatschappelijk doel. Een programma geeft antwoord op de drie W-vragen te weten:

• Wat willen we bereiken?

• Wat gaan we ervoor doen?

• Wat mag het kosten?

d. Thema`s:

Een thema is een nadere uitwerking van in programma`s opgenomen maatschappelijke doelen.

e. Product:

Een product is een verzameling van reguliere activiteiten gericht op het realiseren van maatschappelijke doelstellingen in de programma`s en thema`s.

f. Administratie:

Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van gegevens ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie door het verstrekken van informatie en het afleggen van verantwoording.

g. Rechtmatigheid:

Het voldoen aan de van toepassing zijnde wettelijke regelgeving waaronder gemeentelijke verordeningen. De in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties dienen rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting.

h. Doelmatigheid:

Het realiseren van vooraf gedefinieerde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

i. Doeltreffendheid:

De mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

j. Jaarstukken:

Het geheel van jaarrekening en jaarverslag.

k. Verschoningsbesluit:

Een raadsbesluit waarin geconstateerde onrechtmatige handelingen achteraf worden goedgekeurd.

l. Indicator: Een indicator is een meetbaar fenomeen dat een signalerende functie heeft en een aanwijzing geeft over de mate van kwaliteit en doelstelling. Wijkt een indicator af van een afgesproken norm dan is bijsturing mogelijk.

m. Garantie: Een borgstelling door de gemeente ten behoeve van de aanvrager voor een door de aanvrager aan te trekken geldlening.

2. Financiële beleidscyclus

Artikel 2. Uitgangspunt financieel beleid

Uitgangspunt voor het opmaken en de inrichting van financiële beleidscyclus zijn de regels zoals ze zijn vastgelegd in de Gemeentewet en het daarvan afgeleide Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), de notities van de commissie BBV en de aanbevelingen en stellige uitspraken die in de notities zijn opgenomen.

Artikel 3. Kaders stellen

• 1. De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor dekomende raadsperiode vast.

• 2. De raad stelt per programma vast:

  • (waar mogelijk) de beoogde maatschappelijke effecten: wat willen we bereiken?

  • de te leveren prestaties: wat gaan we daarvoor doen?

  • de baten en lasten: wat mag het kosten?

• 3. De raad stelt per programma indicatoren vast met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren prestaties.

• 4. Het college biedt de raad een voorstel aan voor het beleid en de financiële uitgangspunten van de (meerjaren)begroting. De raad stelt deze kaders vast.

• 5. Het college doet de raad jaarlijks, gelijktijdig of geïntegreerd met de in artikel 3.4 genoemde kaders, een voorstel voor de aanpassing van de tarieven van belastingen, rechten en heffingen.

Artikel 4. Begroten

• 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de lasten en de baten per programma.

• 2. Bij de uiteenzetting van het financieel meerjarenbeeld van de begroting wordt het investeringsvolume voor het begrotingsjaar en voor de jaren daarna opgenomen.

• 3. Bij het vaststellen van de begroting autoriseert de raad als uitgangspunt alle investeringskredieten voor bedrijfsmiddelen, vervanging en alle overige investeringen < €1 miljoen behoudens de investeringen waarvan zij hebben aangegeven op een later tijdstip een apart voorstel te willen ontvangen.

• 4. Begrotingswijzigingen worden tegelijkertijd met het voorstel aan de raad voorgelegd. Deze wijzigingen zijn opgebouwd uit:

  • Wijzigingen waarvoor autorisatie van de raad noodzakelijk is

    • o Wijzigingen als gevolg van raadsbesluiten;

    • o Wijzigingen zoals aangegeven in tussentijdse rapportages die onderdeel uitmaken van de financiële beleidscyclus;

  • Wijzigingen waarover de raad wordt geïnformeerd,

    • o Wijzigingen als gevolg van collegebesluiten;

    • o Technische wijzigingen; Hierbij is geen sprake van een wijziging in het beleid, maar gaat het om het formaliseren van administratieve aanpassingen.

  • Dezen (collegebesluiten en technische wijzigingen) worden in totaliteit bij de bestuursrapportages aangeboden.

• De definitieve beschikking over de middelen vindt plaats na vaststelling van de begrotingswijziging door de raad.

• 5. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor.

Artikel 5. Rapporteren en Verantwoorden

5.1. Tussentijdse rapportages

• 1. De tussentijdse rapportages hebben als uitgangspunt dat de indeling van de begroting wordt gevolgd.

• 2. Het college informeert de raad door middel van twee tussentijdse Bestuursrapportages over de realisatie van de begroting. Zowel over de doelen als de besteding van de middelen. Deze rapportages betreffen in ieder geval:

  • a) Afwijkingen op inhoud en tijdsaspect op hoofdlijnen ten opzichte van de vastgestelde beleidsinhoudelijke en financiële aspecten van de begroting.

  • b) In de tweede Bestuursrapportage wordt een prognose van het jaarrekeningresultaat opgenomen;

  • c) Een nadere toelichting op de opgetreden veranderingen in de risicopositie van de gemeente;

  • d) De beantwoording van de specifieke vragen en aandachtspunten van de gemeenteraad.

• 3. Tussentijdse informatie over bijzondere omstandighedenIndien hier aanleiding toe is informeert het college actief over spoedeisende gewijzigde omstandigheden met een financiële impact.

5.2. Jaarstukken

• 1. Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

• 2. Voorafgaand aan het vaststellen van de jaarstukken legt het college de raad, indien nodig, een verschoningsbesluit voor.

• 3. Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het college de raad het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

• 4. Vooruitlopend op het voorstel over het jaarrekeningresultaat kan het college de raad voorstellen om restantmiddelen op onderdelen van het rekeningresultaat over te hevelen naar het volgend begrotingsjaar.

3. Financieel beleid

Artikel 6. Waardering & afschrijving vaste activa

• 1. De waardering en afschrijving van de vaste activa geschieden conform de regels zoals ze zijn vastgelegd in het Besluit Begroting en Verantwoording.

• 2. Het college legt nadere uitvoeringsregels vast omtrent de waardering en afschrijving van de vaste activa.

Artikel 7. Reserves en voorzieningen

De raad stelt separaat, middels een nota, vast de kaders voor reserves en voorzieningen. In deze nota wordt in ieder geval ingegaan op de doelstelling van de reserves.

Artikel 8. Grondslagen voor de berekening van prijzen en tarieven

• 1. Voor het bepalen van de geraamde de kostprijs van heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en de kostprijs van goederen, werken, diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

• 2. Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

• 3. Bij de berekening van de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht (riolering en afvalstoffen) en het resultaat hiervan wordt extracomptabel overhead toegerekend.

Artikel 9 Vaststelling hoogte belastingen, heffingen, tarieven en prijzen

• 1. Gemeentelijke belastingen en heffingen worden jaarlijks, rekening houdend met wat hierover is afgesproken in het coalitieakkoord, berekend en vastgesteld middels de belastingverordeningen. De Raad stelt de belastingverordeningen voor het nieuwe begrotingsjaar vóór 31 december voorafgaand aan het nieuwe begrotingsjaar vast.

• 2. Tarieven en prijzen worden eens in de vier jaar berekend en vastgesteld. Jaarlijks worden de tarieven en prijzen geïndexeerd met het in het coalitieakkoord vastgestelde percentage voor loon- en prijsontwikkeling.

• 3. Tarieven bestaan uit de kale uurtarieven al dan niet vermeerderd met opslagen. De tariefbepaling ten behoeve van externe partijen wordt gebaseerd op de interne uurtarieven en een opslag overhead.

• 4. De opslag overhead op de uurtarieven wordt berekend conform de voorgeschreven methodiek in het financieel beleid

• 5. Het college kan afwijkend besluiten op de voorgeschreven tariefberekening, tenzij sprake is van wettelijk voorschrift.

Artikel 10. Financiering-/Treasuryfunctie

Het college stelt een treasury statuut vast waarin minimaal zijn opgenomen:

• a) dat de doelstelling van de treasury functie bestaat uit het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten, het beschermen van de gemeentelijke organisatie tegen ongewenste financiële risico’s en het efficiënt en effectief beheren van de gemeentelijke schuld,

• b) dat de treasury functie een centraal gepositioneerd is in de gemeentelijke organisatie, minimaal 2 functionarissen omvat en geen winstoogmerk heeft,

• c) dat functionarissen belast bij de uitvoering van de treasury functie geen bevoegdheden hebben met betrekking tot het betalingsverkeer en geen tekeningsbevoegdheid hebben met betrekking tot lening-contracten,

• d) dat bij inkoop van geld minimaal 2 offertes worden opgevraagd bij geldverstrekkers (bij leningen met een looptijd vanaf 2 jaar)

• e) dat minimaal 95% van de gemeentelijke liquiditeitenstroom via een rentecompensabel bankrekeningstelsel wordt afgewikkeld.

Artikel 11. Grondbeleid

• 1. De raad stelt separaat, middels een nota, de kaders vast voor het grondbeleid. In de nota wordt o.a. aandacht besteed aan:

  • a. de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;

  • b. te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;

  • c. het verloop van de grondvoorraad; en

  • d. de uitgangspunten voor de verkoopprijzen van gronden.

Artikel 12. Onderhoud kapitaalgoederen

• 1. De raad stelt separaat, middels een nota, de kaders vast voor het onderhoud van de openbare ruimte. Het plan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud en de kosten van het onderhoud voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair.

• 2. De raad stelt separaat het rioleringsplan vast. Het plan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud, de uitbreiding van de riolering en de kosten van het onderhoud en de eventuele uitbreidingen.

• 3. De raad stelt separaat de kaders voor het onderhoud van gebouwen vast. Het plan bevat voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen.

• 4. In de paragraaf kapitaalgoederen van de begroting en de jaarstukken wordt per onderdeel de actuele stand per groep kapitaalgoed weergegeven.

Artikel 13. Garantieverlening

Het college stelt het garantiebeleid vast waarin wordt opgenomen onder welke voorwaarden garanties en borgstellingen worden verstrekt.

4. Beheer en organisatie

Artikel 14. Financiële organisatie

• 1. Het college zorgt voor een Organisatiebesluit en legt daarin de volgende zaken vast:

  • a) een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie met

  • b) een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids-en beheersorganen is gewaarborgd

• 2. Het college zorgt voor een Algemeen Mandaatbesluit en legt daarin de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten vast.

• 3. Het college zorgt voor de belangrijkste spelregels van budgetbeheer en legt deze in een budgethoudersregeling vast.

Artikel 15. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat deze in ieder geval dienstbaar is voor:

• a) het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente(lijke onderdelen);

• b) het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa en passiva;

• c) het verschaffen van informatie over uitnutting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d) het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e) het afleggen van verantwoording en de controle over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de ter zake geldende wet-en regelgeving.

Artikel 16. Interne controle

• 1. Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en van de rechtmatigheid van de beheershandelingen. De organisatie stelt daartoe jaarlijks een controleplan vast en informeert het college bij de tussentijdse rapportages over de bevindingen. Indien daartoe aanleiding is informeert het college bij de (Bestuurs-) rapportages de raad. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• 2. Het college zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente.

Artikel 17. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 18. lnkoop en aanbesteding

Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van leveringen, werken en diensten.

Artikel 19. Subsidieverstrekking en steunverlening

Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen.

5. Slotbepalingen

Artikel 20. Inwerkingtreding

• 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2019. De stukken voor dit begrotingsjaar voldoen grotendeels aan de bepalingen van deze verordening en latere begrotingsjaren voldoen er geheel aan.

• 2. Deze verordening treedt in de plaats van de "Financiële verordening gemeente Breda 2017" vastgesteld door de raad op 3 maart 2016.

Artikel 21. Citeertitel

Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam "Financiële verordening gemeente Breda 2019".

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 20 december 2018.

De burgemeester, de griffier,