Beleidsregel van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden houdende regels omtrent briefadressen (Beleidsregel briefadressen en adresonderzoeken gemeente Vijfheerenlanden 2019)

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden (hierna het college),

gelet op

• de artikelen 1.1, 2.22, 2.23, 2.38 tot en met 2.42, 2.45, 2.47 en 2.52 van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP), artikelen 28 en 29 van het Besluit basisregistratie personen (Besluit BRP), de artikelen 17, 18 en 19 van de Regeling basisregistratie personen (Regeling BRP), artikel 4:84 en titel 5.2 van de Algemene wet bestuursrecht,

• de circulaire BRP en briefadres (2016-0000656211) van de minister van BZK van 18 oktober 2016

• het Protocol voor ondersteuning door Burgerzaken aan achterblijvers in geval van vermissing (NVVB-2016);

• de circulaire Adresonderzoek BRP november 2018

overwegende dat:

• het gewenst is om beleidsregels vast te stellen met betrekking tot de aangifte en registratie van een briefadres om het oneigenlijk gebruik van het briefadres tegen te gaan en om kwetsbare groepen zonder woonadres te registreren op een briefadres;

• dat ondersteuning kan worden gegeven aan achterblijvers in geval van vermissing;

• dat het wenselijk is om transparantie te bieden hoe wordt omgegaan met een aanvraag om een briefadres;

besluit vast te stellen:

Beleidsregel briefadressen en adresonderzoeken gemeente Vijfheerenlanden 2019

1. Briefadressen

Artikel 1.1 Begrippen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. briefadres: adres waar voor betrokkene bestemde geschriften in ontvangst worden genomen (artikel 1.1, onder p, Wet BRP) en waar, indien daartoe grond bestaat, zorg wordt gedragen dat geschriften of inlichtingen daarover, betrokkene bereiken (artikel 2.45, lid 3 Wet BRP);

• b. briefadresgever: de ingezetene in de Basisregistratie personen of rechtspersoon, bij wie het briefadres wordt gehouden (artikel 1.1, onder r Wet BRP);

• c. briefadreshouder: de ingezetene in de Basisregistratie Personen die een briefadres houdt

• d. gezinshuishouden:

  • 1. twee personen die volgens de Basisregistratie Personen een geregistreerd partnerschap zijn aangegaan of gehuwd zijn, met of zonder kind(eren);

  • 2. twee personen die door het overleggen van een door een notaris opgemaakt samenlevingscontract hebben aangetoond, dat zij een gemeenschappelijke huishouding voeren, met of zonder kind(eren);

  • 3. een alleenstaande ouder met kind(eren).

• e. woonadres: het adres als bedoeld in artikel 1.1, onder o, Wet BRP:

• f. toezichthouder: aangewezen ambtenaren die zijn belast met het toezicht op de naleving van de verplichtingen van de burger ingevolge artikel 2.38 t/m 2.52 Wet BRP.

Artikel 1.2 Redenen briefadres

Redenen voor de aangifte van een briefadres zijn:

• 1. het ontbreken van een woonadres vanwege:

  • a. dak- of thuisloosheid;

  • b. korte overbrugging tussen twee woonadressen;

  • c. de uitoefening van een ambulant beroep;

  • d. kort verblijf in het buitenland: gedurende een jaar ten hoogste twee derde van de tijd;

  • e. korter dan 2 jaar verblijf in het buitenland en beroepshalve varend op een schip dat de thuishaven in Nederland heeft;

• 2. verblijf in een instelling voor mannen- of vrouwenopvang (blijf-van-mijn-lijfhuizen);

• 3. verblijf in een instelling als bedoeld in artikel 2.40, lid 3 en 4 van de Wet BRP;

• 4. verblijf op een adres waarvan het opnemen van dat woonadres in de Basisregistratie personen, naar het oordeel van de burgemeester, om veiligheidsredenen niet wenselijk is (artikel 2.41 Wet BRP);

• 5. bieden van een oplossing bij langdurig vemiste personen.

Artikel 1.3 Rechtspersoon als briefadresgever

• 1. Als rechtspersonen, zoals bedoeld in artikel 2.42 Wet BRP, worden aangewezen de rechtspersonen opgenomen in tabel 1 van deze regeling.

• 2. De rechtspersonen kunnen onder de in tabel 1 genoemde voorwaarden als briefadresgever optreden.

• 3. Medewerkers beleid van het team 2e lijn Burgerzaken zijn bevoegd om onderdeel 2 van tabel 1 te wijzigen.

Artikel 1.4 Voorwaarden

• 1. De aangifte wordt gedaan in de gemeente waar het briefadres zich bevindt.

• 2. De aangever is verplicht om bij de aangifte tot briefadres alle gevraagde stukken te overleggen.

• 3. Onder benodigde stukken als bedoeld in het tweede lid wordt in ieder geval verstaan:

  • a. een geldig identiteitsbewijs van de aangever;

  • b. de schriftelijke verklaring van de aangever met reden voor de aangifte en de te verwachten periode dat het briefadres noodzakelijk is. Als er sprake is van verblijf op meerdere adressen dan moeten al deze adressen worden genoteerd, als ook het aantal nachten van verblijf per adres;

  • c. een schriftelijke verklaring van instemming van de briefadresgever, diens geldige identiteitsbewijs of een kopie ervan en een huur- of koopkontrakt van het adres op naam gesteld van de briefadresgever;

  • d. Een ingevulde en ondertekende vragenlijst briefadres, als het briefadres wordt gevraagd op grond van artikel 1.2, lid 1.

• 4. Als het briefadres gevraagd wordt op grond van artikel 1.2, lid 4, is een schriftelijke verklaring van de burgemeester noodzakelijk waaruit blijkt dat opname van een woonadres niet wenselijk is.

• 5. Als het briefadres noodzakelijk is op grond van artikel 1.2, lid 5, dient de noodzakelijkheid te blijken uit een onderliggend dossier

• 6. De briefadresgever, kan maximaal aan twee gezinshuishoudens, aan twee alleenstaanden of aan een gezinshuishouden en een alleenstaande toestemming geven een briefadres te houden.

• 7. Lid 6 van dit artikel is niet van toepassing indien de briefadresgever het college van burgemeester en wethouders betreft of een door dit college aangewezen rechtspersoon, bedoeld in artikel 2.42 onder b van de Wet BRP.

• 8. Als een briefadres bij een aangewezen rechtspersoon is toegekend, dan dient de briefadreshouder te voldoen aan de voorwaarden genoemd in tabel 1 van deze regeling.

Artikel 1.5 Volledige aangifte

• 1. De aangifte is volledig indien alle benodigde gegevens, zoals bedoeld in artikel 1.4, lid 2 en 3, zijn ingeleverd.

• 2. Als één of meer gegevens ontbreken, dan wordt de aangever in de gelegenheid gesteld binnen veertien dagen het verzuim te herstellen en de aangifte alsnog aan te vullen.

• 3. Indien de aangifte niet binnen de, in het vorige lid bepaalde termijn kan worden aangevuld, dan kan, op verzoek van de aangever, de termijn eenmalig verlengd worden met veertien dagen.

• 4. Indien de aangifte niet binnen veertien dagen na aangifte, aangevuld wordt of uitstel gevraagd wordt, wordt de aangifte buiten behandeling gesteld.

Artikel 1.6 Weigeringsgronden

• 1. Het is in ieder geval niet mogelijk om ingeschreven te worden op een briefadres, indien:

  • a. de aangever een woonadres heeft, anders dan bedoeld in artikel 1.2, lid 2, 3, 4 en 5;

  • b. de aangever niet in persoon verschijnt op uitnodiging van het college, voor het doornemen van de vragenlijst, indien briefadres wordt gevraagd op grond van artikel 1.2, lid 1;

  • c. de aangever langer dan acht maanden gedurende één jaar in het buitenland verblijft en niet beroepshalve varend is op een schip dat zijn thuishaven in Nederland heeft.

  • d. de aangever beroepshalve varend is op een schip dat zijn thuishaven in Nederland heeft en langer dan twee jaar in het buitenland verblijft;

  • e. er een onderzoek loopt naar de verblijfplaats van de briefadresgever;

  • f. het briefadres een adres betreft waarop reeds aan twee alleenstaanden of twee gezinshuishoudens of een alleenstaande en een gezinshuishouden een briefadres is verleend met inachtneming van de uitzondering bedoeld in artikel 1.4, lid 7;

  • g. de verklaring van de burgemeester zoals bedoeld in artikel 1.4, lid 4, ontbreekt;

Artikel 1.7 Termijn briefadres

• 1. In de situatie als bedoeld in artikel 1.2, lid 1, onder b, mag een briefadres worden gekozen voor de duur van maximaal zes maanden. Deze termijn kan eenmalig met maximaal zes maanden worden verlengd.

• 2. In de situatie als bedoeld in artikel 1.2, lid 1, onder d, en e mag een briefadres worden gekozen voor de duur van maximaal de periode dat aangever buiten Nederland zal verblijven.

• 3. Als de aangever, vóór het aflopen van de termijn als bedoeld in het eerste en tweede lid, geen aangifte heeft gedaan van een woonadres, kan door de aangever een verzoek worden ingediend om het briefadres eenmalig voor de duur van maximaal 6 maanden te verlengen.

• 4. Indien de termijn als bedoeld in het eerste en tweede lid is verstreken en door de aangever niet een verzoek als bedoeld in het derde lid is gedaan, wordt deze met toepassing van artikel 2.45, eerste lid, van de Wet BRP opgeroepen om inlichtingen te verschaffen;

• 5. In de situaties bedoeld in artikel 1.2, lid 2, 3, 4 en 5 is er geen maximale duur voor het gebruik van een briefadres.

• 6. In de situatie als bedoeld in artikel 1.2, lid 4 mag een briefadres worden verleend voor de duur die de burgemeester noodzakelijk acht.

• 7. De aanvraag voor verlenging van het briefadres wordt beoordeeld met inachtneming van de artikelen 1.2 en 1.6.

• 8. Onverminderd hetgeen is bepaald in het eerste tot en met het derde lid, is diegene op wie het briefadres betrekking heeft en een ander adres krijgt, gehouden om in de periode tussen vier weken vóór de beoogde verhuisdatum tot en met de vijfde dag na verhuisdatum hiervan aangifte te doen bij de gemeente waar hij zijn nieuwe adres heeft.

Artikel 1.8 Bestuurlijke boete

• 1. Onverminderd het gestelde in artikel 1.2 tot en met 1.7 is zowel de briefadresgever als de briefadresnemer verplicht om op verzoek van het college van burgemeester en wethouders inlichtingen te verstrekken die van belang zijn voor de registratie van het briefadres (artikel 2.45 lid 1 Wet BRP)

• 2. De betrokkene verschijnt hierbij desgevraagd in persoon.

• 3. Aan degene die niet voldoet aan verplichting als bedoeld in eerste lid kan het college een bestuurlijke boete opgeleggen conform artikel 4.17 Wet BRP.

2. Adresonderzoeken

Artikel 2.1 Inleiding

Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor een actuele, juiste en betrouwbare registratie van persoonsgegevens van ingezetenen in de BRP. Om de kwaliteit van de adresgegevens in de BRP zo hoog mogelijk te houden is het van belang dat de gemeente hoge prioriteit geeft aan het adresonderzoek. Vanuit de samenleving en de politiek is er blijvende aandacht voor de aanpak van adresfraude. Met de invoering van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) vervallen. Dit is niet van invloed op de uitwisseling van gegevens met betrekking tot adresonderzoek zoals beschreven in deze regeling. De AVG is ook niet van invloed op de terugmeldplicht van bestuursorganen en aangewezen derden als zij bij de uitvoering van hun taak af willen wijken van actuele BRP-gegevens.

Het college start een adresonderzoek als er twijfel bestaat over de juistheid van het adres van een ingezetene zoals dat in de BRP staat geregistreerd. Wanneer en of er sprake is van twijfel, is ter beoordeling van de gemeente. Het onderzoek van de gemeente dat volgt, is een onderzoek naar de verblijfplaats van de persoon.

De uitkomst van het adresonderzoek kan mogelijk aanleiding zijn tot een ambtshalve wijziging van gegevens in de BRP. De gemeente kan niet lichtvaardig overgaan tot het doorvoeren van een ambtshalve wijziging, omdat de gevolgen voor de persoon en overheid groot kunnen zijn. Een adresonderzoek moet om deze reden altijd zorgvuldig worden uitgevoerd. Zorgvuldig handelen betekent in ieder geval dat er een onderzoeksdossier wordt aangelegd en dat de gemeente haar handelingen en besluiten altijd gemotiveerd kan uitleggen. Het betekent ook dat het onderzoek zo min mogelijk belastend is voor de persoon en in verhouding staat tot het doel van het onderzoek.

Artikel 2.2 Aanleiding voor een adresonderzoek

Het college start een adresonderzoek bij twijfel over de juistheid van een inschrijving in de BRP. De aanleiding daarvoor kan heel divers zijn:

• 1. gerede twijfel is over de juistheid van het adres waarmee betrokkene in de BRP geregistreerd is. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij verhuisaangifte van nieuwe bewoners;

• 2. een eigen constatering van leegstand of een mogelijke onjuiste bewoning naar aanleiding van risicogericht adresonderzoek (twijfel over de juistheid bijvoorbeeld in verband met verdenking van fraude of criminele activiteiten);

• 3. een melding van een persoon;

• 4. een aangifte van verhuizing;

• 5. een melding via de TMV 2.0 (Terugmeldvoorziening) is ontvangen. Deze melding kan zowel door een interne als een externe BRP-gebruiker worden gedaan;

• 6. een melding via het Project Landelijke Aanpak Adreskwaliteit (LAA).

Het college start het adresonderzoek door het in onderzoek plaatsen van de adresgegevens op de persoonslijst van de persoon.

Gedurende de periode dat het adresgegeven in onderzoek staat, ontvangen afnemers en derden die de BRP bevragen de aantekening dat het adres in onderzoek staat, zodat zij daar rekening mee kunnen houden in hun werkprocessen.

De persoon die zich bij de balie van Burgerzaken meldt, verzoekt om het verlenen van diensten en waarvan de adresgegevens in onderzoek staan, moet eerst zijn/haar correcte woonadres doorgeven, onder overlegging van de benodigde documenten. Daarna kan de gevraagde dienst worden verleend.

Artikel 2.3 Het instellen van een adresonderzoek

De start van een adresonderzoek moet verplicht plaatsvinden binnen 5 werkdagen nadat de gemeente een terugmelding heeft ontvangen van een bestuursorgaan (artikel 28 Besluit BRP). Wij streven ernaar om deze termijn ook te hanteren als het een melding van een (aangewezen) derde/rechtspersoon, zoals een zorgverzekeraar of een natuurlijk persoon, betreft.

Er hoeft door de gemeente geen onderzoeksdossier te worden aangelegd en daarmee ook niet het in onderzoek plaatsen van de adresgegevens op de persoonslijst van de persoon, als een melding binnen vijf werkdagen kan worden afgehandeld.

Een onderzoek naar het adres kan ook uitgevoerd worden zonder dat het adres in onderzoek wordt gezet. Bijvoorbeeld als het gaat om een risicogericht adresonderzoek (zoals verdenking van fraude of criminele activiteiten).

De datum ingang van het adresonderzoek is de datum die de gemeente plaatst bij de adresgegevens (categorie 8) op de persoonslijst.

Artikel 2.4 Inhoud van het adresonderzoek

2.4.1 Dossiervorming

Van het onderzoek wordt een dossier bijgehouden en bewaard voor de duur van 10 jaar in geschrift en andere bescheiden, ongeacht hun vorm, op grond van artikel 4 van de Regeling basisregistratie personen. Elk adresonderzoek heeft een eigen dossier en kan betrekking hebben op meerdere personen op het adres.

2.4.2 Aanschrijven van de betrokkene

Het adresonderzoek start met het benaderen van de persoon om hem/haar te wijzen op de plicht om aangifte te doen van adres en verblijf of adreswijziging, op grond van de Wet BRP. De persoon dient te worden opgeroepen om direct aangifte te doen van adreswijziging. Het laatst bekende adres in de BRP kan daarbij worden gebruikt om de persoon aan te schrijven. Ook kan een vermoedelijk nieuw adres van de persoon worden gebruikt, als dat beschikbaar is. Een nieuw adres kan worden vermoed door een terugmelding, dan wel door de uitkomst van nader onderzoek via internet of meldingen van derden. In de brief kan de gemeente waarschuwen voor een bestuurlijke boete als de persoon niet aan zijn aangifteplicht voldoet. In afwachting van een reactie van de persoon binnen de gegeven termijn in de brief, kan de gemeente al verder gaan met het onderzoek. Als de persoon niet reageert, of als de reactie niet leidt tot een andere beslissing, moet het adresonderzoek in elk geval verder vervolgd worden. (zie artikel 2.4.3)

2.4.2.1 Uitkomst na aanschrijving betrokkene

Als de persoon naar aanleiding van de brief aangifte van verhuizing doet, wordt zijn aangifte verwerkt en het adresonderzoek beëindigd. Het is uiteraard ook mogelijk dat op basis van een reactie van de persoon blijkt dat het signaal op een misverstand berust. In dat geval hoeft er geen wijziging in de BRP plaats te vinden. Het adresonderzoek kan in deze gevallen worden afgesloten.

Echter bij twijfel over de juistheid van informatie kan de gemeente de persoon om bewijs vragen.

Twijfelt de gemeente na inlevering van het bewijs nog steeds, dan wordt het onderzoek vervolgd.

Als de persoon niet verschijnt of reageert, geen aangifte van verhuizing of vertrek doet of wel reageert, maar uit die reactie niet afgeleid kan worden op welk adres hij nu woont, dan kan dat, samen met de andere onderzoeksresultaten aanleiding voor de gemeente zijn om in de brief het voornemen tot het ambtshalve wijzigen van de verblijfplaats op te nemen (het voornemen tot opschorten van de bijhouding).

2.4.3 Uitbreiding van het onderzoek

Het doel van het onderzoek is om de feitelijke verblijfplaats van de persoon te achterhalen en de BRP op orde te brengen (of te voorkomen dat er foute adresinschrijvingen in de BRP komen).

In het algemeen zijn er twee mogelijkheden om het adresonderzoek verder uit te breiden. Beide mogelijkheden kunnen achtereenvolgens, gelijktijdig of afzonderlijk worden opgepakt. Op basis van een terugmelding door een overheidsorgaan kan bijvoorbeeld al informatie beschikbaar zijn zodat een bepaald onderdeel van het onderzoek niet zinvol is. Het is aan de beoordelingsvrijheid van de gemeente om te bepalen wat de waarde van de al beschikbare informatie is en welke (combinatie) van mogelijkheden het meest geschikt is om een bepaalde situatie te onderzoeken. Als het nodig is, kan de BRP Toezichthouder zijn bevoegdheden aanwenden (titel 5.2 van de Algemene wet bestuursrecht).

De twee mogelijkheden voor uitbreiding zijn:

• a) informatie inwinnen bij andere bronnen;

• b) feitelijk onderzoek ter plaatse uitvoeren.

Onder sub a vallen o.a. de volgende bronnen:

Controle in Suwinet-inkijk en raadplegen van social media en internet. Het raadplegen van (interne) collega’s, familie van de persoon, woningeigenaar, werkgever, nieuwe bewoners van het adres of een andere (woon) gemeente. Bij het vragen om informatie over het adres van de persoon mag de persoonlijke levenssfeer van de persoon of anderen niet onnodig worden geschaad. Daarom moet er in algemene bewoordingen gevraagd worden aan de aangeschreven derden of instanties, of er en zo ja, welk adres van de persoon bekend is. De aangeschreven persoon – niet zijnde de persoon zelf – heeft het recht om hierop niet te antwoorden. Overheidsorganen die gegevens uit de BRP verstrekt krijgen, kunnen op grond van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) informatie verschaffen ten behoeve van de bijhouding van de BRP. Het ligt wat dat betreft voor de hand om met name bij overheidsorganen te rade te gaan indien van toepassing, als Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) en DUO.

Er kan ook een feitelijk onderzoek ter plaatse worden uitgevoerd, als het administratieve onderzoek geen of onvoldoende resultaat oplevert. Bij huisbezoek kan het om het in de BRP geregistreerd adres gaan, maar ook om een vermoedelijk nieuw adres, dan wel om een adres waarop in de BRP geen bewoners geregistreerd staan, maar er volgens de melding wel mensen wonen. Bij bezoek aan het actuele in de BRP geregistreerde adres kan worden nagegaan of de feitelijke situatie nog wel overeenkomt met de in de BRP geregistreerde situatie. Op deze wijze kan bijvoorbeeld worden geconstateerd of een pand nog bewoond wordt. Bij deze stap van het adresonderzoek moet zorg worden gedragen dat de persoonlijke levenssfeer van de persoon of anderen niet onnodig wordt geschaad. Daarom moet er in algemene bewoordingen gevraagd worden of er en zo ja, een adres van de persoon bekend is. Personen zijn niet verplicht te antwoorden.

De gemeente kan afspraken maken met andere afdelingen over het uitvoeren van feitelijk onderzoek of een externe partij opdracht geven. Het onderzoek kan zo efficiënt en effectief worden uitgevoerd.

Als de gemeente hiertoe besluit, dan worden deze externen door het college benoemd tot onbezoldigd ambtenaar en tot toezichthouder BRP.

2.4.4 Onderzoek van een ander overheidsorgaan, een andere afdeling of een afnemer

Een ander overheidsorgaan die gegevens uit de BRP krijgt verstrekt (bijvoorbeeld een uitvoeringsorganisatie) of een andere afdeling van de gemeente, kan zelf al een onderzoek uitgevoerd hebben naar de verblijfplaats van de persoon, alvorens daarover een signaal wordt verzonden naar de BRP. Tijdens het adresonderzoek kan gebruik worden gemaakt van deze gegevens. Gedacht kan worden aan een huisbezoek waarbij is geconstateerd dat de persoon niet langer woont op het adres dat in de BRP als woonadres staat geregistreerd. De gemeente kan een dergelijke constatering meenemen in de opzet en uitvoering van het onderzoek, indien de gemeente weet dat het onderzoek gedegen is uitgevoerd.

Overheidsorganen die gegevens uit de BRP verstrekt krijgen, hebben op grond van de wet BRP een terugmeldplicht. Indien een overheidsorgaan afwijkende, mogelijk actuelere, gegevens beschikbaar heeft, kunnen deze via de Terugmeldvoorziening (TMV) 2.0 worden teruggemeld.

Een overheidsorgaan kan daarbij vermelden op basis waarvan zij deze gegevens heeft (verkregen). Het is aan de beoordelingsvrijheid van de gemeente om te bepalen wat de waarde van de informatie is en welke (combinatie) van mogelijkheden het meest geschikt is om de situatie te onderzoeken.

2.4.5 Termijn aanpassen in geval van een terugmelding

De gemeente kan na een eerste bericht dat er adresgegevens mogelijk onjuist zijn geregistreerd, de eerste vermelding in de TMV 2.0 of via het Zaaksysteem van het in onderzoek plaatsen van een bepaald gegeven, de eerder opgegeven termijnen vermeld in artikel 2.7 van deze Regeling, aanpassen. Indien tijdens het onderzoek blijkt dat het onderzoek langer duurt dan dat in eerste instantie was verwacht, moet de gemeente dit bijwerken in de TMV 2.0 en het Zaaksysteem, om misverstanden te voorkomen.

Artikel 2.5 Resultaten van het onderzoek

2.5.1 Uitkomsten van het onderzoek

Uit het adresonderzoek kunnen de volgende conclusies worden getrokken:

• a. de persoon woont nog steeds op het actueel geregistreerde adres;

• b. de persoon heeft aangifte van verhuizing gedaan;

• c. het is duidelijk waar de persoon woont, de persoon doet zelf echter geen aangifte;

• d. de persoon wordt geregistreerd met een briefadres;

• e. het is onduidelijk waar de persoon woont.

a en b Is er sprake van situatie a of b als uitkomst van het onderzoek, dan sluit de gemeente het adresonderzoek af.

c Is er sprake van de situatie c als uitkomst van het onderzoek, dan kan mogelijk een aangifte van de persoon verkregen worden op grond waarvan er nieuwe gegevens geregistreerd kunnen worden. De verblijfplaats van de persoon is immers bekend, zodat contact kan worden opgenomen. De persoon wordt benaderd en gewezen op zijn aangifteplicht op grond van de Wet BRP. Als de persoon zich meldt en aangifte doet van zijn verhuizing, kan het onderzoek worden afgesloten.

Indien de persoon niet reageert tijdens het onderzoek, geen aangifte van (binnen) verhuizing of vertrek (naar het buitenland) doet, dan besluit de gemeente tot ambtshalve verhuizing naar het nieuwe adres, nadat de voorgenomen beslissing van de binnenverhuizing en het besluit schriftelijk bekend zijn gemaakt aan de persoon.

Zie punt 2.5.2 voornemen tot ambtshalve wijziging en 2.5.3. besluitvorming bij ambtshalve wijziging.

Bevindt zich het woonadres van de persoon in een andere Nederlandse gemeente, dan moet daar contact mee worden opgenomen om te helpen bij het adresonderzoek. De andere gemeente kan de persoon op zijn vermoedelijke nieuwe adres aanschrijven en wijzen op zijn verplichting aangifte van verhuizing te doen.

Volgt er geen verhuisaangifte, maar is er een sterk vermoeden dat de persoon feitelijk in de andere gemeente woont, dan stuurt de gemeente een samenvatting van het dossier (in kopie) aan die andere gemeente. De andere gemeente beoordeelt of er voldoende reden is voor een ambtshalve verhuizing. Als dat het geval is, stuurt deze een voornemen en een besluit over de ambtshalve verhuizing aan de persoon op het nieuwe en op het oude adres.

d Is er sprake van de situatie d als uitkomst van het onderzoek, omdat vast is komen te staan dat de persoon die op dat adres in de BRP ingeschreven staat daar niet meer woont, maar ook niet de beschikking heeft over een ander woonadres. Dan moet de gemeente niet alleen een beslissing nemen in het kader van het adresonderzoek, maar ook kijken of iemand ingeschreven kan worden op een briefadres. Ook kan er een onwenselijke situatie ontstaan als een nieuwe bewoner een aangifte van verhuizing doet en de oude bewoner - onterecht - nog ingeschreven staat en geen aangifte van verhuizing heeft gedaan, waar de nieuwe bewoner hinder van kan ondervinden. Als de gemeente geen aanleiding heeft om de nieuwe bewoner niet te geloven, bijvoorbeeld omdat de nieuwe bewoner een huur- of koopovereenkomst overlegt, dan moet de gemeente de adresgegevens van de oude bewoner in onderzoek zetten. Daarnaast heeft de gemeente de mogelijkheid het woonadres van de oude bewoner ambtshalve om te zetten in een briefadres - in onderzoek- gedurende de looptijd van het adresonderzoek. Dit briefadres is dan het adres van één van de rechtspersonen genoemd in onderdeel 2 van tabel 1. Deze optie kan door de gemeente gebruikt worden om de nieuwe bewoner te ontlasten en het is ter beoordeling van de gemeente om hiervan gebruik te maken. Dat geldt ook wanneer de persoon tijdens het onderzoek een briefadres aanvraagt. Ook kan vast komen te staan dat iemand in de BRP is opgenomen met een briefadres, terwijl blijkt dat de persoon er feitelijk woont. De gemeente gaat dan in gesprek met de persoon om de reden hiervan te achterhalen en op basis daarvan een beslissing te nemen over de inschrijving in de BRP. De voorgenomen beslissing en het besluit worden schriftelijk bekend gemaakt aan de persoon.

e Is er sprake van de situatie e als uitkomst van het onderzoek, dan besluit de gemeente tot ambtshalve vertrek naar het buitenland (artikel 2.22 Wet BRP). De situatie onder e is bijzonder omdat er geen gegevens over de nieuwe verblijfplaats van de persoon bekend zijn. Blijken er na het uitvoeren van een gedegen adresonderzoek geen gegevens over het verblijf in Nederland, het vertrek uit Nederland, noch van het verblijf buiten Nederland, dan dient de gemeente de bijhouding van de persoonslijst ambtshalve op te schorten. De reden van de opschorting is dan “emigratie” naar een onbekend land. Opschorting van de bijhouding van de persoonslijst wegens emigratie naar een onbekend land heeft vaak verstrekkende gevolgen voor de persoon. Overheidsorganen (en derden) gaan er dan vanuit dat de persoon niet meer in Nederland woont. Daardoor kunnen zij besluiten om bepaalde uitkeringen of andere overheidsvoorzieningen te beëindigen. Anderzijds kunnen overheidsorganen (en derden) er ook last van ondervinden, met name als zij van de persoon iets te vorderen hebben (zoals de Belastingdienst). Daarom is de zorgvuldigheid van het adresonderzoek met name in dit geval van groot belang.

2.5.2 Voornemen tot ambtshalve wijziging

Als de persoon niet reageert, geen aangifte van verhuizing of vertrek doet of wel reageert, maar uit die reactie niet afgeleid kan worden op welk adres hij woont, dan maakt de gemeente het voornemen bekend om gegevens over de persoon ambtshalve te wijzigen. Het voornemen kan ook inhouden dat de gemeente de persoon ambtshalve zal registreren als vertrokken naar een (on)bekend land. De gemeente dient de persoon op grond van de Algemene wet bestuursrecht op de hoogte te stellen van het voornemen om gegevens over de persoon ambtshalve te wijzigen. Dit doet de gemeente door het zenden van een voornemen per brief. Als er geen gegevens bekend zijn over de nieuwe verblijfplaats van de persoon, dan wordt het voornemen verzonden aan het laatst bekende adres van de persoon in de BRP. Omdat het bijvoorbeeld mogelijk is dat de post via een automatische verhuisservice wordt doorgestuurd naar het nieuwe adres van de persoon. Als bekend is op welk (nieuwe) adres de persoon woont, dan wordt dat adres ook gebruikt voor het aanschrijven. Indien een buitenlands adres bekend is, wordt ook het buitenlandse adres gebruikt voor de verzending. Als er in voornoemde situaties contact mogelijkheden zijn via social media of een e-mailadres dan worden ook die kanalen gebruikt om de persoon te informeren over het voornemen. Om aan de verplichting te voldoen om iemand in het openbaar te informeren zal er tevens een bekendmaking worden geplaatst via publicatie in het gemeenteblad op www.overheid.nl. Daarbij worden in ieder geval de naam en geboortedatum van de persoon vermeldt, alsmede het voornemen tot ambtshalve wijziging en de mogelijke gevolgen daarvan (in het algemeen). Ook wordt vermeld dat de persoon verplicht is tot het doen van aangifte van verblijf en adres of adreswijziging.

2.5.3 Besluitvorming bij ambtshalve wijziging

Als naar aanleiding van het verzenden en het publiceren van het voornemen om tot ambtshalve wijziging over te gaan geen reactie wordt ontvangen van de persoon, dan neemt het college 4 weken daarna een besluit overeenkomstig het voornemen. Als de persoon wel reageert, maar de reactie geen invloed heeft op de uitkomst van het onderzoek en het betreft geen aangifte, dan kan het voornemen ook uitgevoerd worden.

Als datum van de ingang van de wijziging van het geregistreerde adres of van het vertrek in de BRP geldt de datum van bekendmaking van het voornemen. Ook het besluit wordt bekend gemaakt aan de persoon. Aangezien de nieuwe verblijfplaats van de persoon niet bekend is wordt de strekking van het besluit bekend gemaakt via publicatie in het gemeenteblad op www.overheid.nl.

Tot slot wordt ook vermeld wat de betrokken persoon moet doen, indien hij bezwaar wil maken tegen het voorgenomen besluit.

2.5.4 Rolverdeling tussen gemeenten

Indien een vermoedelijke verblijfplaats van de persoon is gelegen in een andere Nederlandse gemeente dan de gemeente waar de persoon (op dat moment) in de BRP is geregistreerd, kan die andere gemeente bij het onderzoek betrokken worden. Gemeenten hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de correcte bijhouding van de BRP en medewerking van de andere gemeente mag worden verwacht. De andere gemeente kan in een dergelijk geval beter in de gelegenheid zijn om, bijvoorbeeld door onderzoek ter plaatse, na te gaan of de persoon daadwerkelijk op het vermoedelijke adres woont.

Als tijdens het onderzoek blijkt dat de persoon in de andere gemeente woont, dan wordt er een uitgebreide samenvatting van het onderzoeksdossier naar die gemeente gestuurd met het verzoek om het onderzoek over te nemen door de persoon op te roepen om aangifte te doen van de adreswijziging dan wel ambtshalve overgaan tot wijziging van het adres in de BRP. De andere gemeente moet naar aanleiding daarvan altijd overgaan tot het (eventueel ambtshalve) inschrijven van de persoon als blijkt dat de persoon op een adres in die gemeente woont. Een gemeente moet daar bijvoorbeeld ook toe overgaan als de persoon woont in een vakantiewoning in die gemeente en wanneer dat eigenlijk niet in overeenstemming is met het bestemmingsplan van die gemeente. Het gaat immers om de feitelijke verblijfplaats van de persoon.

Indien de persoon niet op het vermoedelijke adres in die andere gemeente blijkt te wonen, dient het onderzoek te worden voortgezet door de actuele gemeente van inschrijving.

Het multidisciplinair bespreken van specifieke adressen en/of personen behoort tot de mogelijkheid in verband met een adresonderzoek. Waarbij er sprake kan zijn van samenwerking met politie, brandweer, Sociaal team, Veiligheid en Handhaving Bouw- en Woningtoezicht en/of Financiën. Binnengemeentelijke samenwerking kan veel voordelen opleveren als het verdelen van de capaciteit en leren van elkaar. Ook kunnen er bijvoorbeeld diverse zaken aan de orde komen in relatie tot de persoon waarbij de gemeente dan ondersteuning kan bieden, hierbij kan worden gedacht aan dreigende huisuitzetting, Burgerlijke Stand of schuldhulpverlening.

Artikel 2.6 Verwerking uitkomst van het onderzoek

Indien het onderzoek informatie oplevert over het nieuwe adres van de persoon, zal de gemeente de BRP op basis van die gegevens bijwerken. Zoals aangegeven kan dat op basis van een aangifte van de persoon of ambtshalve. Daarbij kan gedacht worden aan een intergemeentelijke adreswijziging, het bijwerken van de adresgegevens (een woon- of briefadres) binnen de eigen gemeente of het verwerken van een immigratie of emigratie indien duidelijk wordt dat de persoon vanuit of naar een bepaald buitenland is vertrokken.

Als het onderzoek geen informatie over de verblijfplaats van de persoon heeft opgeleverd, kan worden besloten ambtshalve over te gaan tot het opschorten van de bijhouding van de persoonslijst wegens emigratie naar een onbekend land (VOW).

In het geval een terugmelding uit de TMV 2.0 de aanleiding was voor het onderzoek, moet de melder door de gemeente worden geïnformeerd via de terugmeldvoorziening. Voor een signaal vanuit een andere bron dan de TMV 2.0, kan de gemeente ook die bron informeren over de afloop van een onderzoek. Daartoe bestaat echter geen plicht en gelden bovendien de regels rondom de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van geregistrerden. Signalen van particulieren worden in elk geval niet gevolgd door een bericht van de gemeente waarin gegevens worden verstrekt over de persoon van wie het adres in onderzoek was geplaatst. Wel kan aan particulieren eventueel in algemene bewoordingen worden gemeldt dat het adresonderzoek is beëindigd.

Artikel 2.7 Procestermijnen bij het onderzoek

De gemeente streeft ernaar om het totale adresonderzoek binnen tien weken af te ronden vanaf het moment dat de aantekening -in onderzoek- op de persoonslijst is geplaatst.

De gemeente kan hier gemotiveerd van afwijken.

Artikel 3 Overgangsrecht

• 1. Briefadressen die al zijn toegekend vóór inwerkingtreding van deze beleidsregel blijven maximaal 6 maanden ná inwerkingtreding van deze beleidsregel geldig.

Artikel 4 Hardheidsclausule

Als vanwege bijzondere omstandigheden een strikte toepassing van het bepaalde in deze regeling zou leiden tot een onbillijkheid van overwegende aard, kan worden afgeweken van het bepaalde in deze regeling (artikel 4:84 Algemene wet bestuursrecht (Awb))

Artikel 5 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na dagtekening van publicatie in het gemeenteblad van gemeente Vijfheerenlanden via de website https://www.officielebekendmakingen.nl/.

Artikel 6 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Beleidsregel briefadressen en adresonderzoeken gemeente Vijfheerenlanden 2019.

Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders op 28 mei 2019.

de secretaris, de burgemeester,

Bijlage 1

Onderdeel 1 Voorwaarden

Afspraken in overeenkomst tussen rechtspersoon en gemeente Vijfheerenlanden vastgelegd:

• Toestemming gebruik briefadres bij rechtspersoon, door aangewezen toestemmingsgever;

• De toestemminggever ontvangt van team Burgerzaken een bevestiging met daarin de naamsgegevens van de briefadreshouder en de duur van het briefadres;

• Team Burgerzaken dient de post minimaal eens per week op te halen bij de toestemmingsgever;

• Driemaandelijks overleg tussen de rechtspersonen en de gemeente over de werkwijze, uitvoering en nakomen van afspraken;

• Er kunnen nadere werkafspraken gemaakt worden waarin o.a. aanvraagprocedures en – formulieren worden vastgelegd;

• Indien blijkt dat er multidisciplinair overleg noodzakelijk is, dan is de briefadreshouder verplicht om mee te werken. Dat kan betekenen regelmatig behandelings- of hulpverleningscontact.

• De briefadreshouder dient minimaal eens per 2 weken de post op te halen bij team Burgerzaken;

• De gemeente start een adresonderzoek als de briefadreshouder 4 aaneengesloten weken geen post heeft opgehaald;

Onderdeel 2 Rechtspersonen

Naam gemeente of Instelling

Gemeente Vijfheerenlanden

Toelichting op de Beleidsregel briefadressen en adresonderzoeken gemeente Vijfheerenlanden 2019

Toelichting artikel 1.1, sub d, onder 3:

Onder een alleenstaande ouder wordt verstaan:

• een ongehuwd ouder, zonder geregistreerd partnerschap,

• een ouder wiens huwelijk of geregistreerd partnerschap is ontbonden of beëindigd, - een gehuwd ouder, die niet samenwoont met de echtgenoot (of echtgenote), of

• een ouder met een geregistreerd partnerschap, die niet samenwoont met deze partner.

Toelichting artikel 1.2, lid 1, sub a:

Personen die niet beschikken over een woonadres en gebruik maken van de maatschappelijke opvang (passantenverblijven en dag- en nachtopvang) kunnen met een briefadres ingeschreven worden bij één van de opvanginstellingen. Personen die niet beschikken over een woonadres, maar geen gebruik maken van de maatschappelijke opvang (mensen met een zwervend bestaan), zijn verplicht elders een briefadres te kiezen.

Toelichting artikel 1.2, lid 1, sub b:

Hierbij valt te denken aan twee echtgenoten die gaan scheiden, maar op één adres wonen. Wanneer de één op het huidige adres blijft wonen, heeft de ander (tijdelijk) geen vast woonadres. Deze laatste persoon kan ingeschreven worden op een briefadres.

Een ander voorbeeld is als een persoon een nieuwe woning heeft gekocht en de oude woning heeft verkocht. De nieuwe woning moet echter nog opgeleverd worden terwijl de oude woning al overgedragen is aan de nieuwe eigenaar.

Toelichting artikel 1.2, lid 1, sub c:

Personen die vallen onder de categorie ‘ambulant beroep’ zoals binnenvaartschippers die (met hun gezin) aan boord van een schip wonen en kermismedewerkers die (met hun gezin) met de kermisattractie meereizen. Personen die tot deze categorie behoren komen in aanmerking voor een briefadres, mits zij geen woonadres hebben.

Toelichting artikel 1.2, lid 1, sub d:

Als iemand naar het buitenland vertrekt, wordt gekeken voor welke periode iemand naar het buitenland gaat. Iemand moet een briefadres kiezen, wanneer hij/zij voor een kortere periode dan 8 maanden in een tijdsbestek van een jaar naar het buitenland gaat en niet meer beschikt over een woonadres.

Op grond van artikel 2.43 Wet BRP mag iemand die voor een periode van meer dan 8 maanden naar het buitenland vertrekt niet als ingezetene ingeschreven blijven in de BRP. In dat geval is de burger verplicht om aangifte te doen van zijn vertrek naar het buitenland. Op grond van de aangifte wordt de bijhouding van zijn persoonslijst (PL) een verantwoordelijkheid van de minister van BZK en ‘verhuist’ de PL naar de Registratie Niet-Ingezetenen (RNI) vanwege emigratie. In dat geval kan geen briefadres gekozen worden.

Toelichting artikel 1.2, lid 1, sub e:

Als een inwoner beroepshalve gaat varen aan boord van een schip dat in Nederland de thuishaven heeft en is er bij vertrek de redelijke verwachting dat hij niet langer dan twee jaar buiten Nederland zal verblijven, dan hoeft hij geen aangifte van vertrek te doen (artikel 29 Besluit BRP). Een voorwaarde is wel dat hij/zij gedurende het verblijf buiten Nederland beschikt over een adres in Nederland. Veelal zal dit een briefadres zijn. Het is de burger wel toegestaan om aangifte van vertrek naar het buitenland te doen in deze situatie. Een verplichting daartoe bestaat niet.

Toelichting artikel 1.2, lid 2:

In de circulaire BRP en briefadres van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 18 oktober 2016 (kenmerk 2016-0000656211) is geregeld dat personen die verblijven in een opvanghuis voor mannen en vrouwen met een briefadres ingeschreven kunnen worden op het kantooradres van de desbetreffende instelling. Op die manier wordt het feitelijke woonadres van betrokkenen adequaat beschermd tegen ongewenste kennisneming door onbevoegden.

Toelichting artikel 1.2, lid 3:

Degene die zijn woonadres heeft in een instelling, kan in afwijking van artikel 2.38, lid 1 en artikel 2.39, lid 1 van de Wet BRP in plaats van inschrijving op zijn woonadres een briefadres kiezen. Op grond van artikel 2.40, lid 3 Wet BRP zijn dit instellingen voor gezondheidszorg, instellingen op het gebied van kinderbescherming en penitentiaire instellingen. In de artikelen 17 t/m 19 van de Regeling BRP is aangegeven voor welke instellingen een briefadres gekozen kan worden.

Het college van B&W is eveneens bevoegd, op grond van artikel 2.40, lid 4 Wet BRP, instellingen op het terrein van maatschappelijke opvang aan te wijzen.

Toelichting artikel 1.2, lid 4:

De burgemeester kan op grond van artikel 2.41 Wet BRP bepalen dat een ingezetene in verband met zijn veiligheid wordt ingeschreven op een briefadres in plaats van op zijn woonadres. Voor bedreigde personen is het om veiligheidsredenen van belang het adres van die instelling niet als woonadres op te nemen in de BRP. In deze instellingen verblijven immers personen die vanwege ernstige problemen (dreiging met geweld door (ex)-echtgenoot, partner of familie) voor hun veiligheid en die van hun eventuele kinderen tijdelijk elders moeten wonen. Het kan daarbij gaan om ernstig of levensbedreigend eergerelateerd geweld. Soms betreft het personen die, terwijl zij zich nog in een opvangsituatie bevinden, niet meer in een opvanginstelling verblijven, maar in een particuliere woning. Daarbij is de veiligheid van deze persoon nog steeds in het geding. In verband met het waarborgen van de veiligheid van deze personen, mogen deze adressen niet bekend zijn bij degenen met wie de betrokkene problemen heeft. Dit geldt ook voor iemand die zich niet meer in een opvangsituatie bevindt, maar van wie het nieuwe woonadres niet bekend mag worden om redenen van veiligheid. In deze gevallen zal de burgemeester zelf oordelen dat het opnemen van een woonadres om veiligheidsredenen niet wenselijk is, bijvoorbeeld naar aanleiding van een risico-analyse van de politie.

Toelichting artikel 1.2, lid 5:

Als er sprake is van een langdurig vermiste persoon is het noodzakelijk om maatwerk te bieden. Inschrijving op een briefadres kan dan geschieden met toepassing van het door de NVVB vastgestelde Protocol voor Ondersteuning door Burgerzaken aan achterblijvers in geval van vermissing van een persoon.

Toelichting artikel 1.4, lid 1:

Een briefadres kan, in aanvulling op wat de wet regelt en in afwijking van een woonadres, worden gekozen binnen elke gemeente in Nederland. Het is niet verplicht om een briefadres te kiezen in de gemeente waar voor het laatst een woonadres werd gehouden. Voor gedetineerden of personen die in een psychiatrische inrichting verblijven is het advies om bij voorkeur een briefadres te kiezen in de gemeente van herkomst. Dit is onder andere van belang voor de verworven rechten die de briefadreshouder daar heeft opgebouwd, bijvoorbeeld op het gebied van huisvesting. De aangifte wordt altijd gedaan in de gemeente waar het briefadres zich bevindt.

Toelichting artikel 1.4, lid 2 en 3:

Bij de aangifte dient een schriftelijke verklaring van instemming te worden gevoegd van degene bij wie het briefadres wordt gehouden op grond van artikel 2.45 lid 2 van de wet BRP. In de schriftelijke verklaring van aangifte dienen de redenen van het briefadres en de te verwachten duur te worden opgenomen. De aangever dient tevens een (kopie van een) geldig identiteitsbewijs zoals bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht van zichzelf als van degene bij wie het briefadres wordt gehouden te overleggen.

Degene bij wie het briefadres wordt gehouden is verplicht om per omgaande wijzigingen in de actualiteit van bereikbaarheid van de briefadreshouder door te geven aan het college van burgemeester en wethouders. De briefadresgever kan te allen tijde deze instemming intrekken, en de gemeente daarvan op de hoogte stellen. In dat geval wordt er een adresonderzoek gestart.

Toelichting artikel 1.4, lid 4:

Het is niet waarschijnlijk dat de briefadreshouder bij zijn aangifte altijd de verklaring van de burgemeester zal kunnen overleggen. De verwachting is, dat deze verklaring veelal bij het team Burgerzaken terecht komt via de interne kanalen van de gemeente.

Toelichting artikel 1.4, lid 5:

Maximaal 2 briefadressen betekent maximaal aan twee gezinshuishoudens of twee alleenstaanden of één gezinshuishouden en één alleenstaande.

Het blijft mogelijk en is toegestaan dat een briefadresgever meer dan één briefadreshouder op zijn woonadres kan hebben. Bijvoorbeeld een particulier die al dan niet tegen betaling briefadresgever is voor veel gedetineerden, omdat zij hun familie daar niet mee willen belasten. In dat geval kan uitgeweken worden naar de hardheidsclausule van artikel 1.8.

Toelichting artikel 1.5:

Ontbreekt bij de aangifte tot briefadres één of meer van de benodigde stukken, dan wordt de aangifte behandeld als een onvolledige aangifte. De aangever wordt schriftelijk in de gelegenheid gesteld binnen veertien dagen na verzending van het verzoek het verzuim te herstellen en de aangifte alsnog aan te vullen met de ontbrekende stukken. De aangever kan echter in reactie daarop het verzoek doen de termijn om de aangifte aan te vullen eenmalig te verlengen met veertien dagen.

Wanneer de aangever niet binnen veertien dagen zijn/haar aangifte aanvult of uitstel aanvraagt, wordt een brief verstuurd over het besluit dat aan de aangifte briefadres geen gevolg wordt gegeven wegens het ontbreken van de gevraagde documenten, met inachtneming van artikel 2.60 Wet BRP. Hiertegen is bezwaar mogelijk.

Het is toegestaan om in de mededeling tot aanvulling van gegevens (4:5 Awb) al melding te maken van het voornemen om de aangifte buiten behandeling te stellen (4:7 Awb) in het geval dat niet voldaan wordt aan de aanvulling.

Toelichting artikel 1.6:

Het betreft hier een (niet-limitatieve) opsomming van weigeringsgronden voor de aangifte briefadres. Gemeenten kunnen hier hun eigen gemeentelijke beleid in kwijt. Zo kan een gemeente bijvoorbeeld de verplichting opleggen dat aangifte van een briefadres altijd aan het loket plaatsvindt in het bijzijn van de briefadresgever.

Het is toegestaan om een briefadresmogelijkheid bij inschrijving op grond van aangifte van verblijf en adres te kunnen kiezen. Dit is in niet strijd met artikel 2.38 Wet BRP. Het kiezen van een briefadres om permanente bewoning van recreatiewoning mogelijk te maken is geen gegronde reden. Er wordt niet voldaan aan artikel 5 onder a van deze regel.

In de gevallen dat een briefadres wordt toegekend vanwege veiligheidsreden vastgesteld door de burgemeester (art 2, lid 4) of omdat de briefadreshouder behoort tot een kwetsbare groep (art 1.2, lid 4), zal de afweging gemaakt worden tot al dan niet toekennen van een briefadres.

Toelichting artikel 1.6 sub a:

Er kan geen briefadres gekozen worden indien de aangever een woonadres heeft. Onder woonadres wordt het adres verstaan als bedoeld in artikel 1.1 Wet BRP. Hieronder valt ook het adres, a. indien betrokkene op meer dan één adres woont, het adres waar hij naar redelijke verwachting gedurende een half jaar de meeste malen zal overnachten; of b. het adres waar, bij het ontbreken van een adres als bedoeld onder a, betrokkene naar redelijke verwachting gedurende drie maanden ten minste twee derden van de tijd zal overnachten. In de situatie dat geen woonadres vastgesteld kan worden, kan wel gekozen worden voor een briefadres.

Uitzondering kan worden gemaakt voor personen waarbij naar het oordeel van de burgemeester het om veiligheidsredenen niet wenselijk om betrokkene op zijn woonadres in te schrijven.

Toelichting artikel 1.6 sub b:

De aangever dient in persoon te verschijnen op uitnodiging van het college van burgemeester en wethouders. Er vindt dan een deugdelijke vaststelling van identiteit plaats van de aangever en er wordt een vragenlijst doorgenomen welke door de aangever getekend moet worden.

Toelichting artikel 1.6 sub c en d:

Er dient aangifte van vertrek uit Nederland gedaan te worden als de persoon langer buiten Nederland verblijft dan een periode van 2/3e deel van een jaar. In dat geval kan niet gekozen worden voor een briefadres. Hierop is één uitzondering in het geval de persoon beroepshalve op een schip vaart. Zie hiervoor de toelichting bij artikel 1.2, lid 1, sub e.

Toelichting artikel 1.6 sub e:

Op het moment dat er een onderzoek loopt naar de verblijfplaats van de briefadresgever, bestaat er gerede twijfel over het feit dat de briefadresgever woont op het in de basisregistratie opgenomen adres. Er zijn dan ook redenen om te twijfelen of brieven gericht aan de briefadreshouder hem ter hand worden gesteld. Daarom kan in een dergelijk geval geen briefadres worden toegewezen op dit adres.

Toelichting artikel 1.6 sub f:

Met de hierin vermelde weigeringsgrond wordt bedoeld dat een briefadres alleen verleend kan worden op een woonadres waar nog geen of slechts één briefadres is geregistreerd. Hierbij geldt een briefadres verleend aan een gezinshuishouden als één briefadres. Dit betekent dat er maximaal of twee alleenstaanden of twee gezinshuishoudens of één alleenstaande en één gezinshuishouden een briefadres kunnen hebben op één adres. Zie ook de toelichting bij artikel 1.4, lid 4 en artikel 4.

Toelichting artikel 1.7, lid 1 en 6:

Om het tijdelijke karakter te bevestigen is besloten om een briefadres voor een periode van maximaal zes maanden te verlenen, met de mogelijkheid tot éénmalige verlenging met nogmaals maximaal zes maanden. Na het verloop van deze periode, moet de burger zijn ingeschreven op het woonadres waar hij feitelijk verblijft.

Deze periode van zes maanden is bewust gekozen om op deze manier in ieder geval na zes maanden een contactmoment te hebben met de burger, om zo te zorgen dat hij/zij snel een woonadres heeft (artikel 1.2, lid 1 sub b).

Hierop zijn een aantal uitzonderingen:

• Als van te voren al bekend is dat iemand een bepaalde periode in het buitenland zal verblijven en geen woonadres heeft, dan kan een briefadres worden verleend voor maximaal deze termijn.

• Een andere uitzondering heeft te maken met de feitelijke onmogelijkheid van de burger om een woonadres te hebben. Hierbij valt te denken aan binnenvaartschippers. Zolang deze schippers varen kunnen zij kiezen voor een briefadres. Het recht op het briefadres kan voor deze categorie bijvoorbeeld om de vijf jaar worden getoetst.

• Bij verblijf in een verpleeghuis of penitentiaire instelling

• Ook voor dak- en thuislozen ligt het voor de hand om een afwijkende termijn te kiezen. Zolang de briefadreshouder een zwervend bestaan leidt kan een briefadres gehouden worden. Een en ander eventueel ter afstemming besproken en vastgelegd binnen een multidiciplinair overleg. Het recht op het briefadres kan voor deze categorie bijvoorbeeld elke zes maanden getoetst worden.

Toelichting artikel 1.7, lid 7:

Als de briefadreshouder een verzoek doet om na de overeengekomen termijn ingeschreven te blijven op zijn briefadres, dan wordt opnieuw beoordeeld of hij aan de voorwaarden die zijn gesteld in deze regeling voldoet.

Toelichting artikel 1.7, lid 8:

De Wet BRP verplicht een ingezetene om aangifte te doen van zijn nieuwe adres. Zodra hij weer beschikt over een woonadres of over een ander briefadres, moet hij hiervan aangifte doen. Hij mag hier niet mee wachten totdat de maximale termijn van het briefadres is verstreken. Als aangifte wordt gedaan van een nieuw briefadres, dan wordt dit uiteraard weer getoetst aan de voorwaarden uit deze regeling.

Als geconstateerd wordt dat de termijn van het briefadres bijna (bijvoorbeeld twee weken voor einde termijn) verlopen is en de briefadresnemer heeft niet een verzoek tot verlenging ingediend of aangifte gedaan van inschrijving op een woonadres, dan wordt hij/zij opgeroepen om in persoon te verschijnen en aan de hand van de verplicht mee te brengen stukken beoordeeld of hij/zij voor verlenging van het briefadres in aanmerking komt.

Toelichting artikel 1.8:

Op grond van artikel 4.17 Wet BRP kan een bestuurlijke boete worden opgelegd als er geen of een onjuiste aangifte van een (brief)adres wordt gedaan. Dit geldt ook voor de verplichting voor zowel de briefadreshouder als ook voor de briefadresgever om op verzoek van het college van burgemeester en wethouders inlichtingen te verstrekken die noodzakelijk zijn voor een juiste bijhouding van de basisregistratie zoals bepaald in artikel 2.45 Wet BRP.

Toelichting artikel 4:

In uitzonderingsgevallen kan het gerechtvaardigd zijn om af te wijken van deze regeling, bijvoorbeeld in het geval van de eenmalige verlenging zoals vastgelegd in artikel 1.7 lid 6 van de regeling. Individuele omstandigheden kunnen er toe leiden dat er nog een extra verlenging van de termijn wordt overeengekomen.

Een ander voorbeeld van een gerechtvaardigde afwijking is een particulier die al dan niet tegen betaling briefadresgever is voor veel gedetineerden, omdat zij hun familie daar niet mee willen belasten.

Conform artikel 4:84 Awb wordt gehandeld overeenkomstig deze beleidsregel, tenzij dat voor een of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met de beleidsregel te dienen doelen. Dit kan zich voordoen bij bedreigde personen in de opvang conform de circulaire BRP en briefadres (kenmerk 2016-0000656211) van de minister van BZK van 18 oktober 2016. In deze circulaire zijn de mogelijkheden aangegeven die bewoners van opvanghuizen hebben om in de Wet basisregistratie personen (BRP) een briefadres te kiezen bij een gemeente of aan het kantoor van een opvanghuis.