Subsidieregeling evenementen gemeente Hardenberg

 

Burgemeester en wethouders van de gemeente Hardenberg;

overwegende dat het gewenst is om de gemeente Hardenberg beter op de kaart te zetten middels evenementen die een economische spin-off opleveren;

overwegende voorts dat een subsidieregeling ondernemers zal stimuleren deze doelstelling te realiseren;

gelet op titel 4.23 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 3 van de Algemene subsidieverordening gemeente Hardenberg 2018;

Besluiten:

vast te stellen de: "Subsidieregeling evenementen gemeente Hardenberg 2019-2022".

 

 

Hoofdstuk I Inleidende bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    Organisator: een bij de Kamer van Koophandel ingeschreven rechtspersoon;

  • b.

    Activiteit: onderdeel van een programma, een bepaalde uitvoering, vertoning;

  • c.

    Ambtelijk evenementenoverleg: een overleg bestaande uit vertegenwoordigers en deskundigen vanuit de verschillende beleidsafdelingen van de gemeente Hardenberg;

  • d.

    College: College van burgemeester en wethouders van de gemeente Hardenberg;

  • e.

    Evenement: elke voor publiek toegankelijke vertoning of gebeurtenis in de gemeente Hardenberg, doelbewust georganiseerd en geprogrammeerd en gericht op een relatief groot publiek. Een evenement kan bestaan uit verschillende samenhangende activiteiten.

  • f.

    Groot evenement: evenement met een bovenregionale uitstraling;

  • g.

    Regulier evenement: lokaal of regionaal evenement;

  • h.

    Nieuw, kansrijk evenement: nieuw evenement met een uniek karakter, dat de potentie heeft om binnen 3 jaar uit te groeien tot een groot evenement.

  • i.

    Economische spin-off en verbinding: het evenement draagt bij aan een hogere besteding en een langer verblijf van de bezoekers aan de gemeente Hardenberg door verbinding te maken met horeca, detailhandel en recreatiebedrijven in de gemeente;

  • j.

    PR van de gemeente Hardenberg: zet Hardenberg op de kaart en beïnvloedt het imago van de gemeente Hardenberg positief;

  • k.

    Uniek, verrassend en vernieuwend: innovatief of toevoegend aan het bestaande, om bezoekers te verrassen.

Artikel 2. Doelstelling

Deze regeling heeft ten doel het subsidiëren van evenementen in de gemeente Hardenberg, die onder meer passen binnen de doelstellingen zoals vastgelegd in het evenementenkompas. De belangrijkste doelstelling hiervan is om de gemeente Hardenberg beter op de kaart te zetten met evenementen die impact hebben, en die een economische spin-off opleveren binnen de gemeente.

Artikel 3. Subsidiecriteria

Een subsidie op grond van deze regeling wordt slechts verleend aan:

  • a.

    Een organisator van een groot evenement dat voldoet aan de volgende criteria:

    • 1.

      Het evenement vindt plaats in de gemeente Hardenberg;

    • 2.

      Het evenement trekt minimaal 5.000 bezoekers, waarvan een significant deel afkomstig is van buiten de regio Hardenberg die specifiek aan worden getrokken door het evenement;

    • 3.

      Het evenement veroorzaakt economische spin-off en verbinding

    • 4.

      Het evenement draagt bij aan de PR van de gemeente Hardenberg;

    • 5.

      Het evenement draagt bij aan een bruisende evenementenkalender in de gemeente Hardenberg;

    • 6.

      Het evenement richt zich op een brede doelgroep, zonder groepen uit te sluiten (door bijvoorbeeld rekening te houden met mindervaliden);

    • 7.

      Het evenement heeft niet tot doel de opbrengsten aan goede doelen te schenken;

    • 8.

      Het evenement is openbaar en wordt georganiseerd zonder winstoogmerk voor de organisator;

    • 9.

      Natuurlijke personen en organisaties die evenementen organiseren met een commercieel belang zijn uitgesloten;

  • b.

    Een organisator van een regulier evenement dat voldoet aan de volgende criteria:

    • 1.

      Het evenement vindt plaats in de gemeente Hardenberg;

    • 2.

      Het evenement trekt minimaal 1.000 bezoekers;

    • 3.

      Het evenement veroorzaakt economische spin-off en verbinding

    • 4.

      Het evenement draagt bij aan de PR van de gemeente Hardenberg;

    • 5.

      Het evenement draagt bij aan een bruisende evenementenkalender in de gemeente Hardenberg;

    • 6.

      Het evenement richt zich op een brede doelgroep, zonder groepen uit te sluiten (door bijvoorbeeld rekening te houden met mindervaliden);

    • 7.

      Het evenement heeft niet tot doel de opbrengsten aan goede doelen te schenken;

    • 8.

      Het evenement is openbaar en wordt georganiseerd zonder winstoogmerk voor de organisator;

    • 9.

      Natuurlijke personen en organisaties die evenementen organiseren met een commercieel belang zijn uitgesloten;

  • c.

    Een organisator van een nieuw, kansrijk evenement dat voldoet aan de volgende criteria:

    • 1.

      Het evenement vindt plaats in de gemeente Hardenberg;

    • 2.

      Het evenement is uniek, verrassend en vernieuwend;

    • 3.

      Een dergelijk evenement – of de vernieuwende toevoeging aan een bestaand evenement – heeft de drie voorgaande jaren niet plaatsgevonden in de gemeente Hardenberg;

    • 4.

      Het evenement veroorzaakt economische spin-off en verbinding

    • 5.

      Het evenement draagt bij aan de PR van de gemeente Hardenberg;

    • 6.

      Het evenement draagt bij aan een bruisende evenementenkalender in de gemeente Hardenberg;

    • 7.

      Een dergelijk evenement kan maximaal drie opeenvolgende jaren subsidie als nieuw, kansrijk evenement ontvangen;

    • 8.

      Het evenement richt zich op een brede doelgroep, zonder groepen uit te sluiten (door bijvoorbeeld rekening te houden met mindervaliden);

    • 9.

      Het evenement heeft niet tot doel de opbrengsten aan goede doelen te schenken;

    • 10.

      Het evenement is openbaar en wordt georganiseerd zonder winstoogmerk voor de organisator;

    • 11

      Natuurlijke personen en organisaties die evenementen organiseren met een commercieel belang zijn uitgesloten;

Artikel 4. Subsidiemethodiek

  • 1.

    Subsidie wordt verleend als bijdrage in de organisatie- en promotiekosten van het evenement.

  • 2.

    Subsidiabele kosten zijn de kosten die direct betrekking hebben op het evenement.

  • 3.

    Kosten in verband met verstrekking van consumpties, catering, reis- en verblijfskosten, cadeaus, presentjes en prijzen zijn niet subsidiabel;

  • 4.

    Subsidie kan alleen aangewend worden ter dekking van kosten van een evenement, dat zonder gemeentelijke subsidie niet kostendekkend kan zijn. De organisatie dient ten minste 75% zelf bij te dragen in de kosten van het evenement, bijvoorbeeld door inkomsten uit entree, sponsoring, fondsen e.d.;

  • 5.

    uiterlijk 13 weken na afloop van het evenement levert de organisator een aanvraag tot subsidievaststelling in bij het college, met een evaluatierapport. In dit rapport wordt in ieder geval aangegeven welke doelen vooraf gesteld werden en wat de behaalde resultaten zijn. Deze resultaten bestaan uit de tevoren vastgestelde kwalitatieve en (meetbare) kwantitatieve gegevens.

  • 6.

    De beoordeling van het evenement vindt plaats aan de hand van subsidiecriteria uit artikel 3 en zoals vermeld in het "Evenementenkompas Gemeente Hardenberg 2019-2022"; het aantal criteria waaraan voldaan wordt alsmede de mate waarin aan de criteria wordt voldaan is bepalend voor de hoogte van de subsidie;

  • 7.

    Het college kan besluiten in individuele gevallen af te wijken van het bepaalde in artikel 4 en 5.

 

Artikel 5. Subsidieplafond

  • 1.

    Het college stelt jaarlijks het bedrag vast dat ten hoogste beschikbaar is voor de subsidieverlening van evenementen.

  • 2.

    Het subsidieplafond voor de duur van deze regeling is vastgesteld op € 75.000,-- per jaar;

  • 3.

    Het college maakt jaarlijks een evenwichtige verdeling op basis van het beschikbare subsidiebudget over de verschillende toegekende evenementen.

 

Artikel 6. Hoogte subsidie

  • 1.

    De maximale hoogte van de subsidie is per type evenement:

    • a.

      Groot evenement: maximaal € 20.000,-

    • b.

      Regulier evenement: maximaal € 10.000,-

    • c.

      Nieuw kansrijk evenement: maximaal € 10.000,-;

  • 2.

    De subsidie kent een maximum van 25% van de begroting van het evenement, bij een maximale score van de subsidiecriteria als bedoeld in artikel 3.

 

Hoofdstuk II De subsidieverlening

Artikel 7. De subsidieaanvraag

  • 1.

    Een complete aanvraag wordt voor 1 oktober van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin het evenement zal plaatsvinden bij het college ingediend. Daarbij wordt gebruik gemaakt van het daartoe vastgestelde aanvraagformulier. Bepalend is de datum waarop de aanvraag compleet en ontvankelijk is;

  • 2.

    Aanvragen die niet voor het in het eerste lid genoemde tijdstip zijn ontvangen kunnen, indien zij voldoen aan de criteria, op volgorde van binnenkomst alsnog voor subsidie in aanmerking komen indien het beschikbare subsidiebudget, na verlening van subsidies op voor dat tijdstip ingediende aanvragen, nog niet volledig is besteed.

  • 3.

    Per evenement wordt slechts één aanvraag in behandeling genomen. Het stapelen van subsidiebijdragen vanuit de gemeente is niet mogelijk;

  • 4.

    Bij de aanvraag dienen in ieder geval gegevens te worden verstrekt omtrent:

    • a.

      een programmaoverzicht en datum van het evenement;

    • b.

      de organisatie (organisator) van het evenement;

    • c.

      een promotieplan waarin is opgenomen: de aard, visie, doel en doelgroep van het evenement (wijze waarop logo ‘regio Hardenberg, de kracht van gewoon doen’ in diverse media naar voren gebracht wordt, frequentie van media-aandacht, in welke media, en het bereik van die media);

    • d.

      een begroting van inkomsten en uitgaven;

    • e.

      verwachte economische spin-off in cijfers binnen de gemeente;

    • f.

      het aantal en de herkomst van de verwachte deelnemers/ bezoekers;

    • g.

      voor zover van toepassing het evaluatierapport van het evenement in het  voorgaande jaar.

  • 5.

    Het college is bevoegd andere gegevens te verlangen die noodzakelijk zijn voor het nemen van een beslissing op de subsidieaanvraag.

 

Artikel 8. Uitsluitingen aanspraak op subsidie

Evenementen waarvoor reeds op grond van een andere gemeentelijke subsidieregeling subsidie wordt verstrekt, komen niet in aanmerking voor een subsidie op grond van deze regeling.

Artikel 9. Weigerings- en intrekkingsgronden

De subsidie wordt naast op de in artikel 4:25 en artikel 4:35 van de Algemene wet bestuursrecht en de in artikel 9 van de Algemene subsidieverordening gemeente Hardenberg 2018 genoemde gronden geweigerd, dan wel ingetrokken indien:

  • 1.

    het evenement niet voldoet aan de in artikel 3 opgenomen algemene criteria;

  • 2.

    de subsidieaanvrager doelstellingen beoogt of activiteiten ontplooit dan wel zal ontplooien die in strijd zijn met de wet, het algemeen belang of de openbare orde en zedelijkheid;

  • 3.

    het evenement een (partij)politieke, godsdienstige of levensbeschouwelijke grondslag of uiting heeft;

  • 4.

    de subsidieaanvrager ten tijde van het plaatsvinden van het evenement niet in het bezit is of naar redelijke verwachting niet in het bezit zal zijn van alle benodigde vergunningen en ontheffingen;

  • 5.

    het afgelopen jaar subsidie is ontvangen, maar geen evaluatierapport is ingediend;

  • 6.

    de gelden niet of in onvoldoende mate besteed zullen worden voor het doel waarvoor de subsidie beschikbaar wordt gesteld;

  • 7.

    de organisator zonder subsidieverstrekking over voldoende gelden, hetzij uit eigen middelen, hetzij uit middelen van derden kan beschikken om de kosten van het evenement te dekken.

Artikel 10. De beslistermijn

  • 1.

    Het ambtelijk evenementenoverleg adviseert het college omtrent de subsidieverlening op grond van deze regeling;.

  • 2.

    Het college beslist jaarlijks vóór 31 december van het betreffende jaar over de aanvragen die zijn ingediend voor 1 oktober van hetzelfde jaar.

  • 3.

    De in lid 2 genoemde termijn kan ten hoogste met een periode van vier weken worden verlengd.

 

Artikel 11. De beschikking

De beschikking tot subsidieverlening vermeldt in ieder geval:

  • 1.

    het evenement waarvoor de subsidie wordt verstrekt;

  • 2.

    het type evenement zoals aangegeven in artikel 1 en 3;

  • 3.

    de hoogte van het te verstrekken bedrag;

  • 4.

    de wijze waarop dit bedrag is bepaald, met toepassing van het bepaalde in artikel 4 lid 6;

  • 5.

    de op de verstrekte subsidie van toepassing zijnde verplichtingen zoals gesteld in deze regeling.

Artikel 12. Verlenen van voorschotten

Vooruitlopend op de vaststelling van de subsidie verleent het college een voorschot. In afwijking van artikel 14 en artikel 15 van de Algemene subsidieverordening gemeente Hardenberg 2018 verleent en betaalt het college een voorschot van 50% van het verleende bedrag op het moment van verlening. Na ontvangst van het evaluatierapport wordt de subsidie formeel vastgesteld en het resterende deel betaald.

Hoofdstuk III Verplichtingen van de organisator

Artikel 13. Verzekeringen

Het college verplicht de organisator zich te verzekeren tegen de risico’s die deze door het uitvoeren van de gesubsidieerde activiteiten loopt.

Artikel 14. Meldingsplicht

  • 1.

    De organisator stelt het college zo spoedig mogelijk schriftelijk op de hoogte zodra aannemelijk is, dat:

    • a.

      het evenement waarvoor de subsidie is verleend niet of gedeeltelijk niet zal plaatsvinden;

    • b.

      niet aan één of meer aan de beschikking tot subsidie verlening verbonden verplichtingen wordt voldaan;

    • c.

      aanzienlijke verschillen bestaan tussen de te realiseren dan wel gerealiseerde omvang van de gesubsidieerde activiteiten en de omvang van de gesubsidieerde activiteiten waarvan bij de verlening van de subsidie werd uitgegaan.

 

Hoofdstuk IV De subsidievaststelling

Artikel 15. De aanvraag tot subsidievaststelling

De aanvraag tot subsidievaststelling moet binnen acht weken na afloop van het evenement worden ingediend bij het college van burgemeester en wethouders.

Bij de aanvraag tot subsidievaststelling dient een evaluatierapport en financiële verantwoording te worden overgelegd. In het evaluatierapport wordt aangegeven op welke wijze het evenement heeft voldaan aan de in artikel 3 genoemde subsidiecriteria.

 

Artikel 16. De Beslistermijn

Het college van burgemeester en wethouders stelt de subsidie vast binnen acht weken na ontvangst van de aanvraag zoals vermeld in artikel 7.

Hoofdstuk V Slotbepalingen

Artikel 18. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van de bekendmaking.

Artikel 19. Citeerartikel

Deze regeling kan worden aangehaald als "Subsidieregeling evenementen gemeente Hardenberg".

 

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hardenberg d.d. 15 januari 2019.

Loco-secretaris, Burgemeester

E.C.B. Hoitink P.H. Snijders

Bijlage  

EVENEMENTENKOMPAS GEMEENTE HARDENBERG 2019-2022

Naar boven